Novità in Gea.Net Pro 5.3r

Nella nuova versione 5.3r sono stati apportati diversi miglioramenti e nuove informazioni sull’intercambio di dati con SDI per la fatturazione elettronica ma sono state fatte alcune revisioni anche alle tabelle.

Cambio di destinazione per le tabelle con sola descrizione 

Alcune tabelle molto semplici sono state spostate per dare maggiore velocità operativa. E’ il caso ad esempio delle unità di misura o della tipologia anagrafiche. Queste ora non sono più gestite in “Tabelle” ma direttamente nelle impostazioni, in una cella multiriga dove ogni riga riporta una voce che si vuole mostrare in tabella.

Tolta la causale dalla tabella tipo fattura

Il collegamento TIPO FATTURA – CAUSALE sui DDT era praticamente inutile in quanto l’informazione importante è la causale (era una scomoda eredità di quando DDT e FATTURE venivano gestite dalla stessa funzione).
In pratica veniva chiesto di inserire un TIPO FATTURA con il solo scopo di agganciare la causale collegata. Ora anche sui DDT passivi si inserisce direttamente la causale e tutto è più semplice.
Nella lista si vedono ancora entrambe le voci ma il tipo documento, che si potrebbe eliminare, è rimasto solo per compatibilità con le vecchie registrazioni mentre le nuove riportano tutte “DD”.

Inoltre questo agli utenti creava confusione sulla tabella TIPO FATTURA in quanto non era usato per le fatture (ne di acquisto che di vendita) ma solo dai DDT. Dalla tabella ora è sparito il collegamento con la causale e tutte la fatture sono VE o AC (come anche prima peraltro).

Rinominate alcune proprietà come il nome dell’agente.

Alcune proprietà del database sono state rinominate. Tra queste anche il nome dell’agente e per utenti che provengono da versioni molto lontane nel tempo, stampando ordini o ddt può capitare di trovare scritto nella cella agente

?AN_ANAG_AG

Si tratta di modificare le “impostazioni di stampa” per le quali si trova documentazione e tutorial al link http://www.geanetweb.com/help/Base06B.htm

Ordinando le voci di stampa per descrizione si noterà che la riga “Agente” compare due volte. Quella con i valori nelle celle X e Y è quella non più utilizzata mentre sull’altra riga le celle x e Y dovrebbero apparire vuota. Si tratta di invertire questi valori tra le due righe.

Se invece l’agente non deve essere stampato, l’operazione più veloce è quella di azzerare i valori nella sola riga che li contiene.
In questo caso non sarebbe male riutilizzare questo spazio per un’altra informazione come potrebbe essere ad esempio il codice fiscale per dare uniformità con le fatture.

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Premium Pack MINI ancora più economico

Rivisto il servizio Premium Pack Mini che dal 2019 diventa ancora più economico.

La revisione è pensata soprattutto per andare incontro alle società di servizi con pochi documenti (massimo 200 all’anno), che utilizzano il gestionale su un solo PC ed esclusivamente per registrare ciclo attivo o passivo. Quindi niente Contabilità, Magazzino, Produzione, CRM, Presenze e altri add-in.
Tutta nuova anche la versione di Gea.Net Pro messa a disposizione per poter sfruttare questo servizio, perfettamente compatibile con le nuove esigenze di fatturazione elettronica e con Fattura e Corrispettivi , la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate per l’inoltro delle fatture al Sistema Di Interscambio.

Attenzione, però. Il servizio non è disponibile per versioni precedenti di Gea.Net mentre lo sarà per tutte le versioni successive. Pertanto per poter attivare il servizio occorre scaricare Gea.Net Pro 5.3q da https://sourceforge.net/projects/geanetprov5/

Per chi ancora utilizza una versione precedente è importante sapere che il database è pienamente compatibile con Gea.Net 5.3 mentre per altre meno recenti occorrerebbe la conversione. Se la versione usata è vecchia di qualche anno, per non andare incontro ad altre spese, si potrebbe sfruttare il periodo di inizio anno e configurare 5.3q come nuova installazione.
Infatti versioni diverse di Gea.Net possono convivere senza problemi anche sullo stesso PC. Si avrebbero così due versioni completamente autonome e quando non servirà più si potrebbe rimuovere la precedente senza intaccare la nuova.

Ma il vero punto di forza è certamente il prezzo, 72 Euro/anno + 5 Euro per contributo di attivazione (solo il primo anno). Totale : 77 Euro per tutto il 2019.

E se le esigenze cambiano ? Nessun problema, in qualunque momento si potrà passare ad un servizio superiore tra quelli disponibili alla pagina http://www.fborghi.it/Services.htm#ASSANN  pagando l’integrazione per i soli mesi ancora da godere.

Importazione file XML di Fattura Passiva con Gea.Net Pro

Per rendere ancora più veloce l’inserimento delle fatture passive non c’è niente di meglio dell’importazione diretta del file XML che il fornitore produce e riceviamo tramite Sistema Di Interscambio. Nel nostro spazio in realtà potremo ricevere la fattura del nostro fornitore con un file in formato p7m (anziché xml). L’estensione p7m rappresenta un file in formato compresso su cui è stata apposta la firma digitale e di conseguenza occorre prima “aprirlo” ed estrarne il contenuto esattamente come si farebbe con un file zip. Purtroppo al momento Windows10 non include di base una funzione per trattare i file p7m come invece prevede per i file zip, quindi occorre utilizzare un software esterno. La buona notizia è che in rete se ne trovano diversi e sono quasi tutti gratuiti. Tra questi i più utilizzati sono :

Importare la fattura passiva per mezzo dell’xml ricevuto è una buona idea, non solo per scongiurare possibili errori di digitazione ma anche per inserire direttamente la scheda anagrafica del fornitore stesso nel caso si trattasse del primo rapporto commerciale. Il fornitore viene riconosciuto attraverso la partita IVA che di conseguenza, se non trovata nelle anagrafiche fornitori, rappresenta anche la discriminante per identificare un nuovo rapporto commerciale.

Purtroppo il file xml non contiene tutte le informazioni che ci servirebbero per la registrazione contabile perciò alcuni dati, come la contropartita o il codice pagamento, saranno prelevati dalla scheda anagrafica del fornitore. In pratica verrà assegnato lo standard previsto in essa ma in seguito all’importazione sarà aperta la scheda della fattura in modo che l’operatore sia libero di apportare eventuali modifiche sulla singola fattura.

Le funzioni per l’importazione (una dei soli totali – consigliata – e l’altra anche delle singole righe) sono disponibili sulla barra comandi della funzione

Contabilità -> Acquisti -> Inserimento Fatture Passive 

La seconda voce permette di valorizzare la fattura riportando tutte le Righe Articoli contenute sull’XML. Questa funzione è comoda per registrare una fattura accompagnatoria e caricare in automatico le quantità a magazzino tuttavia il codice articolo presente sul database può essere riconosciuto solo se sull’XML è presente il tag “CodiceValore” e la stessa informazione è stata caricata sulla scheda articolo, tab Altri Dati Generici, celle Codici E-Fattura (Tipo/Valore) . Se nel file o sulla scheda non sono presenti i tag “CodiceValore” articolo o se non si vuole caricare il magazzino è meno dispersivo inserire le fatture con i soli totali.

E’ possibile importare anche file contenenti più fatture e anche in questo caso, dopo l’importazione verranno aperte le schede delle fatture una ad una. Un file di e-fattura identifica il rapporto tra un solo prestatore e un solo committente pertanto è probabile che contenga un numero molto limitato di fatture se non una sola, ma anche nel caso siano diverse si è ritenuto necessario mostrarle una ad una per evitare di incorrere in errori. Se si è certi della correttezza dei dati importati ci si potrà limitare a confermare le schede in modo automatico.

Codici sul file xml di Fattura Elettronica

La fatturazione elettronica ha preso il via da diversi giorni ma ho riscontrato che molti utenti di Gea.Net non hanno ancora valorizzato correttamente le tabelle associate alle fatture. Spesso si è fatto un lavoro parziale sistemando i dati delle anagrafiche dei clienti e ci si è dimenticati (o non si è capito che doveva essere fatto) di sistemare le altre tabelle. Cosa peraltro molto veloce e che è bene fare al più presto anche se per la natura degli errori che ne possono scaturire, per i primi sei mesi non si dovrebbe incorrere in sanzioni.

Il file xml che deve essere importato per l’invio al Sistema di Interscambio infatti contiene alcuni codici che devono essere valorizzati correttamente ma che non sono previsti sulla scheda fattura di Gea.Net. Non si tratta di una mancanza ma essi sono associati nelle impostazioni o alle tabelle usate ed agganciati in modo automatico (pagamento, esenzione o altri fattori). Per venire incontro agli utenti, Gea.Net nel caso non siano valorizzati questi codici cerca di assegnarli autonomamente indicando quello più probabile. Per forza di cose non sempre è corretto ed occorre che l’utente valorizzi preventivamente queste tabelle.

Prima di analizzare i singoli codici, anticipo che la prassi corretta sarebbe verificare sempre i valori nel breve tempo che intercorre tra l’importazione del file xml e l’invio a SDI. Infatti quasi tutte le piattaforme permettono di verificare e modificare i dati importati e se si riscontrano errori, oltre a correggere la singola fattura prima dell’invio, è bene sistemare le tabelle di Gea.Net per non ripetere lo stesso errore sui documenti successivi.

 

Regime Fiscale

Il regime fiscale deve necessariamente essere indicato nelle impostazione dei Dati Anagrafici aziendali. Non può essere omesso pena lo scarto del file e per impostazione predefinita è RF01 , cioè il regime ordinario. Tra i codici possibili troviamo :

  • RF01 Ordinario
  • RF02 Contribuenti minimi (art. 1, c.96-117, L. 244/2007)
  • RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/2000)
  • RF16 IVA per cassa P.A. (art. 6, c.5, D.P.R. 633/1972);
  • RF17 IVA per cassa (art. 32-bis, D.L. 83/2012)
  • RF18 Altro
  • RF19 Forfettario (art.1, c. 54-89, L. 190/2014).

 

Tipo Documento

Anche il tipo documento è fondamentale e deve essere valorizzato nella tabella Tipo Fatture. Il valore predefinito per tutti i pagamenti è TD01 che va bene per la maggior parte dei tipi presenti in tabella ma ad esempio non è corretto per le Note di Credito , che quindi è una di quelle righe che deve obbligatoriamente essere rivalorizzata con il valore TD04. I possibili valori da riportare nella cella Cod.Tipo sono :

  • TD01 Fattura
  • TD02 acconto/anticipo su fattura
  • TD03 acconto/anticipo su parcella
  • TD04 nota di credito
  • TD05 nota di debito
  • TD06 parcella

 

Tipo Pagamento

Ad ogni codice della tabella Pagamento sono agganciati due codici : Condizioni e Modalità

Le condizioni sono valorizzate con TP01 che dovrebbe essere accettabile per quasi tutti i codici (tranne forse chi paga con anticipo) anche se i valori ammessi possono essere TP01: pagamento a rate TP02: pagamento completo TP03: anticipo. Naturalmente usare TP01 in caso di una unica rata è una forzatura e per tutte i tipi di pagamento che hanno una unica scadenza è più corretto usare TP02.

La modalità di default associata è MP05 (bonifici) pertanto questo valore deve obbligatoriamente essere corretto in tutti i pagamenti per Ri.Ba, ad esempio. Si veda sotto i valori consentiti :

  • MP01 contanti
  • MP02  assegno
  • MP03  assegno circolare
  • MP04  contanti presso Tesoreria
  • MP05  bonifico
  • MP06  vaglia cambiario
  • MP07  bollettino bancario
  • MP08  carta di credito
  • MP09  RID
  • MP10  RID utenze
  • MP11  RID veloce
  • MP12  Riba
  • MP13  MAV
  • MP14  quietanza erario stato
  • MP15  giroconto su conti di contabilità speciale
  • MP16  domiciliazione bancaria
  • MP17  domiciliazione postale
  • MP18  bollettino di c/c postale
  • MP19  SEPA Direct Debit
  • MP20  SEPA Direct Debit CORE
  • MP21  SEPA Direct Debit B2B
  • MP22  Trattenuta su somme già riscosse

Natura (dell’esenzione)

Nel caso di non applicazione dell’IVA occorre indicare la natura dell’esenzione. Quindi nella tabella Esenzioni deve essere caricata la cella Cod.Natura. Anche se con qualche piccola eccezione, di dafault viene valorizzata a TD04 (esenti) ma deve essere rivalorizzata per tutte le altre voci (non soggette, non imponibili, ecc.). I valori consentiti sono :

  • N1 escluse ex art. 15
  • N2 non soggette
  • N3 non imponibili
  • N4 esenti
  • N5 regime del margine
  • N6 inversione contabile (reverse charge)
  • N7 IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza ex art. 40 c. 3 e 4 e art. 41 c. 1 lett. b,  DL 331/93; prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74-sexies DPR 633/72)

 

Tipo Cassa

I professionisti che versano ad una cassa previdenziale devono valorizzare la cella Cassa Previdenziale nelle impostazioni scrivendo in essa sia il codice che una descrizione anche abbreviata. Quello che sarà riportato sul file saranno solo i primi 4 caratteri quindi se indicato “TC22 INPS” sul file sarà riportato TC22. Se la cella non viene valorizzata la cassa non sarà gestita sul flusso. I codici consentiti sono :

  • TC01 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Avvocati e Procuratori Legali
  • TC02 Cassa Previdenza Dottori Commercialisti
  • TC03 Cassa Previdenza e Assistenza Geometri
  • TC04 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ingegneri e Architetti Liberi Professionisti
  • TC05 Cassa Nazionale del Notariato
  • TC06 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ragionieri e Periti Commerciali
  • TC07 Ente Nazionale Assistenza Agenti e Rappresentanti di Commercio (ENASARCO)
  • TC08 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Consulenti del Lavoro (ENPACL)
  • TC09 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Medici (ENPAM)
  • TC10 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Farmacisti (ENPAF)
  • TC11 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Veterinari (ENPAV)
  • TC12 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Impiegati dell’Agricoltura (ENPAIA)
  • TC13 Fondo Previdenza Impiegati Imprese di Spedizione e Agenzie Marittime
  • TC14 Istituto Nazionale Previdenza Giornalisti Italiani (INPGI)
  • TC15 Opera Nazionale Assistenza Orfani Sanitari Italiani (ONAOSI)
  • TC16 Cassa Autonoma Assistenza Integrativa Giornalisti Italiani (CASAGIT)
  • TC17 Ente Previdenza Periti Industriali e Periti Industriali Laureati (EPPI)
  • TC18 Ente Previdenza e Assistenza Pluricategoriale (EPAP)
  • TC19 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Biologi (ENPAB)
  • TC20 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Professione Infermieristica (ENPAPI)
  • TC21 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Psicologi (ENPAP)
  • TC22 INPS

Fattura Elettronica errata, che fare ?

Da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica sarà capitato a molti di avere inviato una fattura errata o incompleta.
Purtroppo chi si è imbattuto in questa esperienza ha potuto riscontrare che la soluzione non è un semplice re-invio della fattura modificata (che verrebbe scartata) ma si deve necessariamente fare una nota di credito e successivamente emettere una nuova fattura.
Gea.Net Pro mette a disposizione due funzioni, nate per altri scopi e disponibili da diverse versioni, ma che sono molto utili anche in questa situazione.
Le operazioni da eseguire sono quelle riportate di seguito :

  • Aprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Nota di Credito
  • Viene generata e aperta la nota di credito che può essere modificata, stampata o per la quale si può creare il file xml da inviare a SDI
  • Riaprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Duplica Documento
  • Viene generata e aperta una nuova fattura simile a quella errata. Naturalmente prima di creare il file xml da inviare a SDI si devono apportate le modifiche del caso.
  • Inoltrare a SDI i due file xml (quello della nota di credito e quello della fattura)

La generazione della nota di credito e della nuova fattura riporteranno data del giorno per evitare di assegnare numeri non in sequenza con le date. E’ giusto sia così e basterà verificarne la correttezza dei progressivi.
Questa rapida procedura permette di sopperire ad un errore in pochi secondi tenendo allineato i dati presenti in Gea.Net Pro con quelli su SDI

Sicurezza a rischio per le aziende italiane ?

La fatturazione elettronica è partita senza grossi intoppi ma qualche voce fuori dal coro solleva preoccupanti interrogativi sulla effettiva riservatezza delle informazioni commerciali contenute in fattura, mettendo in dubbio la tenuta del libero mercato a medio termine. Ma è veramente così ?
Ammetto che il titolo dell’articolo è un po’ forte ma nasconde un fondo di verità. Vi prego di continuare a leggere perchè verranno proposte soluzioni per tutelarci.

Chi detiene i nostri dati ?

Al momento non esistono ancora stime ufficiali ma assieme ad alcuni colleghi abbiamo fatto un veloce calcolo su un campione di qualche migliaia di aziende, cioè su un numero che a fini statistici non è molto significativo ma è comunque interessante perchè ripartito sull’intero territorio nazionale e riferito ad aziende di tutti i settori e dimensioni (con una leggera penalizzazione per le piccole imprese).

Emerge che solo poco più del 20% di aziende ha scelto di avere un rapporto diretto con l’Agenzia delle Entrate attraverso Sogei, Poste Italiane o altre imprese di proprietà pubblica. Il restante affida i propri dati ad un intermediario privato e già questo va oltre le previsioni più pessimistiche della vigilia.
Se poi si analizzano chi sono gli intermediari ne consegue che i tre maggiori produttori di software per commercialisti, che nei mesi scorsi hanno adottato una politica commerciale spietata, sono anche ai primi tre posti.
La fetta di mercato che servono è rispettivamente di circa il 18, 11 e 8 % delle imprese italiane.
Visto che per ogni azienda utente vengono trattate sia le fatture in uscita che quelle in ingresso, diventa facile calcolare che questi soggetti vedranno transitare e conserveranno (quasi la totalità degli utenti ha chiesto di attivare il servizio di conservazione) del 33, 20 e 15 % dei rapporti commerciali attivi sul territorio nazionale con tanto di prodotti, prezzi e condizioni di pagamento.

Fatto un altro rapido calcolo di combinazioni ne deriva che 3 aziende private da sole vedranno transitare sui loro server quasi la metà di tutti i rapporti commerciali che si svolgono in Italia mentre una da sola ne vedrà un terzo.

Questa è una mole di informazioni in mano ad una azienda privata, che come tale deve rendere conto solo ai propri azionisti, disegna uno scenario inquietante. Personalmente non sono mai stato un amante della PA perchè spesso è stato sinonimo di inefficienza, ben venga il privato e bla,bla,bla, ma mi piace ancora pensare che in fondo il pubblico siamo noi.

Cosa fare ora ?

In questi mesi sono state dette tante mezze verità e auspicabilmente nei prossimi tempi le aziende italiane ne prenderanno coscienza e forse rivedranno le scelte fatte, ma per il momento non rimane che fare alcune valutazioni e adottare qualche soluzione per tutelarsi dal rischio.

Provare ‘Fatture e Corrispettivi’

Una buona parte delle persone con cui ho parlato nei mesi scorsi mi ha confermato di avere scelto un intermediario solo per paura di non riuscire ad emettere fatture. In realtà se ci fossero problemi sui server dell’SDI non riuscirebbero ad accedere neppure gli intermediari e presumibilmente il servizio sarebbe sospeso temporaneamente, mentre la sospensione non si verificherebbe se ci fossero problemi presso il data center di un intermediario. Poi ho riscontrato come tanti professionisti o piccolissime imprese che non hanno mai avuto un sistema gestionale in azienda siano stati convinti che ‘Fatture e Corrispettivi’ non fosse così efficiente come la piattaforma X, quando invece si sarebbe dovuto spiegare che se non si possiede un gestionale da cui attingere, i dati devono essere inseriti a mano e la velocità dipende in buona parte dall’operatore e non dalla piattaforma.

Per qualunque motivo sia stata fatta una determinata scelta, provare anche Fatture e Corrispettivi (se non si possiedono i dati per l’accesso possono essere richiesti al delegato che ha eseguito la nostra registrazione, solitamente lo studio) costa solo pochi secondi e se non riscontrate grosse differenze probabilmente si sta pagando per un servizio superfluo. Per chi poi non lo avesse già fatto è bene anche esercitare l’opzione di conservazione.

Non conservare i propri documenti presso gli intermediari
Solo se diamo mandato di conservazione il provider potrà mantenere archiviati i nostri documenti sui propri server.
Ho sentito diversi motivi per cui si dovrebbe dare mandato di conservazione all’intermediario ma pochi mi hanno convinto. Spesso ho sentito dire che il contratto di servizio dell’Agenzia non tiene conto dei diritti dell’utente, che perderanno i documenti e che siamo costretti a rinnovare il servizio ogni tre anni con il rischio di dimenticarci e quindi perdere le fatture precedenti. In verità quasi nessuno ha letto i contratti e ci siamo fidati del sentito dire.
Se diamo mandato all’Agenzia questa dovrà mantenere le fatture per 15 anni. E’ vero che ogni tre anni dovremo rinnovare l’opzione ma verremo avvisati via email e sulla home page del sito, lo stesso sito a cui accederemo per inviare nuove fatture o scaricare quelle ricevute. Anche se non sappiamo come saranno questi avvisi ritengo sia un po’ difficile dimenticarsi.
E se chiudiamo l’attività ? In quel caso potremmo cestinare le email e non accedere al sito ma i documenti inviati in precedenza rimarranno. Inoltre potremo riattivare il servizio ed eventualmente mandare i file relativi ai documenti emessi nel periodo in cui abbiamo interrotto il rapporto.

Indicare solo i dati obbligatori
La fattura elettronica può contenere tante informazioni ma la maggior parte di queste è facoltativa.
Di conseguenza meno dati mettiamo e meglio è, anche se tra i dati obbligatori quasi tutti sono estremamente delicati (dati del cliente, importi, modalità di pagamento).
Divulgare meno informazioni commerciali possibile e indicare una sola riga con il valore totale, fa della nostra fattura un documento meno appetibile di altri.
Se fosse possibile sarebbe bene mettere una sola riga di dettaglio con Descrizione=”servizio”, Quantità=1, Prezzo=Totale della fattura
Ma se dobbiamo riportare le singole voci quantomeno non indicare mai codici, prezzi unitari o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Se mai ci dovesse essere qualcuno che cercherà di carpire informazioni commerciali non lo farà aprendo ogni singolo file ma userà un software.
Se anche non riportiamo codici o informazioni tecniche, per un robot è molto semplice carpire informazioni utili dalla descrizione ed associarla al prezzo unitario della riga.
Un piccolo vantaggio ce lo darebbe riportare sempre Quantità=1 e il prezzo unitario uguale al totale, ma anche in questo caso le informazioni a cui attingere sono tante.
Nel caso di vendita di servizi l’ideale sarebbe inserire una sola riga con descrizione generica e prezzo totale ma per la vendita di beni non è consentito.
Per i beni non c’è soluzione migliore che riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale.

Usare canali diversi per la comunicazione con il cliente
Se sposiamo la linea di mettere sulla fattura meno dati possibile, non possiamo esimerci dal dare al cliente le informazioni della compravendita, che gli sono necessarie come i codici, i prezzi o le quantità.
La soluzione è tenere su un altro documento queste informazioni.
Per risparmiare tempo si potrebbe indicare tutto sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente attraverso altro canale.
In realtà se utilizziamo un gestionale possiamo continuare a stampare su carta o in PDF la fattura come siamo sempre stati abituati a fare, chiedendo agli sviluppatori di creare il file XML per la fattura elettronica che mascheri le informazioni più delicate.

Per concludere

I vantaggi reali che porta il servizio fornito da un intermediario possono essere soprattutto di due tipi :

  1. Se avete una grossa mole di fatture a fine mese potete copiare tutti i file xml in una determinata cartella e questi verranno inviati automaticamente. Però attenzione al rovescio della medaglia; copiare per errore dei file non verificati o temporanei significa farli partire in automatico e dovere poi emettere altrettante note di credito
  2. E’ possibile registrare le fatture passive in contabilità più velocemente ma se questo servizio è esterno si dovrebbe riuscire almeno a spuntare un risparmio sui costi di consulenza, altrimenti non ne abbiamo nessun vantaggio pratico

In entrambi i casi si possono riscontrare migliori performance solo se si superano il migliaio di fatture all’anno, in tutti gli altri scenari avrete pochi o nessun vantaggio e può essere che il gioco non valga la candela. Oltre al portafoglio ne godrà la privacy.

Inoltro Fatture Attive da Gea.Net Pro al SDI

La maggior parte dei contribuenti ha scelto di inoltrare i file attraverso il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”) o con altro software dedicato. L’operazione manuale per importare un file XML sulla propria piattaforma è solitamente molto semplice e non richiede più di qualche secondo. Il più delle volte è previsto una funzione “Importa XML” che chiede il nome del file da importare e procede all’invio in modo diretto. Se invece si vuole inviarlo, e magari monitorarne l’esito, direttamente da Gea.Net ci sono altre tre possibilità :

Invio tramite PEC

Il file XML di fattura elettronica generato può essere inviato direttamente all’Agenzia delle Entrate oppure al proprio provider che lo tratterà per l’inoltro. E’ possibile usare questa funzione solo in alternativa all’importazione del file sulla piattaforma scelta altrimenti si incorre in un doppio invio e di conseguenza nello scarto del flusso. Per adottare questa soluzione occorre indicare nelle Impostazioni di Gea.Net, la casella PEC dell’Agenzia (o del provider) a cui devono essere recapitati i files XML (si veda https://www.agenziaentrate.gov.it per maggiori dettagli), ricordando che la fattura è da considerarsi emessa solo se si riceve esplicito messaggio di accettazione o si verifica l’esito positivo sul cruscotto del provider/SDI.

Per inviarlo direttamente all’Agenzia delle Entrate occorre inserire l’indirizzo PEC fornito, oppure ‘sdi01@pec.fatturapa.it’ valido solo per il primo invio. Bisogna ricordare che l’Agenzia accetta messaggi solo se il mittente usa un indirizzo PEC attivo, in caso contrario il messaggio verrebbe ignorato inoltre non vengono accettate fatture verso la PA se non firmate digitalmente. Una volta inviata la email, per conoscere l’esito (scarto o accettazione) occorre monitorare la propria casella PEC. La risposta dovrebbe presumibilmente arrivare entro pochi minuti anche se il SDI si può prendere fino a 5 giorni di tempo.

Se invece si è attivato un servizio a pagamento e se questo dispone di un servizio di accettazione tramite posta elettronica, è possibile inviare il file XML al proprio provider tramite una semplice email. Quasi tutti i maggiori servizi  hanno disposto un sistema di ricezione via PEC e il messaggio non deve essere formattato in modo particolare ma è sufficiente che vi sia allegato il file XML anche non firmato (la sicurezza è gestita dalla PEC). La procedura è spesso simile a quella dell’Agenzia delle Entrate tuttavia le modalità possono variare da servizio a servizio e quindi è bene consultare l’assistenza del provider quantomeno per richiedere l’indirizzo email a cui devono essere inviati i files.

Invio tramite Servizio Locale

Alcuni provider mettono a disposizione dei clienti un piccolo servizio che monitora una cartella locale alla ricerca di file da inviare. Questa procedura è del tutto trasparente a Gea.Net. E’ sufficiente istruire questo servizio affinché controlli ad intervalli regolari la cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE . Personalmente non ritengo essere questa la migliore soluzione perchè nel caso si depositasse per errore un file nella cartella verrebbe inviato senza rendersene conto ed inoltre renderebbe più complicata una verifica prima dell’inoltro, ma indubbiamente è la soluzione più rapida perchè non richiedere neanche un semplice click.

Invio tramite Web Service

Se non si accetta il piccolo fastidio causato dal dover usare un sistema esterno (che si tratti di mail, sito o software) ma si vuole che tutto venga gestito all’interno di Gea.Net non rimane che fare colloquiare i due sistemi tramite Web Services. I vantaggi sono quelli di inviare la fattura con un click, monitorare lo stato della richiesta direttamente sull’elenco delle fatture di Gea.Net, importare in automatico in contabilità le fatture passive non ancora registrate.

Gea.Net non impone necessariamente un proprio sistema per l’inoltro della fattura elettronica ma lascia libero l’utente di scegliere la piattaforma preferita per l’invio al SDI. L’azienda utente dovrà chiedere al proprio provider se prevede la possibilità di integrazione con altri software tramite Web Services o API. La maggior parte di questi dispone di questa funzione anche se attivarla richiederà un costo supplementare.

Nel caso sia disponibile questo servizio e si voglia sfruttarlo, occorre richiedere le proprie credenziali e comunicare al team di sviluppo di Gea.Net che si intende procedere a stabilire una connessione tra i due sistemi. Gea.Net prevede già funzioni di comunicazione con alcune piattaforme ma in caso contrario sarà di competenza dei due team attivarsi per lo scambio informazioni tecniche al fine di renderla possibile.

 

GN181214

Fatturazione Elettronica e rischio Privacy

Molte voci si sono levate negli ultimi mesi per denunciare un elevato rischio di fuga di informazioni legato alla fatturazione elettronica.
Ma sarà tutto vero ? In buona parte si, il rischio è molto elevato ma si possono adottare alcune contromisure per minimizzarlo, dando per scontato di avere già attivato tutte le norme GDPR e le soluzioni tecniche previste (antivirus, firewall).
Iniziamo a vedere il percorso che fa una fattura elettronica e gli operatori che potenzialmente possono accedere a questi dati.

  1. Spesso la fattura viene generata da un gestionale e viene comunicata allo studio che dovrà tenere la nostra contabilità. Quindi la software house e il commercialista sono a conoscenza di queste informazioni. In realtà non cambia tanto rispetto a prima e soprattutto si presume che siano soggetti fidati in quanto li abbiamo scelti e spesso c’è un rapporto diretto.
  2. La fattura viene spedita al Sistema di interscambio (SDI) attraverso un intermediario che fa da “postino digitale” e se lo richiediamo conserva i dati per almeno 10 anni.
  3. I dati arriva alla Agenzia delle Entrate che ha facoltà di verificarli e di conservarli per anni.
  4. L’SDI la trasmette al destinatario per mezzo del “postino digitale” da questo indicato.
  5. La fattura viene ricevuta dal destinatario, i dati sono a disposizione del suo studio e possono essere letti dal gestore del suo sistema informatico.

In pratica i nostri dati possono essere esaminati da almeno 7 soggetti commerciali e da un numero imprecisato di persone.
Fino ad ora non esistevano i postini digitali e soprattutto i soggetti autorizzati vedevano transitare al massimo totali mensili o un totale del fatturato verso un determinato cliente (spesometro).
Da gennaio cambierà tutto perchè sulla fattura elettronica dovremo riportare articoli, servizi, prezzi, modalità di pagamento, ecc.
Sono dati che faranno gola a tanti, in primis ai nostri concorrenti. Se pensiamo che i soli nostri dati anagrafici, numero di telefono e indirizzo email possono valere qualche Euro, cosa saranno disposti a pagare per avere un quadro completo e dettagliato di tutti i nostri rapporti commerciali ?
Vista sotto questa ottica dovremmo parlare di potenziale rischio di (piccolo) spionaggio industriale. Sia chiaro che i soggetti coinvolti sono spesso grosse società o enti pubblici che dovrebbero presentare adeguate garanzie di riservatezza ma fidarsi è bene … (Facebook docet).
E chi può garantire che all’interno di queste organizzazioni non ci siano dipendenti infedeli ? Chi ha lavorato all’interno di grossi data center sa che la riservatezza non è tra le prime priorità ma anche se fosse ci sarà sempre qualcuno che potrà avere accesso ai nostri dati.

Non è il caso di entrare in paranoia ma è utile pensare ad alcune strategie per potersi tutelare.

Scegliere un “Postino digitale” fidato
Premesso che per i punti 3, 4 e 5 non è possibile fare granchè, occorre valutare molto bene il punto 2 ovvero la scelta del soggetto delegato alla trasmissione.
Scartiamo l’inoltro diretto all’Agenzia via PEC, anche se è il più sicuro in assoluto, perchè al momento la consultazione degli scarti/accettazioni risulterebbe un po’ farraginosa.
Nella valutazione sono da prendere in esami diversi fattori e la riservatezza è certamente tra le prime se non la prima in assoluto congiuntamente ai servizi rilasciati (si veda https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/12/14/inoltro-fatture-attive-al-sdi/ ). Per chi emette poche fatture al mese e queste vengono generate da un gestionale interno in formato XML, tutte le proposte sul mercato hanno una funzione di “Importa” che acquisisce il documento e lo inoltra in pochi secondi, quindi la velocità operativa in questo caso dovrebbe passare in secondo piano. Anche la continuità del servizio e relativi frequenza di blocchi operativi non possiamo essere in grado di valutarla ora e dobbiamo darla per scontata.
Bisogna anche sapere che i soggetti accreditati dall’Agenzia per operare in questo ruolo non sono tanti e quelli che si spartiranno il grosso del mercato saranno solo poche decine. Infatti i piccoli produttori di software, gli studi ma anche le associazioni nazionali sono spesso soggetti non autorizzati all’invio diretto al SDI e pertanto rivendono o consigliano un servizio di terzi. Avremo quindi pochi grandi organizzazioni che tratteranno milioni di rapporti commerciali e anche da questo nascono i tanti allarmi privacy che si sono susseguiti in questi giorni.
L’anello debole per i nostri dati potrebbe essere proprio il nostro “Postino” perchè conosce tutto di noi anche se non ci ha mai visto.
Personalmente sono per privilegiare aziende di proprietà pubblica meglio ancora se la scelta cade sulla piattaforma ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi. Tra le altre cose ‘Fatture e Corrispettivi’ offre tre caratteristiche che nessun altra piattaforma garantisce :

  • Elimina il rischio privacy legato un soggetto terzo delegato al trasporto perchè l’organizzazione delegata all’invio è la stessa che deve verificare i dati (AdE)
  • Trattandosi della piattaforma dell’AdE stessa, in caso di disservizi non vi saranno sanzioni alle imprese
  • E’ gratuito

Delegare la conservazione ad un solo soggetto, meglio se pubblico
Non possiamo rinunciare alla conservazione perchè è un servizio molto comodo. Ma accettandolo, oltre a vincolarci ad una piattaforma, diamo l’autorizzazione a mantenere i nostri dati e implicitamente consentiamo di conservare e trattare legittimamente le nostre informazioni per almeno 10 anni. E’ vero che il porting tra piattaforme diverse è sempre possibile, è un diritto, ma è anche abbastanza complicato. Per non essere vincolati “psicologicamente” ad una piattaforma è bene  conservare sempre e comunque i documenti anche presso la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate (‘Fatture e Corrispettivi’).
Tra i tanti suggerimenti che ho sentito mi ha particolarmente colpito quello che in caso si dia mandato all’Agenzia delle Entrate, sarebbe bene attivarsi per la conservazione anche presso un soggetto terzo. Questo consiglio che sembra sottintendere un certo grado di inaffidabilità del gestore pubblico, non lo ritengo valido se si sceglie di inviare direttamente con ‘Fatture e Corrispettivi’ perchè comporta costi e lavoro extra, mentre in caso contrario è certamente la cosa migliore.

Indicare meno dati possibili
La fattura elettronica prevede la possibilità di inserire tante informazioni ma solo una minima parte è obbligatoria.
Compilando il minimo indispensabile, oltre a risparmiare tempo, divulghiamo anche meno informazioni commerciali. In particolare sarebbe bene proteggere soprattutto le righe di dettaglio.
E’ molto grave se un concorrente avesse accesso all’elenco dei totali delle nostre fatture, ma sarebbe molto più grave se venisse a conoscenza dei prezzi applicati ad ogni bene o servizio venduto.
L’ideale sarebbe riportare una sola riga di dettaglio con le informazioni più generiche possibile, ma se dobbiamo riportare le singole voci sarebbe bene quantomeno non riportare codici o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Fino ad oggi siamo stati abituati a non riportare sul documento di trasporto i prezzi dei prodotti per paura che l’informazione si divulgasse tra i collaboratori.
Da adesso il vero nemico non è più interno e occorre ripensare il modo di lavorare.
L’obiettivo sarebbe quello di riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale, se possibile.
Ma questo comporta di indicare il prezzo dei beni su un altro documento affinchè il cliente li possa analizzare. Si potrebbe indicarli proprio sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente in via confidenziale (email).

Aggiornare Gea.Net Pro

Nelle versioni più recenti di Gea.Net Pro è stata introdotta la funzione di aggiornamento semiautomatico che vedremo di seguito. E’ molto semplice e parte con un click.

Come prima cosa occorre conoscere la versione installata per sapere se integra già la nuova funzione. Dalla Home Page di Gea.Net Pro fare click sull’icona ‘Informazioni’ (‘i’ bianca su sfondo blu) in alto a destra. Chi sta utilizzando una versione precedente alla 5.3b dovrà aggiornare secondo il vecchio metodo quindi ignori il resto dell’articolo e legga https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2017/03/02/aggiornamento-gea-net-pro/ 

Se invece abbiamo una versione più recente possiamo procedere sapendo che a differenza degli aggiornamenti automatici a cui siamo abituati e che si installano senza che l’operatore debba farne richiesta (ad esempio Windows), l’aggiornamento di Gea.Net Pro deve essere richiesto esplicitamente. Questo soprattutto per tre motivi :

  1. per evitare di andare a ricoprire eventuali personalizzazioni
  2. per poter utilizzare anche versioni diverse se tra esse compatibili dando la possibilità ad ogni utente di decidere quando aggiornare
  3. per evitare che Gea.Net diventi inutilizzabile nel caso sia necessario aggiornamento del database e l’utente non abbia attivato il servizio di conversione

Inoltre un gestionale è un software che ha un forte impatto sull’operatività aziendale per cui l’aggiornamento dovrebbe sempre essere pianificato.

 

Premessa

Come azione preliminare bisogna fare le copie dello status quo.

Prima di procedere occorre anche verificare che il database che si sta utilizzando sia compatibile con la nuova versione. Questa informazione si trova nella home page del sito www.geanetweb.com (oppure nella pagina dei download).

ATTENZIONE !! Nel caso di incompatibilità tra versioni non procedere all’aggiornamento senza avere letto e compreso l’intero articolo 

Se è attivo un servizio di assistenza telefonica la conversione non avrebbe costi, ma potrebbe richiedere tempi di adeguamento dovuti alla necessità di un intervento tecnico fino al termine del quale il gestionale sarebbe inutilizzabile.
Se invece non si è attivato alcun supporto o il servizio attivato non include la conversione del database, oltre ai tempi di inoperatività del sistema, bisogna valutare anche i costi di conversione.
Per pianificare la conversione contattare info@geanetweb.com

 

Ok, procediamo

1) Dalla Home Page di Gea.Net Pro accedere a Configurazione, Dati Anagrafici.

2) Dalla finestra di gestione dei Dati Anagrafici selezionare Utility, GN_Update ..
AggGN181016_1

3) Confermando che precedentemente è stato fatto il backup, verranno scaricati gli aggiornamenti e veniamo avvisati che Gea.Net verrà chiuso per consentire l’aggiornamento.
In uno scenario di installazione in rete locale, procedere solo dopo essersi assicurati che nessun altro utente stia operando o abbia aperto Gea.Net Pro.

4) Si apre una nuova finestra che dopo pochi secondi inizia ad aggiornare la versione.
AggGN181016_2

5) Se non sono stati segnalati errori il processo è terminato e riavviando Gea.Net Pro si potrà operare con la nuova versione

 

Aggiornamento database

Qualora fosse necessario e solo per gli utenti che hanno attivato il servizio di conversione, al primo accesso a Gea.Net Pro si riceveranno gli script che permettono di convertire il database in automatico.
Questa operazione potrebbe durare diversi secondi e si dovrebbe vedere scorrere il nome delle tabelle. E’ importante non interrompere questo processo.
Il database è unico per tutta l’azienda quindi in caso di aggiornamento di più computer, solo il primo eseguirà anche la conversione del database.
L’operazione di conversione automatica ha successo solo se la versione di Gea.Net Pro da cui si proviene è quella immediatamente precedente. Saltando anche solo una versione, la conversione dovrà essere eseguita da un tecnico e si potrebbe andare incontro a costi supplementari. Anche per questo motivo è bene tenere sempre aggiornato il software.

 

E se qualcosa va storto ?

In casi particolari in cui antivirus o firewall bloccassero il download o il computer fosse particolarmente lento, il processo potrebbe non partire o evidenziare degli errori.
Anche se non viene data alcuna segnalazione, rientrando in Gea.Net potrebbe essere ancora operativa la vecchia versione. In questo caso l’operazione di copia deve essere eseguita a mano.
Nella cartella GeaNet\bin\UPDATE si dovrebbe trovare il file GN_Update.zip. Se lo si apre si vedranno i file geanet.exe, alcune file con estensione .dll e qualche altro file o immagine.
Tutti questi file dovranno essere copiati nella cartella geanet\bin sovrascrivendo quelli presenti.

Esportare/Importare il file XML di fattura elettronica con Gea.Net Pro

La scadenza del 1 Gennaio 2019 si avvicina ma si riscontrano ancora tanti interrogativi sulla emissione di fatture elettroniche.
Vediamo di affrontare in modo schematico come occorre operare con Gea.Net Pro per inoltrare i documenti.
Va detto che questa breve guida non può ancora considerarsi definitiva perchè in queste settimane si stanno susseguendo nuove disposizioni in modo frenetico.
L’obiettivo di questo articolo è dare delle indicazioni di massima che non possono essere considerate definitive e sarà rivisto ed aggiornato anche nelle prossime settimane per cui si invita il lettore a memorizzare il link per rivisitarlo anche in seguito.

Premesso che è sempre possibile avere informazioni aggiornate in tempo (quasi) reale alla pagina http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm (anche questo è un link che dovrebbe essere inserito nei preferiti del proprio browser), va anticipato che al momento non è possibile inviare alcun documento se non è firmato digitalmente.
Detto ciò ne consegue che il gestionale genera un file XML che non può essere inviato direttamente ma dovrà essere ritrattato (firmato ed inviato al SDI secondo le modalità anticipate in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/09/20/fattura-elettronica-che-fare/).
Probabilmente in futuro la procedura di inoltro verrà semplificata e forse sarà possibile spedire l’XML via PEC ma per ora non vi è altra possibilità se non firmare digitalmente uno più file XML affinchè possano essere accettati da SDI (o in alternativa utilizzare un software dedicato o inoltrare il file attraverso un soggetto terzo riconosciuto dall’AdE come può essere il proprio commercialista).
Per quanto riguarda le fatture passive (quelle ricevute dai propri fornitori) occorre prelevare dal proprio cassetto fiscale il file XML ricevuto (tramite SDI o altro software) ed importarlo nel gestionale.

Fino ad ora abbiamo analizzato lo scenario comune a tutti i gestionali ma in seguito andiamo ad affrontare le modalità operative da adottare con Gea.Net.
Come operazione preliminare bisogna installare l’ultima versione di Gea.Net Pro che può essere scaricata da https://sourceforge.net/projects/geanetpro/
Come altra condizione preliminare bisogna assicurarsi che tutte le schede anagrafiche dei clienti/fornitori riportino dati corretti. Può sembrare una banalità ma se anche un solo dato non è conforme verrebbe rifiutato l’intero flusso comportando una notevole perdita di tempo e qualche mal di pancia (si ricorda che per essere considerato valido l’inoltro deve avvenire entro 5 giorni).

Anagrafiche Clienti/Fornitori

Per essere sicuri che tutti i dati siano corretti è sufficiente aprire la scheda (da “Archivi di Base”, “Anagrafiche”) e confermarla. Nelle ultime versioni sono stati inseriti nuove proprietà e controlli non presenti nelle versioni precedenti quindi aprendo schede inserite tempo addietro si avranno delle sorprese non piacevoli e si dovranno integrare le informazioni mancanti.

Ogni dato fiscale relativo alla fattura deve essere indicato e valido. Errori sul codice fiscale o su altri dati comportano il rifiuto del file da parte del sistema. Per ogni ente della PA destinatario di fattura deve essere indicato il Codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato come riportato nella rubrica Indice PA pena il rifiuto del sistema. Si tratta di un codice di 6 caratteri che può essere ricavato dal sito http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

Se questa attività di inserimento delle nuove informazioni viene demandata a tempi successivi ci si troverà in una situazione di continua rincorsa. Infatti se si tenterà di emettere una fattura ad un cliente con dati errati o incompleti non sarà possibile generare un file XML di fattura elettronica fintanto che non saranno inseriti questi dati.
Qualora anche il file venisse generato sarà il SDI a rifiutarlo con una conseguente perdita di tempo.
Tra tutti i dati che devono essere inseriti in anagrafica rivestono importanza fondamentale il Codice di Identificazione e la PEC. Sono dati che fino ad ora non erano importanti e probabilmente non sono riportati nella maggior parte delle schede inserite in precedenza.

Immagine1

Da adesso però sono fondamentali e almeno uno dei due deve essere inserito. In questi giorni sarà capitato di ricevere da alcuni clienti/fornitore una email che ci invitava a memorizzare il loro Codice di Identificazione. Si tratta di un codice di 7 caratteri (6 per la PA) con cui il contribuente è riconosciuto dall’ AdE.
Se il soggetto non si è registrato, cioè non possiede il Cod.ID, può essere identificato tramite la PEC che in Italia da diversi anni è obbligatoria per ogni contribuente.
Se mancano entrambi (in questo caso il Cod.ID dovrebbe essere caricato con il valore ‘0000000’) lo stakeholder verrebbe interpretato come soggetto privato o estero. Ma se non lo fosse veramente si tratterebbe di un errore operativo piuttosto grave in quanto la fattura non potrà essere ricevuta/scaricata dalla controparte.

Verificare le tabelle

Verificare le tabelle Esenzioni, Pagamenti e altre utilizzate dalla fattura elettronica agganciando ad ogni codice di Gea.Net utilizzato il corrispondente codice indicato dalle specifiche dell’AdE. Se si proviene da una versione recente di Gea.Net è probabile che le tabelle siano già configurate correttamente. Di conseguenza Gea.Net propone già un codice e il più delle volte è solamente da verificarne la correttezza.

Se invece si è cominciato ad utilizzarlo prima del 2016 le tabelle dovrebbero essere integrate con queste informazioni.

I codici si trovano riportati sul fondo del documento

http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.2.1/Rappresentazione_tabellare_del_tracciato_FatturaPA_versione_1.2.1.pdf

 

Attenzione ai Caratteri Speciali

Facendo alcune prove sugli invii dei flussi di fattura elettronica, ci siamo accorti che alcuni utenti usano parecchio i caratteri speciali (non standard ASCII) sia nelle descrizioni degli articoli (diametro o altri simboli tecnici) che negli indirizzi delle anagrafiche clienti. Alle volte si tratta di testo copiato (copia e incolla) da Internet o da una mail ricevuta del cliente ma la causa potrebbe essere anche l’importazione di listini fornitori. Bisogna sapere che il sistema UTF-8 (che prevede i caratteri speciali) è un’estensione del formato ASCII ma è compatibile solo in parte. Il sistema dell’AdE, come parecchi sistemi, sembra che al momenti accetti solo caratteri ASCII e non UTF-8, questo almeno per quanto riguarda i dati anagrafici mentre sembra essere tollerato nella descrizione degli articoli.

ATTENZIONE perchè l’uso anche di un solo carattere speciale comporta lo scarto dell’intero flusso di Fattura Elettronica. Per chi non è tecnico forse è difficile da capire ma se si usano i caratteri standard, cioè quelli su tastiera, si avranno meno problemi in seguito. Lo stesso discorso vale anche sugli altri flussi (spesometro, liquidazione IVA). Senza andare a modificare tutto ora, anche perchè si spera che l’AdE trovi una soluzione, si cerchi quantomeno di non usarli più da ora in avanti, sistemandoli man mano che dovessero verificarsi i problemi.

Fatture Attive

Fino ad ora era prassi comune stampare la fattura ed inviarla, magari in formato PDF, al cliente. Dal 2019 questa pratica diventerà obsoleta ma non potrà essere rifiutata una esplicita richiesta di documento in formato cartaceo.
Tuttavia l’inoltro via SDI e la conservazione digitale diventano obbligatori e non possono essere omessi neppure in questo caso.
Va detto che nelle Impostazioni di Gea.Net Pro (Tab “Documenti”, proprietà “Inserisci allegato PDF su XML Fattura Elettronica”) è possibile istruire Gea.Net affinchè includa il PDF nell’XML in modo che lo stakeholder lo possa ricevere direttamente sul proprio cassetto fiscale. Ma anche in questo caso, al momento, non è possibile rifiutare l’invio in seguito ad una specifica richiesta.
A proposito dell’allegato, occorre precisare che se il PDF contiene spesso loghi o immagini molto definite e di grandi dimensioni. Questo avrà un effetto anche sulla dimensione del file XML che sarebbe rifiutato se superiore ai 5 MB. Questa dimensione sembra piuttosto grande ma bisogna considerare che se viene inviato un file compresso contenente più fatture, potrebbe contenere solo circa 5 fatture con un logo di 1 MB. Inoltre si deve considerare che files di grandi dimensioni richiedono più tempo per essere inviati e una immagine con alta definizione non darà alcun vantaggio in una presentazione a video.
Dal 2019, a maggior ragione, sui documenti sarà bene usare solo loghi poco definiti oppure nessun logo.

Ma come possiamo creare il file XML ? Al momento in un paio di modi :

  1. Entrando nella fattura e da barra comandi eseguire “Funzioni”, “Genera”, “File XML Fattura Elettronica”
  2. Dall’elenco fatture selezionando da barra comandi “Documenti”, “Crea Fatture Elettroniche”

In entrambi i casi verranno generato uno o più files nella cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE con nome “IT[Partita IVA]_[progressivoAnno][Numero].XML
Questi saranno i files da firmare digitalmente ed inviare al SDI.

Tipi Documenti e Numerazione delle fatture

La legge impone di tenere le fatture elettroniche su sezionale diverso dalle fatture cartacee. Per gli anni fiscali precedenti il 2019 questa alternanza era piuttosto frequente ma dal 2019 le fatture cartacee diventeranno una rarità o forse spariranno del tutto. Nella versione Gea.Net Pro 5.3 esistono due Tipi di Fattura che possono essere definiti nelle “Impostazioni” : Fattura (codice FA) e Fattura Elettronica (Codice FE). Durante la generazione delle fatture dai Documenti di Trasporto, l’uno o l’altro tipo sono acquisiti in automatico in base alla presenza o meno del Codice Destinatario della fattura elettronica (6 caratteri per la PA, 7 per i privati). Dal 2019 questa differenza non ha più senso di esistere perchè sono tutte fatture elettroniche ma soprattutto perchè i privati potrebbero non avere tale codice perchè identificati da PEC. Questa discriminante andrà a sparire nelle versioni successive ma se ancora presente sarebbe bene bypassarla ed usare una sola serie di numerazione.

Per utilizzare una sola serie di numerazione accedere alle Impostazioni, tab “Documenti” e impostare “FA” sia nella cella “Fattura” che nella cella “Fattura Elettronica”.

E’ preferibile usare il tipo Fattura “FA” anziché “FE” (vedi tabella Tipo Fattura) perchè per impostazione predefinita non utilizza una serie di numerazione, quindi i numeri documento emessi saranno 1,2,3,ecc. invece che E/1, E/2, E/3, ecc.

Al tempo stesso potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo “Fattura cartacea” da utilizzare eventualmente con i clienti privati o esteri. Si consiglia in questo caso di utilizzare il nuovo codice ‘FH’ (‘NH’ per la nota di credito cartacea) associandoli alla serie ‘H’.

Fatture Passive

Le fatture passive saranno ricevute direttamente sul proprio cassetto fiscale e da qui potranno essere prelevate sempre in formato XML.
Sarà possibile importarle in contabilità con la funzione “Contabilità”, “Acquisti”, “Inserimento Fatture Passive”.
Dalla barra comandi selezionare “Funzioni”, “Importa File XML Fattura Elettronica”.
Ma non tutte le informazioni necessarie alla contabilità sono presenti sul file. Ad esempio manca il conto con cui identifichiamo il fornitore sul piano dei conti e il conto acquisti da movimentare.
Gea.Net Pro cerca di ricavare queste informazioni nel miglior modo possibile, ad esempio riconoscendo il fornitore in base alla partita IVA o al codice fiscale e da questo ricavando il conto di acquisti normalmente associato ad esso e così via.
Possiamo affermare che questa operazione opera correttamente nella maggior parte dei casi ma non ha la possibilità di gestire le eccezioni (ad esempio se si acquistano beni o servizi associati ad un conto diverso dallo standard associato al fornitore).
In questi casi sarà possibile riprendere la fattura passiva (o il movimento contabile) in un secondo tempo riportando le modifiche.

Controllo del file XML

Per ultimo vi lascio un consiglio che credo sia il caso di seguire almeno per i primi tempi.
Nel momento in cui si emette una fattura ci sono 5 giorni di tempo per inoltrarla dopodichè si incorre in sanzioni.
Ora non è dato sapere i tempi di risposta del SDI per l’accettazione ma è possibile che un eventuale rifiuto arrivi anche 4 giorni dopo e a quel punto i tempi sarebbero piuttosto stretti.
Per scremare gli errori più banali, come potrebbe essere un errore formale o la mancanza di un dato, il SDI ha messo a disposizione una pagina per verificare la correttezza del file che si vuole inoltrare.
Non sarebbe male verificare sempre il file prima di inviarlo tramite la pagina

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Il controllo comporta solo pochi secondi e ci potrebbe risparmiare qualche guaio.