Gmail, da Giugno stop ad invio da app di terze parti

Da Giugno 2022 Gmail non consentirà più l’invio da app di terze parti pertanto sarà impossibile l’invio automatico delle email anche da Gea.Net.
La scelta di Gmail è motivata da problemi di sicurezza ma soprattutto vuole colpire lo spam ed è noto che gli account Gmail sono proprio quelli più utilizzati per questo fine. Ovviamente per gli utenti che ne fanno un uso corretto queste limitazioni possono rappresentare un disagio.
Si stima che gli utenti attivi che usano Gmail sono quasi 2 miliardi e di conseguenza sono parecchi anche quelli che hanno associato un account Gmail al Profilo di Gea.Net.
Vediamo quindi come questi possono aggirare il problema.

Utilizzare un account di un diverso provider
Se non c’è la necessità di usare un indirizzo aziendale predefinito, ad esempio per ragioni di marketing, la cosa più semplice è usare un indirizzo (account) registrato presso un provider differente.
Per quelli più usati (Libero, Yahoo, Virgilio, Tiscali, ecc.) dalla window Profilo, dove viene associata l’indirizzo email usato per inviare email da Gea.Net, è attiva la ricerca SMTP che registrerà il nome e la porta del server SMTP senza doverle ricercare da Internet.

Procedere con l’invio manuale
Naturalmente se non si interviene su Profilo la mail non verrà più inviata in automatico ma verrà riproposta correttamente formattata per procedere all’invio manuale.
L’unico problema di questa soluzione è che non riesce a gestire in automatico gli allegati, cioè si deve collegare a mano il file PDF che solitamente è allegato nella maggior parte dei messaggi, come può essere la stampa di un ordine oppure la scheda di lavorazione di un prodotto finito. Tuttavia il percorso/nome del file appare sulla bozza di email (riga sotto il testo “Attach file”) per cui è sufficiente un copia/incolla.
Un altro piccolo svantaggio è che comparirà la notifica che l’invio automatico non è riuscito, ma nella prossima versione di Gea.Net sarà possibile impostare sempre l’invio manuale eliminando anche questo messaggio.
Quindi questa soluzione costa 4-5 click ma ha alcuni vantaggi :

  • Potremo decidere sul momento l’indirizzo da usare per l’invio
  • Verrà tenuta traccia della email inviata nel software di posta elettronica correntemente usato dall’operatore
  • Non potrà partire una email involontariamente perchè saremo costretti a confermare l’invio sia da Gea.Net che dal software di posta elettronica

Fatturazione Elettronica anche per i forfettari

Come pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.36 del 30 aprile 2022, dal 1 luglio 2022 l’obbligo di fattura elettronica viene estesa anche a professionisti in regime forfettario con eccezione per le sole micro Partite IVA.
In particolare ne viene fatto obbligo ai contribuenti:

  1. in regime forfettario
  2. in regime di vantaggio
  3. alle associazioni sportive dilettantistiche

Tuttavia rimangono esentati coloro che nell’anno precedente abbiano conseguito ricavi non superiori a 25.000 Euro.
Sono pochi gli utenti Gea.Net che erano ancora esentati dalla e-fattura in quanto la stragrande maggioranza dell’utenza è composta da aziende commerciali in regime ordinario, ma a tutti gli interessati si raccomanda di leggere i vari articoli pubblicati sul Blog in questi anni.
Rivestono particolare importanza quelli richiamati dalla pagina http://www.geanetweb.com/Download.htm (Blocco “Dal Blog”, “Fatture Elettroniche”)

In estrema sintesi si raccomanda di :

  • Richiedere tempestivamente a tutti i clienti il codice SDI e caricarlo nella scheda anagrafica del cliente
  • Verificare che nelle Tabelle di Gea.Net (Esenzioni, Tipi Fatture e Pagamenti) siano correttamente valorizzati i “Codici Natura (FPA)”
  • Verificare nelle Impostazioni che siano correttamente valorizzati le celle “importo minimo fattura per Applicazione Bolli” (77,47 Euro) e “Costo Bollo” (2 Euro)
  • Familiarizzare con la piattaforma “Fatture e Corrispettivi”, fornita gratuitamente da AdE, oppure dotarsi di software di terze parti per l’invio dell’xml a SDI

Guadagnare con Premium Pack Full Multi

Chi utilizza Gea.Net Pro in configurazione cloud basica, ha attivato un proprio spazio ftp su cui è stato installato Gea.Net Db Service e uno o più database aziendali.
Forse non tutti sanno che lo spazio attivato, anche nella configurazione Hosting Basic, può servire egregiamente anche una decina di aziende di medie dimensioni, pertanto il più delle volte non viene sfruttato a pieno. In realtà si potrebbe provare ad andare tranquillamente anche oltre attivando un secondo spazio ftp solo nel momento in cui il servizio dovesse presentare qualche rallentamento.
In questa ottica si apre una notevole possibilità di guadagno per aziende che operano nel settore informatico, studi professionali, ma anche aziende di altri settori che intendono ottimizzare il servizio ospitando sul proprio spazio il database di altre aziende.
La buona notizia è che non ci si deve neppure sporcare le mani, cioè non ci si deve attivare in prima persona per fornire servizi ai propri ospiti perchè questa incombenza è già inclusa nell’opzione Multi.
Insomma si tratta di una opportunità di guadagno a costo zero.

Per spiegare meglio come funziona facciamo un esempio con i numeri basandoci sui costi di Premium Pack 2022 riportati su http://www.fborghi.it/Services.htm#ASSANN
In base a questa tabella e come sanno anche le aziende che già hanno attivato la configurazione Rete o Cloud, i costi vanno dai 620 ai 1040 Euro/Anno in base al tipo di servizio scelto.
Il costo di 1040 Euro è relativo al servizio Premium Pack Full Multi che molti utenti, dovendo gestire un paio di aziende, hanno richiesto perchè economicamente vantaggioso.
Farà piacere sapere che chi si trova in questa condizione può mettere a reddito il proprio spazio senza fare nessuna altra spesa.
Ma anche le aziende che hanno attivato Premium Pack Pro, pagando la sola differenza di 420 Euro, potrebbero dotarsi di un servizio migliore e sfruttare l’opzione Multi per ospitare altre aziende.

Quali sono le aziende che possono essere ospitate sul proprio spazio?
Facciamo l’esempio di una azienda che da monoutenza decide di passare ad una configurazione cloud.
Questa dovrebbe spendere quantomeno 190 Euro per la configurazione del proprio spazio (costo una tantum) + 240 Euro per la manutenzione annuale del servizio di rete (oltre a qualche decina di euro da pagare al provider).
Volendo ospitarla sul proprio spazio i costi da sostenere sarebbero solo quelli della configurazione del nuovo database visto che il servizio Multi è già comprensivo di un numero indefinito di database Access.
Per configurare solo il database e fare i test, un tecnico non impiega più di un paio d’ore ma con un po’ di buona volontà si potrebbe fare in autonomia anche questa operazione visto che è piuttosto semplice.
Nella peggiore delle ipotesi, cioè se non si volesse fare assolutamente nulla, si dovrebbe sostenere solo un costo una tantum di 75 Euro.
Volendo rendere appetibile il servizio anche per la azienda ospite, si potrebbe, ad esempio, chiedergli di sostenere le spese di configurazione più un costo di 210 Euro/Anno per la manutenzione.
In questo modo gli si farebbe risparmiare sia sulla configurazione che sul servizio annuale senza dover muovere un dito pur avendo un margine netto di 210 Euro/Anno, ma ovviamente si potrebbe decidere di offrire direttamente altri servizi di assistenza e di formazione.
Se caliamo questo esempio nella realtà, si fa presto a comprendere come già con un paio di aziende ospiti si potrebbe attivare un servizio migliore a costo zero.
Ma se le aziende ospiti diventano 5, ecco che il servizio di assistenza Premium Pack Full viene completamente ripagato. Oltre la sesta si otterrebbe addirittura un profitto oltre al servizio completo.

E’ proprio il caso di dire che chi trova un amico trova un tesoro.

Nuovo Gea.Net Pro 6.1

Dopo il rilascio di Gea.Net Start 6.1 del mese scorso, finalmente è venuto il momento di Gea.Net Pro .

Va detto subito che Gea.Net Pro 6.1 non segna un passaggio epocale nella storia dell’ERP, anzi la maggior parte dei nuovi contenuti sono già presenti nella 6.0i la cui uscita si era resa necessaria per ottemperare agli obblighi fiscali per l’anno 2022.
Per voler essere ancora più chiaro, chi già utilizza la 6.0i difficilmente sentirà la necessità di migrare.
Tutti gli altri utenti, invece, farebbero bene a passare al più presto alla 6.1 anche se non hanno esigenze fiscali, perchè le nuove funzioni sono parecchie ma restano sottotraccia, cioè appaiono solo se le si cerca e questo è un grosso vantaggio soprattutto per chi utilizza Gea.Net da diversi anni.
Chi ha affrontato la migrazione dalla 5.3 alla 6.0 ricorderà che alcune feature come la reingegnerizzazione delle tabelle, che prevedeva anche accessi da punti differenti in base alla tipologia della tabella stessa, ha rappresentato un piccolo fastidio nei primi giorni in cui si operava con la nuova release.
Nella migrazione dalla 6.0 alla 6.1 si è cercato di ridurre al minimo anche questi piccoli disagi per rendere il passaggio del tutto indolore. In pratica ci si dovrebbe accorgere dell’aggiornamento solo perché qua e la appaiono nuove celle ma, se non si interviene sulle Impostazioni, il funzionamento è il medesimo.

Dal punto di vista strutturale, invece, si è reso necessario riorganizzare il database. Come al solito l’utente non si accorge di queste modifiche perchè la conversione è automatica o viene eseguita da un tecnico, ma va segnalato perchè gli utenti che non hanno attivato un servizio di assistenza che la include, possono andare incontro ad una piccola spesa extra dovuta alla riorganizzazione dei dati.
Chi invece ha attivato Premium Pack Pro o superiore sarà contento di sapere che la conversione non dovrebbe richiedere più di un paio di minuti.
Ricordate le operazioni di conversioni necessarie per le versioni di qualche anno fa, che significava dover chiamare il tecnico in sede o inviare il database per riceverlo convertito dopo qualche ora?
Beh, ora tutto questo non serve più. Si installa l’aggiornamento e al successivo avvio Gea.Net si accorge che la struttura non è compatibile. A quel punto scarica gli script necessari e inizia la conversione automatica. Dopo un paio di minuti si comincia a lavorare come se niente fosse.
Però il processo non è banale e funziona solo se il passaggio avviene dalla versione immediatamente precedente (6.0), pertanto deve essere messo in conto che possa fallire.
Come al solito, prima di procedere, è necessario fare copia della cartella \geanet e del database per scongiurare fermi operativi. Se poi le cose volgono al peggio si può sempre ripristinare la vecchia versione ed inviare il database al reparto tecnico per la conversione manuale, come si è sempre fatto.

Infine andiamo a vedere in sintesi di quelle che sono le principali novità:

  • Scheda Info e Statistiche Articolo accessibile con un click ovunque è richiesto il codice articolo
  • Nuova funzione Generazione Movimenti e Lotti di Produzione da Righe DDT
  • Generazione automatica autofattura per creare ed inviare xml a SDI (per acquisti da San Marino ed estero)
  • Collegamento a DDT/Fattura di origine da Movimenti di Magazzino
  • Nuovo tipo di estrazione Movimenti di Magazzino per “Articolo con Giacenza”
  • Scadenze : Estrazione flussi Incassi e Pagamenti SEPA
  • Scadenze : Gestione disposizioni RID e MAV
  • Contabilità : Bilancio Stampa a Sezioni Contrapposte
  • Lotti Acquisto : Nuova funzione di elenco Quantità Usata (da DDT,Fatture e Produzione)
  • Lotti Produzione : Se lo stesso articolo viene prodotto in tempi diversi ma gli viene assegnato lo stesso numero lotto, in automatico viene associato e gestito un progressivo (es. AS220122-001)
  • Controllo Gestione : Calcolo Provvigioni sul margine
  • Taglie e Colori : Nuova funzione per creare Codici articolo composto (10+4+4)
  • Utenti : Gestione Password anche per utente omonimo dell’Account Windows (prima non accedeva sempre con WINDAUTH e non rendeva possibile il cambio dell’utente)

Bene, ora non rimane che procedere con l’aggiornamento seguendo le istruzioni presenti alla pagina https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/
Buon lavoro a tutti.

Conversione automatica del database di Gea.Net Pro

Per poter usare la prossima versione di Gea.Net Pro sarà necessario convertire la struttura del database.
Per gli utenti che hanno attivato Premium Pack Pro o Full la conversione sarà eseguita in modalità automatica subito dopo l’aggiornamento di versione.
Quindi chi ha attivato il servizio potrà procedere in autonomia come descritto nell’articolo
https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/

Una volta terminato l’aggiornamento, riaprendo Gea.Net Pro, si verrà avvisati della necessità di convertire la struttura del database e procedendo verrà aperta la schermata seguente dove si dovrebbero vedere scorrere in ordine alfabetico i nomi delle tabelle su cui sta operando.

Attenzione però, perchè in alcuni casi la finestra sopra potrebbe apparire completamente bianca, accompagnata da una clessidra, ma senza altre indicazioni. Insomma l’operazione potrebbe sembrare bloccata anche se sta lavorando correttamente. Questo dipende dalle operazioni che il sistema sta eseguendo in quel momento.
E’ importante non interrompere l’operazione, che dovrebbe comunque terminare entro un paio di minuti, ma se si vuole essere certi che la funzione stia lavorando e che non sia realmente bloccata, basta ingrandire la finestra a tutto schermo. In questo modo dovrebbe apparire come da precedente screenshot.

Tuttavia l’esito positivo della conversione automatica non deve essere dato per scontato per cui si raccomanda di eseguire una copia preventiva prima di richiedere l’aggiornamento.
Nel caso la funzione fallisse è possibile richiedere la conversione manuale al servizio di assistenza ma ripristinando le copie si potrà continuare ad operare senza attendere la restituzione del database riconvertito.
In particolare la conversione ha una alta probabilità di insuccesso se si proviene da versioni precedenti la 6.0. In questo scenario, la cui riuscita dipende molto dalle funzioni dell’ERP utilizzate in passato, è consigliato richiedere comunque la conversione manuale al servizio di assistenza.

Le statistiche di Gea.Net Pro

Le statistiche rappresentano per un ERP un capitolo piuttosto ampio e variegato. I limiti concettuali del termine non identificano bene cosa si può estrarre dai dati a propria disposizione. Inoltre è difficile trovare preconfezionata l’informazione di cui si necessita e spesso occorre creare funzioni proprietarie o personalizzate integrate nel software.

In questo senso l’accezione che qui si vuole dare del termine è in senso molto restrittivo e si intendono le statistiche come qualcosa di natura semplice e pronta all’uso senza riprendere tutte le altre funzioni che, in senso più ampio, prelevano e mettono a disposizione dell’utente una serie di dati.

Seguendo questa direttiva possiamo identificare le statistiche come tre macro funzioni distinte che si occupano di:

  • Ordinato
  • Fatturato (Venduto)
  • Acquistato

Le tre funzioni. disponibili nel menù Controllo Gestione, sono simili tra loro e seguono alcune linee guida che determinano il tipo di filtro da associare ai dati e la disposizione dei dati estratti. La combinazione tra dati estratti, raggruppamento e rappresentazione desiderata, nonché la possibilità di esportare questi dati su fogli di calcolo esterni, rendono questo strumento molto flessibile seppur nella sua semplicità non si pone come obiettivo di assolvere a tutte la sete di informazione si possa avere. Però vale sempre la pena partire da qui e pensare ad altre soluzioni solo se questa funzione non risponde alle proprie esigenze.

Relativamente alle statistiche di Vendita e di Acquisto sono da fare alcune premesse:

  • Rientra nelle statistiche solo la merce fatturata quindi tutti gli ordini o i DdiT emessi ed in attesa di fatturazione non sono considerati in queste statistiche.
  • Vengono considerate le righe delle fatture e non il valore di testata. Questo comporta che non saranno riportate in statistica i costi (trasporto, imballo, incasso), le ritenute o altri oneri presenti in fattura. Di conseguenza il totale delle statistiche difficilmente potrà combaciare con il totale fatturato dell’azienda.
  • Non sono presenti in statistica le righe senza prezzo o con quantità uguale a zero.
  • Non sono presenti gli omaggi.
  • Sono presenti con segno negativo le righe presenti nelle note di credito.

Qualora le proprietà di ricerca non siano disponibile a video, dove sono presenti solo quelle normalmente più utilizzate, ricorrendo a Comando SQL le proprietà su cui può essere applicato un filtro di selezione sono potenzialmente tutte quelle della testata e delle righe dei documenti. Le statistiche possono essere generate raggruppando le righe per Articolo, Cliente. Zona del cliente, Tipologia del cliente, Tipo Articolo, Famiglia, Categoria del prodotto, Mese, Anno.

Le colonne che sono riportate per tutte le selezioni sono:

  • Importo del periodo
  • Quantità venduta nel periodo
  • Prezzo medio
  • Percentuale in rapporto al totale fatturato/ordinato

Se Dati Riportati è “Ultimi 12 mesi” viene riportato anche l’importo o la quantità suddivisa negli ultimi 12 mesi.

Se invece è selezionato “Commerciale” sono riportati anche:

  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo anno
  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese
  • Importo o quantità del venduto nell’anno precedente
  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese con riferimento all’anno precedente
  • Importo o quantità del venduto nel mese successivo dell’anno precedente (cioè 11 mesi prima)

Se Dati Riportati è “Ricavato” sono riportate anche:

  • Percentuale di ricavo, ovvero il margine percentuale della vendita in rapporto al Valore/Costo dell’articolo.
  • Valore (ovvero il prezzo di acquisto o il costo di produzione) unitario e totale.
  • Quantità utilizzate unitarie e totale dei componenti di primo livello

Si tratta di estrazione dei dati nelle forme più comunemente utilizzate dalla maggior parte degli utenti per rispondere a esigenze comuni ma ricordo che l’esportazione dei dati presenti sulla griglia verso un foglio di calcolo aumentano la flessibilità di questo strumento. Allo stesso modo è possibile accedere a grafici preconfezionati secondo il tipo di selezione estratta ma anche in questo caso un foglio di calcolo apre altre prospettive.

Statistiche a 3 livelli

Le statistiche proposte sulla griglia sono estremamente flessibili ma sono piatte, cioè organizzate su una singola voce statistica. Per venire incontro alle esigenze di maggiore profondità di analisi, sono state presenti statistiche a 3 livelli dove il primo livello è indicato nella tendina Raggruppa per mentre secondo e terzo livello sono sempre Articolo e Cliente o viceversa in riferimento alla voce di primo livello selezionato (quindi può essere Zona,Cliente,Articolo, Famiglia,Articolo,Cliente ma anche Mese,Cliente,Articolo o Mese,Articolo,Cliente).

Le Statistiche a 3 livelli sono disponibili sulla barra comandi e possono essere estratte in formato CSV o stampate (Anteprima o PDF compresi). Per ogni voce del primo e del secondo livello vengono riportati i totali. Sono possibili i raffronti con lo stesso periodo dell’anno precedente.

Statistiche Controllo Qualità sugli Acquisti

Le statistiche sul Controllo Qualità (di seguito CQ) sono relative sia al controllo della produzione che al controllo sulla merce in entrata. Di seguito analizzeremo la parte passiva perché più immediata e disponibile anche se non si usa il modulo Produzione, ma le due funzioni sono molto simili e le stesse attività possono essere eseguite anche sulla funzione CQ Produzione presente a menù.

Il CQ sugli acquisti solitamente avviene al momento della ricezione della merce. Il più delle volte è sufficiente un controllo a vista mentre in altri casi possono essere avviati processi più elaborati che non sono competenza dell’ERP. Comunque venga fatto il controllo, l’operatore ne deve registrare il risultato nella funzione DdiT passivi o Fatture passive presenti nel modulo Acquisti relativamente ad ogni singolo articolo ricevuto.

Inserendo la riga, o richiamandola successivamente, occorre fare click sul tab Controllo Qualità ed inserire le poche voci richieste che sono Data, Controllore, Quantità Conformi e Quantità Scartate (o comunque non conformi).

Altre informazioni, come la descrizione del controllo eseguito, non sono obbligatorie ma soprattutto dovrebbero essere di competenza di un processo personalizzato che non può essere comune a tutte le aziende utenti.

La funzione è molto semplice e permette di filtrare per Articolo, Fornitore, Periodo evidenziando le quantità e la percentuale di articoli conformi e scartati.

Idee regalo per Natale

Un libro è un regalo sempre apprezzato, da tutti, a tutte le età.
Personalmente amo leggere ma anche scrivere così durante il lockdown 2020 e nel tempo libero successivo ne ho approfittato.
Ne è nato “Protocollo Coviddi – gli errori da non ripetere” con lo scopo di raccogliere fondi per la ASL locale che in questi giorni è nuovamente sotto pressione.
E’ nato anche “Voglio una Vita Serena !“, un lavoro di sociologia spicciola a cui tengo molto soprattutto perchè dedicato alle nuove generazioni.
Se invece volete male a qualcuno potete regalargli tutta la trilogia dei manuali Gea.Net, magari all’Epifania al posto del carbone.
Anche il ricavato delle vendite di Dicembre di questi testi sarà devoluto alla AUSL di Reggio Emilia.
Potete vedere le presentazioni alla pagina http://www.fborghi.it/Libri.htm . Da questa pagina potete accedere alle schede, leggere le prime pagine e, se lo desiderate, procedere all’ordine.

Novità Gea.Net 6.0i

Da qualche giorno è disponibile la nuova versione 6.0i di Gea.Net Pro che include diverse modifiche fiscali per l’anno 2022.
Salvo novità dell’ultima ora questa dovrebbe essere anche l’ultima rilasciata nel 2021 pertanto si consiglia di installarla al più presto, o quantomeno entro il 31 Dicembre.
La maggior parte delle novità sono definite nel software e non necessitano di interazione da parte dell’utente tuttavia alcune richiedono di adeguare i dati presenti in tabella e sulle anagrafiche dei clienti e dei fornitori come indicato di seguito.

Dell’invio a SDI delle fatture passive estere e delle modifiche necessarie per adempiere a tale obbligo ne abbiamo parlato in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2021/11/02/invio-fatture-passive-a-sdi/

Un’altra novità risiede nell’integrare le informazioni delle Dichiarazioni di Intento degli Esportatori. Per assolvere a ciò è necessario popolare due nuove celle sulla scheda anagrafica dell’esportatore: Protocollo e Data Ricevuta.
Si tratta dei riferimenti alla dichiarazione d’intento da includere sulla fattura elettronica e devono essere popolate correttamente pena il rifiuto da parte di SDI.
In particolare il Protocollo deve essere di 24 caratteri e contenere sia il numero che il progressivo nel formato N(17)-N(6) (esempio “08020340561234567-000001″). Il carattere usato come separatore deve essere “-” o “/”.
Inoltre si deve fare attenzione ad usare un codice di esenzione a cui è associato “N3.5” come codice SDI (cella “Cod.Natura (FPA)” nella tabella “Esenzioni/Raggruppamenti IVA”).

Con ogni probabilità dal 2022 vi sarà anche l’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica a categorie finora escluse come forfettari, soggetti che rientrano nel regime dei minimi e associazioni senza fini di lucro (sportive e pro-loco) con fatturati inferiori a 65 mila Euro.
Per queste categorie è importante integrare al più presto i dati inseriti nelle schede anagrafiche dei clienti, tra cui Codice Destinatario e/o PEC per l’invio delle E-Fatture, onde evitare perdite di tempo al momento dell’invio a causa del rifiuto del flusso.
Un’ottima soluzione sarebbe inviare fin da ora le E-fatture o quantomeno verificare che il file generato sia formalmente corretto e quindi accettato da SDI.

Invio fatture passive a SDI

Dal 1 Gennaio 2022 sarà abolito l’esterometro ma l’obbligo di comunicazione delle fatture estere ricevute non viene meno e deve essere eseguito secondo le regole della fatturazione elettronica. Per brevità espositiva di seguito chiameremo le fatture passive da inviare a SDI col nome improprio di “autofattura” (anche se sarebbe più corretto chiamarle “Integrazione/Autofattura”) per rimarcare che non devono essere riportate fatture ricevute già in formato elettronico o acquisti con bollette doganali, ma anche per ricordare che esse devono essere registrate nel modulo Vendite. Salvo rare eccezioni quindi, le fatture passive che devono essere inviate a SDI si possono identificare con quelle che comunemente richiederebbero la registrazione di una autofattura. L’Agenzia delle Entrate identifica queste integrazioni/autofatture con codici Tipo Documento che vanno da TD17 a TD21.

Prima di proseguire nella lettura si segnala che probabilmente è più rapido inserire direttamente la autofattura in Fatture e Corrispettivi o altro software rilasciato dall’intermediario. Ma se si decide di creare ed importare un file xml creato con Gea.Net si tratta di una operazione manuale e non standardizzata quindi bisogna controllare attentamente il contenuto prima di inviare i dati.

Importante: La procedura per la generazione del file xml delle fatture passive descritta di seguito è disponibile solo dalla versione 6.0h

Ricordo che la Prima Nota di Gea.Net non necessita di una registrazione supplementare per le autofatture ma è sufficiente indicare la Regione di Appartenenza come IntraUe o ExtraUe sulla scheda anagrafica del fornitore e l’ERP si farà carico di eseguire tutte le scritture necessarie. Quindi registrare una autofattura in Gea.Net serve solo per creare il file xml per poi inviarlo al Sistema Di Interscambio, cioè è una procedura inutile ai fini contabili. Per questo motivo si ritiene sia più rapido inserire direttamente le fatture passive in Fatture e Corrispettivi o altro software dedicato alla comunicazione, tuttavia diversi utenti hanno richiesto di potere generare il file xml da Gea.Net quindi vediamo come procedere.

Solo per la versione 6.0h, si dovrà creare (se non già presente) una scheda anagrafica con i dati della azienda utente, in pratica registreremo la nostra azienda come fosse un normale cliente. Le uniche accortezza saranno quelle di inserire correttamente i dati anagrafici e soprattutto la partita IVA come indicato in Dati Anagrafici e inserire il Pagamento = “PAGATO”. Questa incombenza sparirà nella versione 6.0i attualmente in lavorazione e disponibile entro fine anno. Infatti dalle versioni successive, come Destinatario Fattura potrà essere inserito il codice “MAGAZ” o qualsiasi altro codice che sarà comunque ignorato al fine della creazione del file xml in quanto i dati fiscali saranno prelevati dalla scheda Dati Anagrafici. Contemporaneamente, proprio perchè inutile, spariranno anche i controlli di congruenza del Destinatario Fattura oltre ai controlli sul numero e data documento.

Per procedere occorre anche generare nella tabella Tipi Fatture una registrazione particolare (se non già presente) con l’opzione Movimenta Contabilità disabilitata e che abbia Cod.Tipo = “TD17” (o quello che deve essere indicato). Per evitare problemi con la tabella Progressivi Gestionali e falsi messaggi di avviso di doppia numerazione sarebbe bene anche utilizzare una Serie non usata per altri tipi fatture.

Da Archivi -> Tabelle -> Tipo Fatture

Selezionare un tipo fattura o inserirlo con il pulsante Nuovo

A questo punto potremo registrare una fattura nel Ciclo Attivo inserendo:

  • nella ListBox Tipo Documento scegliamo la voce appena inserita
  • il Numero e Data documento
  • nel Destinatario Fattura la nostra anagrafica come se la fattura fosse indirizzata a noi stessi (nelle prossime versioni potremmo inserire “MAGAZ”) in questa cella.
  • il codice del fornitore nella cella Magazzino Provenienza Merce (tab Dati Spedizione)
  • nella ListBox Pagamento (tab Dati Fatturazione) selezionare la modalità
  • le righe della fattura

Anticipo che nella versione 6.0i sulla barra comandi della window di gestione Fatture Passive sarà presente una funzione che produrrà automaticamente l’autofattura ricavando le informazioni direttamente dalla fattura fornitore. Quindi nelle prossime versioni l’inserimento manuale non sarà più necessario.

A questo punto possiamo generare e inviare a SDI il file xml. Dopo la conferma di accettazione da parte di SDI, la registrazione della fattura non servirà più e deve essere rimossa per evitare di avere in elenco un documento non reale che incide sui valori statistici ma anche per evitare di trovarsi scadenze non veritiere.

Salvare le schede di Gea.Net Pro più rapidamente

In Gea.Net Pro le operazioni di salvataggio delle schede sono tra le più pesanti. Non sono lente in quanto tali ma se parliamo di documenti con decine o centinaia di righe queste operazioni possono durare diversi secondi e quando si lavora molto sui documenti questo può risultare noioso. Ecco alcuni consigli:

  • Accedere alla funzione Impostazioni e verificare che attivare l’opzione Riscrivi Sempre Righe Documento non sia spuntato. Con questa specifica verranno riscritte le righe di dettaglio delle varie entità solo quando necessario e si riscontrano migliori performance soprattutto nella gestione dei documenti.
  • Sempre dalle Impostazioni si può attivare l’opzione Usa Comandi Extra Generali. In questo modo si riscrivono le righe in unico blocco risparmiando anche qualche secondo per documenti di molte righe.
  • Infine si dovrebbero adottare regole che minimizzano la lettura/scrittura dei dati in senso generale. Un caso concreto che solitamente non si sfrutta riguarda la possibilità di applicare filtri di ricerca o di richiedere solo le colonne che servono, al momento in cui vengono richiesti elenchi. Altra cattiva abitudine è quella di chiudere una scheda usando sempre il comando Salva invece di Esci.