Provvigioni Agente con Gea.Net

Per gestire correttamente le provvigioni deve essere attivato l’apposita opzione nelle impostazioni. Inoltre occorre sapere che possono essere impostati alcune opzioni che rendono il gestionale flessibile secondo le proprie esigenze.

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

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Le provvigioni sono da considerarsi calcolate solo sul fatturato per impostazioni predefinita. Sarebbe possibile anche un calcolo in previsione in quanto le provvigioni risultano già presenti su ordini o documenti di trasporto ma questo deve essere gestito come calcolo personalizzato a richiesta.

Inoltre occorre assegnare l’agente all’anagrafica cliente e conseguentemente ai documenti che vengono emessi. Se il documento non contiene l’agente o il subagente la provvigione non verrà agganciata a nessun agente. Questa condizione potrebbe anche essere voluta nel momento in cui si vogliono riconoscere all’azienda stessa i proventi della vendita.

Da Archivi di base à Anagrafiche

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante clip_image004

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Detto questo occorre ricordare che la gestione delle provvigioni è direttamente legata alla gestione dei listini. Infatti la gestione listini comprende :

  • Prezzi
  • Sconti
  • Provvigioni

La gestione delle provvigioni è regolata a due livelli (Agente, Subagente) che possono percepire una provvigione in percentuale sulla vendita oppure un importo forfetario. La gestione della percentuale avviene indicando questa a listino mentre il riconoscimento di una somma forfetaria deve essere inserita direttamente sul documento. In caso venga indicata una somma forfetaria questa avrà priorità su quella calcolata in percentuale.

Come per gli sconti questa gestione il più delle volte è sufficiente altre invece occorre avere maggiore dettaglio, maggiore scalabilità o addirittura comportamenti personalizzati.

Gea.Net gestisce regole più complesse come la gestione delle provvigioni a scaglioni che vedremo di seguito o un riconoscimento extra al segnalatore della commessa ma è indubbio che aziende commerciali o comunque aziende strutturate sulle vendite possono avere necessità di gestire le provvigioni secondo regole proprie.

Provvigione al segnalatore

In molti settori capita talvolta di riconoscere un certo importo al segnalatore della commessa. Non si tratta di una vera e propria provvigione ma piuttosto di una somma che viene rilasciata una tantum. E’ possibile indicare il nome del segnalatore sul documento, quindi per ogni riga del documento indicare quanto corrisposto.

Trattandosi perlopiù di un omaggio che l’agente, con il consenso dell’azienda, rilascia alla fonte che ha procurato la commessa è possibile impostare nelle configurazioni se tale importo sarà detratto o meno dal importo su cui calcolare le provvigioni riconosciute all’agente.

Scadenzario

Le provvigioni vengono riportate sullo scadenzario passivo secondo alcune regole.

Nelle impostazioni è possibile decidere se riportare a scadenzario ogni singola riga della fattura oppure se generare un’unica scadenza (di solito mensile) partendo dallo storico.

La seconda opzione è certamente la meno invasiva ma occorre ricordare di eseguire la storicizzazione a fine periodo come vedremo di seguito.


A2.1 – CALCOLO PROVVIGIONI AGENTI

Da Fatture à Calcolo Provvigioni Agenti

Con questa funzione è possibile visualizzare le provvigioni spettanti agli agenti e ai subagenti, totali e dettagliate per percentuale di provvigione, per cliente, per articolo, per famiglia per fattura, ecc.

Non esiste una vera e propria gestione delle provvigioni, ma queste verranno inserite durante la normale gestione aziendale e quindi questa funzione si limita ad estrapolare i dati riportati rimandando la gestione vera e propria nel modulo fatture.

Durante l’inserimento delle fatture verrà riportato in automatico la percentuale di provvigione definita a livello di listino o di tabella sconti. È anche possibile gestire una provvigione fissa ma, mentre nel primo caso la percentuale verrà riportata in automatico, gli importi dovranno essere indicati riga per riga.

Si tratta di una operazione legata in qualche modo alla gestione del budget più che a quella di gestione delle scadenza. I dati estratti in questa sede sono dunque legati alle provvigioni spettanti in sede di emissione fattura ( Fatturato ) o in sede di saldo del pagamento della fattura ( Pagato )

Il calcolo sul fatturato considera come data di riconoscimento della provvigione la data stessa della fattura. Quindi non sono visualizzate le provvigioni maturate in un determinato periodo (cioè legate alle scadenze e ai pagamenti dei clienti). Per conoscere l’importo maturato si rimanda alla gestione dello scadenzario nel quale saranno riscontrati i pagamenti da effettuare agli agenti (passive). 

Il calcolo sul maturato considera la data di Liquidazione Provvigioni della fattura (solitamente corrispondente all’ultima rata del pagamento concordato con il cliente).

L’operatore può scegliere di estrarre solo i dati totali o anche di dettaglio e per questi specificare quale dettagli visualizzare. L’operazione di estrazione dei dettagli può risultare parecchio pesante durante l’elaborazione, si consideri che ogni dettaglio proposto richiede nella migliore delle ipotesi le stesse risorse della elaborazione totale. Il consiglio è di estrarre solo i dettagli di cui si ha reale necessità oppure attivare la ricerca sul singolo agente / subagente.

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In questa funzione è disponibile la funzioni di storicizzazione che calcola il totale per agente nel periodo e lo salva su una tabella di storico delle provvigioni strutturata per testata-dettaglio. Questa tabella contiene l’elenco di ogni singola provvigione ricavata dalle righe fatture.

Procedendo a storicizzare i dati si eliminano tutte i calcoli precedenti (storicizzati) alla data di fine periodo.

Una opzione settabile nella configurazione delle impostazioni consente di archiviare una scadenza passiva per agente/data. La data corrisponde alla data di fine del periodo visualizzato. L’importo è il totale per ogni agente delle righe visualizzate.

A2.2 – STORICO PROVVIGIONI

Da Fatture à Storico Provvigioni Agenti

Questa funzione riporta lo storico delle provvigioni agenti riconosciute. L’inserimento, oltre che manuale, può essere generato automaticamente (sul fatturato o sul pagato) dalla funzione di calcolo delle provvigioni. Permette la selezione dei campi, l’ordinamento, i totali parziali, le esportazioni.

L’estrazione dei dati in formato XML è possibile, come in ogni altra finestra di presentazione, attraverso la pressione del tasto destro del mouse sulla griglia. Al fine dell’archiviazione selezionare “Righe” sul Tipo Estrazione procedendo quindi ad estrarre tutti i dati proposti nella finestra di selezione dei campi. Solo in questo modo il tipo di estrazione risulta completo in ogni sua parte.

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Attraverso il doppio click sulla riga prescelta o facendo click sul pulsante di inserimento nuova registrazione si accede alla funzione di gestione.

Funzione di gestione

La funzione di gestione permette di inserire, modificare e annullare lo storico delle provvigioni agente. Lo storico prevede di inserire una o più registrazioni mensili per ogni agente. Questo inserimento può essere eseguito in automantico dalla funzione di calcolo delle provvigioni dopo aver verificato a video i valori riepilogativi. La creazione dello storico contiene in dettaglio i riferimenti alle righe fatture che hanno originato ogni singola provvigione. Ogni riga di dettaglio qui modificata non influisce sui valori della fattura che l’ha generata mentre se si vuole modificare entrambi si possono modificare le informazioni sulla riga sulla fattura per poi procedere al ricalcolo. Tuttavia procedendo al ricalcolo verrà rigenerato lo storico alla stessa data anche per gli altri agenti.

Il numero movimento con il quale si archivia la scheda è un numero interno progressivo negli anni.  

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Tra i dati che rivestono importanza particolare si ha la data di liquidazione della provvigione. Se si procede a calcolo automatico non possono esistere due registrazioni per lo stesso agente alla stessa data (nel caso la seconda ricoprirebbe la prima anche se si dispongono date di periodo competenza diverse. Anche se sconsigliato, l’operatore può non seguire questa regola inserendole manualmente.

I dati legati allo storico provvigione sono :

  • Agente (obbligatorio).
  • Data di liquidazione (obbligatorio).
  • Periodo di competenza.
  • Note.
  • Importo totale. Calcolato dalla somma delle righe di dettaglio.

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Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :

  • Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino.
  • Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera.
  • Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito.
  • Quantità.
  • Unita di misura. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita.
  • Prezzo, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente. In alcuni casi come provvigione può essere riconosciuto un importo e perciò Gea.Net prevede una colonna importo provvigione agente. Se è presente sia l’importo che la percentuale la percentuale ha la priorità, a differenza della gestione dei documenti attivi.
  • Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione in “Impostazioni Gea.Net” lo prevede. In ogni caso il campo è editabile.
  • Riferimento Interno Fattura. Se diverso da zero rappresenta l’identificativo (ID) della fattura a cui si fa riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con Gea.Net.
  • Tipo, Numero, estensione e data Documenti di Trasporto. Se la fattura è stata generata da un Documenti di Trasporto di vendita questa voce contiene il numero del Documenti di Trasporto con cui è stato inviato il materiale. Può anche essere valorizzato manualmente all’occorrenza.
  • Riferimento Interno Ordine. Se diverso da zero rappresenta l’identificativo (ID) dell’ordine a cui si fa riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con Gea.Net.


A2.3 – PROVVIGIONI PER AGENTE / FAMIGLIA / ZONA

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Agente

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Si veda anche :

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Famiglia

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Provvigioni per Zona

Queste tabelle permettono di andare in sovrapposizione alla provvigione riscontrata sulla gestione listini solo se sulla riga del documento (e ancor prima sulla gestione listini) non è stata indicata la percentuale provvisionale o sul documento non sia stato indicato un importo forfetario.

Qualora sia presente una riga relativa :

  • all’agente che ha eseguito la vendita sulla “Tabella Provvigioni per agenti”
  • alla famiglia dell’articolo sulla “Tabella Provvigioni per Famiglia”
  • alla zona di appartenenza del cliente sulla “Tabella Provvigioni per Zona”

saranno riprese le percentuali in essa riportate.


A2.4 – PROVVIGIONI A SCAGLIONI DI SCONTO

Per attivare questa funzione è necessario scegliere l’opzione nella “configurazione” delle “impostazioni”.

Da Archivi di base à Gestione Listini

Inserendo una nuova riga a listino o selezionando una delle righe mostrate si accede alla schermata di gestione del listino. Dopo avere inserito le condizioni di vendita di base, ovvero quelle da applicare in tutte le condizioni, dalla barra comandi è possibile accedere alla gestione scaglioni delle provvigioni.

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In questo modo possiamo definire prezzi di vendita diversi in relazione alla quantità venduta.

Questa gestione va in sovrapposizione del prezzo di listino classico ovvero la definizione delle provvigioni in fase di emissione del documento segue le regole del listino standard salvo determinare una provvigioni differente se l’articolo compare in questa tabella.

In questa sede possiamo definire provvigioni agente differenti in base agli sconti praticati.

Questa gestione va in sovrapposizione alle provvigioni definite nel listino ovvero la definizione delle provvigioni in fase di emissione del documento segue le regole del listino standard salvo determinare un valore differente se l’articolo compare in questa tabella.

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A2.5 – PROVVIGIONI A SCAGLIONI DI SCONTO PER AGENTE

Per attivare questa funzione è necessario scegliere l’opzione nella “configurazione” delle “impostazioni”.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Tabella Provvigioni per Agente e Sconto

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Si tratta di una evoluzione della gestione a scaglioni classica analizzata in precedenza e come tale non si appoggia al listino ma gestisce una vera e propria tabella che calcola la provvigione in seguito al riconoscimento di alcuni fattori come :

· Agente o Subagente (obbligatorio)

· Famiglia Articolo

· Categoria Articolo

· Codice Pagamento

· % Sconto (obbligatorio)

Famiglia, Categoria e Pagamento sono informazioni opzionali. In sede di riconoscimento della provvigione applicherà la condizione che verifica maggiormente queste chiavi di ricerca.

Per esempi. con riferimento della tabella a video, la provvigione da applicare su un articolo di famiglia “Ricambi” scontato al 15% venduto dall’agente ‘00004’ sarà del 6%.

Se invece avessimo una riga simile alla prima riportate come famiglia = “RICAMBI” e % Provvigione = “7”, verrebbe applicato il 7% per quell’articolo e per ogni altro ricambio mentre per tutti gli altri articoli verrebbe applicato il 6%

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