Gestione della Produzione con Gea.Net

La gestione della produzione che affrontiamo di seguito ci serve per seguire ogni fase del processo produttivo ed è comunque funzionante anche se è possibile adottare la gestione del piano di produzione esposto in seguito che risulta essere operativamente più funzionale. Anche se si adotta la gestione del processo produttivo utilizzando la funzione di gestione del piano di produzione alcune fasi del processo sono comuni. In ogni caso anche la fase del processo classico è molto interessante a livello didattico perché definisce punto per punto le varie fasi del processo.

La gestione della produzione fatta in questo modo tende ad assolvere compiti di produzione prettamente manuale e può essere utilizzata anche con il metodo di gestione commesse mentre per alcune fasi può essere sostituita dalla gestione del piano di produzione pensato ad hoc per velocizzare l’operatività di inserimento e pianificazione dei vari reparti.

Vediamo di seguito le varie fasi del ciclo produttivo dall’offerta fino all’evasione. Alcune fasi sono opzionali e pertanto potrebbe essere saltate.

E1.1 – Offerta Cliente (Opzionale)

Il ciclo solitamente parte con una offerta presentata al cliente. Qualora non fossero gestite le offerte è possibile fare iniziare il processo dal punto successivo.

Ricordiamo che il modulo degli ordini in realtà gestisce tutti i documenti non fiscali tra cui anche le offerte e le schede di lavorazione.

Da Ordini à Ordini

Inserirne un nuovo documento con il pulsante clip_image002

Inserire il tipo documento (Preventivo)

clip_image004

quindi inserire tutti i dati dell’ordine. Al termine stampare ed inviare l’offerta.

E1.2 – Ordine Cliente

Nel momento in cui il cliente accetta l’offerta dovremo inserire l’ordine con il quale ci si impegna reciprocamente a fare iniziare il processo produttivo vero e proprio.

Per acquisire automaticamente gli articoli già inseriti nell’offerta ci sono due modi a seconda che si voglia o meno conservare l’offerta originale che il più delle volte risulta essere uguale all’ordine stesso.

Se non si vuole conservare l’offerta si può semplicemente modificare il Tipo Documento trasformandolo da Preventivo ad Ordine Cliente.

Se invece si desidera mantenere anche il documento di offerta possiamo eseguire una duplicazione con sostituzione del tipo documento.

clip_image005

Viene mostrata la lista dei tipi disponibili

clip_image007

selezioniamo il tipo di documento da creare (Ordine Cliente) ed accettiamo la richiesta conferma.

A questo punto abbiamo inserito due documenti (preventivo e ordine cliente) con gli stessi articoli e quantità. Possiamo intervenire sull’ordine eliminando o inserendo righe oppure modificando le quantità senza che l’offerta venga intaccata.

E1.3 – Ordine Fornitore o Scheda Lavoro (Opzionale)

La fase successiva del processo riguarda la creazione di un ordine di produzione. Per impostazione predefinita Gea.Net usa termini diversi come “ordine fornitore” o “scheda lavoro” ma in realtà stiamo parlando della stessa cosa e l’operatore potrebbe anche decidere di intervenire sulla tabella “Tipo Ordini” se preferisce modificare i termini.

La differenza tra ordine fornitore o scheda lavoro è determinata principalmente dalla sede della lavorazione (esterna o presso terzi la prima, interna la seconda). In realtà per creare l’uno o l’altro il processo è il medesimo perché entrambi saranno creati come un nuovo documento.

La creazione di un ordine fornitore o di una scheda lavoro è un obbligo per le aziende certificate ma il processo potrebbe continuare anche senza questa fase, da qui l’identificazione della fase come opzionale. E’ bene dire che anche se non si ha l’obbligo sarebbe buona norma creare una scheda lavorazione da consegnare agli addetti alla produzione anziché fare girare foglietti o dare comunicazioni verbali.

Da Ordini à Ordini

Inserirne un nuovo documento con il pulsante clip_image008

Inserire il tipo documento (Ordine Fornitore o Scheda Lavoro).

Se la gestione del processo produttivo non è frammentato tra tante sedi o centri di costo differenti, per cui si rende necessario creare tanti ordini diversi, l’operazione più veloce potrebbe essere la funzione di “duplica documenti con cambio tipo” come abbiamo fatto per creare un’offerta da un preventivo.

In questo caso l’ordine cliente potrebbe essere il documento originale e l’ordine fornitore o la scheda lavoro sarebbe il documento obiettivo. Naturalmente una volta duplicato si può intervenire liberamente per modificare righe e quantità.

Se si usa il piano di produzione, l’ordine a fornitore potrebbe essere generato nella funzione “Stato d’Avanzamento Piano di Produzione”.

Stampa della scheda di lavorazione.

Sia che si tratti di un ordine a fornitore sia che si tratti di scheda lavoro possiamo stampare il documento cartaceo vero e proprio da consegnare agli addetti alla produzione. La stampa potrebbe essere fatta nel modo classico come si fa per ogni entità dalla voce “Stampa” presente sulla barra comandi. Ma esiste una stampa creata appositamente per riportare solo le informazioni che servono alla produzione e con caratteri più grandi

clip_image009

clip_image011

Sulla stampa di esempio non sono riportati i centri di costo o l’articolo di derivazione perché non assegnati nel ciclo dell’articolo. Se fossero inseriti i centri di costo gli addetti avrebbero una maggiore informazione relativa a quali operazioni sono di loro competenza e a quale reparto deve essere inoltrato il pezzo nel momento in cui è terminato.

E1.4 – Invio merce al terzista (Opzionale)

Anche questa fase è opzionale perché se la lavorazione avviene internamente il più delle volte non occorre creare alcun documento.

Se la merce deve essere inviata ad un terzista occorre ragionare sulla modalità di consegna dei componenti.

Se il terzista deve creare un assemblaggio di componenti per la creazione di un prodotto, alle volte i componenti, solitamente di minor valore, possono essere consegnati in tempi diversi affinché il lavorante ne possieda una scorta sufficiente per eseguire le attività richieste. Per questi componenti non occorre fare nulla in quanto ci si aspetta che siano già presenti o che qualora non fossero sufficienti dovremmo essere avvertiti per tempo.

I componenti di maggior valore (ma alcune aziende operano cosi per tutti i componenti) saranno consegnati solo nel momento in cui il terzista deve eseguire la lavorazione.

Se il terzista esegue la fase di un ciclo deve essere consegnato il prodotto nella fase del ciclo precedente alla lavorazione che questi deve eseguire.

Da DDT e Assistenza à Documenti di Trasporto

Inserirne un nuovo documento con il pulsante clip_image012

Per consegnare la merce occorre creare un documento di trasporto in conto lavorazione (CL) o con una causale che abbia una configurazione in tabella tale per cui ogni articolo sia scaricato dal magazzino di origine e caricato nel magazzino di destinazione.

La consegna di pochi articoli non crea grosse problematiche mentre se si è soliti fare eseguire assemblaggi esterni e consegnare tutti i componenti in un’unica soluzione (e magari i componenti sono diverse decime) potrebbe venire in aiuto la funzione “Esplodi Componenti Distinta base di livello 1”

clip_image013

Occorre indicare l’articolo da assemblare o posizionarsi sulla riga con tale articolo ed eseguire il comando. Questa funzione potrebbe essere ripetuta per tutti le righe che hanno distinta base e in questo modo potrebbe essere riportati facilmente i componenti di qualunque livello.

Se si usa il piano di produzione, il documento di trasporto a terzista potrebbe essere generato più semplicemente nella funzione “Stato d’Avanzamento Piano di Produzione”.

E1.5 – Produzione

Le funzioni di produzione sono due. La prima gestisce l’assemblaggio dei componenti mentre la seconda gestisce le lavorazioni. Entrambe sono state create per inserire le lavorazioni interne o esterne (presso terzisti). L’interfaccia è estremamente semplice e permette il solo inserimento di movimenti. Queste due caratteristiche permettono di poter portare questo strumento in magazzino e renderlo disponibile ad un operatore che non conosce in alcun modo la realtà del gestionale ma che semplicemente inserisce ciò che e stato prodotto.

Se indicato il numero ordine cliente, inserisce il quantitativo di pezzi prodotti come merce pronta da consegnare.

Se indicato il lotto di produzione genera la registrazione del lotto abbinando i componenti ai rispettivi lotti di acquisti.

Qualora un articolo da produrre fosse composto da distinta base e uno o più cicli di lavorazione occorre procedere nell’ordine di eventi che segue :

  • Assemblaggio del prodotto, deve sempre essere la prima operazione che corrisponde un po’ alla preparazione di una scatola contenente i vari componenti. Questa è una convezione utilizzata anche se materialmente il ciclo non avviene in questo modo. Serve al contempo per creare ordine e per essere certi che non mancheranno i componenti nelle fasi che seguiranno.
  • Prima Lavorazione.
  • Seconda Lavorazione
  • Ultima Lavorazione

Se le diverse fasi di lavorazione avvengono tutte presso il magazzino principale o tutte presso lo stesso terzista non ci sono altre accortezze da seguire ma se avviene il luoghi diversi (cioè magazzini diversi) occorre registrare ogni singolo documento di trasporto ricevuto o emesso con causale “CL” Lavorazione o altra causale che in tabella sia configurata come azione che prevede un carico e un scarico. Di conseguenza i movimenti di magazzino generato creeranno la tracciabilità e lo stato d’avanzamento della produzione.

Qualora ci fossero più fasi di lavorazione eseguite presso lo stesso magazzino può essere creata un sola lavorazione che scarica il prodotto grezzo e carica il prodotto finito.

Se si usa il piano di produzione, la produzione è certamente più semplice e veloce se eseguita dalla funzione “Stato d’Avanzamento Piano di Produzione”.


E1.5.1 – Assemblaggio

Da Produzione à Produzione, Assemblaggio

clip_image015

Salvo personalizzazioni specifiche questa schermata permette di eseguire operazioni standard :

Assemblaggio (Esplosione Distinta Base 1’ Livello)

Per i prodotti che hanno distinta base è possibile esplodere la distinta base al primo livello. Questa funzione è particolarmente utile per chi assembla o monta prodotti infatti in un’unica operazione permette di caricare il prodotto finito e di scaricare tutti i componenti.

In alternativa è possibile eseguire il

Ritorno Materiale da Terzista (Assemblaggio Distinta Base 1’ Livello)

Questa opzione è un estensione dell’assemblaggio e tende a raggruppare in una unica operazione la lavorazione eseguita dal terzista e il rientro del materiale prodotto. Deve essere eseguita una operazione per ogni articolo rientrato e opera come segue :

· Crea il movimento di assemblaggio di primo livello presso il magazzino del terzista.

· Crea il movimento di scarico del prodotto finito dal magazzino del terzista e il carico nel magazzino principale

· Se indicato il numero ordine cliente, inserisce il quantitativo di pezzi prodotti come merce pronta da consegnare.

· Se indicato il lotto di produzione genera la registrazione del lotto abbinando i componenti ai rispettivi lotti di acquisti.

Per la lavorazione dei kit assemblati in sede, dopo aver scaricato i prodotti realizzati dal terzista, si deve eseguire il comando di assemblaggio indicando il numero d’ordine del cliente..

Attenzione ! Utilizzare la funzione di “Ritorno Materiale da Terzista” se e solo se il terzista non consegna il prodotto finito con documento di trasporto, altrimenti si avrebbe un doppio scarico/carico dei prodotti finiti


E1.5.2 – Ciclo di lavorazione

Da Produzione à Produzione, Lavorazioni

clip_image017

Permette la trasformazione di un prodotto da una o più fasi/varianti. Se non è indicata la fase/variante di partenza viene scaricato l’articolo di derivazione. Se un non è indicata la fase/variante di arrivo viene caricato il prodotto finito in tutti gli altri casi la trasformazione avviene in considerazione delle fasi/varianti indicate. Naturalmente la lavorazione può comprendere più cicli in una sola registrazione.

E1.6 – Consegna merce lavorata dal terzista (Opzionale)

Anche questa fase è opzionale perché se la lavorazione avviene internamente il più delle volte non occorre creare alcun documento.

Quando invece il terzista ci consegna un prodotto lavorato dobbiamo registrare il carico di magazzino. Le operazioni sono le stesse da eseguire quando si carica un documento di trasporto passivo con la differenza che deve essere usata un tipo fattura che sia agganciato ad una causale di movimentazione di conto lavorazione (CL).

Da Contabilità à Acquisti à Fatture e DDT Passivi

Inserirne un nuovo documento con il pulsante clip_image018

Per impostazione predefinita Gea.Net mette a disposizione un tipo fattura, che in realtà esegue solo il carico di magazzino, con codice D3 (reso da lavorazione). Se si verifica sulla tabella “tipo fattura“ possiamo notare come questo tipo sia abbinato al codice causale di movimentazione di conto lavorazione (CL).

La consegna con fattura immediata non dovrebbe mai capitare visto che relativa alla consegna di articoli di nostra proprietà e dovrebbe essere fatturata la prestazione e non i beni. Qualora avvenisse non potrebbe essere usato il tipo fattura “fattura accompagnatoria” che per impostazione predefinita è agganciato ad una causale di vendita. Occorrerebbe creare un altro tipo in tutto simile ma abbinato alla causale conto lavorazione (CL).

Naturalmente se le lavorazioni da cedere all’esterno sono più di una è possibile ripetere i punti 4, 5 e 6 tutte le volte che serve. Se invece ci sono più lavorazioni interne ripetere il punto 5 per ognuna di esse.

E1.7 – Consegna al cliente

L’ultima fase è certamente la più semplice e non occorre dare ulteriori dettagli se non ricordare che sia dalla gestione dei documenti di trasporto che dalla gestione delle fatture è possibile importare l’ordine cliente generato all’inizio del processo.

E1.8 – Cosa cambia se i terzisti siamo noi

Il processo analizzato lo abbiamo visto con gli occhi dell’azienda che commissiona all’esterno. Ma cosa succede se è la nostra azienda che esegue le funzioni del terzista ?

Caso 1. Terzista con solo merce dei clienti

Potrebbe cambiare poco nel momento in cui teniamo tracciato anche gli articoli del nostro committente. Ricordiamo però che gli articoli di terzi non possono essere mischiati ai nostri pertanto avremo dovuto fare a priori un magazzino articoli di terzi che ad esempio abbiamo chiamato con codice MAGA3 per distinguerlo dal nostro magazzino principale con codice MAGAZ.

Per ogni fase del processo, a partire dagli ordini, ai documenti di trasporto, alle funzioni di produzione, ovunque dovremo ricordarci di sostituire il codice MAGAZ proposto in automatico con il codice MAGA3.

In verità quanto stiamo facendo è tutt’altro che ideale. Ci siamo presi carico di un’incombenza a cui non saremmo obbligati (la merce non è nostra e non abbiamo obblighi di legge).

Se scegliamo di semplificarci la vita e quindi non gestire il magazzino di altri le cose si semplificano un po’.

  • Non cambia niente nella gestione delle offerte, degli ordini e delle schede lavoro. Tutti questi documenti non creano movimenti di magazzino e quindi li gestiamo allo stesso modo
  • Non siamo tenuti a registrare il documento di trasporto che riceviamo dal cliente nel momento in cui ci consegna i componenti.
  • Tutti gli eventuali documenti di trasporto (punto 4) che noi emettiamo nei confronti di sublavoranti non devono creare movimenti di magazzino pertanto dobbiamo usare una causale che non crea ne carichi ne scarichi.
  • Non trattandosi di articoli nostri possiamo evitare di creare la produzione (punto 5).
  • Non siamo tenuti a registrare il documento di trasporto che riceviamo dal sublavorante.
  • Il documento di trasporto (punto 7) che noi emettiamo nei confronti del cliente non deve creare movimenti di magazzino pertanto dobbiamo usare una causale che non crea ne carichi ne scarichi.

Caso 2. Terzista con merce dei clienti e merce di proprietà

Nel caso in cui la merce oggetto della nostra produzione sia conferita in parte dal cliente che commissiona la lavorazione ed in parte dalla nostra azienda le cose sono un po’ più complesse.

In questo caso dobbiamo prevedere di avere almeno tre magazzini : Il magazzino con il materiale di nostra proprietà (MAGAZ), il magazzino presso la sede del cliente (ad esempio codice 00001), il magazzino di materiale di proprietà del cliente presso la nostra sede (ad esempio codice MAG01)

La gestione corretta prevederebbe che il materiale del cliente non venisse mai mischiato al materiale di nostra proprietà senonchè per eseguire la produzione non è possibile prelevare materiale presente in due magazzini diversi. Pertanto siamo costretti a caricare la merce conferita dal nostro cliente in un magazzino separato quindi all’atto della produzione dovrebbe essere venduta la merce di proprietà dell’azienda al cliente stesso. Gli step del processo sono :

  • Registrazione della ricezione della merce attraverso la registrazione di un documento di trasporto passivo con magazzino destinazione MAG01 utilizzando una causale che preveda il solo carico del magazzino destinazione.

· Emissione di un documento di trasporto con una causale che preveda solo lo scarico e che abbia come destinazione il magazzino del cliente depositato presso la nostra sede cioè MAG01. Questa operazione è una operazione virtuale e non prevede alcun trasporto all’esterno perciò potrebbe essere evitata registrando al suo posto un movimento di magazzino con origine MAGAZ e destinazione MAG01. Se invece che creare documento di trasporto si esegue solo il movimento di magazzino non verrà creata in automatico alcuna fattura ma il più delle volte è corretto sia così in quanto non sono venduti componenti ma una lavorazione (o commessa).

  • Esecuzione della lavorazione prezzo MAG01
  • Consegna del prodotto finito con documento di trasporto che viene originato dal magazzino MAG01 e con destinazione 00001. Anche in questo caso è a discrezione dell’operatore decidere quale causale utilizzare. Occorre comunque utilizzare un causale che esegue solo lo scarico del magazzino di provenienza. Se si utilizza una causale “Vendita” si ha il vantaggio che la fattura viene generata in automatico con la funzione “Genera fattura”. In caso contrario la fattura dovrà essere creata manualmente o partendo dall’ordine cliente.

Il processo analizzato ora, per quanto formalmente corretto potrebbe essere dispersivo in quanto obbliga l’operatore a fare una operazione (punto 2) piuttosto noiosa di trasporto del materiale di proprietà dell’azienda (MAGAZ) al magazzino del cliente (MAG01). Inoltre ogni operazione (documento di trasporto di ricezione merce, lavorazione, documento di trasporto di consegna del prodotto finito) deve essere eseguita su MAG01 invece che su MAGAZ che viene proposto in automatico e questo rischia di essere causa di errori.

Per questi motivi alle volte si usa la scorciatoia impropria di caricare la merce del cliente direttamente sul magazzino aziendale. Per quanto non corretta è una soluzione pratica e se la si vuole adottare si raccomanda di identificare inequivocabilmente il materiale di proprietà dei clienti ad esempio assegnando codici che iniziano con la lettera “Z”.

Lascia un commento

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo di WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione /  Modifica )

Google photo

Stai commentando usando il tuo account Google. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione /  Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione /  Modifica )

Connessione a %s...

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: