Inoltro Fatture Attive da Gea.Net Pro al SDI

La maggior parte dei contribuenti ha scelto di inoltrare i file attraverso il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”) o con altro software dedicato. L’operazione manuale per importare un file XML sulla propria piattaforma è solitamente molto semplice e non richiede più di qualche secondo. Il più delle volte è previsto una funzione “Importa XML” che chiede il nome del file da importare e procede all’invio in modo diretto. Se invece si vuole inviarlo, e magari monitorarne l’esito, direttamente da Gea.Net ci sono altre tre possibilità :

Invio tramite PEC

Il file XML di fattura elettronica generato può essere inviato direttamente all’Agenzia delle Entrate oppure al proprio provider che lo tratterà per l’inoltro. E’ possibile usare questa funzione solo in alternativa all’importazione del file sulla piattaforma scelta altrimenti si incorre in un doppio invio e di conseguenza nello scarto del flusso. Per adottare questa soluzione occorre indicare nelle Impostazioni di Gea.Net, la casella PEC dell’Agenzia (o del provider) a cui devono essere recapitati i files XML (si veda https://www.agenziaentrate.gov.it per maggiori dettagli), ricordando che la fattura è da considerarsi emessa solo se si riceve esplicito messaggio di accettazione o si verifica l’esito positivo sul cruscotto del provider/SDI.

Per inviarlo direttamente all’Agenzia delle Entrate occorre inserire l’indirizzo PEC fornito, oppure ‘sdi01@pec.fatturapa.it’ valido solo per il primo invio. Bisogna ricordare che l’Agenzia accetta messaggi solo se il mittente usa un indirizzo PEC attivo, in caso contrario il messaggio verrebbe ignorato inoltre non vengono accettate fatture verso la PA se non firmate digitalmente. Una volta inviata la email, per conoscere l’esito (scarto o accettazione) occorre monitorare la propria casella PEC. La risposta dovrebbe presumibilmente arrivare entro pochi minuti anche se il SDI si può prendere fino a 5 giorni di tempo.

Se invece si è attivato un servizio a pagamento e se questo dispone di un servizio di accettazione tramite posta elettronica, è possibile inviare il file XML al proprio provider tramite una semplice email. Quasi tutti i maggiori servizi  hanno disposto un sistema di ricezione via PEC e il messaggio non deve essere formattato in modo particolare ma è sufficiente che vi sia allegato il file XML anche non firmato (la sicurezza è gestita dalla PEC). La procedura è spesso simile a quella dell’Agenzia delle Entrate tuttavia le modalità possono variare da servizio a servizio e quindi è bene consultare l’assistenza del provider quantomeno per richiedere l’indirizzo email a cui devono essere inviati i files.

Invio tramite Servizio Locale

Alcuni provider mettono a disposizione dei clienti un piccolo servizio che monitora una cartella locale alla ricerca di file da inviare. Questa procedura è del tutto trasparente a Gea.Net. E’ sufficiente istruire questo servizio affinché controlli ad intervalli regolari la cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE . Personalmente non ritengo essere questa la migliore soluzione perchè nel caso si depositasse per errore un file nella cartella verrebbe inviato senza rendersene conto ed inoltre renderebbe più complicata una verifica prima dell’inoltro, ma indubbiamente è la soluzione più rapida perchè non richiedere neanche un semplice click.

Invio tramite Web Service

Se non si accetta il piccolo fastidio causato dal dover usare un sistema esterno (che si tratti di mail, sito o software) ma si vuole che tutto venga gestito all’interno di Gea.Net non rimane che fare colloquiare i due sistemi tramite Web Services. I vantaggi sono quelli di inviare la fattura con un click, monitorare lo stato della richiesta direttamente sull’elenco delle fatture di Gea.Net, importare in automatico in contabilità le fatture passive non ancora registrate.

Gea.Net non impone necessariamente un proprio sistema per l’inoltro della fattura elettronica ma lascia libero l’utente di scegliere la piattaforma preferita per l’invio al SDI. L’azienda utente dovrà chiedere al proprio provider se prevede la possibilità di integrazione con altri software tramite Web Services o API. La maggior parte di questi dispone di questa funzione anche se attivarla richiederà un costo supplementare.

Nel caso sia disponibile questo servizio e si voglia sfruttarlo, occorre richiedere le proprie credenziali e comunicare al team di sviluppo di Gea.Net che si intende procedere a stabilire una connessione tra i due sistemi. Gea.Net prevede già funzioni di comunicazione con alcune piattaforme ma in caso contrario sarà di competenza dei due team attivarsi per lo scambio informazioni tecniche al fine di renderla possibile.

 

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Fatturazione Elettronica e rischio Privacy

Molte voci si sono levate negli ultimi mesi per denunciare un elevato rischio di fuga di informazioni legato alla fatturazione elettronica.
Ma sarà tutto vero ? In buona parte si, il rischio è molto elevato ma si possono adottare alcune contromisure per minimizzarlo, dando per scontato di avere già attivato tutte le norme GDPR e le soluzioni tecniche previste (antivirus, firewall).
Iniziamo a vedere il percorso che fa una fattura elettronica e gli operatori che potenzialmente possono accedere a questi dati.

  1. Spesso la fattura viene generata da un gestionale e viene comunicata allo studio che dovrà tenere la nostra contabilità. Quindi la software house e il commercialista sono a conoscenza di queste informazioni. In realtà non cambia tanto rispetto a prima e soprattutto si presume che siano soggetti fidati in quanto li abbiamo scelti e spesso c’è un rapporto diretto.
  2. La fattura viene spedita al Sistema di interscambio (SDI) attraverso un intermediario che fa da “postino digitale” e se lo richiediamo conserva i dati per almeno 10 anni.
  3. I dati arriva alla Agenzia delle Entrate che ha facoltà di verificarli e di conservarli per anni.
  4. L’SDI la trasmette al destinatario per mezzo del “postino digitale” da questo indicato.
  5. La fattura viene ricevuta dal destinatario, i dati sono a disposizione del suo studio e possono essere letti dal gestore del suo sistema informatico.

In pratica i nostri dati possono essere esaminati da almeno 7 soggetti commerciali e da un numero imprecisato di persone.
Fino ad ora non esistevano i postini digitali e soprattutto i soggetti autorizzati vedevano transitare al massimo totali mensili o un totale del fatturato verso un determinato cliente (spesometro).
Da gennaio cambierà tutto perchè sulla fattura elettronica dovremo riportare articoli, servizi, prezzi, modalità di pagamento, ecc.
Sono dati che faranno gola a tanti, in primis ai nostri concorrenti. Se pensiamo che i soli nostri dati anagrafici, numero di telefono e indirizzo email possono valere qualche Euro, cosa saranno disposti a pagare per avere un quadro completo e dettagliato di tutti i nostri rapporti commerciali ?
Vista sotto questa ottica dovremmo parlare di potenziale rischio di (piccolo) spionaggio industriale. Sia chiaro che i soggetti coinvolti sono spesso grosse società o enti pubblici che dovrebbero presentare adeguate garanzie di riservatezza ma fidarsi è bene … (Facebook docet).
E chi può garantire che all’interno di queste organizzazioni non ci siano dipendenti infedeli ? Chi ha lavorato all’interno di grossi data center sa che la riservatezza non è tra le prime priorità ma anche se fosse ci sarà sempre qualcuno che potrà avere accesso ai nostri dati.

Non è il caso di entrare in paranoia ma è utile pensare ad alcune strategie per potersi tutelare.

Scegliere un “Postino digitale” fidato
Premesso che per i punti 3, 4 e 5 non è possibile fare granchè, occorre valutare molto bene il punto 2 ovvero la scelta del soggetto delegato alla trasmissione.
Scartiamo l’inoltro diretto via PEC, anche se è il più sicuro in assoluto, perchè al momento la consultazione degli scarti/accettazioni risulterebbe molto farraginosa.
Nella valutazione sono da prendere in esami diversi fattori e la riservatezza è certamente tra le prime se non la prima in assoluto. Se la fattura viene generata da un gestionale interno in formato XML, tutte le proposte sul mercato hanno una funzione di “Importa” che acquisisce il documento e lo inoltra in pochi secondi, quindi la velocità operativa dovrebbe passare in secondo piano. Anche la continuità del servizio e relativi frequenza di blocchi operativi non possiamo essere in grado di valutarla ora e dobbiamo darla per scontata.
Bisogna anche sapere che gli operatori che possono operare in questo ruolo e spartirsi il mercato sono solo poche decine (soggetti accreditati dall’Agenzia) e di conseguenza tratteranno milioni di rapporti commerciali. Infatti i produttori di software, gli studi ma anche le associazioni nazionali sono spesso soggetti non autorizzati all’invio diretto al SDI e pertanto rivendono o consigliano un servizio di terzi. Le informazioni che passano per queste organizzazioni sono rilevanti e da qui i tanti allarmi che si sono susseguiti.
L’anello debole per i nostri dati potrebbe essere proprio il nostro “Postino” perchè conosce tutto di noi anche se non ci ha mai visto.
Personalmente sono per privilegiare aziende di proprietà pubblica meglio ancora se la scelta cade sulla piattaforma ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi. Tra le altre cose ‘Fatture e Corrispettivi’ offre tre caratteristiche che nessun altra piattaforma garantisce :

  • Elimina il rischio privacy legato un soggetto terzo delegato al trasporto perchè l’organizzazione delegata all’invio è la stessa che deve verificare i dati (AdE)
  • Trattandosi della piattaforma dell’AdE stessa, in caso di disservizi non vi saranno sanzioni alle imprese
  • E’ gratuito

Delegare la conservazione ad un solo soggetto, meglio se pubblico
Non possiamo rinunciare alla conservazione perchè è un servizio molto comodo. Ma accettandolo, oltre a vincolarci ad una piattaforma, diamo l’autorizzazione a mantenere i nostri dati e implicitamente consentiamo di conservare e trattare legittimamente le nostre informazioni per almeno 10 anni. E’ vero che il porting tra piattaforme diverse è sempre possibile, è un diritto, ma è anche abbastanza complicato. Per non essere vincolati “psicologicamente” ad una piattaforma è bene  conservare sempre e comunque i documenti anche presso la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate (‘Fatture e Corrispettivi’).
Tra i tanti suggerimenti che ho sentito mi ha particolarmente colpito quello che in caso si dia mandato all’Agenzia delle Entrate, sarebbe bene attivarsi per la conservazione anche presso un soggetto terzo. Questo consiglio che sembra sottintendere un certo grado di inaffidabilità del gestore pubblico, non lo ritengo valido se si sceglie di inviare direttamente con ‘Fatture e Corrispettivi’ perchè comporta costi e lavoro extra, mentre in caso contrario è certamente la cosa migliore.

Indicare meno dati possibili
La fattura elettronica prevede la possibilità di inserire tante informazioni ma solo una minima parte è obbligatoria.
Compilando il minimo indispensabile, oltre a risparmiare tempo, divulghiamo anche meno informazioni commerciali. In particolare sarebbe bene proteggere soprattutto le righe di dettaglio.
E’ molto grave se un concorrente avesse accesso all’elenco dei totali delle nostre fatture, ma sarebbe molto più grave se venisse a conoscenza dei prezzi applicati ad ogni bene o servizio venduto.
L’ideale sarebbe riportare una sola riga di dettaglio con le informazioni più generiche possibile, ma se dobbiamo riportare le singole voci sarebbe bene quantomeno non riportare codici o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Fino ad oggi siamo stati abituati a non riportare sul documento di trasporto i prezzi dei prodotti per paura che l’informazione si divulgasse tra i collaboratori.
Da adesso il vero nemico non è più interno e occorre ripensare il modo di lavorare.
L’obiettivo sarebbe quello di riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale, se possibile.
Ma questo comporta di indicare il prezzo dei beni su un altro documento affinchè il cliente li possa analizzare. Si potrebbe indicarli proprio sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente in via confidenziale (email).

Aggiornare Gea.Net Pro

Nelle versioni più recenti di Gea.Net Pro è stata introdotta la funzione di aggiornamento semiautomatico che vedremo di seguito. E’ molto semplice e parte con un click.

Come prima cosa occorre conoscere la versione installata per sapere se integra già la nuova funzione. Dalla Home Page di Gea.Net Pro fare click sull’icona ‘Informazioni’ (‘i’ bianca su sfondo blu) in alto a destra. Chi sta utilizzando una versione precedente alla 5.3b dovrà aggiornare secondo il vecchio metodo quindi ignori il resto dell’articolo e legga https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2017/03/02/aggiornamento-gea-net-pro/ 

Se invece abbiamo una versione più recente possiamo procedere sapendo che a differenza degli aggiornamenti automatici a cui siamo abituati e che si installano senza che l’operatore debba farne richiesta (ad esempio Windows), l’aggiornamento di Gea.Net Pro deve essere richiesto esplicitamente. Questo soprattutto per tre motivi :

  1. per evitare di andare a ricoprire eventuali personalizzazioni
  2. per poter utilizzare anche versioni diverse se tra esse compatibili dando la possibilità ad ogni utente di decidere quando aggiornare
  3. per evitare che Gea.Net diventi inutilizzabile nel caso sia necessario aggiornamento del database e l’utente non abbia attivato il servizio di conversione

Inoltre un gestionale è un software che ha un forte impatto sull’operatività aziendale per cui l’aggiornamento dovrebbe sempre essere pianificato.

 

Premessa

Come azione preliminare bisogna fare le copie dello status quo.

Prima di procedere occorre anche verificare che il database che si sta utilizzando sia compatibile con la nuova versione. Questa informazione si trova nella home page del sito www.geanetweb.com (oppure nella pagina dei download).

ATTENZIONE !! Nel caso di incompatibilità tra versioni non procedere all’aggiornamento senza avere letto e compreso l’intero articolo 

Se è attivo un servizio di assistenza telefonica la conversione non avrebbe costi, ma potrebbe richiedere tempi di adeguamento dovuti alla necessità di un intervento tecnico fino al termine del quale il gestionale sarebbe inutilizzabile.
Se invece non si è attivato alcun supporto o il servizio attivato non include la conversione del database, oltre ai tempi di inoperatività del sistema, bisogna valutare anche i costi di conversione.
Per pianificare la conversione contattare info@geanetweb.com

 

Ok, procediamo

1) Dalla Home Page di Gea.Net Pro accedere a Configurazione, Dati Anagrafici.

2) Dalla finestra di gestione dei Dati Anagrafici selezionare Utility, GN_Update ..
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3) Confermando che precedentemente è stato fatto il backup, verranno scaricati gli aggiornamenti e veniamo avvisati che Gea.Net verrà chiuso per consentire l’aggiornamento.
In uno scenario di installazione in rete locale, procedere solo dopo essersi assicurati che nessun altro utente stia operando o abbia aperto Gea.Net Pro.

4) Si apre una nuova finestra che dopo pochi secondi inizia ad aggiornare la versione.
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5) Se non sono stati segnalati errori il processo è terminato e riavviando Gea.Net Pro si potrà operare con la nuova versione

 

Aggiornamento database

Qualora fosse necessario e solo per gli utenti che hanno attivato il servizio di conversione, al primo accesso a Gea.Net Pro si riceveranno gli script che permettono di convertire il database in automatico.
Questa operazione potrebbe durare diversi secondi e si dovrebbe vedere scorrere il nome delle tabelle. E’ importante non interrompere questo processo.
Il database è unico per tutta l’azienda quindi in caso di aggiornamento di più computer, solo il primo eseguirà anche la conversione del database.
L’operazione di conversione automatica ha successo solo se la versione di Gea.Net Pro da cui si proviene è quella immediatamente precedente. Saltando anche solo una versione, la conversione dovrà essere eseguita da un tecnico e si potrebbe andare incontro a costi supplementari. Anche per questo motivo è bene tenere sempre aggiornato il software.

 

E se qualcosa va storto ?

In casi particolari in cui antivirus o firewall bloccassero il download o il computer fosse particolarmente lento, il processo potrebbe non partire o evidenziare degli errori.
Anche se non viene data alcuna segnalazione, rientrando in Gea.Net potrebbe essere ancora operativa la vecchia versione. In questo caso l’operazione di copia deve essere eseguita a mano.
Nella cartella GeaNet\bin\UPDATE si dovrebbe trovare il file GN_Update.zip. Se lo si apre si vedranno i file geanet.exe, alcune file con estensione .dll e qualche altro file o immagine.
Tutti questi file dovranno essere copiati nella cartella geanet\bin sovrascrivendo quelli presenti.

Esportare/Importare il file XML di fattura elettronica con Gea.Net Pro

La scadenza del 1 Gennaio 2019 si avvicina ma si riscontrano ancora tanti interrogativi sulla emissione di fatture elettroniche.
Vediamo di affrontare in modo schematico come occorre operare con Gea.Net Pro per inoltrare i documenti.
Va detto che questa breve guida non può ancora considerarsi definitiva perchè in queste settimane si stanno susseguendo nuove disposizioni in modo frenetico.
L’obiettivo di questo articolo è dare delle indicazioni di massima che non possono essere considerate definitive e sarà rivisto ed aggiornato anche nelle prossime settimane per cui si invita il lettore a memorizzare il link per rivisitarlo anche in seguito.

Premesso che è sempre possibile avere informazioni aggiornate in tempo (quasi) reale alla pagina http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm (anche questo è un link che dovrebbe essere inserito nei preferiti del proprio browser), va anticipato che al momento non è possibile inviare alcun documento se non è firmato digitalmente.
Detto ciò ne consegue che il gestionale genera un file XML che non può essere inviato direttamente ma dovrà essere ritrattato (firmato ed inviato al SDI secondo le modalità anticipate in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/09/20/fattura-elettronica-che-fare/).
Probabilmente in futuro la procedura di inoltro verrà semplificata e forse sarà possibile spedire l’XML via PEC ma per ora non vi è altra possibilità se non firmare digitalmente uno più file XML affinchè possano essere accettati da SDI (o in alternativa utilizzare un software dedicato o inoltrare il file attraverso un soggetto terzo riconosciuto dall’AdE come può essere il proprio commercialista).
Per quanto riguarda le fatture passive (quelle ricevute dai propri fornitori) occorre prelevare dal proprio cassetto fiscale il file XML ricevuto (tramite SDI o altro software) ed importarlo nel gestionale.

Fino ad ora abbiamo analizzato lo scenario comune a tutti i gestionali ma in seguito andiamo ad affrontare le modalità operative da adottare con Gea.Net.
Come operazione preliminare bisogna installare l’ultima versione di Gea.Net Pro che può essere scaricata da https://sourceforge.net/projects/geanetpro/
Come altra condizione preliminare bisogna assicurarsi che tutte le schede anagrafiche dei clienti/fornitori riportino dati corretti. Può sembrare una banalità ma se anche un solo dato non è conforme verrebbe rifiutato l’intero flusso comportando una notevole perdita di tempo e qualche mal di pancia (si ricorda che per essere considerato valido l’inoltro deve avvenire entro 5 giorni).

Anagrafiche Clienti/Fornitori

Per essere sicuri che tutti i dati siano corretti è sufficiente aprire la scheda (da “Archivi di Base”, “Anagrafiche”) e confermarla. Nelle ultime versioni sono stati inseriti nuove proprietà e controlli non presenti nelle versioni precedenti quindi aprendo schede inserite tempo addietro si avranno delle sorprese non piacevoli e si dovranno integrare le informazioni mancanti.

Ogni dato fiscale relativo alla fattura deve essere indicato e valido. Errori sul codice fiscale o su altri dati comportano il rifiuto del file da parte del sistema. Per ogni ente della PA destinatario di fattura deve essere indicato il Codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato come riportato nella rubrica Indice PA pena il rifiuto del sistema. Si tratta di un codice di 6 caratteri che può essere ricavato dal sito http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

Se questa attività di inserimento delle nuove informazioni viene demandata a tempi successivi ci si troverà in una situazione di continua rincorsa. Infatti se si tenterà di emettere una fattura ad un cliente con dati errati o incompleti non sarà possibile generare un file XML di fattura elettronica fintanto che non saranno inseriti questi dati.
Qualora anche il file venisse generato sarà il SDI a rifiutarlo con una conseguente perdita di tempo.
Tra tutti i dati che devono essere inseriti in anagrafica rivestono importanza fondamentale il Codice di Identificazione e la PEC. Sono dati che fino ad ora non erano importanti e probabilmente non sono riportati nella maggior parte delle schede inserite in precedenza.

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Da adesso però sono fondamentali e almeno uno dei due deve essere inserito. In questi giorni sarà capitato di ricevere da alcuni clienti/fornitore una email che ci invitava a memorizzare il loro Codice di Identificazione. Si tratta di un codice di 7 caratteri (6 per la PA) con cui il contribuente è riconosciuto dall’ AdE.
Se il soggetto non si è registrato, cioè non possiede il Cod.ID, può essere identificato tramite la PEC che in Italia da diversi anni è obbligatoria per ogni contribuente.
Se mancano entrambi (in questo caso il Cod.ID dovrebbe essere caricato con il valore ‘0000000’) lo stakeholder verrebbe interpretato come soggetto privato o estero. Ma se non lo fosse veramente si tratterebbe di un errore operativo piuttosto grave in quanto la fattura non potrà essere ricevuta/scaricata dalla controparte.

Verificare le tabelle

Verificare le tabelle Esenzioni, Pagamenti e altre utilizzate dalla fattura elettronica agganciando ad ogni codice di Gea.Net utilizzato il corrispondente codice indicato dalle specifiche dell’AdE. Se si proviene da una versione recente di Gea.Net è probabile che le tabelle siano già configurate correttamente. Di conseguenza Gea.Net propone già un codice e il più delle volte è solamente da verificarne la correttezza.

Se invece si è cominciato ad utilizzarlo prima del 2016 le tabelle dovrebbero essere integrate con queste informazioni.

I codici si trovano riportati sul fondo del documento

http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.2.1/Rappresentazione_tabellare_del_tracciato_FatturaPA_versione_1.2.1.pdf

 

Attenzione ai Caratteri Speciali

Facendo alcune prove sugli invii dei flussi di fattura elettronica, ci siamo accorti che alcuni utenti usano parecchio i caratteri speciali (non standard ASCII) sia nelle descrizioni degli articoli (diametro o altri simboli tecnici) che negli indirizzi delle anagrafiche clienti. Alle volte si tratta di testo copiato (copia e incolla) da Internet o da una mail ricevuta del cliente ma la causa potrebbe essere anche l’importazione di listini fornitori. Bisogna sapere che il sistema UTF-8 (che prevede i caratteri speciali) è un’estensione del formato ASCII ma è compatibile solo in parte. Il sistema dell’AdE, come parecchi sistemi, sembra che al momenti accetti solo caratteri ASCII e non UTF-8, questo almeno per quanto riguarda i dati anagrafici mentre sembra essere tollerato nella descrizione degli articoli.

ATTENZIONE perchè l’uso anche di un solo carattere speciale comporta lo scarto dell’intero flusso di Fattura Elettronica. Per chi non è tecnico forse è difficile da capire ma se si usano i caratteri standard, cioè quelli su tastiera, si avranno meno problemi in seguito. Lo stesso discorso vale anche sugli altri flussi (spesometro, liquidazione IVA). Senza andare a modificare tutto ora, anche perchè si spera che l’AdE trovi una soluzione, si cerchi quantomeno di non usarli più da ora in avanti, sistemandoli man mano che dovessero verificarsi i problemi.

Fatture Attive

Fino ad ora era prassi comune stampare la fattura ed inviarla, magari in formato PDF, al cliente. Dal 2019 questa pratica diventerà obsoleta ma non potrà essere rifiutata una esplicita richiesta di documento in formato cartaceo.
Tuttavia l’inoltro via SDI e la conservazione digitale diventano obbligatori e non possono essere omessi neppure in questo caso.
Va detto che nelle Impostazioni di Gea.Net Pro (Tab “Documenti”, proprietà “Inserisci allegato PDF su XML Fattura Elettronica”) è possibile istruire Gea.Net affinchè includa il PDF nell’XML in modo che lo stakeholder lo possa ricevere direttamente sul proprio cassetto fiscale. Ma anche in questo caso, al momento, non è possibile rifiutare l’invio in seguito ad una specifica richiesta.
A proposito dell’allegato, occorre precisare che se il PDF contiene spesso loghi o immagini molto definite e di grandi dimensioni. Questo avrà un effetto anche sulla dimensione del file XML che sarebbe rifiutato se superiore ai 5 MB. Questa dimensione sembra piuttosto grande ma bisogna considerare che se viene inviato un file compresso contenente più fatture, potrebbe contenere solo circa 5 fatture con un logo di 1 MB. Inoltre si deve considerare che files di grandi dimensioni richiedono più tempo per essere inviati e una immagine con alta definizione non darà alcun vantaggio in una presentazione a video.
Dal 2019, a maggior ragione, sui documenti sarà bene usare solo loghi poco definiti oppure nessun logo.

Ma come possiamo creare il file XML ? Al momento in un paio di modi :

  1. Entrando nella fattura e da barra comandi eseguire “Funzioni”, “Genera”, “File XML Fattura Elettronica”
  2. Dall’elenco fatture selezionando da barra comandi “Documenti”, “Crea Fatture Elettroniche”

In entrambi i casi verranno generato uno o più files nella cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE con nome “IT[Partita IVA]_[progressivoAnno][Numero].XML
Questi saranno i files da firmare digitalmente ed inviare al SDI.

Tipi Documenti e Numerazione delle fatture

La legge impone di tenere le fatture elettroniche su sezionale diverso dalle fatture cartacee. Per gli anni fiscali precedenti il 2019 questa alternanza era piuttosto frequente ma dal 2019 le fatture cartacee diventeranno una rarità o forse spariranno del tutto. Nella versione Gea.Net Pro 5.3 esistono due Tipi di Fattura che possono essere definiti nelle “Impostazioni” : Fattura (codice FA) e Fattura Elettronica (Codice FE). Durante la generazione delle fatture dai Documenti di Trasporto, l’uno o l’altro tipo sono acquisiti in automatico in base alla presenza o meno del Codice Destinatario della fattura elettronica (6 caratteri per la PA, 7 per i privati). Dal 2019 questa differenza non ha più senso di esistere perchè sono tutte fatture elettroniche ma soprattutto perchè i privati potrebbero non avere tale codice perchè identificati da PEC. Questa discriminante andrà a sparire nelle versioni successive ma se ancora presente sarebbe bene bypassarla ed usare una sola serie di numerazione.

Per utilizzare una sola serie di numerazione accedere alle Impostazioni, tab “Documenti” e impostare “FA” sia nella cella “Fattura” che nella cella “Fattura Elettronica”.

E’ preferibile usare il tipo Fattura “FA” anziché “FE” (vedi tabella Tipo Fattura) perchè per impostazione predefinita non utilizza una serie di numerazione, quindi i numeri documento emessi saranno 1,2,3,ecc. invece che E/1, E/2, E/3, ecc.

Al tempo stesso potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo “Fattura cartacea” da utilizzare eventualmente con i clienti privati o esteri. Si consiglia in questo caso di utilizzare il nuovo codice ‘FH’ (‘NH’ per la nota di credito cartacea) associandoli alla serie ‘H’.

Fatture Passive

Le fatture passive saranno ricevute direttamente sul proprio cassetto fiscale e da qui potranno essere prelevate sempre in formato XML.
Sarà possibile importarle in contabilità con la funzione “Contabilità”, “Acquisti”, “Inserimento Fatture Passive”.
Dalla barra comandi selezionare “Funzioni”, “Importa File XML Fattura Elettronica”.
Ma non tutte le informazioni necessarie alla contabilità sono presenti sul file. Ad esempio manca il conto con cui identifichiamo il fornitore sul piano dei conti e il conto acquisti da movimentare.
Gea.Net Pro cerca di ricavare queste informazioni nel miglior modo possibile, ad esempio riconoscendo il fornitore in base alla partita IVA o al codice fiscale e da questo ricavando il conto di acquisti normalmente associato ad esso e così via.
Possiamo affermare che questa operazione opera correttamente nella maggior parte dei casi ma non ha la possibilità di gestire le eccezioni (ad esempio se si acquistano beni o servizi associati ad un conto diverso dallo standard associato al fornitore).
In questi casi sarà possibile riprendere la fattura passiva (o il movimento contabile) in un secondo tempo riportando le modifiche.

Controllo del file XML

Per ultimo vi lascio un consiglio che credo sia il caso di seguire almeno per i primi tempi.
Nel momento in cui si emette una fattura ci sono 5 giorni di tempo per inoltrarla dopodichè si incorre in sanzioni.
Ora non è dato sapere i tempi di risposta del SDI per l’accettazione ma è possibile che un eventuale rifiuto arrivi anche 4 giorni dopo e a quel punto i tempi sarebbero piuttosto stretti.
Per scremare gli errori più banali, come potrebbe essere un errore formale o la mancanza di un dato, il SDI ha messo a disposizione una pagina per verificare la correttezza del file che si vuole inoltrare.
Non sarebbe male verificare sempre il file prima di inviarlo tramite la pagina

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Il controllo comporta solo pochi secondi e ci potrebbe risparmiare qualche guaio.

Fattura Elettronica, che fare ?

Dal 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica anche tra privati. L’obbligo di emissione di documento elettronico diventerà obbligatorio per quasi tutti gli scambi commerciali. Oltre a professionisti con regime forfettario o aziende operanti in settori specifici che sono esentate, gli altri contribuenti dovranno sempre emettere fattura elettronica salvo alcune eccezioni (esempio vendita a soggetti esteri o privati) ma per ragioni che non affronteremo in questa sede, potrebbe essere vantaggioso per il contribuente emettere SEMPRE e SOLO fattura elettronica.

Della fatturazione elettronica se ne è già parlato tanto e diamo per scontato che le informazioni basilari siano già arrivate a destinazione.
Diamo anche per scontato che già si disponga di un software gestionale che esporta/importa le fatture attraverso un file in formato XML conforme alle ultime specifiche tecniche emanate dall’AdE.
A questo punto bisogna mettere a punto la strategia di comunicazione che più si addice alle dimensioni di ogni contribuente. Ci sono tre strade maestre da poter scegliere :

1) Delega al commercialista
Una parte di professionisti e piccole aziende percorrerà questa strada limitandosi ad inviare al commercialista le fatture estratte dal gestionale in formato XML.
Sul sito dell’Agenzia occorre registrare il soggetto che deve emettere/ricevere le fatture elettroniche identificandolo con un “indirizzo telematico” (Pec o Codice Destinatario).
Affinchè questo compito possa essere svolto da terzi (commercialista) occorre conferire una delega compilando un modello da sottoscrivere con firma autenticata e allegandovi copia del documento d’identità. Occorre infine indicare i codici di accesso che legano l’incaricato e il contribuente. Però sono operazioni che svolge il consulente a cui il contribuente si limita a comunicare la parte del PIN che riceverà per posta ordinaria dall’AdE.

2) Accesso diretto a “Fatture e Corrispettivi” o invio via PEC
Se non si vuole ricorrere ad un soggetto terzo e non si emette un elevato numero di fatture, la strada migliore è quella di accedere direttamente al servizio reso disponibile in modo gratuito dall’Agenzia. Anche in questo caso è preferibile delegare al commercialista le incombenze per la registrazione invece che correre in Posta (o presso altre Certificate Authority) per autenticarsi. In alternativa si potrebbe inviare il file XML via Pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (solo la prima volta poi ne verrà assegnato un definitivo).

Per ragioni di sicurezza non sarebbe possibile inviare direttamente al SDI il file in formato XML ma prima occorre firmarlo digitalmente. Al momento sembra che ‘Fatture e Corrispettivi’ si faccia carico anche della firma mentre via PEC dal 2019 dovrebbero essere accettati anche XML non firmati se contengono documenti destinati a privati (per le PA occorre sempre firmarli). Se necessario ci si deve organizzare per richiedere un sistema di firma digitale.

Come fornitori di servizi di firma digitale, ogni Certificate Authority va bene quindi si possono utilizzare tranquillamente gli strumenti eventualmente già disponibili in azienda. Tuttavia se necessaria, questa operazione di firma di flussi può risultare laboriosa e inoltre non tutti hanno già una sistema attivo. Il solo sistema di firma digitale costerebbe quasi come uno dei software più economici perciò se deve essere acquistato solo per questo scopo potrebbe essere il caso di valutare l’opzione successiva.

Se si adotta la soluzione ‘autonoma’ bisogna anche mettere in conto che a gennaio potrebbero esserci disservizi nei collegamenti al SDI a causa di sovraccarico dei server. Sarebbe frustrante non riuscire a collegarsi quando si hanno obblighi di invio dei documenti entro 5 giorni dall’emissione anche se per fortuna dovrebbe essere previsto un periodo di non sanzionabilità (forse tre o sei mesi) in caso di invii ritardati.

3) Utilizzo di un software di invio e conservazione
Visto che la connessione manuale al SDI può risultare per molti versi macchinosa, sono nati diversi software e servizi di interfacciamento diretto al SDI.
Si tratta per lo più di software che mettono a disposizione dell’utente, semplificandole, le operazioni più ricorrenti da e verso il SDI.
Non si tratta di veri gestionali perciò l’inserimento di una fattura risulta spesso un’operazione piuttosto laboriosa, ma mettono a disposizione una funzione di importazione del file XML creato dal gestionale permettendo anche di modificarlo.
Le operazioni di firma ed invio sono rese più fluide e la conservazione dei documenti è una funzione opzionale di cui è bene disporre.
In senso inverso, le fatture passive vengono prelevate dal SDI e rese consultabili. Se si tiene la contabilità in azienda, possono essere esportate in XML per poi importarle nel gestionale.
L’unico lato negativo di questa soluzione potrebbe essere il costo visto che il più delle volte si paga in base al numero di fatture emesse/ricevute, ma per il resto presenta una serie di vantaggi operativi non irrilevanti.

Come nasce il nome Gea.Net ?

Molti utenti hanno chiesto come nasce il nome Gea.Net. Vediamo di approfondire questa piccola curiosità.

Il prefisso GEA è un acronimo di GEstione Aziendale.
Come saprete le origini del gestionale risalgono alla fine del secolo scorso (Gea95, Gea98, Gea2002, Gea2004) e in quegli anni si usava molto battezzare i software attingendo dai nomi della mitologia. E GEA è anche il nome della dea primordiale, la Terra, madre di tutte le altre divinità.
In una trasposizione più terra terra, Gea voleva essere il software gestionale basico e standardizzato da cui derivare software personalizzati, per uso proprio o per la distribuzione a diverse aziende utenti.
Infatti in un primo periodo, gli accordi con i partner prevedevano che i software derivati e distribuiti localmente avessero nomi di dei greci discendenti da Gea.
Poi per motivi commerciali dei diversi distributori, questa usanza si è persa.

Di conseguenza diventa chiaro anche il motivo per cui il logo delle varie versioni è sempre rappresentato da un planisfero. Nelle prime versioni era la Pangea, in quelle attuali la disposizione dei continenti è quella che conosciamo.

Nel 2005 è stato aggiunto il suffisso .Net come tratto distintivo e punto di demarcazione tra due sistemi completamente diversi.
Infatti fino al 2004 il linguaggio era Visual Basic il cui sviluppo sarebbe stato abbandonato da Microsoft da lì a poco in favore della piattaforma .Net nata nel 2002.
Nel giro di un paio d’anni il gestionale fu completamente riscritto.

I marchi registrati Gea e Gea.Net rappresentano quindi due piattaforme diverse a tutti gli effetti seppur abbiano nomi simili per ricordarne la genealogia.

Rilascio dei sorgenti, si cambia

Ridefinita completamente la politica distributiva dei sorgenti di Gea.Net Pro, Basic e Web.
Le novità principali riguardano l’estensione dei servizi associati alla distribuzione dei codici sorgenti dei software in oggetto.

Con l’eccezione di Gea.Net Basic il cui supporto tecnico rimane di un mese, l’assistenza è stata estesa a 2 mesi (Pro) e 3 mesi (Web), tempi normalmente richiesti per permettere agli sviluppatori di adeguare i codici standard ad un software personalizzato (rimarchiatura e interventi preliminari).
Nella maggior parte dei casi questo periodo è sufficiente per rilasciare sul mercato un nuovo software anche molto diverso da Gea.Net. Ma anche se i tempi necessari fossero maggiori, dopo questo tempo gli sviluppatori si possono considerare completamente formati ed autonomi nelle scelte.
Inoltre per tutta la durata del servizio è possibile scalare verso l’assistenza pluriennale recuperando l’intero importo pagato.

Le seconda novità è l’inserimento nel pacchetto dei servizi di una formazione iniziale di almeno 4 ore (8 per Gea.Net Web) che è il tempo minimo richiesto per potere fare una panoramica sulla struttura del progetto.
Fino ad ora la formazione era facoltativa ma personalmente ho riscontrato una notevole differenza di produttività tra chi era formato e chi non lo era. Sia detto per completezza che ritengo che le ore di formazione incluse siano il minimo indispensabile e non sarebbe male prevederne di più, ma questa rimane una scelta dello sviluppatore che potrà decidere di integrarle in qualunque momento.

Ma sicuramente la novità che sarà maggiormente apprezzata è la possibilità di richiedere l’ultima versione disponibile sia di Gea.Net Pro che di Gea.Net Web.
Fino ad ora la versione più recente veniva rilasciata solo ai partner con assistenza pluriennale ma il rapido adeguamento normativo degli ultimi anni, spesso rendeva obsoleta anche la versione appena precedente, alle volte vecchia solo di pochi mesi.
Però anche in questo caso mi sia permesso un piccolo inciso. Soprattutto per quanto riguarda Gea.Net Pro, la differenza tra i soli "Sorgenti + servizi base" e l’assistenza pluriennale PRO2 è di 1.200 Euro, ma anche senza voler considerare gli altri benefit, la seconda include 4 ore di formazione in più, 22 mesi di assistenza in più e soprattutto gli aggiornamenti dei sorgenti per due anni.
Visto la continua evoluzione delle regole fiscali che si stanno susseguendo negli ultimi tempi, quest’ultima da sola vale ampiamente la differenza di costo.

Creare in pochi secondi una app Gea.Net per Android

Trasformare Gea.Net Web in una App Android è un’operazione molto semplice, veramente alla portata di tutti.
L’unica cosa che ci serve è Hermit, una app gratuita scaricabile da Google Play Store che permette di reinterpretare il contenuto di un sito web trasformandolo in una vera e propria app. Tra le altre cose Hermit include anche la configurazione per i social più usati ma non è lo scopo di questo articolo.
Non mi dilungo a parlare di Hermit perchè sulla rete si possono trovare tutte le informazioni necessarie. Consiglio a chi non lo conosce già di accedere a YouTube cercando "Hermit Android" o similari. Verranno proposti diversi tutorial che spiegano come creare una app partendo da un URL.

In pratica l’unica informazione necessaria per creare la nostra nuova app è l’URL (nel nostro caso "http://www.geanetweb.com/default.aspx") il cui inserimento viene richiesto appena si procede alla creazione, mentre il nome e il logo possono essere modificate a discrezione dell’utente.
Una volta creata la app suggerisco di fare tap sui tre puntini e selezionare "Aggiungi alla schermata Home" per avere un link diretto senza dovere aprire Hermit tutte le volte. Per rendere l’esperienza d’uso in tutto simile ad una vera app è bene anche accedere alle Impostazioni e selezionare "Schermo Intero" e "Senza Cornice".
Il risultato che si ottiene è il seguente :

HERMIT

Purtroppo anche l’operazione più semplice svolta all’interno di un gestionale (si pensi ad un ordine o ad una fattura) necessita di tutta una serie di informazioni che poco si addice a schermi di ridotte dimensioni e forse questo è il vero motivo per cui non si è mai sviluppato un mercato riservato esclusivamente ai nuovi devices, il cui uso è sempre visto come di supporto a soluzioni "in office".
Tuttavia Gea.Net Web è responsivo e si adatta egregiamente anche a schermi di 5 pollici pur se l’utilizzo ottimale lo si ottiene su un tablet o su un PC che rappresenta il suo ambiente nativo. Lo scotto che da pagare sugli schermi più piccoli è la necessità di fare un po’ di scroll nelle funzioni di gestione delle schede.

Altro vantaggio non irrilevante di questa soluzione è la possibilità di avere una interfaccia identica anche se ci si sposta su smartphone/tablet con Windows o iOS, per i quali Hermit al momento non è disponibile ma dove è pur sempre possibile sfruttare il browser integrato.

Budget e Progetti, la scelta vincente

In questo articolo approfondiamo una funzione che molti utenti Gea.Net Pro sottovalutano ma che negli ultimi tempi si sta rivelando vitale per molte organizzazioni : la possibilità di pianificare e verificare l’andamento del proprio business associandolo alla gestione dei progetti
 
La gestione del budget di Gea.Net Pro prevede di pianificare i ricavi e i costi sostenuti in un dato periodo. Il più delle volte riscontro che il budget non è gestito con Gea.Net oppure esso è indipendente dai progetti anche laddove questi sono utilizzati nei cicli attivi e passivi. Ne consegue che si ottiene una fotografia relativa all’intero processo aziendale, certamente meno granulare di quella che si avrebbe associandola ad ogni singolo progetto.

Se invece si volesse collegare il budget ad un progetto questo deve essere identificato nella tabella progetti (da gestione tabelle nel modulo archivi di base) e ogni fattura emessa o ricevuta dovrebbe essere associata al progetto di riferimento. Questa operazione è piuttosto semplice perchè si deve solo valorizzare la proprietà progetto nella scheda della fattura. E allora perchè non sfruttare questa potenzialità ? 

La voce di budget può anche essere abbinata ad una singola voce di ricavo e/o di spesa (costi vivi di acquisto di beni o servizi) ma anche ai costi di lavorazione (gestione lavorazioni del modulo Risorse Umane). 

Per ogni attività può anche essere associata una spesa/ricavo a preventivo solitamente derivata da contratti di commesse oppure (ma non necessariamente) calcolata dalle offerte e dagli ordini emessi e ricevuti. Le spese e i ricavi a consuntivo invece sono associati alle fatture, come già detto, oppure alla scheda di lavorazione giornaliera della funzione “Gestione Presenze e Tempi Lavoro”.

Sia per le attività a preventivo che per quelle a consuntivo sulla barra comandi sono disponibili funzioni per estrarre griglie di dettaglio dei documenti da cui viene derivato il calcolo. L’importo calcolato può sempre essere rielaborato e modificato dall’operatore che in questo modo potrebbe prevedere altre note di spesa o di ricavo che non sono incluse in fattura o in lavorazione. Le attività concluse possono essere segnalate come chiuse in modo da essere visualizzate solo quando richiesto espressamente. 

Per la gestione dei ricavi è possibile associare uno specifico cliente e in questo caso il budget di ricavo si intende sul singolo cliente, cosa peraltro quasi normale nella gestione delle commesse. Per contro se non viene indicato il cliente il calcolo del budget si applica all’intero fatturato sul periodo (associato al progetto o alla voce di ricavo indicata). 
Allo stesso modo, per la gestione dei costi può essere associato un solo fornitore e anche in questo caso, se indicato, verranno esaminati solo gli acquisti da quel fornitore. Per quanto riguarda la gestione delle lavorazioni si può associare  i tempi di lavorazione svolti in un solo centro di costo o da un solo collaboratore.   

Insomma la gestione Budget proposta da Gea.Net Pro è uno strumento flessibile che contiene già una buona impostazione di base e riesce a soddisfare certamente le PMI con una struttura standard. Per i palati più esigenti invece rappresenta una buona base di partenza da cui muovere per una customizzazione eccellente.

Distinta Base variabile

Ci si potrebbe trovare nella condizione di essere impossibilitati a determinare a priori la distinta base di un prodotto finito oppure, pur essendo possibile, potrebbe essere variabile in determinate condizioni.

E’ un caso molto frequente nel settore dell’abbigliamento o delle calzature dove a fronte di taglie o di colori diversi cambiano le quantità utilizzate. A volte si risolve creando un codice diverso per ogni combinazione taglia/colore ma spesso per ragioni pratiche si decide di soprassedere e creare un codice unico.

Anche in altri settori artigianali potrebbe essere impossibile sapere a priori la quantità di materiale necessaria. Si pensi ad esempio allo scarto/sfrido di materiale (pezzi inutilizzabili creati dai processi di lavorazione) come possono essere barre di ferro o di legno troppo corte per essere riadattate o montato su utensili per la lavorazione, oppure lo scarto sulle lamine e sui tessuti tagliati per realizzare il disegno di un prodotto o di un componente.

In tutti questi scenari è impossibile calcolare esattamente la quantità di materiale o di componenti utilizzati e non rimane che cercare di calcolare una media ben sapendo che in fase di inventario si verificheranno necessariamente delle differenze.

Così in caso di articoli di taglie diverse dovremo mettere la quantità necessaria per le taglie mediane (oppure un valore congruente in base alle taglie che si presume di produrre) , nel calcolo dell’uso delle barre o delle lastre dovremo inserire una quantità maggiorata necessaria a coprire gli scarti di lavorazione. Sono valori medi di scarto calcolati sul lungo periodo ben conosciuti dai responsabili di produzione, così ad esempio se normalmente lo scarto di materiale è del 7% , nella distinta base la quantità inserita dovrebbe essere il 107% di quella realmente necessaria.

Pur non potendo garantire la precisione assoluta, sul lungo periodo queste tecniche ci permetteranno di avere un ottimo grado di approssimazione fino a sfiorare la rilevazione puntuale delle giacenze.