Lo scadenzario viene alimentato durante la registrazione delle fatture attive e passive. L’inserimento delle scadenze avviene in modo automatico senza che l’operatore se ne debba interessare in base alla data della fattura ed in relazione al codice di pagamento associato alla fattura stessa. Lo scadenzario come qualunque altra entità di Gea.Net, pur essendo generato in automatico può essere soggetto ad interventi dell’operatore.

Durante la registrazione delle fatture è previsto un campo su cui è possibile indicare un importo che potrebbe essere stato anticipato. Questo importo sarà registrato come importo già pagato nella scadenza che sarà generata.

Se l’importo pagato risulta essere maggiore o uguale all’importo della fattura, nessuna scadenza sarà generata.

Occorre precisare che solo le fatture andranno ad alimentare lo scadenzario. Infatti nessun altro tipo di documento apre una posizione a debito / a credito esigibile del cliente/fornitore o meglio non fintanto che non viene emessa la fattura.

Per quanto sia gli ordini che i documenti di trasporto non generano alcuna posizione sullo scadenzario lo stato può comunque essere monitorato attraverso la funzione “Documenti” disponibile nel modulo “Controllo Gestione”.

L’emissione di fatture clienti, nel momento in cui ad esse è associato una agente o un subagente potrebbero essere generate anche le scadenze passive verso gli agenti. Si tratta di una possibilità resa disponibile attraverso la configurazione del software su cui occorre riflettere infatti se l’agente emette fattura si potrebbe incorrere nella registrazione di una doppia scadenza. L’argomento sarà trattato di seguito.

Le scadenze relative ad adempimenti fiscali non sono oggetto di questa gestione. In linea di principio Gea.Net non gestisce queste scadenze che sono soggette a normative che possono variare rapidamente. Fa eccezione la scadenza per il versamento delle ritenute d’acconto dei professionisti per i quale è stato creato un apposita funzione nel modulo “Contabilità”.

Le scadenze possono essere inserite manualmente laddove non fossero associate ad una fattura o ad un documento fiscale registrato in contabilità. In questo modo possono essere inserite le scadenze di diverse tipologie di soggetti quali bar, distributori o rate di mutui.

Gea.Net viene fornito con una tabella pagamenti già caricata su cui l’operatore può intervenire.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Pagamenti

La tabella pagamenti viene gestita su finestra specifica.

Oltre al codice e alla descrizione vengono memorizzati :

· Modalità (Rimessa diretta, ricevute bancaria, bonifici, ecc.). Per convenzione la scadenza con codice ‘CC’ (Come convenuto) riporta sullo scadenziario la modalità del pagamento indicato sulla scheda cliente (scadenze attive) o sulla scheda fornitore (scadenze passive).

· Scadenze. Sono previste un massimo di 12 scadenze e per ognuna devono essere indicati il numero di giorni della scadenza.

·         Giorno del pagamento. È possibile indicare uno specifico giorno del mese in cui deve avvenire il pagamento. Se si lascia 0 il giorno viene calcolato in base alla data fattura, 30 indica il fine mese. Indicando un numero compreso tra 1 e 29 si indica che il pagamento deve avvenire il primo giorno N che segue la scadenza. Ad esempio un pagamento a 60 + 10 deve essere '10' per essere posticipato al primo 10 del mese successivo alla scadenza. Quindi si deve indicare “GG scadenza” = 60 e “Giorno del Pagamento” = 10 così emettendo fattura al 28/2, il calcolo somma 60 e trova una scadenza (es. il 27/04) poi cerca il 10 del mese successivo e la scadenza cadrà al 10/05. Se si indica un numero tra 31 e 59 si può stabilire che il pagamento avvenga un certo numero di giorni successivi al fine mese per cui 31 = fine mese + 1 (il primo del mese successivo ), 32 = il 2 del mese successivo, 33 il 3 del mese successivo, ecc. 

· Sconto cassa. La percentuale di sconto che viene agganciata automaticamente al pagamento. Viene utilizzata principalmente per i pagamenti a vista.

· Spese di incasso. Il valore deve essere espresso secondo la divisa nazionale ed è relativo alla singola scadenza che si vuole addebitare al cliente. In sede di fattura Gea.Net provvederà a moltiplicare tale valore per il numero di scadenze e a convertirlo nella divisa del documento.

B6.1 – PAGAMENTI

La funzione principale per la gestione dello scadenzario è disponibile

Da Contabilità à Scadenzarioà Pagamenti

La gestione dei Pagamenti è una funzione che consente di evidenziare le scadenze attive o passive. Perché i pagamenti possano essere registrati correttamente occore che siano stati inseriti i conti correnti nella relativa tabella.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Conti Correnti

B6.1.1 – PAGAMENTO E GESTIONE DELLA SINGOLA SCADENZA

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante

La gestione dello scadenzario avviene inserendo una riga per ogni scadenza. Come detto precedentemente le scadenze attive saranno caricate automaticamente al momento della stampa della fattura e quelle passive durante l’inserimento della fattura del fornitore. L’operatore dovrà solo indicare l’avvenuto pagamento o eventualmente una modifica delle condizioni. Altre scadenze, anche non facenti parte della normale attività aziendale, possono essere inserite manualmente.

Una volta inserita una scadenza, non è possibile modificarne alcuni dati come ad esempio il debitore/creditore; in questi casi occorre eliminare e quindi reinserire la scadenza.

Anche la data di scadenza è da considerarsi un campo chiave e pertanto la sua modifica sarebbe da considerarsi inibita tuttavia è stata predisposta una apposita funzione “Cambio Data Scadenza” sulla barra menù che ne consente la modifica a meno che non esista già una scadenza alla stessa data per lo stesso cliente / fornitore e numero documento. Tuttavia occorre ricordare che se la scadenza è stata generata in automatico da un documento, qualora questo fosse modificato la data sarebbe ricalcolata in base al codice di pagamento utilizzato rendendo vana la modifica della data scadenza riportata con la funzione “Cambio Data Scadenza”.

Per registrare il pagamento di una scadenza bisogna distinguere la modalità di pagamento. Per tutte le tipologie di pagamento fatta eccezione per Ri.Ba. attive o bonifici passivi è sufficiente inserire l’importo pagato uguale all’importo da pagare. Si faccia attenzione che se i due importi non coincidono anche solo per qualche centesimo, la scadenza è considerata aperta. Bisogna anche inserire il codice del conto corrente su cui viene versato/prelevato il denaro. Se il conto corrento non è indicato il pagamento è da considerarsi avvenuto per cassa. Appena si conferma la registrazione dell’avvenuto pagamento verrà creato anche il relativo movimento di prima nota.

B6.1.2 – RI.BA. ATTIVE / BONIFICI PASSIVI

Ci sono invece alcune tipologie di pagamento dove l’azienda deve attivarsi affinchè la scadenza possa essere chiusa.

Gli effetti bancari come Ri.Ba. attive o bonifici passivi prevedono tre fasi prima che possa essere definito chiuso il pagamento :

· Assegnazione

· Presentazione

· Registrazione Pagamento.

Assegnazione

L’operatore decide a quale banca appoggiare gli effetti, magari partendo da un massimale di disponibilità. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando sia il “Tipo Scadenza” sia la “Modalità”. Una volta che viene visualizzato l’elenco delle scadenze devono essere selezionata due o più righe (la selezione deve essere esplicita) altrimenti la selezione si intende di tutte le righe visualizzate. A questo punto, richiamando la voce di “Assegnazione” presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”, verrà richiesta la banca di appoggio oltre al massimale di importo da assegnare. Per assegnare altre banche di appoggio ripetere più volte la stessa operazione.

Presentazione

Questa operazione è da ripetere per ogni banca con cui è stata fatta una assegnazione. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando il “Tipo Scadenza”, la “Modalità” e il “conto corrente”. A questo punto, richiamando la voce di “Presentazione” presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”, viene richiesto il nome del flusso che verrà generato in formato standard CBI e viene generata una stampa (o anteprima di stampa) di tutte le righe visualizzate da presentare allo sportello e viene generato un file in formato standard CBI.

Lo standard CBI è uno standard per tutte le banche che operano sul territorio italiano pertanto dovrebbe essere accettato da tutti i software di Remote Banking. Tuttavia il flusso è in costante evoluzione perciò occorre verificare di avere installato l’ultima versione di Gea.Net. Inoltre alcune informazioni mancanti nel flusso (come ad esempio la mancanza del codice SIA) potrebbero essere risolte autonomamente da alcuni remote banking e non da altri con la conseguenza che anche in caso di incongruenza dei dati si potrebbe verificare che un flusso venga accettato da un istituto e non da un altro. Durante la generazione viene prodotto un elenco di potenziali anomalie che sarebbe bene correggere anche nel caso il flusso fosse accettato.

Registrazione Pagamento

Anche questa operazione è da ripetere per ogni banca con cui è stata fatta una assegnazione. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando il Tipo Scadenza, la Modalità e il conto corrente. A questo punto, richiamando la voce di registrazione dei pagamenti presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”,

viene richiesto ancora una volta il conto di appoggio,

quindi viene generato il movimento contabile.

La registrazione del pagamento di Ri.Ba. attive esegue il giroconto sul conto di portafoglio della banca selezionata chiudendo il movimento in avere con il conto “effetti da presentare” o con il conto del cliente in base alla configurazione di ‘Modalità Trattamento Effetti’ selezionata nella “configurazione” delle “Impostazioni”. Da questo momento la scadenza è considerata evasa, movimento contabile e scadenze non hanno alcun legame, sono cioè disconnessi, e una eventuale modifica alla scadenza dovrà essere riportata manualmente in contabilità.

Insoluti

Nel menù “Funzioni” è disponibile la voce “Registrazione Insoluti” che, a partire da una scadenza attiva in modalità Ricevuta Bancaria, riapre una scadenza in seguito ad insoluto.

E’ bene ricordare che, in base alla configurazione scelta, nel momento in cui si presenta una Ri.Ba. in banca il conto del cliente può essere chiuso in modo automatico. Al verificarsi di un pagamento insoluto è necessario riaprire la posizione del cliente.

La gestione insoluti opera come segue :

· Nel caso la scadenza in modalità Ri.Ba. sia ancora aperta, la chiude ovvero la considera pagata.

· Crea una nuova scadenza con data del giorno successivo alla scadenza naturale della Ri.Ba.

· Crea il Movimento di Contabilità dove riapre il conto del cliente in dare.

Nota. Per poter accedere alle scadenze già chiuse occorre deselezionare “solo scadenze aperte” nella fase di ricerca.

Anticipi

Nel menù “Funzioni” è disponibile anche la voce “Pagamento Anticipo” che, a partire da una scadenza attiva chiede la cifra che è stata anticipata. A questo punto la scadenza viene chiusa riportando la cifra da pagare uguale a quella pagata. Contemporaneamente viene aperta una nuova scadenza con importo uuale alla differenza e per convenzione viene messa al giorno successivo alla scadenza originale.

Scadenze già pagate

Si può intervenire in qualunque momento anche sulle scadenze già pagate al fine di ripristinare una scadenza segnata come pagata per errore o semplicemente per visualizzarla. Si tenga presente che per impostazione predefinita il software mostra solo le scadenze aperte e pertanto per vedere anche quelle pagate occorre deselezionare la spunta.

B6.2 – SCADENZARIO ATTIVO DA MODULO FATTURE

Questo metodo di lavoro può essere adottato solo per le microimprese o i professionisti che non utilizzano la contabilità.

La gestione dello scadenzario attraverso la funzione “Pagamenti” appena trattato e compresa nel modulo contabilità e prevede la gestione di diverse scadenze per documento sia per il ciclo attivo che per quello passivo. Tuttavia se non si dispone o non si vuole gestire il modulo contabilità e si hanno fatture con una scadenza unica all’emissione del documento, la funzione di elenco delle fatture può essere utilizzata anche come scadenzario.

Da Fatture à Fatture

Possiamo disporre dei campi “pagato”, “pagamento” ed eventualmente “Vs. riferimento” o “Note”.

Al momento dell’incasso del pagamento agire su uno o più di questi valori. Chiedendo di mostrare e ordinando le righe per questi campi otterremo uno scadenzario spartano ma efficace.

Una volta l’impostazione delle colonne e l’ordinamento rispecchi quanto si desidera è possibile salare la configurazione.

B6.3 – MATURATO AGENTE

Occorre fare una considerazione fondamentale. Siamo tenuti a gestire le scadenze degli agenti ?

In linea di massima la risposta a questa domanda dovrebbe essere NO se i nostri agenti sono soggetti esterni all’azienda, cioè fornitori a tutti gli effetti che emetteranno fattura per le prestazioni e che gestiranno autonomamente lo spettante. In pratica l’agente è la parte attiva che tiene traccia del venduto mentre l’azienda deve solo verificare che i calcoli eseguiti dall’agente siano corretti

In tutti gli altri casi avremo la necessità di gestire le scadenze dovute a provvigioni. Questo deve anche essere visto come un servizio che viene dato all’agente.

Se abbiamo la necessità di gestire le scadenze per gli agenti abbiamo due possibilità :

• Creare una scadenza per ogni riga di fattura
• Creare le scadenze dalla funzione di “Storico Provvigioni”

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

Generare una sola scadenza mensile da “Storico Provvigioni” è senz’altro la funzione più usata. Per approfondire l’argomento si riveda la gestione delle “Provvigioni Agenti” in cui viene trattato il processo di calcolo.

Se invece l’azienda deve provvedere perlopiù ad gestione estemporanea o magari di grosse commesse, potrebbe essere sufficiente la creazione di una scadenza per ogni riga di fattura. Questo ci risparmierebbe un calcolo da eseguire a fine mese ma ha il grosso svantaggio di creare un numero molto alto di scadenze diverse. Nonostante ciò potrebbe essere sufficiente qualora il calcolo fosse stato eseguito dall’agente/fornitore e il compito dell’azienda fosse solo quello di verifica.

Da Controllo gestione

Esiste anche un’altra possibilità di gestire il maturato degli agenti disponibile sul modulo “Controllo gestione”. Si tratta di una funzione da considerarsi obsoleta perché soppiantata dalla funzione “Storico Provvigioni”.

Da Controllo Gestione à Maturato Agenti

Questa funzione ha lo scopo di mettere in relazione le scadenze degli agenti con le scadenze dei pagamenti sulle fatture cliente.

La gestione delle provvigioni, al momento dell’emissione di una fatture attiva con provvigioni da riconoscere all’agente / subagente, crea sullo scadenzario sia una o più scadenze attive (da cliente) sia una o più scadenze passive (verso agente ) che hanno le stesse date di scadenza, ovvero quelle generate in riferimento al pagamento indicato in fattura.

Questa funzione riporta le scadenze passive in ordine di agente, scadenza e verifica che il cliente destinatario della fattura abbia provveduto al pagamento. In caso contrario la riga verrà evidenziata in rosso. Di conseguenza l’operatore potrà bloccare anche i relativi pagamenti verso l’agente.

B6.4 – RITENUTE D’ACCONTO

Da Contabilità à Scadenzarioà Gestione Ritenute d’Acconto

La funzione di gestione delle scadenze delle ritenute d’acconto prevede la possibilità di estrarre le fatture dei professionisti soggette a ritenuta d’acconto pagate nel periodo indicato. Di conseguenza viene calcolata la data di scadenza in cui deve essere versata la ritenuta d’acconto.

La fattura del professionista appare in elenco solo se la fattura risulta pagata.

B6.5 – FLUSSO DI CASSA

Da Contabilità à Scadenzarioà Flusso di Cassa

Questa funzione è stata pensata per analizzare le entrate/uscite passate e prevedere il cash flow futuro.

La griglia viene popolata dalle scadenze generate dai documenti o inserite manualmente nella funzione ‘Pagamenti’.

Sono riportate tante righe quante sono le scadenze e ogni scadenza attiva riporta un valore in entrata mentre ogni scadenza passiva un valore in uscita.

La colonna di saldo viene incrementata a partire da un saldo uguale a zero in quanto non vi è alcun rapporto con i dati contabili. Per avere il saldo reale è necessario inserire una scadenza fittizia al 1 gennaio riportante il saldo iniziale per la cassa e per ogni conto corrente gestito.

Sembra banale ma questo è un problema su cui tutti prima o poi si imbattono.

Un gestionale non dovrebbe consentire la registrazione di un entità incompleta perché questo potrebbe generare una serie di problemi in cascata. Tuttavia è abbastanza frequente imbattersi nella registrazione di un cliente di cui non si conosce la partita IVA o di volere modificare una fattura che già è stata riportata sul registro IVA per cambiare magari una descrizione.

Gea.Net consente queste operazioni a rischio e pericolo dell’utente che deve essere in grado di valutare la pericolosità dell’azione che sta per compiere.

La funzione di “Salta Controlli di Validazione” è disponibile ovunque si possa presentare un messaggio di validazione non superata.

Per gestire correttamente le provvigioni deve essere attivato l’apposita opzione nelle impostazioni. Inoltre occorre sapere che possono essere impostati alcune opzioni che rendono il gestionale flessibile secondo le proprie esigenze.

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

Le provvigioni sono da considerarsi calcolate solo sul fatturato per impostazioni predefinita. Sarebbe possibile anche un calcolo in previsione in quanto le provvigioni risultano già presenti su ordini o documenti di trasporto ma questo deve essere gestito come calcolo personalizzato a richiesta.

Inoltre occorre assegnare l’agente all’anagrafica cliente e conseguentemente ai documenti che vengono emessi. Se il documento non contiene l’agente o il subagente la provvigione non verrà agganciata a nessun agente. Questa condizione potrebbe anche essere voluta nel momento in cui si vogliono riconoscere all’azienda stessa i proventi della vendita.

Da Archivi di base à Anagrafiche

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante

Detto questo occorre ricordare che la gestione delle provvigioni è direttamente legata alla gestione dei listini. Infatti la gestione listini comprende :

• Prezzi
• Sconti
• Provvigioni

La gestione delle provvigioni è regolata a due livelli (Agente, Subagente) che possono percepire una provvigione in percentuale sulla vendita oppure un importo forfetario. La gestione della percentuale avviene indicando questa a listino mentre il riconoscimento di una somma forfetaria deve essere inserita direttamente sul documento. In caso venga indicata una somma forfetaria questa avrà priorità su quella calcolata in percentuale.

Come per gli sconti questa gestione il più delle volte è sufficiente altre invece occorre avere maggiore dettaglio, maggiore scalabilità o addirittura comportamenti personalizzati.

Gea.Net gestisce regole più complesse come la gestione delle provvigioni a scaglioni che vedremo di seguito o un riconoscimento extra al segnalatore della commessa ma è indubbio che aziende commerciali o comunque aziende strutturate sulle vendite possono avere necessità di gestire le provvigioni secondo regole proprie.

Provvigione al segnalatore

In molti settori capita talvolta di riconoscere un certo importo al segnalatore della commessa. Non si tratta di una vera e propria provvigione ma piuttosto di una somma che viene rilasciata una tantum. E’ possibile indicare il nome del segnalatore sul documento, quindi per ogni riga del documento indicare quanto corrisposto.

Trattandosi perlopiù di un omaggio che l’agente, con il consenso dell’azienda, rilascia alla fonte che ha procurato la commessa è possibile impostare nelle configurazioni se tale importo sarà detratto o meno dal importo su cui calcolare le provvigioni riconosciute all’agente.

Scadenzario

Le provvigioni vengono riportate sullo scadenzario passivo secondo alcune regole.

Nelle impostazioni è possibile decidere se riportare a scadenzario ogni singola riga della fattura oppure se generare un’unica scadenza (di solito mensile) partendo dallo storico.

La seconda opzione è certamente la meno invasiva ma occorre ricordare di eseguire la storicizzazione a fine periodo come vedremo di seguito.

A2.1 – CALCOLO PROVVIGIONI AGENTI

Da Fatture à Calcolo Provvigioni Agenti

Con questa funzione è possibile visualizzare le provvigioni spettanti agli agenti e ai subagenti, totali e dettagliate per percentuale di provvigione, per cliente, per articolo, per famiglia per fattura, ecc.

Non esiste una vera e propria gestione delle provvigioni, ma queste verranno inserite durante la normale gestione aziendale e quindi questa funzione si limita ad estrapolare i dati riportati rimandando la gestione vera e propria nel modulo fatture.

Durante l’inserimento delle fatture verrà riportato in automatico la percentuale di provvigione definita a livello di listino o di tabella sconti. È anche possibile gestire una provvigione fissa ma, mentre nel primo caso la percentuale verrà riportata in automatico, gli importi dovranno essere indicati riga per riga.

Si tratta di una operazione legata in qualche modo alla gestione del budget più che a quella di gestione delle scadenza. I dati estratti in questa sede sono dunque legati alle provvigioni spettanti in sede di emissione fattura ( Fatturato ) o in sede di saldo del pagamento della fattura ( Pagato )

Il calcolo sul fatturato considera come data di riconoscimento della provvigione la data stessa della fattura. Quindi non sono visualizzate le provvigioni maturate in un determinato periodo (cioè legate alle scadenze e ai pagamenti dei clienti). Per conoscere l’importo maturato si rimanda alla gestione dello scadenzario nel quale saranno riscontrati i pagamenti da effettuare agli agenti (passive). 

Il calcolo sul maturato considera la data di Liquidazione Provvigioni della fattura (solitamente corrispondente all’ultima rata del pagamento concordato con il cliente).

L’operatore può scegliere di estrarre solo i dati totali o anche di dettaglio e per questi specificare quale dettagli visualizzare. L’operazione di estrazione dei dettagli può risultare parecchio pesante durante l’elaborazione, si consideri che ogni dettaglio proposto richiede nella migliore delle ipotesi le stesse risorse della elaborazione totale. Il consiglio è di estrarre solo i dettagli di cui si ha reale necessità oppure attivare la ricerca sul singolo agente / subagente.

In questa funzione è disponibile la funzioni di storicizzazione che calcola il totale per agente nel periodo e lo salva su una tabella di storico delle provvigioni strutturata per testata-dettaglio. Questa tabella contiene l’elenco di ogni singola provvigione ricavata dalle righe fatture.

Procedendo a storicizzare i dati si eliminano tutte i calcoli precedenti (storicizzati) alla data di fine periodo.

Una opzione settabile nella configurazione delle impostazioni consente di archiviare una scadenza passiva per agente/data. La data corrisponde alla data di fine del periodo visualizzato. L’importo è il totale per ogni agente delle righe visualizzate.

A2.2 – STORICO PROVVIGIONI

Da Fatture à Storico Provvigioni Agenti

Questa funzione riporta lo storico delle provvigioni agenti riconosciute. L’inserimento, oltre che manuale, può essere generato automaticamente (sul fatturato o sul pagato) dalla funzione di calcolo delle provvigioni. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni.

L’estrazione dei dati in formato XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Al fine dell’archiviazione selezionare “Righe” sul Tipo Estrazione procedendo quindi ad estrarre tutti i dati proposti nella finestra di selezione dei campi. Solo in questo modo il tipo di estrazione risulta completo in ogni sua parte.

Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o facendo click sul pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione.

Funzione di gestione

La funzione di gestione permette di inserire, modificare e annullare lo storico delle provvigioni agente. Lo storico prevede di inserire una o più registrazioni mensili per ogni agente. Questo inserimento può essere eseguito in automantico dalla funzione di calcolo delle provvigioni dopo aver verificato a video i valori riepilogativi. La creazione dello storico contiene in dettaglio i riferimenti alle righe fatture che hanno originato ogni singola provvigione. Ogni riga di dettaglio qui modificata non influisce sui valori della fattura che l’ha generata mentre se si vuole modificare entrambi si possono modificare le informazioni sulla riga sulla fattura per poi procedere al ricalcolo. Tuttavia procedendo al ricalcolo verrà rigenerato lo storico alla stessa data anche per gli altri agenti.

Il numero movimento con il quale si archivia la scheda è un numero interno progressivo negli anni.  

Tra i dati che rivestono importanza particolare si ha la data di liquidazione della provvigione. Se si procede a calcolo automatico non possono esistere due registrazioni per lo stesso agente alla stessa data (nel caso la seconda ricoprirebbe la prima anche se si dispongono date di periodo competenza diverse. Anche se sconsigliato, l’operatore può non seguire questa regola inserendole manualmente.

I dati legati allo storico provvigione sono :

• Agente (obbligatorio).
• Data di liquidazione (obbligatorio).
• Periodo di competenza.
• Note.
• Importo totale. Calcolato dalla somma delle righe di dettaglio.

Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :

• Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino.
• Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera.
• Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito.
• Quantità.
• Unita di misura. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita.
• Prezzo, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente. In alcuni casi come provvigione può essere riconosciuto un importo e perciò Gea.Net prevede una colonna importo provvigione agente. Se è presente sia l’importo che la percentuale la percentuale ha la priorità, a differenza della gestione dei documenti attivi.
• Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione in “Impostazioni Gea.Net” lo prevede. In ogni caso il campo è editabile.
• Riferimento Interno Fattura. Se diverso da zero rappresenta l’identificativo (ID) della fattura a cui si fa riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con Gea.Net.
• Tipo, Numero, estensione e data Documenti di Trasporto. Se la fattura è stata generata da un Documenti di Trasporto di vendita questa voce contiene il numero del Documenti di Trasporto con cui è stato inviato il materiale. Può anche essere valorizzato manualmente all’occorrenza.
• Riferimento Interno Ordine. Se diverso da zero rappresenta l’identificativo (ID) dell’ordine a cui si fa riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con Gea.Net.

A2.3 – PROVVIGIONI PER AGENTE / FAMIGLIA / ZONA

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Agente

Si veda anche :

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Famiglia

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Zona

Queste tabelle permettono di andare in sovrapposizione alla provvigione riscontrata sulla gestione listini solo se sulla riga del documento (e ancor prima sulla gestione listini) non è stata indicata la percentuale provvisionale o sul documento non sia stato indicato un importo forfetario.

Qualora sia presente una riga relativa :

• all’agente che ha eseguito la vendita sulla “Tabella Provvigioni per agenti”
• alla famiglia dell’articolo sulla “Tabella Provvigioni per Famiglia”
• alla zona di appartenenza del cliente sulla “Tabella Provvigioni per Zona”

saranno riprese le percentuali in essa riportate.

A2.4 – PROVVIGIONI A SCAGLIONI DI SCONTO

Per attivare questa funzione è necessario scegliere l’opzione nella “configurazione” delle “impostazioni”.

Da Archivi di base à Gestione Listini

Inserendo una nuova riga a listino o selezionando una delle righe mostrate si accede alla schermata di gestione del listino. Dopo avere inserito le condizioni di vendita di base, ovvero quelle da applicare in tutte le condizioni, dalla barra comandi è possibile accedere alla gestione scaglioni delle provvigioni.

In questo modo possiamo definire prezzi di vendita diversi in relazione alla quantità venduta.

Questa gestione va in sovrapposizione del prezzo di listino classico ovvero la definizione delle provvigioni in fase di emissione del documento segue le regole del listino standard salvo determinare una provvigioni differente se l’articolo compare in questa tabella.

In questa sede possiamo definire provvigioni agente differenti in base agli sconti praticati.

Questa gestione va in sovrapposizione alle provvigioni definite nel listino ovvero la definizione delle provvigioni in fase di emissione del documento segue le regole del listino standard salvo determinare un valore differente se l’articolo compare in questa tabella.

A2.5 – PROVVIGIONI A SCAGLIONI DI SCONTO PER AGENTE

Per attivare questa funzione è necessario scegliere l’opzione nella “configurazione” delle “impostazioni”.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Tabella Provvigioni per Agente e Sconto

Si tratta di una evoluzione della gestione a scaglioni classica analizzata in precedenza e come tale non si appoggia al listino ma gestisce una vera e propria tabella che calcola la provvigione in seguito al riconoscimento di alcuni fattori come :

· Agente o Subagente (obbligatorio)

· Famiglia Articolo

· Categoria Articolo

· Codice Pagamento

· % Sconto (obbligatorio)

Famiglia, Categoria e Pagamento sono informazioni opzionali. In sede di riconoscimento della provvigione applicherà la condizione che verifica maggiormente queste chiavi di ricerca.

Per esempi. con riferimento della tabella a video, la provvigione da applicare su un articolo di famiglia “Ricambi” scontato al 15% venduto dall’agente ‘00004’ sarà del 6%.

Se invece avessimo una riga simile alla prima riportate come famiglia = “RICAMBI” e % Provvigione = “7”, verrebbe applicato il 7% per quell’articolo e per ogni altro ricambio mentre per tutti gli altri articoli verrebbe applicato il 6%

Per gestire i listini occorre sapere che possono essere impostati alcune opzioni che rendono il gestionale flessibile secondo le proprie esigenze.

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

Di seguito tratteremo la gestione delle promozioni, degli aggiornamenti dei listini o i listini a scaglioni. Se non sono precedentemente attivate le relative opzioni nelle impostazioni queste funzioni non saranno operative.

A1.1 – REGOLE DI DETERMINAZIONE DEI PREZZI

La gestione dei listini prevede la gestione di listini vendita comuni a più clienti e la gestione di un listino personalizzato per ogni cliente o fornitore.

I listini comuni normalmente dovrebbero contenere i prezzi ti tutti gli articoli venduti nelle varie combinazioni (divisa, variante, ecc.) mentre i listini personalizzati saranno composti dei soli articoli che nel tempo sono stati venduti a quel cliente o acquistati da quel fornitore.

Durante l’inserimento del cliente occorre specificare se questo avrà un proprio listino preferenziale oppure sarà utilizzato un listino comune con altri clienti per determinare il prezzo di vendita.

Nella maggior parte dei casi i clienti utilizzeranno un listino comune che sarà riconosciuto da un numero. Ad esempio il listino n.1 sarà destinato alla vendita al dettaglio, il listino n.2 agli agenti, eccetera.

In casi particolari potremmo invece specificare che un determinato cliente avrà un proprio listino personalizzato. In questo caso occorre comunque associare un listino di base al cliente e contemporaneamente specificare che si vuole gestire un listino preferenziale. In questo caso il listino base sarà usato per attingere il prezzo se l’articolo non ha un prezzo sul listino personalizzato.

Da Archivi di base à Anagrafiche

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante

Per i fornitori non esiste il concetto di listino comune e tutti i fornitori posseggono un proprio listino acquisti.

Modalità di riconoscimento del prezzo

Durante l’inserimento di una riga su ogni documento di vendita o acquisto, Gea.Net ricerca sulla scheda del cliente se è previsto un listino personalizzato o, in caso contrario, a quale listino comune richiedere i prezzi. Naturalmente per i fornitori esisterà solo il listino preferenziale non essendo ipotizzabile che diversi fornitori applichino gli stessi prezzi su tutti i prodotti.

Quindi viene cercata la condizione di vendita sul listino stabilito. Nel caso un cliente preveda un listino preferenziale ma su questo non sia previsto il prezzo del nostro articolo, allora la ricerca viene effettuata sul listino comune.

Per quanto riguarda i fornitori, nel caso in cui non sia presente un prezzo di acquisti, per convenzione viene proposto il prezzo del listino base di vendita n.1. In questo modo viene gestita tutta la filiera dei ricambisti dove solitamente ad un prezzo di vendita definito dalla casa madre, i diversi fornitori applicano una diversa scontistica .

Una volta che si modifica il prezzo durante l’emissione del documento, l’applicazione chiede se si vuole memorizzare tale valore. Nel caso la registrazione viene eseguita su listino comune o personalizzato a seconda di quanto stabilito in anagrafica cliente.

Per i fornitori è previsto che lo stesso prodotto possa essere acquistato da diverse aziende ma solo una di queste sarà identificata come fornitore preferenziale. Le condizioni di acquisto dettate dal fornitore preferenziale saranno il valore a magazzino di quel prodotto.

Listini con varianti

Ogni variante di prodotto può essere presente a listino con un proprio prezzo. Se sul listino non è presente il prezzo articolo/variante non viene suggerito alcun prezzo (neppure quello del prodotto base) ma rimane evidenziato quello presente a video.

Listini IVA Inclusa

Gea.Net per impostazione predefinita tratta tutti i listini con IVA esclusa tuttavia permette di gestire anche listini già comprensivi di IVA ma occorre specificare esplicitamente questa caratteristica sulla apposita tabella listini.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Tipo Fatture

Per gestire i listini IVA compresa tuttavia devono essere seguite le seguenti regole :

• I listini di acquisto e preferenziali di vendita devono sempre essere Iva esclusa
• Se l’azienda vende sia a privati che ad aziende e quindi si hanno due o più listini, il listino 1 deve essere quello Iva esclusa.
• Indicare nell’apposita tabella gestita in “gestione tabelle” eventuali listini IVA compresa.
• L’utilizzo di un listino IVA compresa durante la creazione di un documento esegue lo scorporo automatico dell’IVA.

Non è prevista la gestione di un listino preferenziale IVA Inclusa.

Provvigioni per Agente, Famiglia, Zona

La provvigione, può essere agganciata al listino oppure a tabelle provvigioni per Agente, Famiglia, Zona.

Nel caso sia presente la provvigione su più tabelle viene seguito questo ordine di priorità

• Tabella Listino
• Tabella Provvigioni per Agente
• Tabella Provvigioni per Zona
• Tabella Provvigioni per Famiglia

Quindi se si vuole utilizzare una di queste funzioni non deve essere caricata la provvigione nel listino. Per maggiori dettagli relativo al calcolo delle provvigioni si rimanda all’apposito capitolo.

A1.2 – GESTIONE LISTINI

Inserimento Veloce dei Prezzi di Acquisto e Vendita

La gestione dei listini ha una funzione dedicata da cui è possibile caricare qualsiasi combinazione gestita da Gea.Net.

Tuttavia la strada più veloce per l’inserimento e la modifica è quella di intervenire direttamente sulla scheda dell’articolo.

Al fine di non rendere dispersiva questa funzione, qui è possibile caricare solo il prezzo di vendita del listino comune n.1 oppure il prezzo di acquisto dal fornitore abituale. Questa possibilità copre comunque le necessità di una stragrande maggioranza di utenti.

Da Archivi di base à Articoli di Magazzino

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante

Se l’inserimento di un unico prezzo di vendita e di un solo prezzo di acquisto non fosse sufficiente dalla scheda prodotto è possibile saltare alla “Gestione Listini”, funzione peraltro disponibile anche come funzione autonoma.

Gestione Listini

Da Archivi di base à Gestione Listini

Gestione Listini comuni

La Funzione gestione Listini permette di inserire, modificare e annullare i Listini comuni a più clienti.

Per gestire un listino comune deve essere eseguita la ricerca inserendo il numero del listino senza inserire il codice del cliente/fornitore. Viene presentato l’elenco dei prezzi a listino e sia ha la possibilità di inserire una nuova riga o modificare/eliminare le righe presenti.

Per ogni riga devono essere indicati :

• Articolo
• Variante
• Divisa
• Prezzo e tre sconti
• Provvigione agente
• Provvigione Subagente

I listini sono indicizzati per CS_171543260107articolo (più eventuale variante) e per valuta. Per ogni Articolo e valuta sono disponibili un numero infinito di diversi listini. Rimane presente anche lo storico degli ultimi 10 prezzi.

Gestione Listini preferenziali

La funzione Listini Preferenziali permette di inserire, modificare e annullare i Listini personalizzati dei clienti o il listino dei fornitori.

Per gestire un listino comune deve essere eseguita la ricerca inserendo il codice del cliente/fornitore. Viene presentato l’elenco dei prezzi a listino e sia ha la possibilità di inserire una nuova riga o modificare/eliminare le righe presenti.

Per ogni riga devono essere indicati :

• Articolo
• Variante
• Divisa
• Prezzo e tre sconti
• Provvigione agente
• Provvigione Subagente

I listini sono indicizzati per CS_171543260107articolo (più eventuale variante) e per valuta. Per ogni Articolo e valuta sono disponibili un numero infinito di diversi listini. Rimane presente anche lo storico degli ultimi 10 prezzi.

Sui listini fornitori esiste anche un valore che indica se il fornitore è privilegiato nel qual caso il magazzino verrà valorizzato secondo quelle che sono le condizioni di acquisto da quel fornitore.

Aggiornamento Listini

Questa funzione permette di aggiornare i listini secondo determinate regole

• Aggiornamento del prezzo. Il prezzo può essere aggiornato ricaricando in percentuale il prezzo corrente e arrotondando il valore calcolato. Per i listini vendita il nuovo prezzo può essere calcolato anche in base al prezzo di acquisto. Il prezzo può altresì essere calcolato sul prezzo netto senza che questo alteri lo sconto applicato. Si consideri anche che la percentuale di ricarico può essere negativa (in questo caso non si avrà un aumento del prezzo ma una diminuzione. L’arrotondamento invece si applica al nuovo prezzo calcolato. Per impostazione predefinita il valore è 0,01 il che significa che verrà arrotondato matematicamente al centesimo. Facciamo un esempio se abbiamo il prezzo corrente uguale a 10,08 e desideriamo ricaricare dell’1% otterremmo un valore di 10,1808 quindi arrotondato al centesimo il nuovo prezzo sarà 10,18. Se invece avessimo impostato l’arrotondamento a 0,05 ( 5 centesimi) il nuovo prezzo sarebbe 10,20 ecc.
• Aggiornamento listino da costo materia prima. Alcuni articoli possono essere comprati/venduti a peso al costo del materiale. In questo caso e’ sufficiente indicare il prezzo della materia prima e la funzione, in base al peso dei singoli articoli, provvederà a calcolarne il prezzo.
• Aggiornamento sconti. Gli sconti possono essere modificati su tutte le righe visualizzate. Volendo applicare regimi di sconto diversi (ad es. per famiglia) dovremmo fare diverse selezioni (una per ogni famiglia) ed eseguire l’aggiornamento in tempi diversi.
• Aggiornamento provvigioni. Si applicano le stesse regole dell’aggiornamento sconti.

In tutti i casi la modifica viene applicata solo ai prodotti indicati dall’utente attraverso un range di articoli, una famiglia, una categoria ecc.

A1.2.1 – GESTIONE SCONTI

Da Archivi di base à Gestione Listini

Sulla Barra menu selezionare la voce “Gestione” quindi “Sconti”.

Oltre alla gestione listini trattata in precedenza, Gea.Net permette di gestire gli sconti con granularità maggiore ovvero permette di inserire sconti legati al cliente, al tipo di articolo, alla famiglia o alla categoria. È possibile combinare uno o più di questi campi per ottenere la scontistica desiderata.

Si consideri che la maggiore priorità la ottiene la registrazione che soddisfa tutte le caratteristiche legate all’abbinamento prodotto/cliente, immediatamente dopo segue quella che soddisfa tutte le caratteristiche tranne la categoria, quindi la famiglia, quindi il tipo articolo e per ultimo il cliente.

Solo se nessuna di queste combinazioni è presente si applica lo sconto presente a listino.

Facciamo un esempio :

Articolo (1): Codice 1, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Mobili, Categoria Tavoli

Articolo (2): Codice 2, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Mobili, Categoria Sedie

Articolo (3): Codice 3, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Accessori, Categoria Tavoli

Articolo (4): Codice 4, Tipo Articolo : Materie Prime, Famiglia Legno, Categoria Noce

Tabella Sconti (1): Cliente C1, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Mobili, Categoria Tavoli

Tabella Sconti (2): Cliente C1, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Mobili, Categoria “”

Tabella Sconti (3): Cliente C1, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia “”, Categoria Tavoli

Tabella Sconti (4): Cliente C1, Tipo Articolo : Materie Prime, Famiglia “”, Categoria “”

Tabella Sconti (5): Cliente C2, Tipo Articolo : Prodotti Finiti, Famiglia Mobili, Categoria “”

Codice Cliente	Codice Prodotto	Sconto Applicato
C1	1	Tabella Sconti (1)
C1	2	Tabella Sconti (2)
C1	3	Tabella Sconti (3)
C1	4	Tabella Sconti (4)
C2	1	Tabella Sconti (5)
C2	2	Tabella Sconti (5)
C2	3	Sconto a listino
C2	4	Sconto a listino

Aggiornamento Listini

Questa funzione permette di aggiornare i listini secondo determinate regole

• Aggiornamento sconti. Gli sconti possono essere modificati su tutte le righe visualizzate. Volendo applicare regimi di sconto diversi (ad es. per famiglia) dovremmo fare diverse selezioni (una per ogni famiglia) ed eseguire l’aggiornamento in tempi diversi.
• Aggiornamento sconti. Si applicano le stesse regole dell’aggiornamento sconti.

A1.2.2 – GESTIONE PROMOZIONI

Da Archivi di base à Gestione Listini

Sulla Barra menu selezionare la voce “Gestione” quindi “Sconti”.

Per utilizzare la gestione delle promozioni deve essere attivata l’opzione nella “Configurazione”.

Ogni promozione viene identificata da un codice di 20 caratteri, può contenere diversi articoli ed è valida solo nel periodo indicato. Allo scadere del periodo promozionale non è necessario cancellare la promozione che comunque sarà ignorata dal software.

La gestione delle promozioni si sovrappone alla gestione del listino, pertanto per ogni articolo innanzitutto viene ricercato un prezzo sul listino di vendita (comune o preferenziale) e dopo viene ricercato se nel periodo, per quel listino, esiste una offerta promozionale. Se esiste riporta il prezzo promozionale sul documento.

La promozione non si limita a gestire i prezzi ma può essere ritenuta valida solo in seguito ad una quantità minima acquistata, essere valida in promozione NxM (il tipico 3×2), prevedere un prodotto omaggio. Questo comporta che, se riconosciuta una promozione viene richiesta la quantità totale su una finestra di popup (che funge anche da promemoria al cassiere/operatore) ed in base a questo si riterrà di applicare o meno la promozione. Per evitare che questo avvertimento diventi noioso, la richiesta viene fatta una sola volta. Se l’operatore dovesse sbagliare l’inserimento della quantità, per eseguire il calcolo corretto si consiglia di eliminare e reinserire le righe.

Nei casi di prodotti omaggio (es. 3×2) deve essere prevista la gestione degli omaggi sui documenti pertanto nel caso di un offerta 3×2 saranno inserite sul documento due righe. La prima con quantità 2 pezzi, la seconda come riga omaggio con quantità di un pezzo. Il prezzo indicato in entrambe le righe è quello reale, in caso contrario si rischierebbe di avere dei prodotti venduti sottocosto anziché

‘regalati’. Si ricorda che è necessario inserire la causale di esenzione altrimenti verrà addebitata l’Iva anche per il prodotto omaggio.

A1.2.3 – PREZZI DI VENDITA A SCAGLIONI DI QUANTITA’

Per attivare questa funzione è necessario scegliere l’opzione nella “configurazione” delle “impostazioni”.

Da Archivi di base à Gestione Listini

Inserendo una nuova riga a listino o selezionando una delle righe mostrate si accede alla schermata di gestione del listino. Dopo avere inserito le condizioni di vendita di base, ovvero quelle da applicare in tutte le condizioni, dalla barra comandi è possibile accedere alla gestione scaglione dei prezzi.

In questo modo possiamo definire prezzi di vendita diversi in relazione alla quantità venduta.

Questa gestione va in sovrapposizione del prezzo di listino classico ovvero la definizione del prezzo in fase di emissione del documento segue le regole del listino standard salvo determinare un prezzo differente se l’articolo compare in questa tabella.

La gestione dei prezzi di vendita a scaglioni di quantità sarebbe possibile anche con la precedente gestione Promozioni, tuttavia questa gestione risulta più semplice da definire ed estremamente più leggera durante la gestione del documento.