Database in cloud: Come combinare un grosso guaio

Per quanto si possa sollecitare gli utenti a fare costantemente le copie dei propri dati, cosa che peraltro non tutti si prendono la briga di fare, in un paio di occasioni ho riscontrato a malincuore che c’è chi è riuscito a stupirmi. Allora ho pensato di scrivere questo breve articolo per invitarvi a fare un viaggio nell’orrore, sperando che sia di monito a tutti.

Partiamo da un punto fermo. Spostare il database in cloud è grosso vantaggio per l’utente perchè si incarica il provider di fare una copia dei dati quotidianamente. Questo però non deve essere un alibi a non fare mai le copie. Certo, ci si può permettere di farle con una minor frequenza, ma una copia in locale, seppur della settimana prima, deve sempre esserci.
Ma volete una statistica fatta su due piedi: oltre la metà degli utenti non ha una copia locale, neppure vecchia di sei mesi.
Già questo sarebbe una grave mancanza ma purtroppo non è la cosa peggiore. A distanza di qualche mese, l’abitudine a non fare mai le copie, comporta che l’utente non abbia più idea di dove risiedono i propri dati.

Ecco allora che quando la web agency di turno si propone di fare un nuovo sito sfavillante il disastro si sta per compiere.
Il primo passo è la ricerca di un nome adeguato per il nuovo dominio, operazione che spesso è di competenza di un ragazzo che lavora in azienda da pochi mesi. Egli trova un nome che suona proprio bene e (guarda il caso fortunato) appartiene proprio all’azienda cliente. Non si pone alcuna domanda ma chiede al cliente di usare proprio quel nome.
Peccato che quel dominio è proprio quello che ospita il database aziendale con tanto di servizi annessi e peccato che il responsabile dell’azienda cliente, a cui quel nome non dice niente e preso da mille incombenze, dia subito il consenso a cuor leggero.
Ma anche la web agency è presa da mille incombenze per cui l’ultima cosa che viene in mente è di fare una copia preventiva del contenuto del dominio o anche solo guardare cosa vi è contenuto.
Anzi, per accelerare la migrazione verso il provider con cui opera solitamente, manda subito la disdetta al vecchio provider.
A questo punto il disastro è completo perchè il vecchio provider (su cui risiede il database aziendale) viene sollevato da ogni obbligo e l’azienda utente non ha una copia locale dei dati.

Il giorno seguente il nostro utente cerca di fare le fatture come ha sempre fatto e solo allora si accorge di averla combinata grossa. Ora l’unica soluzione è cercare di trovare un accordo commerciale con il vecchio provider, sperando sia possibile recuperare un vecchio backup, ma il conto da pagare sarà molto salato.

E’ vero, in questo scenario dell’orrore siamo in presenza di diverse gravi leggerezze, ma la realtà è che mi si è presentato già in un paio di occasioni.
In un caso siamo stati fortunati perchè un paio di settimane prima avevo dovuto eseguire operazioni di manutenzione sul database, per cui sono riuscito a recuperare una copia dal mio PC.
Nel secondo caso l’utente è dovuto ripartire da zero e per fortuna, avendo pochi clienti e articoli e non tenendo la contabilità, se lo è potuto permettere.

Dopo avere letto questo, c’è ancora qualcuno che pensa che fare la copia dei dati sia solo una inutile perdita di tempo ?

Nuovo Gea.Net Pro 6.1d e Tls 1.2

Sempre più provider richiedono l’utilizzo del protocollo di sicurezza TLS (Transport Layer Security) in versione 1.2 per poter accedere ai dati presenti sui loro server pertanto, con la prossima versione 6.1d, che sarà rilasciata nei prossimi giorni, si è ritenuto di includere questa funzione in modo nativo in Gea.Net Pro.

Purtroppo versioni più datate di Windows, nate prima di Tls1.2, non consentono il suo utilizzo oppure richiedono che venga installato un Service Pack o aggiornato il Framework .Net.
Per sapere se il nostro sistema supporta Tls 1.2 basterà avviare Gea.Net Pro e nel caso fossero riscontrati problemi, all’avvio verrà segnalato l’impossibilità di utilizzare Tls1.2 .
A questo punto possiamo provare a risolvere semplicemente installando Framework .NET 4.6.1 che può essere scaricato da:
https://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=49982

Se il Framework .NET 4.6.1 non si installa o al successivo avvio Gea.Net Pro presenta ancora la notifica, bisogna sporcarsi le mani con Windows.
In particolare Windows Vista SP2, Windows Server 2008 SP2 o sistemi più datati non supportano le versioni del protocollo TLS più recenti rispetto alla 1.0. Le applicazioni .NET Framework 2.0 SP2 gestite in esecuzione in Windows Vista SP2 o Windows Server 2008 SP2 non possono usare TLS 1.2 o TLS 1.1, anche se questi protocolli sono impostati nella proprietà ServicePointManager.SecurityProtocol.
Va leggermente meglio con Windows 7 e 8 che devono essere configurati a dovere come documentato negli articoli :
https://docs.microsoft.com/it-it/mem/configmgr/core/plan-design/security/enable-tls-1-2-client


https://support.microsoft.com/it-it/topic/aggiornamento-per-abilitare-tls-1-1-e-tls-1-2-come-protocolli-sicuri-predefiniti-in-winhttp-in-windows-c4bd73d2-31d7-761e-0178-11268bb10392

Le cose dovrebbero andare decisamente bene se si utilizza Win8.1, Win10 e Win11 dove si ritiene che non sia necessario intervenire a meno che in precedenza il protocollo non sia stato volutamente inibito.

Ma perchè Gea.Net Pro 6.1d deve integrare Tls 1.2 ?
Se si possiede una installazione monoutenza (o con database su rete locale) e non si è soliti inviare email ai clienti attraverso Gea.Net Pro, in effetti Tls 1.2 non serve.
Più in generale, nell’utilizzo di Gea.Net Pro, il protocollo di sicurezza è del tutto ininfluente se non si deve accedere (in lettura o in scrittura) a dati esterni.
In questi casi, anche se si possedesse una versione meno recente di Windows, l’errore segnalato in apertura che notifica l’impossibilità di usare Tls 1.2, può tranquillamente essere ignorato.

Ma in tutti gli altri scenari potrebbero essere dolori. Usiamo il condizionale perchè il problema è legato soprattutto dal provider che si utilizza e su cui risiedono i dati da inviare o ricevere.
Tuttavia bisogna considerare che negli ultimi tempi molti provider configurano i nuovi server per colloquiare solo con Tls 1.2, mentre prima veniva lasciata libera scelta all’utente che di conseguenza poteva decidere di usare un protocollo piuttosto dell’altro. Certo, la sicurezza non era la stessa, ma in molti casi Tls 1.0 è tuttora più che accettabile, soprattutto perchè Gea.Net DbService integra già un proprio sistema di crittografia dei dati inviati/ricevuti.

Se invece parliamo delle funzionalità usate nell’ERP, forse la posta elettronica è marginale e si potrebbe ovviare perdendo un paio di secondi ed inviando attraverso il proprio client di posta la email già impostata.
Insomma, si tratterebbe di fare solo 4 click in più, però è una piccola scomodità e anche Gmail (il più utilizzato dagli utenti Gea.Net) ha annunciato maggiori controlli sulla sicurezza.
Il problema grosso nasce quando il proprio database risiede in cloud, magari su un server condiviso di Aruba. In questo caso non ci sono altre possibilità perchè se il provider decide, giustamente, che un sistema di sicurezza più blando mette a rischio anche i dati degli altri clienti, ci si può solo adeguare.
Ma quando sarà il D-Day? Quando il provider che mi fornisce il servizio alzerà il livello di sicurezza? La risposta è laconica: Non si sa!
Non si può sapere perchè il provider agisce arbitrariamente nella fornitura di un servizio, per cui da un giorno all’altro può decidere di spostare i dati di un determinato gruppo di utenti da un server all’altro senza dare preavviso.
Quindi può capitare di arrivare in ufficio alla mattina e di non riuscire ad accedere ai dati. Certo, se già si possiede una versione recente di Windows, la soluzione si trova velocemente aggiornando la versione dell’ERP, ma forse è meglio prevenire e installare fin da subito Gea.Net Pro 6.1d.

Gea.Net Pro : Problemi accesso in Cloud (Aruba)

Da qualche giorno Aruba sta rivedendo la policy di sicurezza e sembra non sia più consentito accedere dall’esterno ai loro server se non usando il protocollo TLS1.2. Nessun problema se si utilizza Gea.Net Web ma per accedere attraverso Gea.Net Pro occorre scaricare una versione aggiornata.

Purtroppo non è stato dato nessun preavviso per cui il rilascio di Gea.Net Pro 6.1c è stato reso disponibile in tutta fretta e senza nessuna comunicazione preventiva. Come per le precedenti, il download è possibile secondo le modalità descritte nell’articolo

https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/

Con tutte le precedenti versioni precedenti di Gea.Net Pro non si riesce ad accedere per cui non ci sono alternative se non installare l’aggiornamento.

Dopo aver scaricato l’aggiornamento, in tutti i PC, si deve modificare la DBConnectionString aggiungendo in coda “SECURITYPROTOCOL=TLS 1.2;”

La nuova DBConnectionString diventa pertanto:

WS;[…StessaStingaPrecedente…];SECURITYPROTOCOL=TLS 1.2;

Attenzione. Per ragioni di sicurezza laDBConnectionString non è modificabile se prima non si esegue Comandi -> Modifica Valori Protetti presente sulla Barra Comandi.

Importare/Esportare dati tra diversi database di Gea.Net

Sono sempre di più le amministrazioni che utilizzano Gea.Net Pro in modo distribuito, cioè archiviando i propri dati su due o più database. Le ragioni possono essere diverse: più aziende dello stesso gruppo, più sedi (filiali o negozi) oppure una semplice esigenza di replicazione. Qualunque sia la vostra esigenza, sarete contenti di sapere che sulla barra comandi delle funzioni di presentazione (elenco) delle principali entità troverete la voce Importa/Esporta , una funzione semplice e potente per trasportare informazioni senza doverle reinserire.

La funzione Esporta XML presente sulla barra comandi è disponibile per:

  • Anagrafiche Clienti e Fornitori
  • Articoli di magazzino
  • Piano dei conti
  • Documenti (sia ciclo attivo che passivo)
  • Movimenti di Magazzino

La funzione di esportazione presente sulla barra comandi è simile a quella presente nel menù contestuale della griglia tuttavia la prima è sempre da preferire in quanto:

  • riporta sempre tutte le colonne delle registrazioni anche quando queste non sono presenti a video
  • esporta anche le griglie collegate (ad esempio gli indirizzi alternativi della scheda anagrafiche clienti)
  • si predispone per una nuova numerazione dei documenti importati per evitare la sovrascrittura se esiste un documento con la stessa chiave principale (ID)

Lo scopo principale della funzione di esportazione è la successiva Importazione Dati dal menù Utilità Database che solitamente viene eseguita su una seconda sede o azienda. Come detto le finalità sono molteplici, si pensi ad un gruppo che vende gli stessi articoli in aziende diverse oppure la condivisione di clienti e fornitori tra aziende, il commercialista che vuole riportare lo stesso piano dei conti ai diversi clienti, l’agente che crea gli ordini sul proprio PC e li deve riportare in azienda, l’azienda che ha filiali su sedi distaccate o negozi che devono riportare Documenti di Trasporto o Fatture emesse. Insomma le necessità possono essere veramente tante e, seppure la configurazione cloud sia sempre da preferire, per policy interna non tutte le aziende la vogliono adottare oppure non si presta per tutti gli scenari, quindi il riallineamento dei documenti è ancora molto usato e spesso si rivela uno strumento indispensabile.

Da Utilità Database -> Importazione Dati

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle funzioni Esporta XML delle diversi entità e rilasciare questi template agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Come al solito, per scongiurare operazioni maldestre, bisogna ricordarsi di fare una copia del database prima di procedere con l’importazione, ma mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (soprattutto DdiT e Fatture) provenienti da un altre fonti potrebbero causare alcuni problemi. Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data di emissione corrispondono altrimenti il documento non viene riconosciuto e si procede ad un nuovo inserimento che di conseguenza genera anche movimenti di Magazzino e Prima Nota ad esso collegati. Quindi cambiare la data o il numero e fare un riallineamento comporta ritrovarsi un documento doppio, pertanto occorre fare la massima attenzione sotto questo aspetto. La legge italiana prevede che sedi distaccate possono avere una serie di numerazione diversa e questo può aiutare a mitigare gli errori ma l’attenzione è sempre la migliore alleata.

Gmail, da Giugno stop ad invio da app di terze parti

Da Giugno 2022 Gmail non consentirà più l’invio da app di terze parti pertanto sarà impossibile l’invio automatico delle email anche da Gea.Net.
La scelta di Gmail è motivata da problemi di sicurezza ma soprattutto vuole colpire lo spam ed è noto che gli account Gmail sono proprio quelli più utilizzati per questo fine. Ovviamente per gli utenti che ne fanno un uso corretto queste limitazioni possono rappresentare un disagio.
Si stima che gli utenti attivi che usano Gmail sono quasi 2 miliardi e di conseguenza sono parecchi anche quelli che hanno associato un account Gmail al Profilo di Gea.Net.
Vediamo quindi come questi possono aggirare il problema.

Utilizzare un account di un diverso provider
Se non c’è la necessità di usare un indirizzo aziendale predefinito, ad esempio per ragioni di marketing, la cosa più semplice è usare un indirizzo (account) registrato presso un provider differente.
Per quelli più usati (Libero, Yahoo, Virgilio, Tiscali, ecc.) dalla window Profilo, dove viene associata l’indirizzo email usato per inviare email da Gea.Net, è attiva la ricerca SMTP che registrerà il nome e la porta del server SMTP senza doverle ricercare da Internet.

Procedere con l’invio manuale
Naturalmente se non si interviene su Profilo la mail non verrà più inviata in automatico ma verrà riproposta correttamente formattata per procedere all’invio manuale.
L’unico problema di questa soluzione è che non riesce a gestire in automatico gli allegati, cioè si deve collegare a mano il file PDF che solitamente è allegato nella maggior parte dei messaggi, come può essere la stampa di un ordine oppure la scheda di lavorazione di un prodotto finito. Tuttavia il percorso/nome del file appare sulla bozza di email (riga sotto il testo “Attach file”) per cui è sufficiente un copia/incolla.
Un altro piccolo svantaggio è che comparirà la notifica che l’invio automatico non è riuscito, ma nella prossima versione di Gea.Net sarà possibile impostare sempre l’invio manuale eliminando anche questo messaggio.
Quindi questa soluzione costa 4-5 click ma ha alcuni vantaggi :

  • Potremo decidere sul momento l’indirizzo da usare per l’invio
  • Verrà tenuta traccia della email inviata nel software di posta elettronica correntemente usato dall’operatore
  • Non potrà partire una email involontariamente perchè saremo costretti a confermare l’invio sia da Gea.Net che dal software di posta elettronica

Fatturazione Elettronica anche per i forfettari

Come pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.36 del 30 aprile 2022, dal 1 luglio 2022 l’obbligo di fattura elettronica viene estesa anche a professionisti in regime forfettario con eccezione per le sole micro Partite IVA.
In particolare ne viene fatto obbligo ai contribuenti:

  1. in regime forfettario
  2. in regime di vantaggio
  3. alle associazioni sportive dilettantistiche

Tuttavia rimangono esentati coloro che nell’anno precedente abbiano conseguito ricavi non superiori a 25.000 Euro.
Sono pochi gli utenti Gea.Net che erano ancora esentati dalla e-fattura in quanto la stragrande maggioranza dell’utenza è composta da aziende commerciali in regime ordinario, ma a tutti gli interessati si raccomanda di leggere i vari articoli pubblicati sul Blog in questi anni.
Rivestono particolare importanza quelli richiamati dalla pagina http://www.geanetweb.com/Download.htm (Blocco “Dal Blog”, “Fatture Elettroniche”)

In estrema sintesi si raccomanda di :

  • Richiedere tempestivamente a tutti i clienti il codice SDI e caricarlo nella scheda anagrafica del cliente
  • Verificare che nelle Tabelle di Gea.Net (Esenzioni, Tipi Fatture e Pagamenti) siano correttamente valorizzati i “Codici Natura (FPA)”
  • Verificare nelle Impostazioni che siano correttamente valorizzati le celle “importo minimo fattura per Applicazione Bolli” (77,47 Euro) e “Costo Bollo” (2 Euro)
  • Familiarizzare con la piattaforma “Fatture e Corrispettivi”, fornita gratuitamente da AdE, oppure dotarsi di software di terze parti per l’invio dell’xml a SDI

Guadagnare con Premium Pack Full Multi

Chi utilizza Gea.Net Pro in configurazione cloud basica, ha attivato un proprio spazio ftp su cui è stato installato Gea.Net Db Service e uno o più database aziendali.
Forse non tutti sanno che lo spazio attivato, anche nella configurazione Hosting Basic, può servire egregiamente anche una decina di aziende di medie dimensioni, pertanto il più delle volte non viene sfruttato a pieno. In realtà si potrebbe provare ad andare tranquillamente anche oltre attivando un secondo spazio ftp solo nel momento in cui il servizio dovesse presentare qualche rallentamento.
In questa ottica si apre una notevole possibilità di guadagno per aziende che operano nel settore informatico, studi professionali, ma anche aziende di altri settori che intendono ottimizzare il servizio ospitando sul proprio spazio il database di altre aziende.
La buona notizia è che non ci si deve neppure sporcare le mani, cioè non ci si deve attivare in prima persona per fornire servizi ai propri ospiti perchè questa incombenza è già inclusa nell’opzione Multi.
Insomma si tratta di una opportunità di guadagno a costo zero.

Per spiegare meglio come funziona facciamo un esempio con i numeri basandoci sui costi di Premium Pack 2022 riportati su http://www.fborghi.it/Services.htm#ASSANN
In base a questa tabella e come sanno anche le aziende che già hanno attivato la configurazione Rete o Cloud, i costi vanno dai 620 ai 1040 Euro/Anno in base al tipo di servizio scelto.
Il costo di 1040 Euro è relativo al servizio Premium Pack Full Multi che molti utenti, dovendo gestire un paio di aziende, hanno richiesto perchè economicamente vantaggioso.
Farà piacere sapere che chi si trova in questa condizione può mettere a reddito il proprio spazio senza fare nessuna altra spesa.
Ma anche le aziende che hanno attivato Premium Pack Pro, pagando la sola differenza di 420 Euro, potrebbero dotarsi di un servizio migliore e sfruttare l’opzione Multi per ospitare altre aziende.

Quali sono le aziende che possono essere ospitate sul proprio spazio?
Facciamo l’esempio di una azienda che da monoutenza decide di passare ad una configurazione cloud.
Questa dovrebbe spendere quantomeno 190 Euro per la configurazione del proprio spazio (costo una tantum) + 240 Euro per la manutenzione annuale del servizio di rete (oltre a qualche decina di euro da pagare al provider).
Volendo ospitarla sul proprio spazio i costi da sostenere sarebbero solo quelli della configurazione del nuovo database visto che il servizio Multi è già comprensivo di un numero indefinito di database Access.
Per configurare solo il database e fare i test, un tecnico non impiega più di un paio d’ore ma con un po’ di buona volontà si potrebbe fare in autonomia anche questa operazione visto che è piuttosto semplice.
Nella peggiore delle ipotesi, cioè se non si volesse fare assolutamente nulla, si dovrebbe sostenere solo un costo una tantum di 75 Euro.
Volendo rendere appetibile il servizio anche per la azienda ospite, si potrebbe, ad esempio, chiedergli di sostenere le spese di configurazione più un costo di 210 Euro/Anno per la manutenzione.
In questo modo gli si farebbe risparmiare sia sulla configurazione che sul servizio annuale senza dover muovere un dito pur avendo un margine netto di 210 Euro/Anno, ma ovviamente si potrebbe decidere di offrire direttamente altri servizi di assistenza e di formazione.
Se caliamo questo esempio nella realtà, si fa presto a comprendere come già con un paio di aziende ospiti si potrebbe attivare un servizio migliore a costo zero.
Ma se le aziende ospiti diventano 5, ecco che il servizio di assistenza Premium Pack Full viene completamente ripagato. Oltre la sesta si otterrebbe addirittura un profitto oltre al servizio completo.

E’ proprio il caso di dire che chi trova un amico trova un tesoro.

Nuovo Gea.Net Pro 6.1

Dopo il rilascio di Gea.Net Start 6.1 del mese scorso, finalmente è venuto il momento di Gea.Net Pro .

Va detto subito che Gea.Net Pro 6.1 non segna un passaggio epocale nella storia dell’ERP, anzi la maggior parte dei nuovi contenuti sono già presenti nella 6.0i la cui uscita si era resa necessaria per ottemperare agli obblighi fiscali per l’anno 2022.
Per voler essere ancora più chiaro, chi già utilizza la 6.0i difficilmente sentirà la necessità di migrare.
Tutti gli altri utenti, invece, farebbero bene a passare al più presto alla 6.1 anche se non hanno esigenze fiscali, perchè le nuove funzioni sono parecchie ma restano sottotraccia, cioè appaiono solo se le si cerca e questo è un grosso vantaggio soprattutto per chi utilizza Gea.Net da diversi anni.
Chi ha affrontato la migrazione dalla 5.3 alla 6.0 ricorderà che alcune feature come la reingegnerizzazione delle tabelle, che prevedeva anche accessi da punti differenti in base alla tipologia della tabella stessa, ha rappresentato un piccolo fastidio nei primi giorni in cui si operava con la nuova release.
Nella migrazione dalla 6.0 alla 6.1 si è cercato di ridurre al minimo anche questi piccoli disagi per rendere il passaggio del tutto indolore. In pratica ci si dovrebbe accorgere dell’aggiornamento solo perché qua e la appaiono nuove celle ma, se non si interviene sulle Impostazioni, il funzionamento è il medesimo.

Dal punto di vista strutturale, invece, si è reso necessario riorganizzare il database. Come al solito l’utente non si accorge di queste modifiche perchè la conversione è automatica o viene eseguita da un tecnico, ma va segnalato perchè gli utenti che non hanno attivato un servizio di assistenza che la include, possono andare incontro ad una piccola spesa extra dovuta alla riorganizzazione dei dati.
Chi invece ha attivato Premium Pack Pro o superiore sarà contento di sapere che la conversione non dovrebbe richiedere più di un paio di minuti.
Ricordate le operazioni di conversioni necessarie per le versioni di qualche anno fa, che significava dover chiamare il tecnico in sede o inviare il database per riceverlo convertito dopo qualche ora?
Beh, ora tutto questo non serve più. Si installa l’aggiornamento e al successivo avvio Gea.Net si accorge che la struttura non è compatibile. A quel punto scarica gli script necessari e inizia la conversione automatica. Dopo un paio di minuti si comincia a lavorare come se niente fosse.
Però il processo non è banale e funziona solo se il passaggio avviene dalla versione immediatamente precedente (6.0), pertanto deve essere messo in conto che possa fallire.
Come al solito, prima di procedere, è necessario fare copia della cartella \geanet e del database per scongiurare fermi operativi. Se poi le cose volgono al peggio si può sempre ripristinare la vecchia versione ed inviare il database al reparto tecnico per la conversione manuale, come si è sempre fatto.

Infine andiamo a vedere in sintesi di quelle che sono le principali novità:

  • Scheda Info e Statistiche Articolo accessibile con un click ovunque è richiesto il codice articolo
  • Nuova funzione Generazione Movimenti e Lotti di Produzione da Righe DDT
  • Generazione automatica autofattura per creare ed inviare xml a SDI (per acquisti da San Marino ed estero)
  • Collegamento a DDT/Fattura di origine da Movimenti di Magazzino
  • Nuovo tipo di estrazione Movimenti di Magazzino per “Articolo con Giacenza”
  • Scadenze : Estrazione flussi Incassi e Pagamenti SEPA
  • Scadenze : Gestione disposizioni RID e MAV
  • Contabilità : Bilancio Stampa a Sezioni Contrapposte
  • Lotti Acquisto : Nuova funzione di elenco Quantità Usata (da DDT,Fatture e Produzione)
  • Lotti Produzione : Se lo stesso articolo viene prodotto in tempi diversi ma gli viene assegnato lo stesso numero lotto, in automatico viene associato e gestito un progressivo (es. AS220122-001)
  • Controllo Gestione : Calcolo Provvigioni sul margine
  • Taglie e Colori : Nuova funzione per creare Codici articolo composto (10+4+4)
  • Utenti : Gestione Password anche per utente omonimo dell’Account Windows (prima non accedeva sempre con WINDAUTH e non rendeva possibile il cambio dell’utente)

Bene, ora non rimane che procedere con l’aggiornamento seguendo le istruzioni presenti alla pagina https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/
Buon lavoro a tutti.

Conversione automatica del database di Gea.Net Pro

Per poter usare la prossima versione di Gea.Net Pro sarà necessario convertire la struttura del database.
Per gli utenti che hanno attivato Premium Pack Pro o Full la conversione sarà eseguita in modalità automatica subito dopo l’aggiornamento di versione.
Quindi chi ha attivato il servizio potrà procedere in autonomia come descritto nell’articolo
https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/

Una volta terminato l’aggiornamento, riaprendo Gea.Net Pro, si verrà avvisati della necessità di convertire la struttura del database e procedendo verrà aperta la schermata seguente dove si dovrebbero vedere scorrere in ordine alfabetico i nomi delle tabelle su cui sta operando.

Attenzione però, perchè in alcuni casi la finestra sopra potrebbe apparire completamente bianca, accompagnata da una clessidra, ma senza altre indicazioni. Insomma l’operazione potrebbe sembrare bloccata anche se sta lavorando correttamente. Questo dipende dalle operazioni che il sistema sta eseguendo in quel momento.
E’ importante non interrompere l’operazione, che dovrebbe comunque terminare entro un paio di minuti, ma se si vuole essere certi che la funzione stia lavorando e che non sia realmente bloccata, basta ingrandire la finestra a tutto schermo. In questo modo dovrebbe apparire come da precedente screenshot.

Tuttavia l’esito positivo della conversione automatica non deve essere dato per scontato per cui si raccomanda di eseguire una copia preventiva prima di richiedere l’aggiornamento.
Nel caso la funzione fallisse è possibile richiedere la conversione manuale al servizio di assistenza ma ripristinando le copie si potrà continuare ad operare senza attendere la restituzione del database riconvertito.
In particolare la conversione ha una alta probabilità di insuccesso se si proviene da versioni precedenti la 6.0. In questo scenario, la cui riuscita dipende molto dalle funzioni dell’ERP utilizzate in passato, è consigliato richiedere comunque la conversione manuale al servizio di assistenza.

Le statistiche di Gea.Net Pro

Le statistiche rappresentano per un ERP un capitolo piuttosto ampio e variegato. I limiti concettuali del termine non identificano bene cosa si può estrarre dai dati a propria disposizione. Inoltre è difficile trovare preconfezionata l’informazione di cui si necessita e spesso occorre creare funzioni proprietarie o personalizzate integrate nel software.

In questo senso l’accezione che qui si vuole dare del termine è in senso molto restrittivo e si intendono le statistiche come qualcosa di natura semplice e pronta all’uso senza riprendere tutte le altre funzioni che, in senso più ampio, prelevano e mettono a disposizione dell’utente una serie di dati.

Seguendo questa direttiva possiamo identificare le statistiche come tre macro funzioni distinte che si occupano di:

  • Ordinato
  • Fatturato (Venduto)
  • Acquistato

Le tre funzioni. disponibili nel menù Controllo Gestione, sono simili tra loro e seguono alcune linee guida che determinano il tipo di filtro da associare ai dati e la disposizione dei dati estratti. La combinazione tra dati estratti, raggruppamento e rappresentazione desiderata, nonché la possibilità di esportare questi dati su fogli di calcolo esterni, rendono questo strumento molto flessibile seppur nella sua semplicità non si pone come obiettivo di assolvere a tutte la sete di informazione si possa avere. Però vale sempre la pena partire da qui e pensare ad altre soluzioni solo se questa funzione non risponde alle proprie esigenze.

Relativamente alle statistiche di Vendita e di Acquisto sono da fare alcune premesse:

  • Rientra nelle statistiche solo la merce fatturata quindi tutti gli ordini o i DdiT emessi ed in attesa di fatturazione non sono considerati in queste statistiche.
  • Vengono considerate le righe delle fatture e non il valore di testata. Questo comporta che non saranno riportate in statistica i costi (trasporto, imballo, incasso), le ritenute o altri oneri presenti in fattura. Di conseguenza il totale delle statistiche difficilmente potrà combaciare con il totale fatturato dell’azienda.
  • Non sono presenti in statistica le righe senza prezzo o con quantità uguale a zero.
  • Non sono presenti gli omaggi.
  • Sono presenti con segno negativo le righe presenti nelle note di credito.

Qualora le proprietà di ricerca non siano disponibile a video, dove sono presenti solo quelle normalmente più utilizzate, ricorrendo a Comando SQL le proprietà su cui può essere applicato un filtro di selezione sono potenzialmente tutte quelle della testata e delle righe dei documenti. Le statistiche possono essere generate raggruppando le righe per Articolo, Cliente. Zona del cliente, Tipologia del cliente, Tipo Articolo, Famiglia, Categoria del prodotto, Mese, Anno.

Le colonne che sono riportate per tutte le selezioni sono:

  • Importo del periodo
  • Quantità venduta nel periodo
  • Prezzo medio
  • Percentuale in rapporto al totale fatturato/ordinato

Se Dati Riportati è “Ultimi 12 mesi” viene riportato anche l’importo o la quantità suddivisa negli ultimi 12 mesi.

Se invece è selezionato “Commerciale” sono riportati anche:

  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo anno
  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese
  • Importo o quantità del venduto nell’anno precedente
  • Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese con riferimento all’anno precedente
  • Importo o quantità del venduto nel mese successivo dell’anno precedente (cioè 11 mesi prima)

Se Dati Riportati è “Ricavato” sono riportate anche:

  • Percentuale di ricavo, ovvero il margine percentuale della vendita in rapporto al Valore/Costo dell’articolo.
  • Valore (ovvero il prezzo di acquisto o il costo di produzione) unitario e totale.
  • Quantità utilizzate unitarie e totale dei componenti di primo livello

Si tratta di estrazione dei dati nelle forme più comunemente utilizzate dalla maggior parte degli utenti per rispondere a esigenze comuni ma ricordo che l’esportazione dei dati presenti sulla griglia verso un foglio di calcolo aumentano la flessibilità di questo strumento. Allo stesso modo è possibile accedere a grafici preconfezionati secondo il tipo di selezione estratta ma anche in questo caso un foglio di calcolo apre altre prospettive.

Statistiche a 3 livelli

Le statistiche proposte sulla griglia sono estremamente flessibili ma sono piatte, cioè organizzate su una singola voce statistica. Per venire incontro alle esigenze di maggiore profondità di analisi, sono state presenti statistiche a 3 livelli dove il primo livello è indicato nella tendina Raggruppa per mentre secondo e terzo livello sono sempre Articolo e Cliente o viceversa in riferimento alla voce di primo livello selezionato (quindi può essere Zona,Cliente,Articolo, Famiglia,Articolo,Cliente ma anche Mese,Cliente,Articolo o Mese,Articolo,Cliente).

Le Statistiche a 3 livelli sono disponibili sulla barra comandi e possono essere estratte in formato CSV o stampate (Anteprima o PDF compresi). Per ogni voce del primo e del secondo livello vengono riportati i totali. Sono possibili i raffronti con lo stesso periodo dell’anno precedente.

Statistiche Controllo Qualità sugli Acquisti

Le statistiche sul Controllo Qualità (di seguito CQ) sono relative sia al controllo della produzione che al controllo sulla merce in entrata. Di seguito analizzeremo la parte passiva perché più immediata e disponibile anche se non si usa il modulo Produzione, ma le due funzioni sono molto simili e le stesse attività possono essere eseguite anche sulla funzione CQ Produzione presente a menù.

Il CQ sugli acquisti solitamente avviene al momento della ricezione della merce. Il più delle volte è sufficiente un controllo a vista mentre in altri casi possono essere avviati processi più elaborati che non sono competenza dell’ERP. Comunque venga fatto il controllo, l’operatore ne deve registrare il risultato nella funzione DdiT passivi o Fatture passive presenti nel modulo Acquisti relativamente ad ogni singolo articolo ricevuto.

Inserendo la riga, o richiamandola successivamente, occorre fare click sul tab Controllo Qualità ed inserire le poche voci richieste che sono Data, Controllore, Quantità Conformi e Quantità Scartate (o comunque non conformi).

Altre informazioni, come la descrizione del controllo eseguito, non sono obbligatorie ma soprattutto dovrebbero essere di competenza di un processo personalizzato che non può essere comune a tutte le aziende utenti.

La funzione è molto semplice e permette di filtrare per Articolo, Fornitore, Periodo evidenziando le quantità e la percentuale di articoli conformi e scartati.