Analisi sondaggi Gea.Net

A fine anno è tempo di statistiche e soprattutto occorre fare le giuste considerazioni per i passi futuri.

I primi mesi del 2020 porteranno una versione di Gea.Net (la 6.0) che tirerà una riga sui lavori legati alla fatturazione elettronica, nella speranza che finalmente l’Agenzia delle Entrate abbia trovato pace nelle frenetiche richieste ai contribuenti che hanno caratterizzato gli anni 2018-2019.
Per valorizzare al meglio la versione futura sono stati di grande aiuto i sondaggi che gli utenti di Gea.Net si sono visti sottoporre – a proposito grazie a tutti quelli che hanno dedicato qualche minuto a rispondere.
Allo stesso modo è stato utile fare un punto sui servizi offerti per spostare il focus e le risorse su ciò che viene maggiormente richiesto ed apprezzato.

I sondaggi rimangono aperti al link http://www.geanetweb.com/Download.htm#SONDAGGI e invito chi non lo avesse ancora fatto a partecipare, ma in questa sede voglio condividere i risultati parziali finora analizzati.

Nonostante il continuo rilascio di aggiornamenti degli ultimi due anni, che certamente ha spesso disorientato gli utenti, le risposte relative ai Servizi offerti sono state più confortanti di quanto ci si aspettasse.
Fa piacere sia stato capito che non si poteva fare altrimenti e che siano stati apprezzati gli sforzi di condivisione delle informazioni che via via si susseguivano delle istituzioni.

Se quasi la metà degli utenti ha ritenuto il servizio già completo (quasi l’82% lo ritiene buono/ottimo), il 17,5% richiede di migliorare l’assistenza online (email e forum) e il 13,2% quella on site.

L’8% lamenta migliorabile la presentazione dei prodotti e il 17% insufficienza di divulgazione (eventi o webinar). A questi due punti verrà certamente dedicata più attenzione in futuro se, come è auspicabile, si potranno liberare risorse ora dedicate allo sviluppo di modifiche di legge.

Sotto la doppia cifra chi ritiene migliorabile i prezzi dei vari servizi, dato sicuramente fisiologico e quindi da ritenere più che soddisfacente.

Giudizi confortanti sulla professionalità (79% la giudica buona/ottima), sulla disponibilità (70%) e sulla cortesia (77%).

72% gli utenti che apprezzano il rapporti diretto con gli sviluppatori soprattutto perchè consente di avere informazioni più tecniche e personalizzazioni in tempi più rapidi.

 

Ma veniamo alle funzionalità del software.

I moduli su cui si richiede siano dedicate maggiori risorse sono Magazzino (36%) e Contabilità (27%), seguite a breve distanza da Produzione e Moduli Base entrambe con circa il 18%. Insignificanti le richieste di sviluppo degli altri moduli, cosa che sembra fare intendere un loro utilizzo molto sporadico.

Sulle funzioni di base da potenziare la parte del leone è rappresentata dalla fatturazione elettronica e dai listini. Se la prima sembra essere dettata un po’ dalle necessità del momento ed era prevedibile, la seconda è sorprendente perchè Gea.Net ha nella flessibilità delle funzioni commerciali un dei punti di forza. Lavoreremo per rendere più chiari i listini perchè è probabile che l’utenza non sia riuscita a recepirne completamente le funzionalità e la versatilità.

Sono praticamente lo stesso numero gli utenti che richiedono di potenziare Gea.Net con nuove funzioni e quelli che chiedono maggiore documentazione, segno che spesso viene percepito come probabilmente già disponibile la nuova funzione di cui si avrebbe bisogno anche se risulta difficile trovarla o utilizzarla al meglio.

 

E per ultimo due dati estremamente gratificanti visto che parliamo del 100% di consensi.

  • Seppure gli utenti che utilizzano in cloud Gea.Net (Pro o Web) siano una minima parte, tutti ritengono buona/ottima la fruibilità da remoto su PC ma anche da smartphone e tablet.
  • Alla domanda “Consiglieresti Gea.Net ad altre aziende che operano nel tuo stesso settore ?” la risposta UNANIME è stata SI. Per questo risultato possiamo solo usare una parola : orgoglio.

Installare Gea.Net su un nuovo dispositivo

Capita spesso di dovere cambiare il PC e trovarsi con una serie di dubbi sulle operazioni da fare per non perdere il lavoro fatto. Spesso i software che operano in cloud non danno grattacapi ma i software in locale o su rete LAN possono creare grossi problemi nel trasporto.
Per fortuna il porting di Gea.Net Pro è veramente semplice anche nel caso di una configurazione in rete locale. In questo articolo ci dilungheremo sulle varie casistiche ma la maggior parte degli utenti terminerà la lettura subito dopo il primo paragrafo. Per essere ancora più sintetici possiamo anticipare che nella maggior parte dei casi non occorre fare altro che ricopiare la cartella \geanet sul nuovo PC.
Premettiamo anche che qui trattiamo il porting in generale, ma per la maggior parte dei dispositivi non occorre fare nulla. Infatti Gea.Net Web è un sito Web (non una App) che condivide sempre un database in cloud. Quindi basta accedere all’URL dal nuovo dispositivo ed autenticarsi. Unica eccezione, come detto,  i PC su cui è installato Gea.Net Pro .
Per semplicità di esposizione, di seguito daremo per scontato che la cartella sia stata installata in C:\geanet e che pertanto sia accessibile a tutti gli utenti. Qualora fosse stata impropriamente installata sul desktop o in una sottocartella dell’utente, solo quell’utente o un amministratore potrà ricopiarla.

Gea.Net in locale (monoutenza) o in cloud

La buona notizia per tutti gli utenti che rientrano in questa condizione è che la semplice copia della cartella \geanet sul nuovo PC è l’unica operazione da fare. Infatti salvo avere installato una versione monoutenza in modo volutamente più complesso, il database e le altre informazioni aziendali si trovano nella cartella \geanet\bin\DATI e di conseguenza  la copia cartella padre con tutte le sottocartelle è la sola incombenza. Anche in caso di installazione in cloud non occorre fare altro perchè la configurazione per l’accesso al database in cloud è contenuto nel file \geanet\bin\DATI\config.xml .

Attenzione al Framework.NET ..

Windows10 – ma anche versioni più datate di Windows – hanno già installato di base il Framework.Net 4.0 o superiore e di conseguenza Gea.Net Pro sarà subito operativo. Nel caso di malfunzionamenti la prima operazione da fare è quella di verificarne la presenza da http://www.geanetweb.com/Download.htm#FRAMEWORK

.. e al tipo di database

Se non diversamente specificato Gea.Net si appoggia su un database Access che non espone dei servizi particolari. In pratica è un normale file che può essere copiato anche se in realtà dovremmo parlare di una serie di file in quanto Gea.Net Pro necessita anche di altri file di configurazione che solitamente si trovano nella cartella \geanet\bin\DATI. Lo stesso vale anche altri tipi di database come MySQL.
Poi ci sono database a cui è possibile accedere solo attraverso i servizi come ad esempio SQLServer o Oracle. In questo caso anche se è tutto presente su un unico PC, occorrerà reinstallare il database e riassegnare i permessi. Non affronteremo questo tipo di migrazione per la quale il più delle volte è bene avvalersi di una consulenza tecnica.

Gea.Net in monoutenza con database su cartella diversa

Fino a qualche anno fa andava molto di moda utilizzare servizi come Dropbox per farsi una specie di minicloud in casa, nonostante questa soluzione sia sempre stata sconsigliata dai tecnici per i vari problemi che possono versificarsi. Un’altra soluzione anch’essa sconsigliata ma a volte usata per ragioni pratiche, è quella di posizionare il database in una cartella che non sia \geanet\bin\DATI pur essendo una cartella presente su disco locale c:
La posizione del database si evince dalla ConnectionString di Gea.Net (se questa non è indicata il database è sempre in \geanet\bin\DATI ). Naturalmente nel caso che il database sia su cartella diversa, oltre alla cartella \geanet dovrà essere ricopiata anche la cartella contenente il database.

Gea.Net con database su server o in configurazione di rete locale

Nel caso di rete locale (LAN) il database sarà quasi certamente installato su un server. Una configurazione simile potrebbe essere stata attivata anche se si possiede un solo PC client. In questo caso l’utente può essere indotto a ritenere la propria configurazione come monoutenza anche se in realtà è a tutti gli effetti una installazione di rete.
In questo scenario le operazioni da fare possono essere di due tipi in base al fatto che venga sostituito il client o il server.
Nel caso di sostituzione del client, il nuovo PC dovrà avere gli stessi permessi del vecchio. Inoltre  anche il nome dell’unità del disco del server dovrà avere lo stesso nome altrimenti dovrà essere modificata la ConnectionString di Gea.Net.
Se invece si sostituisce il server, non si dovrebbero avere sorprese perchè solitamente è un’operazione che svolge un tecnico che è uso fare la copia di tutto il disco mantenendo gli stessi permessi e nomi. Qualora questa operazione fosse “fatta in casa”, per Gea.Net bisogna ricordare di copiare la cartella in cui è presente il database assegnando i permessi in scrittura agli utenti collegati. Nel caso il nome del server venisse cambiato potrebbe essere necessario modificare la ConnectionString di Gea.Net.

 

Gea.Net Pro e l’eCommerce

Gea.Net offre due approcci diversi alla gestione dell’eCommerce. Una prima soluzione si può trovare in Gea.Net Web laddove la necessità non sia il pagamento anticipato tramite Carte di Credito. Anche la vendita al cliente occasionale risulta più difficile da gestire e per i negozi questa potrebbe rivelarsi una carenza.

Una soluzione più completa è certamente quella rappresentata dalla collaborazione con un software di eCommerce dedicato. La scelta si è indirizzata verso NopCommerce che è una delle piattaforme più utilizzate a livello mondiale e come filosofia si avvicina molto a Gea.Net (open source, basato su Framework .NET, database SQL Server). Naturalmente Gea.Net e NopCommerce sono due soluzioni indipendenti con base dati diverse quindi occorre replicare alcuni dati comuni (clienti, articoli, ordini) in modo che possano essere accessibili da entrambi i software. Per fare questo è stato costruito un connettore di interscambio dati (gli articoli inseriti in Gea.Net vengono visti in NopCommerce e gli ordini fatti on line arrivano in Gea.Net Pro) che rende l’operazione invisibile all’utente e, nonostante siano due software diversi, il sito e-commerce sarà sempre aggiornato con le disponibilità degli articoli ed i clienti potranno effettuare ordini  o acquistare dal web evitando di contattare o recarsi al punto vendita.

La configurazione di NopCommerce e del connettore è gestita da NET REPORT SRL ( www.dbfreesystem.com ).

I prezzi e l’attivazione dei servizi sono visibili alla pagina http://dbfreesystem.com/DescProduct12  ma prima di eseguire il pagamento è bene contattare supporto@dbfreesystem.com per definire la fattibilità.

Una demo di NopCommerce è disponibile al link http://www.nopcommerce390.latuagenzia.com . ATTENZIONE, Si tratta di un sito demo e come tale deve essere utilizzato al solo scopo valutativo quindi è importante NON inserire dati reali siano essi dati anagrafici, numeri di carte di credito o altri dati personali. Se si desidera provare a creare un proprio account è anche consigliato di utilizzare indirizzi email usa e getta.

Firma Digitale sulle stampe documenti

Con il passare del tempo la stampa dei documenti in formato cartaceo sta perdendo la sua storica centralità nella gestione dei documenti. La fattura elettronica in primis e l’avvento di device mobili in alcuni casi ha reso superfluo il documento stampato, tuttavia in alcuni casi come l’accettazione di ordini o la consegna di materiale rimane fondamentale perchè riporta la firma della persona che ha accettato l’ordine o preso in consegna la fornitura.

La maggior parte delle transazioni continua ad avvenire nel  modo classico. Per l’ordine si è soliti inviare per email un PDF che viene stampato e firmato per accettazione, scannerizzato e inviato nuovamente al mittente. La merce parte dalla sede del mittente accompagnata da un documento stampato in 2 o 3 copie firmato dal conducente e quando arriva a destinazione viene firmato dal destinatario e una copia rispedita al mittente. Ma in un mondo sempre più interconnesso è possibile fare accedere gli stakeholder al proprio database per autorizzare una transazione commerciale o recarsi presso il cliente muniti di un tablet collegato al database aziendale. Anche se ci si trova in questo scenario, in diverse situazioni può essere abbastanza agevole fare una stampa su carta o inviare un PDF, ma certamente firmare, scannerizzare e rispedire può comportare una perdita di tempo.

Per venire incontro alle esigenze di chi dispone di devices mobili collegati al database aziendale nasce la possibilità di acquisire le firme in formato digitale dei soggetti interessati alla transazione commerciale (chiariamo subito che qui per firma digitale si intende il salvataggio di una sigla o autografo che non richiede nessuno strumento tecnologico rilasciato da una Certification Authority). Se poi si utilizzano sia Gea.Net Pro che Gea.Net Web la funzione diventa estremamente potente perchè con entrambi i software è possibile acquisire le firme, archiviarle e all’occorrenza stamparle. Tablet e smartphone sono tutti touchscreen e la firma può essere fatta con un dito, se invece si dispone di un PC senza touchscreen può essere fatta ad esempio con mouse, lavagna o penna ottica.

 

Nella gestione del documento, Gea.Net Web espone un pulsante in modo esplicito per ogni firma che può essere accettata dai vari soggetti interessati, mentre in Gea.Net Pro le funzioni di acquisizione sono un po’ più nascoste ed occorre fare click su Stampa, Firme presente sulla Barra Comandi. In entrambi i casi la firma viene acquisita e riportata in automatico se si esegue la stampa del documento stesso. Per gli utenti che hanno attivato Gea.Net DbService (o il cui database ha struttura 5.05 o successive) la firma viene anche archiviata in modo da potere ristampare il documento anche in futuro sia con Gea.Net Web che con Gea.Net Pro.

Vediamo ora alcuni scenari in cui questa funzione si rende particolarmente utile.

Pensiamo ad un agente di commercio che visita i propri contatti dotato solo del proprio smartphone e chiude un accordo commerciale presso la sede del cliente. Avendo accesso al database aziendale, attraverso Gea.Net Web potrà inserire l’ordine e chiedere la firma per accettazione del cliente. L’ufficio amministrazione con Gea.Net Pro potrà subito stampare l’ordine comprensivo di firma, attivare la produzione ed inviare un PDF all’amministrazione del cliente.

Un secondo scenario è quello della tentata vendita. L’operatore, dotato di tablet, carica la merce sul proprio furgone ed inizia il giro di consegne. Non conoscendo a priori le necessità dei propri clienti, non può preparare il documento di trasporto la sera prima ma deve necessariamente compilarlo con Gea.Net Web presso la sede del cliente. Al termine acquisisce la firma della persona a cui consegna la merce e firma a sua volta come conducente. Se si è scelto di fare fattura diretta l’amministrazione potrà inviare la fattura elettronica pochi secondi dopo l’inserimento, se invece si è soliti fare Documenti di Trasporto, l’amministrazione potrà subito stampare il documento ed inviare un PDF al cliente.

Il terzo scenario, per molti versi simile al precedente, è rappresentato da un tecnico che esegue interventi di manutenzione o riparazioni. Anche qualora fosse stato pianificato e magari già inserita la scheda di intervento, durante l’intervento può rendersi necessaria la sostituzione di un pezzo fuori garanzia (vendita) che può essere inserito sulla scheda intervento affinché successivamente venga fatturato. Al termine si acquisiscono entrambe le firme (tecnico e cliente) e la stampa potrà essere eseguita con comodo una volta tornato in ufficio.

In tutti questi scenari, laddove ci sia la possibilità, si potrebbe eseguire la stampa o creare il PDF anche presso la sede del cliente ma molte volte questa operazione richiede maggior tempo e in alcuni casi di viaggiare con più attrezzatura (stampanti o lettori di schede).

Novità in Gea.Net Pro 5.3s

Da qualche giorno è disponibile Gea.Net Pro 5.3s, versione molto importante perchè oltre ad essere conforme alle nuove norme emanate dall’Agenzia delle Entrate, tra cui la gestione sanzionatoria dal 2020 nel caso non sia indicato il bollo virtuale, con ogni probabilità sarà l’ultima ad utilizzare la attuale struttura del database.
Se altri motivi possono essere ritenuti superflui perchè riconducibili a nuove funzionalità che potrebbero non interessare, questi due aspetti rendono di fatto improcrastinabile l’aggiornamento.

Decreto Crescita 2019 e nuove specifiche di fattura elettronica
Con il Decreto Crescita 2019 e con il rilascio di nuove specifiche (30 luglio 2019) l’Agenzia delle Entrate ha definito nuove regole per l’inoltro della fattura elettronica oltre ad altri flussi (esterometro e liquidazione IVA in primis). Inoltre da Luglio 2019 entra in vigore il regime sanzionatorio in caso di invio di flussi di e-fatture non corretti o incompleti.
In qualche modo le versioni precedenti sembrano essere ancora compatibili, ma l’operatore dispone di meno controlli ed in alcuni casi viene creato un flusso che pur essendo formalmente corretto e quindi accettato, non contiene tutte le informazioni che dovrebbero essere comunicate.

In particolare si segnala che a decorrere dal 1° gennaio 2020 l’AdE potrà integrare le fatture stesse con procedure automatizzate, già in fase di ricezione sul SDI. Contemporaneamente verranno attivate le procedure per il recupero dell’Imposta di Bollo non versata e l’irrogazione delle sanzioni.
Ne consegue che non potranno più essere utilizzate versione precedenti Gea.Net 5.3r che riportava il bollo esclusivamente se questo veniva addebitato al cliente. Inoltre occorre abituarsi fin da ora a verificare SEMPRE che, quando dovuta, l’Imposta di Bollo sia riportata nel flusso e di conseguenza al Sistema Di Interscambio.

Per quanto riguarda le date e la liquidazione IVA ( già trattate in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2019/08/01/date-da-indicare-sulla-fattura-elettronica/ ), le fatture attive e passive includono ora tre nuove date (registrazione, competenza e liquidazione) gestite in modo poco invasivo ma che permettono di definire in modo semplice le regole di liquidazione.
In qualche modo si riusciva a gestirle anche con versioni precedenti ( si veda https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2019/06/03/regole-per-la-liquidazione-iva/ ) ma ora è tutto più semplice. ATTENZIONE !!! Dopo il rilascio ci si è  accorti che questa funzione presenta una anomalia nel calcolo delle compensazioni delle fatture passive con IVA indetraibile, stornando l’imposta completa anzichè il solo importo detraibile. E’ possibile correggere l’importo manualmente prima di mandare in stampa il registro IVA tuttavia è già disponibile una patch che può essere richiesta a info@geanetweb.com

Altre rettifiche sul flusso della fattura elettronica riguardano la gestione delle Ritenute Cassa Professionisti o altre piccole integrazioni di informazioni che al momento rimangono opzionali (codice articolo, unità di misura o sconti/maggiorazioni)

Anche l’invio del flusso di liquidazione IVA contiene correttivi importanti soprattutto per la gestione dell’IVA a credito e per le aziende con liquidazione trimestrale.

Prossimo aggiornamento della struttura del database
L’aggiornamento si rivela fondamentale soprattutto per gli utenti che dispongono di un’assistenza che non include la conversione del database.
Infatti dopo quasi due anni, dalla prossima versione la struttura del database subirà una revisione che comporterà necessariamente la conversione dei dati.
Installare la 5.3s potrebbe essere un modo per guadagnare tempo e spostare più avanti un successivo aggiornamento.

Altre modifiche interessanti contenute nella nuova versione
1) Per mezzo del flusso di e-fattura, relativamente alle fattura attiva, vi è la possibilità di importare fatture emesse da sedi secondarie o da altri sistemi, mentre per le fatture passive viene verificato non sia già stata importata o permette di importare scadenze non standard in caso di pagamento con codice CC (Come Convenuto)

2) Un lavoro importante è stato fatto sulle statistiche che ora consentono raggruppamenti per Tipologie Anagrafiche, Tipo Articolo, Categorie, oltre alla possibile esportazione e stampa di statistiche a 3 livelli con totali.

3) E’ possibile acquisire una firma in formato digitale e stamparla su documento cartaceo. Aggiornando la struttura del database vi è anche la possibilità di archiviare la firma per eseguire una eventuale ristampa.
Questa nuova funzione è particolarmente utile a chi utilizza Gea.Net Web per la tentata vendita in quanto permette di acquisire la firma da smartphone/tablet procrastinando la stampa e l’invio del documento ad un secondo momento (ad esempio quando si torna in ufficio).

Chi proviene da versione precedente alla 5.3r troverà anche altre importanti modifiche elencate nell’articolo

https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2019/02/14/gea-net-pro-5-3r/

Nuovi controlli bloccanti sulle fatture elettroniche

Il 30 luglio 2019 l’Agenzia delle Entrate ha rivisto le specifiche tecniche per introdurre controlli più stringenti.
Nell’analisi dei flussi inviati ora saranno eseguiti verifiche su :

  • corretto utilizzo del codice destinatario “XXXXXXX” (errore 00313)
  • coerenza di partita IVA e codice fiscale (se sono presenti entrambi) sia per il cedente/prestatore che per il cessionario/committente (errori 00320 e 00324)
  • corretta valorizzazione del codice fiscale (sia per il cedente/prestatore che per il cessionario/committente) se la partita IVA è quella di un gruppo IVA (errori 00321, 00322, 00325 e 00326)
  • validità della partita IVA in caso di autofattura, e blocco nel casi questa sia cessata da più di 5 anni (errore 00323)
  • indirizzo PEC indicato nel campo PECDestinatario che deve corrispondere ad una casella PEC del SdI (errore 00330)

Per evitare di incorrere in errori bloccanti, oltre a verificare di avere installato la versione più aggiornata del proprio gestionale, è bene verificare fin da ora la congruità dei anagrafici dei clienti secondo le nuove specifiche.

Date da indicare sulla fattura elettronica

Nei giorni scorsi si sono susseguite una serie di notizie, talvolta anche allarmanti, sulle date e sui tempi per l’invio delle fatture.
Il testo del Decreto Crescita lasciava spazio ad interpretazioni che sembravano andare in direzione diversa rispetto alle modalità finora adottate dai sistemi gestionali.
Per fortuna non sono cambiate le regole basilari ed è stata lasciata maggiore elasticità sui tempi dell’invio rispetto a quelli prospettati prima dell’attuazione definitiva.
Con la Circolare 14/E/2019 l’Agenzia delle Entrate cerca di fare chiarezza sulle date da indicare in fattura e sui tempi per l’invio dei files.

In sintesi non è cambiato tanto rispetto alle regole usate in passato anche se ora la fattura differita può riportare data di emissione entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’ultima operazione (DDT) e trasmessa entro lo stesso termine, seppur sia consigliabile emetterla con data ultimo giorno del mese come si è sempre fatto. Questo perchè quasi tutti i gestionali, tra cui anche Gea.Net, propongono questa come soluzione predefinita e in ogni caso non si perde il diritto ad inviarla entro il 15 del mese successivo.
La fattura immediata invece deve riportare la data dell’operazione (come era anche in precedenza) e può essere inviata entro 12 giorni dall’emissione.

Ma vediamo gli esempi riportati :

1) Fattura immediata
Acconto ricevuto il 10.7; data della fattura immediata 10.7 indicando nel corpo fattura che in data 10.7 è stato ricevuto un acconto. La data ultima per la trasmissione allo SdI è il 22.7.

2) Fattura immediata e differita
Acconto del 10.7; consegna merce il 15.7. In questo caso è necessario generare e trasmettere due fatture:

  • la prima datata 10.7 con obbligo di trasmissione entro il 22.7 (fattura immediata)
  • la seconda di saldo dovrà essere datata 31 luglio e trasmessa allo SdI entro il 15.8 (fattura differita).

3) Fattura differita (in caso di DDT o di Report di interventi)
DDT per due consegne effettuate il 10.7 e il 20.7. In questo caso la fattura differita può essere generata e trasmessa al Sistema Di Interscambio entro il 15.8. La generazione sarà datata il 31 luglio o con la data dell’ultima consegna in modo da consentire la corretta competenza.

4) Fatturazione di merce a disposizione
Se la scrittura tra le parti prevede, ad esempio, la messa a disposizione in data 21.7, non trattandosi di fatturazione differita si deve generare la fattura con la data del 21.7 e nei successivi 12 giorni di tempo è necessaria trasmetterla al Sistema Di Interscambio.

Sequenzialità

Solo per dovere di cronaca si segnala che dagli esempi forniti all’interno della circolare sembra possibile avere una non sequenzialità di data nella generazione delle fatture, purchè :

  • si mantenga una sequenzialità numerica
  • si paghi correttamente l’Iva per il mese di competenza
  • sia rintracciabile la fattura in maniera univoca

Infatti, l’art. 23/633 ( Registrazione delle fatture ) nella versione 2019 prevede che “Il contribuente deve annotare in apposito registro le fatture emesse, nell’ordine della loro numerazione, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni e con riferimento allo stesso mese di effettuazione delle operazioni.” mentre in precedenza era indicato “Il contribuente deve annotare entro 15 giorni le fatture emesse, nell’ordine della loro numerazione e con riferimento ALLA DATA DELLA LORO EMISSIONE, in apposito registro”.

Quindi, essendo stato eliminato ogni precedente riferimento alla data di emissione, si potrebbe ritenere valida la seguente numerazione :

Prot. – nr. fattura – Data fattura
1 – 190001 – 17/06/2019
2 – 190002 – 16/06/2019
3 – 190003 – 19/06/2019

Personalmente ritengo che nel migliore dei casi questa sequenzialità generi confusione e quindi invito a non adottarla, anche perchè non si può escludere che si tratti di una svista del legislatore e che in emendamenti successivi non vi sia un ritorno al passato.

Codice Articolo su XML di E-Fattura

E’ possibile, ma non obbligatorio, riportare il codice articolo sul file XML per la fatturazione elettronica.
Però occorre ricordare che esporre il codice articolo potrebbe presentare notevoli problemi di spionaggio industriale se uno o più file dovessero cadere nelle mani sbagliate o dovessero essere oggetto di attenzione da parte di malware o robot costruiti allo scopo.
In alcuni settori si è soliti usare codici comunemente riconosciuti o codici EAN. E’ facile intuire che in questi casi i concorrenti che avessero accesso a questa informazione potrebbero facilmente conoscere i prezzi applicati ai clienti.

I tag “CodiceTipo” e “CodiceValore” che possono essere esposti sul file in passato sono stati oggetto di parecchi dubbi su come essere utilizzati. Nella documentazione tecnica si fa riferimento a tipologie standard come TARIC, CPV, EAN, SSC senza ulteriori chiarimenti.
Tuttavia nei “Suggerimenti per la compilazione della FatturaPA versione 1.5” pubblicato sul sito dell’agenzia delle Entrate, si specifica che è possibile valorizzare il campo “CodiceTipo” anche con voci come “Codice art. cliente” o “Codice art. fornitore”. Questa regola, definita per le PA quando ancora non era in vigore la fatturazione elettronica tra privati, la si deve ritenere valida per tutti e quindi cliente e fornitore potrebbe facilmente accordarsi per esporre il codice articolo al fine di agevolare l’acquisizione automatica al sistema informatico del destinatario.

Gea.Net ha previsto due campi specifici nella scheda prodotto che l’operatore può popolare come meglio crede inserendo ad esempio il codice EAN o il codice accordato con i fornitori.
Così se almeno uno di questi due campi è popolato, sul file viene riportato senza necessità di ulteriori configurazioni. Però in tabelle di migliaia di articoli questa associazione è un lavoraccio anche se sarebbe da preferire.
Ma proprio perchè in molti casi questo abbinamento è troppo dispendioso, gli utenti hanno chiesto di avere una soluzione più rapida.
Di conseguenza dalla versione 5.3s nelle Impostazioni è possibile attivare l’opzione “Inserisci sempre Codice Articolo”.
Questa opzione è disabilitata per default per le ragioni di privacy di cui sopra e quando attivata ha comunque una priorità inferiore rispetto a codici Tipo e Valore eventualmente inseriti nella scheda articolo.

Regole per la liquidazione IVA

Nell’era dalla fattura in formato cartaceo si era soliti registrare le fatture, sia attive che passive, con la stessa data del documento come se tutte le fatture fossero state inviate e ricevute il giorno stesso senza mai nessun ritardo. Evidentemente questa non era la realtà ma era tollerata in quanto non confutabile. Inoltre era possibile registrare fatture passive recuperandone l’IVA, anche se ricevute con mesi di ritardo.

Con l’arrivo della fattura elettronica questa pratica non è più consentita e la fattura non può essere registrata in contabilità prima di essere ricevuta dal Sistema Di Interscambio. Anche se vi è obbligo di invio entro 5 giorni (tranne nel caso in cui si sia già incassato il corrispettivo nel qual caso dovrebbe essere inviata entro le ore 24 del giorno stesso) nella pratica capita frequentemente di inviare e ricevere nei primi giorni del mese le fatture datate mese precedente.

Dal mese di Luglio 2019 pertanto è importante inserire una data di registrazione non antecedente a quella di ricezione/invio pena sanzione amministrativa. Mentre non vi sono grossi problemi operativi per le fatture passive che durante la registrazione chiedono di inserire sia la data del documento che quella di registrazione, per le fatture attive questo può rappresentare un problema. Se la fattura attiva viene inviata a SDI nei giorni successivi alla data di emissione l’utente è obbligato ad aprire il movimento contabile e modificarne la data di registrazione. Questo in teoria ma in pratica personalmente non credo sia un grosso problema perché ne sarebbe svantaggiato il contribuente. Inoltre mentre questa logica è certamente vera per le fatture passive, per le fatture attive niente impedirebbe di registrare un documento in contabilità ed inviarlo ad SDI in un secondo momento eseguendo poi scritture di rettifica nel momento in cui fosse rifiutato o non si riuscirebbe ad inviare entro 5 giorni. Comunque sia al momento non vi sono molte certezze e per avere una risposta definitiva consiglio a tutti di chiedere al proprio consulente nei primi giorni di luglio.

Nella prossima versione di Gea.Net prevista per il prossimo mese anche nella fattura attiva, oltre alla data del documento, sarà presente quella di registrazione. Ma volendo continuare ad usare la versione 5.3r o anche solo per non volere gestire due date diverse una buona regola sarebbe, se possibile, inviare la fattura il giorno stesso dell’emissione.

Per completare il quadro occorre anche segnalare che su richiesta dei contribuenti l’Agenzia delle Entrate ha acconsentito in alternativa a liquidare l’IVA anche in base alla data dei documenti. Però attenzione perché solo la liquidazione potrà avvenire per data documento mentre la stampa dei registri IVA dovrà continuare ad essere per data di registrazione. Ne consegue che se si preferisce liquidare l’IVA in base alla data dei documenti (essendo ambivalente solitamente non si dovrebbero avere grosse differenze di importi) si avrà una differenza tra i totali calcolati dai registri IVA e quelli liquidati e si dovrà necessariamente scaricare la versione di fine luglio 2019 di Gea.Net .

Anticipazioni sulla prossima versione di Gea.Net

In modo simile alla attuale gestione dell’IVA per cassa, sulla pagina di riepilogo del registro IVA verranno riportati i totali delle differenze di Imponibile e IVA sia per le fatture attive che passive. Queste differenze escluderanno dal totale calcolato le fatture registrate nel periodo ma con data documento precedente ed includeranno le fatture con data documento compresa nel periodo ma registrate successivamente. Inoltre si deve fare attenzione fin da ora a non registrare fatture passive nel modo standard dopo il 15 del mese successivo a quello dalla data di emissione in quanto non potrà essere recuperata l’IVA indipendentemente dalla modalità di liquidazione IVA scelta.

Il calcolo dell’IVA da liquidare normalmente viene dunque calcolato in base alla sommatoria dell’IVA indicata nelle fatture attive e passive registrate nel periodo ma per gestire la liquidazione IVA per Data Documento nelle Impostazioni dovrà essere attivata l’opzione Liquidazione IVA per Data Documento (attenzione perché questa opzione sarà conflittuale con l’opzione IVA per Cassa). Viste le diverse eccezioni in tema di liquidazione IVA che potrebbero nascere anche in futuro, si è anche pensato di rendere Gea.Net maggiormente flessibile dando la possibilità all’utente di gestire in modo manuale la data di liquidazione. Attivando l’opzione Data Liquidazione Gestita da Utente , egli avrà facoltà di indicare la data in modo manuale. Questa opzione potrebbe ad esempio sostituire la più complicata gestione dell’IVA per Cassa lasciando all’operatore la libertà di indicare la data di incasso/pagamento senza doverla gestire nello scadenziario.

La stampa dei registri IVA riporterà nella pagina riepilogativa gli importi delle differenze IVA per fatture attive e passive in base alla differenza tra data documento e data registrazione. Questi importi saranno calcolati automaticamente tuttavia l’operatore sarà libero di modificare tali valori. Nel calcolo delle differenze verranno escluse (valore negativo) le fatture registrate nel periodo ma con data documento precedente ed incluse (valore positivo) le fatture con data documento compresa nel periodo ma registrate successivamente.

Occorre anticipare che per semplicità operativa non verrà tracciata la modalità di liquidazione per singola fattura, quindi il passaggio da una modalità ad un’altra dovrà essere gestita dell’operatore. Per essere più chiari nessun problema a Luglio 2019 se fino al mese precedente data documento e registrazione venivano fatte coincidere, mentre un passaggio in data successiva dal calcolo liquidazione IVA per data registrazione/documento o viceversa (che dovrà essere comunque autorizzato e non possibile in modo preferenziale) dovrà tenere conto di quanto già liquidato. Per cui nel solo mese/trimestre di passaggio l’operatore dovrà escludere/includere manualmente i valori positivi/negativi riportati nella stampa.

Usare “Fatture e Corrispettivi”

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate ed in rete si trova una ampia documentazione relativa alla piattaforma Fatture e Corrispettivi, ma qui prenderemo in esame la procedura da seguire per inviare una fattura creata con il proprio software gestionale.
Vedremo anche come scaricare le fatture passive per importarle nella contabilità del gestionale in modo semplice e veloce.

Accesso

Il primo passo consiste nel registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate. L’identificazione digitale non è automatica nel momento in cui si ha una Partita IVA e quindi occorre seguire una procedura di identificazione che di solito assolve il proprio consulente contabile ma la si può fare autonomamente presso una qualsiasi Certification Authority o recandosi presso uno sportello di Poste Italiane.
Una volta identificati si può richiedere di accedere al servizio in diversi modi come SPID e CNS ma la procedura standard prevede la ricezione di una attestazione di registrazione all’AdE presso il proprio domicilio fiscale (ed eventualmente anche presso quello dell’intermediario) che contiene un Codice PIN e una Password Iniziale. Questo documento deve essere conservato gelosamente e riveste una importanza fondamentale non solo per autenticarci la prima volta. Infatti per poter modificare la password (che ha una scadenza temporale) è necessario reinserire sempre la Password Iniziale che ci è stata comunicata su questo documento. Per modificare la password di utilizzo (che deve essere diversa da quella Iniziale) è possibile accedere alla pagina :

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/RipristinaPassword/IRipristinaPassword.jsp

Ora che siamo pronti possiamo finalmente accedere a “Fatture e Corrispettivi” autenticandoci attraverso il proprio codice fiscale, la password e il codice PIN. La password è possibile cambiarla in qualunque momento mentre il codice PIN ci viene assegnato al momento in cui abbiamo richiesto la registrazione all’AdE e non è modificabile.
Dopo avere inserito i nostri dati (oppure entrando con SPID o CNS) accediamo alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile eseguire diverse operazioni ed inviare flussi di altra natura ( corrispettivi, comunicazioni periodiche IVA , esterometro ecc. ).
Quello che ci interessa per la gestione delle fatture lo troviamo al link “Fatturazione Elettronica e Conservazione”.

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Inviare le Fatture ai Clienti

Da “Fatturazione Elettronica e Conservazione” possiamo fare tutto ciò che serve per inviare la nostra fattura. Possiamo acquisirla attraverso un file xml la cui struttura è standard per cui, se abbiamo tenuto aggiornato il software, non dovremmo avere sorprese.
Tutti i gestionali di ultima generazione dispongono di un comando che genera il file xml. Per crearlo con Gea.Net basta aprire la fattura e sulla barra comandi troveremo “Comandi, Fatturazione Elettronica, Genera file XML” (maggior dettagli nella guida utente http://www.geanetweb.com/GeaNETUGB.pdf ).

Le operazioni fondamentali da eseguire sul file xml sono nell’ordine :

  • Controllo
  • Importazione
  • Invio

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Facendo click su Controlla Fattura veniamo reindirizzati ad una nuova pagina dove possiamo verificare la correttezza formale del file xml. Il controllo impiega solo pochi secondi ed è fondamentale per individuare eventuali errori che dovessero essere presenti sul file o per garantire che il file possa venire importato senza problemi. Nel caso venissero riscontrati errori, i messaggi evidenziati possono risultare un ostici ai neofiti, ma con un po’ di pazienza e di esperienza ci si muoverà agevolmente. Se invece il flusso è corretto ci viene comunicato l’ID con cui verrà perso in carica, dato non particolarmente importante in verità.

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Il controllo fattura è bene farlo se non abbiamo tanta esperienza con la piattaforma o con il gestionale di origine, ma dopo avere acquisito qualche fattura ci abitueremo a fare direttamente l’importazione, salvo richiamare la funzione di controllo per conoscere il motivo nel caso in cui il flusso fosse rifiutato.

La funzione Importa da file XML è l’operazione fondamentale per mettere in relazione il gestionale con il SDI, cioè acquisire tutte le informazioni presenti nel file separandole in gruppi logici (testata, dati mittente, dati cliente, ecc.). Per ogni gruppo logico “Fatture e Corrispettivi” permette di apportare modifiche a una o più campi nel caso si riscontrassero dati diversi.
La verifica delle informazioni in questa fase è importantissima perché potremmo accorgerci di informazioni contenute nel flusso che non rispecchiano quanto ci saremmo aspettati. In questo caso, se possibile sarebbe meglio modificare il dato sul gestionale e ripetere l’importazione, ma se si tratta di una modifica di poco conto come ad esempio cambiare una descrizione, l’opportunità che ci viene fornita è veramente interessante.

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Bene, ora siamo al punto di non ritorno. Se andiamo oltre, cioè confermiamo queste informazioni ed inviamo il file, non avremo più possibilità di fare correzioni ed in caso di errori dovremo necessariamente emettere Nota di Credito e nuova Fattura.
Al fondo della pagina possiamo confermare i dati e rimandare l’invio ad un secondo momento o inviare direttamente il file. La funzione Sigilla permette di firmare digitalmente il file prima dell’invio. La firma digitale è obbligatoria per le fatture indirizzate alla PA ma per le fatture a privati il più delle volte crea disagio ai destinatari che devono scompattare il file ricevuto per importarlo sul proprio gestionale.

GN20190502_6Tutto molto semplice e rapido, non è vero ?

Soprattutto se lo paragoniamo a quello che bisognava fare prima, stampare e imbustare o inviare email allegando PDF con messaggi che regolarmente si perdevano.

Se tutto va bene il ciclo attivo finisce qui ma se vogliamo consultare le fatture emesse o ricevute e magari per le prime ci interessa sapere se sono già disponibili sul cassetto fiscale del cliente, possiamo tornare alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” e da qui accedere a “Fatture elettroniche e altri dati IVA” del gruppo “Consultazione”.

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Scaricare le Fatture dei Fornitori

Da “Fatture elettroniche e altri dati IVA” possiamo anche vedere le fatture ricevute, stamparle e scaricarle in formato xml (o p7m). Successivamente potremo importare il file xml in contabilità con un semplice click.

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E’ necessario sapere che il formato xml è in chiaro (cioè le informazioni contenute possono essere lette con un semplice browser) mentre il formato p7m è stato creato dal mittente in formato criptato e contiene il file xml. Esattamente come si fa per un file zip, prima deve essere aperto il file p7m (si può fare con diversi software o servizi disponibili in rete, la maggior parte gratuiti), quindi si può copiare “in chiaro” sul PC il file xml contenuto. Per scompattare file p7m il servizio che preferisco è quello offerto da Poste Italiane (gratuito) :

https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0

Una volta scaricato il file xml possiamo procedere con l’importazione in Gea.Net attraverso la funzione “Inserimento Fatture Passive” presente nel modulo contabilità.
Aprendo questa funzione, sulla barra comandi possiamo eseguire “Funzioni, Importa File XML Fattura Elettronica” (è possibile anche inserire le singole righe articolo) che chiederà il nome del file che si vuole importare.
Tutto il resto è automatico ma per maggiori dettagli si rimanda alla guida utente del modulo di contabilità http://www.geanetweb.com/GeaNETUGC.pdf .