Il web 2.0 ha messo a disposizione diversi servizi impensabili fino a qualche tempo fa . Uno particolarmente interessante è la possibilità di fare il backup dei propri dati su un server gestito da provider.

Ma per estensione questo servizio si presenta particolarmente interessante anche per la possibilità di condividere lo stesso database su computer diversi anche non collegati in rete. Le applicazioni più interessante di questo concetto sono almeno due :

• La possibilità che offre all’utente di lavorare da una sede diversa da quella dell’ufficio, ad esempio da casa alla sera o da altre postazioni quando è in viaggio.
• La possibilità che offre ai consulenti di operare su dati del cliente dal proprio ufficio. Si pensi ai commercialisti.

L’unica cosa a cui fare attenzione è quello di non lavorare contemporaneamente da due sedi diverse. Nel caso il secondo utente perderebbe le modifiche apportate.

Questo non compromette comunque di avere una corretta gestione della configurazione di rete. Quindi è possibile tranquillamente condividere un database in ufficio tra postazioni che lavorano simultaneamente e al tempo stesso collegarsi da casa alla sera.

Purtroppo non è possibile utilizzare database come SQL Server o Oracle se non con diverse difficoltà di configurazione, ma con Access o MySql la configuarazione è semplice tanto quanto l’installazione standard.

Abbiamo provato Gea.Net con DropBox (http://www.dropbox.com) che analizzeremo di seguito ma lo stesso sistema di utilizzo può essere applicato anche ad altri provider. Ad esempio skydrive (http://skydrive.live.com) che utilizzando un software come Gladinet può condividere un disco virtuale.

Da non sottovalutare anche il costo di questa soluzione. Infatti la maggior parte dei servizi è gratuita per un spazio di piccole dimensioni ma visto che vi è solo un database da condividere i 2GB forniti gratuitamente da DropBox sono più che sufficienti.

Configurazione di DropBox sulla sede principale (anche in rete)

La prima operazione da fare è registrarsi sul sito DropBox (http://www.dropbox.com) e scaricare il software client.

Una volta installato il client verrà creata una cartella Documenti\DropBox.

Creare una cartella all’interno della quale copiare il database azienda.mdb.

A questo punto occorre entrare in Gea.Net e configurare il puntamento al database appena copiato nella cartella DropBox

Se si vuole utilizzare Gea.Net in rete occorrerà condividere la cartella DropBox in rete e riconfigurare il corretto puntamento al database dalle altre postazioni Gea.Net.

Utilizzo di DropBox da altra sede

Dalla sede remota dobbiamo scaricare il client che possiamo prelevare dal sito DropBox (http://www.dropbox.com). Durante l’installazione ci viene chiesto la mail a cui è associato il servizio. Ovviamente dovremo indicare lo stesso che abbiamo usato anche sulla sede principale.

A questo punto le operazioni da eseguire sono le stesse che abbiamo fatto in azienda cioè installare Gea.Net, e puntare al database della cartella DropBox.

Occorre fare un po’ di attenzione

Come detto non è possibile lavorare contemporaneamente da due sedi diverse pena la perdita delle modifiche fatte dall’utente che si collega per secondo. I servizi di backup non sono in grado di gestire il lock del database ma si limitano a replicare un file su un ambiente diverso (server). Ne consegue che se due o più utenti apportano modifiche sullo stesso file il servizio gestisce questo evento creando una copia del file modificato dal secondo utente rinominando il file e di conseguenza le modifiche non sarebbero più visibili a Gea.Net nel momento in cui il servizio riallinea i file.

Contrariamente a quanto succede con i file disponibili su rete locale, l’aggiornamento del file su server richiede qualche secondo. Quindi occorre prestare attenzione che nel momento in cui si è terminato di usare Gea.Net, il database venga copiato sul server. Al tempo stesso prima di utilizzare Gea.Net ci si deve assicurare di avere il database aggiornato. Tutti i servizi di backup hanno un modo per conoscere se il file è stato aggiornato sul server (DropBox riporta una spunta su sfondo verde quando è stato copiato mentre se deve ancora terminare l’allineamento l’icona riporta due frecce su sfondo blu). In verità se si possiede una buona linea ADSL l’aggiornamento avviene in pochi secondi, tempo inferiore a quanto richiesto dallo spegnimento/accensione del computer.

La copia dei dati è automatica

Abbiamo condiviso il database per potere usare Gea.Net da casa e da remoto ma ricordiamo che l’importanza del servizio di backup che ci viene offerto non è da sottovalutare. In realtà questi servizi nascono per questo scopo e sarebbero già di per se meritori. Averli sfruttati per utilizzare Gea.Net da postazioni fisicamente scollegate tra loro e un opzione in più. Abbiamo preso i classici due piccioni con una fava.