La funzione di gestione lotti è disattivata per impostazione predefinita ma può essere attivata dalla barra menu della schermata principale selezionare

Configurazione à Impostazioni

quindi spuntare la voce “Gestione Lotti”.

La gestione dei lotti di produzione è stata pensata per le esigenze dell’industria alimentare e per dare risposte immediate alle autorità competenti in caso di emergenza alimentare. In seguito, grazie alla praticità d’uso, è stato esteso e generalizzato per poter essere riutilizzato anche in altri settori ma senza snaturare le funzioni di base di rapida consultazione.

Gestendo correttamente i lotti in entrata ed in uscita è possibile ricostruire in pochi secondi la catena per risalire ai fornitori o ai clienti. Infatti qualora risultasse che un lotto proveniente da un fornitore risultasse difettoso (o avariato) potremo conoscere in quali prodotti questo è stato utilizzato e a quali clienti è stato venduto.

Allo stesso modo, in caso di segnalazione da un cliente o dalle autorità di un difetto ( o merce avariata ) è possibile risalire al vostro lotto di produzione e da questo creare l’elenco degli altri clienti che potrebbero avere merce con gli stessi problemi. Inoltre se dalle indagini dovesse emergere che il problema è causato da un determinato componente, si può risalire a fornitore e al relativo lotto.

Queste operazioni richiedono pochi secondi e sono particolarmente importanti nel settore alimentare dove la risposta per legge deve essere data entro sei ore ma avere una risposta più tempestiva può consentire di salvare delle vite. Negli altri settori i tempi sono più dilatati ma una maggiore rapidità di consultazione è comunque apprezzata.

Tra le impostazioni (Configurazione à Impostazioni ) riveste una particolare importanza l’opzione che determina se la gestione del lotto deve essere associata sempre al magazzino principale oppure se deve essere stoccata nel magazzino di produzione. La differenza di questo settaggio sta nel fatto che se la produzione viene creata presso un terzista e l’opzione è disabilitata il lotto di produzione rimane stoccato presso il magazzino del terzista. Ne consegue che se l’uscita merce (vendita) avviene dal magazzino principale non sarà possibile ricreare la tracciabilità in caso di emergenze.

Documento di Trasporto

Per ogni articolo del documento di trasporto si rendono attive due colonne dove inserire il lotto di appartenenza. Si è scelto di destinare almeno due colonne a questa gestione perché si è analizzato che in diversi casi un solo lotto non copriva le esigenze. In realtà anche due lotti possono essere insufficienti ma questo caso è assai più raro e se capita si consiglia di creare una seconda riga.

Le due colonne rese disponibili sono liberamente editabili e di conseguenza vengono riportate sulla stampa del documento. È possibile inserire/cancellare il lotto su più righe con un’unica operazione agendo direttamente sulla funzioni disponibili sulla barra comandi

 

L’assegnazione del numero di lotto può essere manuale o tramite un numero progressivo gestito nella tabella progressivi gestionali.

Da Archivi di base à Gestione Tabelle à Progressivi Gestionali

Entrando nel dettaglio delle singole righe è possibile intervenire attraverso funzioni di ricerca o generazione di un nuovo lotto con numerazione progressiva tramite l’apposito comando.

 

Gestione della Tracciabilità Alimentare

 

La gestione della tracciabilità comporta che l’azienda adotti procedure nella gestione e nella archiviazione del magazzino. Sono fondamentali le procedure

Accettazione Merci in Arrivo:

1. verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a: n. colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico.

2. verificare l’integrità delle confezioni e l’etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale

3. separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori.

4. informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti 1,2 e 3, il quale deciderà l’azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti via fax, e-mail, ecc.)

5. Inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono a compilare la registrazione dei lotti acquistati.

6. archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate.

Stoccaggio delle merci

L’Addetto al ricevimento merci deposita le merci nel magazzino avendo cura di:

1. mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici;

2. mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi

3. ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione l’Addetto gestione magazzino/produzione provvede a:

1. prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso.

2. garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle ricette e del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi

3. Registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Nel caso di uso di Scheda ricetta, ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto l’addetto si procura una nuova scheda ricetta ove annota, per quella partita di prodotto, le materie prime che ha utilizzato.

4. In alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto. Questa pratica è consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente.

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice può essere [S]+[G]+[A] dove :

S = settimana di confezionamento (prima settimana dell’anno = 01, seconda = 02,……)

G = giorno della settimana di confezionamento (Lunedì = 1, Martedì = 2,….)

A = le ultime due cifre dell’anno di confezionamento (05, 06…)

Un prodotto confezionato Martedì 03 Gennaio 2006 avrà il lotto L01206

Etichettatura degli articoli

l’addetto al confezionamento dovrà verificare che:

1. ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti (si consiglia di allegare le indicazioni previste nell’etichetta di ciascun prodotto confezionato)
2. il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita sulla base dei dati riportati sul documento di trasporto
3. accantonare i prodotti non correttamente etichettati e avvisare il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità

Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza. Questi dati saranno archiviati sul database del gestionale.

1. compilare con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
2. gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
3. Le merci inviate e i lotti di produzione potranno essere stampate nell’apposito registro che si consiglia di stampare e tenere, unitamente al registro dei lotti acquisto, per almeno sei mesi.

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve rintracciare tempestivamente il Responsabile del Sistema di rintracciabilità o l’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità provvede a:

1. Individuare la tipologia del prodotto ed il lotto della merce oggetto di segnalazione

2. Individuare i clienti destinatari del prodotto in causa e informarli tempestivamente accordandosi per attivare idonee procedure di ritiro dal mercato (mod E1 comunicazione di ritiro ai clienti), lo stesso modello potrà essere utilizzato anche per allertare i fornitori delle materie prime. Il modello E1 deve avere come oggetto COMUNICAZIONE URGENTE: RITIRO PRODOTTO DALLA DISTRIBUZIONE e deve riportare data, ragione sociale, descrizione prodotto, lotto, quantità e motivo del ritiro

3. Nel caso che il prodotto sia arrivato al consumatore, informare il consumatore tempestivamente in modo efficace ed accurato (mod E2 – comunicazione ai consumatori). Il modello E2 deve avere come oggetto COMUNICAZIONE URGENTE: RITIRO PRODOTTO DALLA DISTRIBUZIONE e deve riportare data, ragione sociale, descrizione prodotto, lotto, quantità e motivo del ritiro

4. Informare immediatamente le autorità competenti per territorio (mod E3– comunicazione alle autorità competenti). Il modello E3, oltre alle informazioni dei modelli precedenti, dovrà riportare anche risultati delle indagini eseguite, interventi adottati per evitare rischi ai consumatori, tempi previsti per il ritiro del prodotto.

Nel caso di segnalazione di ingredienti non conformi da parte del fornitore si procederà come segue a seconda delle ipotesi A o B.

A) nel caso il quantitativo ricevuto è ancora in magazzino e non è stato utilizzato per le lavorazioni si provvede ad accantonarlo e segnalarlo (non conforme in attesa di ritiro) fino al ritiro da parte del fornitore.

B) nel caso la materia prima sia già stata utilizzata si dovrà:

– verificare attraverso le ricette quali sono i prodotti finiti che la possono contenere

– verificare la sua data di consegna attraverso i documenti amministrativi di trasporto e presa in carico

– procedere al ritiro di tutti i prodotti finiti, confezionati e non, fabbricati oltre quella data adottando il contenuto di questa procedura

Gestione della Tracciabilità con Gea.Net

In conformità con le procedure da adottare, dovranno essere puntualmente registrate le attività di carico e scarico delle merci :

La funzione di gestione tracciabilità è disattivata per impostazione predefinita: Può essere attivata tramite la funzione “Configurazione” presente sulla barra comandi della finestra principale, quindi selezionare “Impostazioni” e spuntare la voce “Gestione Lotti”. In questo modo si rendono visibili le apposite colonne e i comandi durante la gestione dei documenti.

Durante la registrazione del documento di trasporto in ingresso inserire il lotto del fornitore, o qualora non indicato, assegnarne uno, inserire la data di scadenza del materiale.

Questo comporterà l’automatica registrazione di una nuovo lotto di acquisto. Attenzione : Se il lotto non è inserito non viene creata alcuna registrazione sui lotti di acquisto.

La funzione “Gestione dei lotti di acquisto” del modulo magazzino prevede che l’operatore possa modificare i dati inseriti in fase di registrazione del documento in ingresso, indicando la data di inizio e fine utilizzo dei lotti.

Registrare il materiale utilizzato per ogni ricetta prodotto utilizzando la funzione “Produzione” del modulo magazzino. Oltre al codice articolo prodotto deve essere riportato il lotto, quindi l’applicazione esplode la ricetta al primo livello cercando per ogni componente il lotto di acquisto non ancora terminato, con data più vecchia ma non ancora scaduto. In base al riscontro avuto incrociando i lotti di acquisto verrà presentato una bozza dei componenti la ricetta con i lotti da prelevare. Per mezzo della funzione “Gestione dei lotti di produzione” del modulo magazzino, l’operatore ha la possibilità di modificarla anche successivamente, inserendo lotti di acquisto diversi.

Riportare sul documento di trasporto in uscita il lotto di produzione.

E3.1 – Gestione Lotti di Produzione

La gestione dei lotti di produzione, disponibile nel modulo Produzione, è facoltativa infatti è possibile ricavare l’utilizzo di un determinato lotto d’acquisto anche in base alla sua data di utilizzo. In questo caso si veda “Gestione dei lotti di acquisto” di seguito.

La gestione dei lotti è un processo semimanuale che viene utilizzato soprattutto integrandolo con i lotti indicati sui documenti. Pur non avendo una integrazione diretta può essere usata anche nel ciclo “commesse” o “piani di produzione”.

Se si sceglie di adottarla, la presente funzione di gestione permette di gestire i lotti di produzione che possono essere stati precedentemente inseriti con la funzione “produzione” del modulo di magazzino. In questa sede possono comunque essere inseriti direttamente i lotti di produzione anche se non automaticamente generati dalla funzione ‘produzione’.

I lotti di produzione vengono poi resi disponibili e possono essere associati ai documenti di trasporto e alle fatture dirette emesse.

Quando un lotto viene evaso completamente deve essere inserito la data di esaurimento scorte. Questa operazione è manuale e deve essere gestita dal magazziniere. Dal momento in cui viene inserita l’esaurimento scorte, il lotto non verrà più proposto durante l’emissione di documenti del ciclo attivo ma comunque sarà possibile forzarlo manualmente.

Questa funzione ha anche lo scopo di consultazione dei lotti di produzione ed in particolare è disponibile la funzione che permette di verificare a chi sono stati destinati gli articoli prodotti di un determinato lotto. Quindi è possibile stampare o riportare in Excel la griglia presentata.

Da Produzione à Gestione Lotti di Produzione

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante

E3.1 – Gestione Lotti di Acquisto

La presente funzione, disponibile nel modulo Produzione, permette di gestire i lotti di acquisto che possono essere stati precedentemente inseriti durante la registrazione dei documenti di trasporto o delle fatture dei fornitori (vedi manuale Contabilità).

Qualora non venga gestito il magazzino e quindi non siano registrati i documenti di carico, in questa sede possono comunque essere inseriti direttamente i lotti.

In ogni caso questa funzione deve essere utilizzata per registrare la data di inizio e fine di utilizzo di ogni lotto.

Quando un lotto viene utilizzato completamente deve essere inserito la data di fine utilizzo. Questa operazione è manuale e deve essere gestita dal magazziniere. Dal momento in cui viene inserita la data di fine utilizzo, il lotto non verrà più proposto durante la fase di assemblaggio della produzione ma comunque sarà possibile forzarlo manualmente.

E’ importante sottolineare che durante la fase di assemblaggio viene proposto il lotto del componente che ragionevolmente dovrebbe essere utilizzato (ovvero quello più vecchio e che ancora non risulta scaduto). Tuttavia si vuole rimarcare che il lotto realmente utilizzato viene deciso di volta in volta dal magazziniere e nel caso fosse stato utilizzato un lotto diverso dovrebbe essere modificata questa informazione nella schermata di gestione lotti di produzione che viene presentata in seguito dell’assemblaggio.

Questa funzione ha anche lo scopo di consultazione dei lotti di acquisto ed in particolare, cliccando su una riga, viene riportato l’elenco dei lotti di produzione in cui è stato usato il componente e la destinazione del prodotto che ne è stato generato. Quindi è possibile stampare o riportare in Excel la griglia presentata.

Da Produzione à Gestione Lotti Di Acquisto

Selezionare la registrazione o inserirne una nuova con il pulsante