Scadenzario

Lo scadenzario viene alimentato durante la registrazione delle fatture attive e passive. L’inserimento delle scadenze avviene in modo automatico senza che l’operatore se ne debba interessare in base alla data della fattura ed in relazione al codice di pagamento associato alla fattura stessa. Lo scadenzario come qualunque altra entità di Gea.Net, pur essendo generato in automatico può essere soggetto ad interventi dell’operatore.

Durante la registrazione delle fatture è previsto un campo su cui è possibile indicare un importo che potrebbe essere stato anticipato. Questo importo sarà registrato come importo già pagato nella scadenza che sarà generata.

Se l’importo pagato risulta essere maggiore o uguale all’importo della fattura, nessuna scadenza sarà generata.

Occorre precisare che solo le fatture andranno ad alimentare lo scadenzario. Infatti nessun altro tipo di documento apre una posizione a debito / a credito esigibile del cliente/fornitore o meglio non fintanto che non viene emessa la fattura.

Per quanto sia gli ordini che i documenti di trasporto non generano alcuna posizione sullo scadenzario lo stato può comunque essere monitorato attraverso la funzione “Documenti” disponibile nel modulo “Controllo Gestione”.

L’emissione di fatture clienti, nel momento in cui ad esse è associato una agente o un subagente potrebbero essere generate anche le scadenze passive verso gli agenti. Si tratta di una possibilità resa disponibile attraverso la configurazione del software su cui occorre riflettere infatti se l’agente emette fattura si potrebbe incorrere nella registrazione di una doppia scadenza. L’argomento sarà trattato di seguito.

Le scadenze relative ad adempimenti fiscali non sono oggetto di questa gestione. In linea di principio Gea.Net non gestisce queste scadenze che sono soggette a normative che possono variare rapidamente. Fa eccezione la scadenza per il versamento delle ritenute d’acconto dei professionisti per i quale è stato creato un apposita funzione nel modulo “Contabilità”.

Le scadenze possono essere inserite manualmente laddove non fossero associate ad una fattura o ad un documento fiscale registrato in contabilità. In questo modo possono essere inserite le scadenze di diverse tipologie di soggetti quali bar, distributori o rate di mutui.

Gea.Net viene fornito con una tabella pagamenti già caricata su cui l’operatore può intervenire.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Pagamenti

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La tabella pagamenti viene gestita su finestra specifica.

Oltre al codice e alla descrizione vengono memorizzati :

· Modalità (Rimessa diretta, ricevute bancaria, bonifici, ecc.). Per convenzione la scadenza con codice ‘CC’ (Come convenuto) riporta sullo scadenziario la modalità del pagamento indicato sulla scheda cliente (scadenze attive) o sulla scheda fornitore (scadenze passive).

· Scadenze. Sono previste un massimo di 12 scadenze e per ognuna devono essere indicati il numero di giorni della scadenza.

·         Giorno del pagamento. È possibile indicare uno specifico giorno del mese in cui deve avvenire il pagamento. Se si lascia 0 il giorno viene calcolato in base alla data fattura, 30 indica il fine mese. Indicando un numero compreso tra 1 e 29 si indica che il pagamento deve avvenire il primo giorno N che segue la scadenza. Ad esempio un pagamento a 60 + 10 deve essere '10' per essere posticipato al primo 10 del mese successivo alla scadenza. Quindi si deve indicare “GG scadenza” = 60 e “Giorno del Pagamento” = 10 così emettendo fattura al 28/2, il calcolo somma 60 e trova una scadenza (es. il 27/04) poi cerca il 10 del mese successivo e la scadenza cadrà al 10/05. Se si indica un numero tra 31 e 59 si può stabilire che il pagamento avvenga un certo numero di giorni successivi al fine mese per cui 31 = fine mese + 1 (il primo del mese successivo ), 32 = il 2 del mese successivo, 33 il 3 del mese successivo, ecc. 

· Sconto cassa. La percentuale di sconto che viene agganciata automaticamente al pagamento. Viene utilizzata principalmente per i pagamenti a vista.

· Spese di incasso. Il valore deve essere espresso secondo la divisa nazionale ed è relativo alla singola scadenza che si vuole addebitare al cliente. In sede di fattura Gea.Net provvederà a moltiplicare tale valore per il numero di scadenze e a convertirlo nella divisa del documento.

B6.1 – PAGAMENTI

La funzione principale per la gestione dello scadenzario è disponibile

Da Contabilità à Scadenzarioà Pagamenti

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La gestione dei Pagamenti è una funzione che consente di evidenziare le scadenze attive o passive. Perché i pagamenti possano essere registrati correttamente occore che siano stati inseriti i conti correnti nella relativa tabella.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Conti Correnti

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B6.1.1 – PAGAMENTO E GESTIONE DELLA SINGOLA SCADENZA

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante clip_image008

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La gestione dello scadenzario avviene inserendo una riga per ogni scadenza. Come detto precedentemente le scadenze attive saranno caricate automaticamente al momento della stampa della fattura e quelle passive durante l’inserimento della fattura del fornitore. L’operatore dovrà solo indicare l’avvenuto pagamento o eventualmente una modifica delle condizioni. Altre scadenze, anche non facenti parte della normale attività aziendale, possono essere inserite manualmente.

Una volta inserita una scadenza, non è possibile modificarne alcuni dati come ad esempio il debitore/creditore; in questi casi occorre eliminare e quindi reinserire la scadenza.

Anche la data di scadenza è da considerarsi un campo chiave e pertanto la sua modifica sarebbe da considerarsi inibita tuttavia è stata predisposta una apposita funzione “Cambio Data Scadenza” sulla barra menù che ne consente la modifica a meno che non esista già una scadenza alla stessa data per lo stesso cliente / fornitore e numero documento. Tuttavia occorre ricordare che se la scadenza è stata generata in automatico da un documento, qualora questo fosse modificato la data sarebbe ricalcolata in base al codice di pagamento utilizzato rendendo vana la modifica della data scadenza riportata con la funzione “Cambio Data Scadenza”.

Per registrare il pagamento di una scadenza bisogna distinguere la modalità di pagamento. Per tutte le tipologie di pagamento fatta eccezione per Ri.Ba. attive o bonifici passivi è sufficiente inserire l’importo pagato uguale all’importo da pagare. Si faccia attenzione che se i due importi non coincidono anche solo per qualche centesimo, la scadenza è considerata aperta. Bisogna anche inserire il codice del conto corrente su cui viene versato/prelevato il denaro. Se il conto corrento non è indicato il pagamento è da considerarsi avvenuto per cassa. Appena si conferma la registrazione dell’avvenuto pagamento verrà creato anche il relativo movimento di prima nota.

B6.1.2 – RI.BA. ATTIVE / BONIFICI PASSIVI

Ci sono invece alcune tipologie di pagamento dove l’azienda deve attivarsi affinchè la scadenza possa essere chiusa.

Gli effetti bancari come Ri.Ba. attive o bonifici passivi prevedono tre fasi prima che possa essere definito chiuso il pagamento :

· Assegnazione

· Presentazione

· Registrazione Pagamento.

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Assegnazione

L’operatore decide a quale banca appoggiare gli effetti, magari partendo da un massimale di disponibilità. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando sia il “Tipo Scadenza” sia la “Modalità”. Una volta che viene visualizzato l’elenco delle scadenze devono essere selezionata due o più righe (la selezione deve essere esplicita) altrimenti la selezione si intende di tutte le righe visualizzate. A questo punto, richiamando la voce di “Assegnazione” presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”, verrà richiesta la banca di appoggio oltre al massimale di importo da assegnare. Per assegnare altre banche di appoggio ripetere più volte la stessa operazione.

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Presentazione

Questa operazione è da ripetere per ogni banca con cui è stata fatta una assegnazione. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando il “Tipo Scadenza”, la “Modalità” e il “conto corrente”. A questo punto, richiamando la voce di “Presentazione” presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”, viene richiesto il nome del flusso che verrà generato in formato standard CBI e viene generata una stampa (o anteprima di stampa) di tutte le righe visualizzate da presentare allo sportello e viene generato un file in formato standard CBI.

Lo standard CBI è uno standard per tutte le banche che operano sul territorio italiano pertanto dovrebbe essere accettato da tutti i software di Remote Banking. Tuttavia il flusso è in costante evoluzione perciò occorre verificare di avere installato l’ultima versione di Gea.Net. Inoltre alcune informazioni mancanti nel flusso (come ad esempio la mancanza del codice SIA) potrebbero essere risolte autonomamente da alcuni remote banking e non da altri con la conseguenza che anche in caso di incongruenza dei dati si potrebbe verificare che un flusso venga accettato da un istituto e non da un altro. Durante la generazione viene prodotto un elenco di potenziali anomalie che sarebbe bene correggere anche nel caso il flusso fosse accettato.

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Registrazione Pagamento

Anche questa operazione è da ripetere per ogni banca con cui è stata fatta una assegnazione. Perché questa operazione sia possibile occorre filtrare le ricerca indicando il Tipo Scadenza, la Modalità e il conto corrente. A questo punto, richiamando la voce di registrazione dei pagamenti presente sulla barra comandi alla voce “Funzione” quindi “Effetti”,

viene richiesto ancora una volta il conto di appoggio,

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quindi viene generato il movimento contabile.

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La registrazione del pagamento di Ri.Ba. attive esegue il giroconto sul conto di portafoglio della banca selezionata chiudendo il movimento in avere con il conto “effetti da presentare” o con il conto del cliente in base alla configurazione di ‘Modalità Trattamento Effetti’ selezionata nella “configurazione” delle “Impostazioni”. Da questo momento la scadenza è considerata evasa, movimento contabile e scadenze non hanno alcun legame, sono cioè disconnessi, e una eventuale modifica alla scadenza dovrà essere riportata manualmente in contabilità.

Insoluti

Nel menù “Funzioni” è disponibile la voce “Registrazione Insoluti” che, a partire da una scadenza attiva in modalità Ricevuta Bancaria, riapre una scadenza in seguito ad insoluto.

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E’ bene ricordare che, in base alla configurazione scelta, nel momento in cui si presenta una Ri.Ba. in banca il conto del cliente può essere chiuso in modo automatico. Al verificarsi di un pagamento insoluto è necessario riaprire la posizione del cliente.

La gestione insoluti opera come segue :

· Nel caso la scadenza in modalità Ri.Ba. sia ancora aperta, la chiude ovvero la considera pagata.

· Crea una nuova scadenza con data del giorno successivo alla scadenza naturale della Ri.Ba.

· Crea il Movimento di Contabilità dove riapre il conto del cliente in dare.

Nota. Per poter accedere alle scadenze già chiuse occorre deselezionare “solo scadenze aperte” nella fase di ricerca.

Anticipi

Nel menù “Funzioni” è disponibile anche la voce “Pagamento Anticipo” che, a partire da una scadenza attiva chiede la cifra che è stata anticipata. A questo punto la scadenza viene chiusa riportando la cifra da pagare uguale a quella pagata. Contemporaneamente viene aperta una nuova scadenza con importo uuale alla differenza e per convenzione viene messa al giorno successivo alla scadenza originale.

Scadenze già pagate

Si può intervenire in qualunque momento anche sulle scadenze già pagate al fine di ripristinare una scadenza segnata come pagata per errore o semplicemente per visualizzarla. Si tenga presente che per impostazione predefinita il software mostra solo le scadenze aperte e pertanto per vedere anche quelle pagate occorre deselezionare la spunta.

B6.2 – SCADENZARIO ATTIVO DA MODULO FATTURE

Questo metodo di lavoro può essere adottato solo per le microimprese o i professionisti che non utilizzano la contabilità.

La gestione dello scadenzario attraverso la funzione “Pagamenti” appena trattato e compresa nel modulo contabilità e prevede la gestione di diverse scadenze per documento sia per il ciclo attivo che per quello passivo. Tuttavia se non si dispone o non si vuole gestire il modulo contabilità e si hanno fatture con una scadenza unica all’emissione del documento, la funzione di elenco delle fatture può essere utilizzata anche come scadenzario.

Da Fatture à Fatture

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Possiamo disporre dei campi “pagato”, “pagamento” ed eventualmente “Vs. riferimento” o “Note”.

Al momento dell’incasso del pagamento agire su uno o più di questi valori. Chiedendo di mostrare e ordinando le righe per questi campi otterremo uno scadenzario spartano ma efficace.

Una volta l’impostazione delle colonne e l’ordinamento rispecchi quanto si desidera è possibile salare la configurazione.



B6.3 – MATURATO AGENTE

Occorre fare una considerazione fondamentale. Siamo tenuti a gestire le scadenze degli agenti ?

In linea di massima la risposta a questa domanda dovrebbe essere NO se i nostri agenti sono soggetti esterni all’azienda, cioè fornitori a tutti gli effetti che emetteranno fattura per le prestazioni e che gestiranno autonomamente lo spettante. In pratica l’agente è la parte attiva che tiene traccia del venduto mentre l’azienda deve solo verificare che i calcoli eseguiti dall’agente siano corretti

In tutti gli altri casi avremo la necessità di gestire le scadenze dovute a provvigioni. Questo deve anche essere visto come un servizio che viene dato all’agente.

Se abbiamo la necessità di gestire le scadenze per gli agenti abbiamo due possibilità :

  • Creare una scadenza per ogni riga di fattura
  • Creare le scadenze dalla funzione di “Storico Provvigioni”

Dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

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Generare una sola scadenza mensile da “Storico Provvigioni” è senz’altro la funzione più usata. Per approfondire l’argomento si riveda la gestione delle “Provvigioni Agenti” in cui viene trattato il processo di calcolo.

Se invece l’azienda deve provvedere perlopiù ad gestione estemporanea o magari di grosse commesse, potrebbe essere sufficiente la creazione di una scadenza per ogni riga di fattura. Questo ci risparmierebbe un calcolo da eseguire a fine mese ma ha il grosso svantaggio di creare un numero molto alto di scadenze diverse. Nonostante ciò potrebbe essere sufficiente qualora il calcolo fosse stato eseguito dall’agente/fornitore e il compito dell’azienda fosse solo quello di verifica.

Da Controllo gestione

Esiste anche un’altra possibilità di gestire il maturato degli agenti disponibile sul modulo “Controllo gestione”. Si tratta di una funzione da considerarsi obsoleta perché soppiantata dalla funzione “Storico Provvigioni”.

Da Controllo Gestione à Maturato Agenti

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Questa funzione ha lo scopo di mettere in relazione le scadenze degli agenti con le scadenze dei pagamenti sulle fatture cliente.

La gestione delle provvigioni, al momento dell’emissione di una fatture attiva con provvigioni da riconoscere all’agente / subagente, crea sullo scadenzario sia una o più scadenze attive (da cliente) sia una o più scadenze passive (verso agente ) che hanno le stesse date di scadenza, ovvero quelle generate in riferimento al pagamento indicato in fattura.

Questa funzione riporta le scadenze passive in ordine di agente, scadenza e verifica che il cliente destinatario della fattura abbia provveduto al pagamento. In caso contrario la riga verrà evidenziata in rosso. Di conseguenza l’operatore potrà bloccare anche i relativi pagamenti verso l’agente.

B6.4 – RITENUTE D’ACCONTO

Da Contabilità à Scadenzarioà Gestione Ritenute d’Acconto

La funzione di gestione delle scadenze delle ritenute d’acconto prevede la possibilità di estrarre le fatture dei professionisti soggette a ritenuta d’acconto pagate nel periodo indicato. Di conseguenza viene calcolata la data di scadenza in cui deve essere versata la ritenuta d’acconto.

La fattura del professionista appare in elenco solo se la fattura risulta pagata.

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B6.5 – FLUSSO DI CASSA

Da Contabilità à Scadenzarioà Flusso di Cassa

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Questa funzione è stata pensata per analizzare le entrate/uscite passate e prevedere il cash flow futuro.

La griglia viene popolata dalle scadenze generate dai documenti o inserite manualmente nella funzione ‘Pagamenti’.

Sono riportate tante righe quante sono le scadenze e ogni scadenza attiva riporta un valore in entrata mentre ogni scadenza passiva un valore in uscita.

La colonna di saldo viene incrementata a partire da un saldo uguale a zero in quanto non vi è alcun rapporto con i dati contabili. Per avere il saldo reale è necessario inserire una scadenza fittizia al 1 gennaio riportante il saldo iniziale per la cassa e per ogni conto corrente gestito.

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