Vademecum servizio di Hosting Aruba

 

Con la versione 4.4 , Gea.Net PRO ha reso possibile depositare il proprio database aziendale su uno spazio FTP a basso costo, come quello proposto da Aruba per poche decine di Euro all’anno.

Sia chiaro che il servizio non è equivalente ad avere un server dedicato e una linea VPN, ma il prezzo rende questa soluzione appetibile a tutte le tasche.

Inoltre ha il vantaggio di essere raggiungibile anche quando siamo a casa o dall’altra parte del mondo, anche da tablet o smartphone utilizzando Gea.Net Web, ma anche Gea.Net PRO installato su un notebook.

La soluzione Aruba.it è probabilmente la migliore nel rapporto qualità / prezzo e per verificarne le prestazioni consultate https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2013/02/21/gea-net-va-sulle-nuvole/ e provate ad operare con i database di test messi a disposizione.

Come funziona

Per motivi di sicurezza, Aruba non rende raggiungibile dall’esterno i database locati sui propri server e pertanto occorre installare un servizio web sullo spazio FTP che viene rilasciato. Questo servizio si chiama Gea.Net DB Service ed è un collettore che permette di accedere al database aziendale, da Gea.Net PRO, Gea.Net Web, Gea.Net App o qualunque altro software personalizzato.

Nella configurazione più semplice è sufficiente attivare il solo servizio di Hosting Windows che già mette a disposizione la possibilità di integrare uno o più database Access. Tuttavia al momento in cui si sottoscrive il servizio di Hosting , è possibile attivare un database SQL Server abbinato allo spazio FTP, ma è anche possibile attivare altri database Sql Server in un secondo tempo. Trattandosi di database locati sulla Server Farm di Aruba, Gea.Net Db Service, che gira sulla stessa Server Farm, non ha problemi a raggiungerli.

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L’unica cosa che rimane da fare è configurare il servizio in modo che possa raggiungere uno o più database (sia Access che SqlServer). Questa operazione, piuttosto complessa, sarà svolta da un tecnico di un Punto di Assistenza Gea.Net.

Come procedere per attivare il servizio

Vediamo brevemente quali sono i punti da seguire per attivare il servizio Gea.Net DbService

1) Attivare il servizio Aruba Hosting Windows

Collegarsi al sito https://hosting.aruba.it/ . Sulla home page di solito sono evidenziate i servizi e le offerte disponibili al momento. Quello che dobbiamo attivare è un servizio di Hosting Windows.

Ce ne sono di diversi tipi e con costi diversi. Alcuni comprendono un database Sql Server ma anche se si sceglie un offerta che non lo prevede è sempre possibile aggiungerla in un secondo tempo.

Tutti i servizi di Hosting Windows includono la possibilità di operare su database Access.

Ad ogni buon conto è possibile vedere i servizi offerti dal pulsante dei dettagli dove vedrete che

Il servizio Hosting Windows associato al dominio, si basa sulla piattaforma Windows Server 2008 e supporta in modo nativo il linguaggio ASP, i database Access e .NET Framework 3.5/4.0.

Queste due righe ci dicono che il servizio ci mette a disposizione Framework.Net 4.0 (in futuro potranno esserci anche disponibili versioni successive) e database Access ovvero le due caratteristiche fondamentali per fare funzionare Gea.Net Db Service .

Fate attenzione a non attivare un servizio Hosting Linux che sarebbe inutilizzabile in quanto Db Service gira solo su server Windows.

Tra le opzioni è possibile attivare un Database SqlServer il cui costo è di poche decine di Euro e per una piccola azienda 1 GB (dimensione minima) è più che sufficiente.

Sicuramente le performance sono da preferire rispetto ad Access, tuttavia occorre considerare che la configurazione e la manutenzione sono più complesse. Inoltre se si cambia idea e si vuole tornare ad utilizzare Gea.Net in versione non cloud la copia di una database Access comporta pochi minuti e non si deve installare nulla sul proprio PC, mentre avendo i dati su database SQL Server saremo costretti ad installare il motore di SQL Server sui nostri computers.

Tra le opzioni disponibili riveste un importanza fondamentale attivare un sistema di Backup (sia per lo spazio FTP che per eventuale Database SQL Server) anche se vedremo successivamente che conviene attivarsi anche con sistemi di backup autonomi.

2) Richiedere l’attivazione di Gea.Net Db Service

Inviare a info@geanetweb.com il modulo di richiesta di configurazione del servizio scaricabile da http://www.fborghi.it/assbaseDbService.doc . I costi di configurazione iniziale potrebbero essere diversi e dovranno essere concordati in virtù delle operazioni da eseguire (porting, nuova installazione, configurazione di database SQL Server, attivazione di Gea.Net Web, formazione, ecc.).

3) Comunicare i dati dello spazio

La fase di configurazione del servizio e la pubblicazione dei dati è un operazione che viene svolta da un tecnico Gea.Net.

L’unica cosa da fare è comunicare i dati del proprio spazio che Aruba.it ci ha assegnato al momento della sottoscrizione. Sulla mail ricevuta troveremo :

Sito : www.XXX.it

Login: XXXX@aruba.it

Password: XXXX

ip : xxx.xxx.xxx.xxx

Se è stato attivato un database SQL Server , sulla stessa mail (o su una diversa se attivati in tempi diversi) vedremo :

Database

Host DataBase: xxx.xxx.xxx.xxx

Nome DataBase: MSSqlXXXXX

Login DataBase: MSSqlXXXXX

PassWord DataBase: xxxxxxxx

Queste informazioni dovranno essere inviate a info@geanetweb.com previo contatto telefonico e pianificazione dei tempi.

4) Configurare Gea.Net PRO e accesso a Gea.Net PRO

La configurazione di Gea.Net PRO è semplice e il più delle volte è sufficiente installare nella cartella geanet\bin\DATI il file Config.XML comunicato dal tecnico.

In pratica l’unica cosa che cambia in Gea.Net rispetto alla configurazione Standard è la connectionString che è qualcosa tipo :

WS;SERVICE=http://www.XXX.it/dbservice.asmx;TIPODB=A;NOMEDB=YYY;USER=XXXXX;PASSWORD=XXXXX;

Se si è richiesto di utilizzare anche Gea.Net Web potrete accedervi dalla pagina

http://www.geanetweb.com/default.aspx

con i dati di login che saranno stati comunicati

Database : http://www.XXX.it\YYY

User : XXXXX

Password : XXXXX

Come mantenere attivo il servizio

Una volta che si è iniziato a operare con Gea.Net DB Service occorre seguire alcune regole importanti per la salvaguardia dei propri dati. Niente di più di quanto fareste se il database fosse locale.

Occorre anche ricordarsi sempre che siamo alle prese con un servizio remoto che ha certamente tanti vantaggi ma che potrebbe essere temporaneamente non disponibile.

Fare le copie

Visto che fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio, anche se è stato attivato il servizio automatico di Backup di Aruba, è buona norma eseguire anche in autonomia un backup dei dati. Magari non tutti i giorni ma almeno con cadenza settimanale. Quantomeno perché i tempi di ripristino dei tecnici potrebbero essere lunghi e potremmo avere una soluzione alternativa.

Se si ha un database Access, la soluzione migliore è entrare nello spazio FTP e scaricarsi la copia dei files contenuti nella cartella mdb-database ma un’altra soluzione potrebbe essere quella riportata nell’articolo

https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2014/08/28/copie-del-database-access-da-gea-net-dbservice/

Se si dispone di un database Sql Server il sito http://mssql.aruba.it/ mette a disposizione le funzioni di backup manuale.

Dotarsi di Chiavetta Internet

Considerare sempre che come tutti i servizi remoti, se la connessione Internet non è presente non sarà possibile lavorare. La soluzione migliore è tenere sempre pronta nel cassetto una chiavetta Internet soprattutto se vi trovate in una zona dove l’ADSL viene a mancare facilmente.

Aggiornamenti concordati con l’assistenza

Occorre ricordare che Gea.Net PRO comunica con il database attraverso Gea.Net DB Service e i due software devono comunicare tra loro, quindi devono essere compatibili. Prima di eseguire un aggiornamento di versione verificare sul sito www.geanetweb.com che non vi siano incompatibilità e nel dubbio, prima di procedere richiedere conferma attraverso l’assistenza o il forum.

In ogni caso tenete sempre copia della vecchia versione prima dell’aggiornamento. Se qualcosa va storto potrete ripartire in pochi secondi.

Ricordarsi delle scadenze

Il servizio sottoscritto può avere durata da 1 a 5 anni. Come tutti i provider, Aruba prima della scadenza ci avvisa attraverso una mail ma può capitare che questa venga cestinata credendola spam o che nel frattempo si è cambiato indirizzo di posta. In questo caso la comunicazione va persa e alla scadenza il servizio viene interrotto bruscamente. Il ripristino non è traumatico ma i tempi tecnici richiedono circa due giorni.

Per evitare questo è buona norma accedere ogni tanto al pannello di controllo alla pagina https://hosting.aruba.it/areautenti.asp

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Copie del Database Access da Gea.Net DbService

Se si è optato per un database Access accessibile da Gea.Net DbService, in aggiunta a quelle che sono le funzioni di copia principale, gli utenti amministratori possono anche eseguire un download locale direttamente da Gea.Net Pro (dalla revision 4.4.5.0) o da Gea.Net Web.

Attenzione ! Trattandosi di download attraverso un servizio che potrebbe essere non autorizzato al download, questa opzione è da considerarsi non completamente affidabile e quindi e da utilizzare solo in aggiunta ad altri sistemi di copia, che sono sempre da preferire. Inoltre è buona norma aprire il database un volta scaricato per assicurarsi che il database non sia stato ricevuto incompleto o corrotto.

Da Utilità Database > Allineamento dati Gea.Net DbService

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da Gea.Net Web la funzione di importazione e disponibile solo per l’utente ‘ADMIN’

Da Archivi Base à Impostazioni

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Purtroppo entrambe le funzioni non hanno la barra di avanzamento del processo e solo al termine si riceve la segnalazione di operazione terminata. Si consideri che i tempi dipendono da tanti fattori (velocità dell’ADSL, carico dei server, ecc.) ma possiamo considerare che all’incirca impiega un minuto per ogni 10 MB.

Eventuali funzioni di ripristino devono essere eseguite da un tecnico qualificato.

Gea.Net compie 10 Anni

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Il 23 Agosto 2004 veniva effettuata a Reggio Emilia la prima installazione di Gea.Net.

Si trattava di una versione molto ridotta che permetteva di fare solo documenti di trasporto e fatture e venne installata in sostituzione del predecessore (Gea2004) presso una piccola azienda di Reggio Emilia che è ancora oggi una fedele cliente e che ci ha aiutato nello sviluppo sopportando gli inevitabili bug delle prime versioni.

Negli anni il prodotto è cresciuto e dal suo codice sorgente di base sono nati diversi software paralleli che si possono trovare sul mercato con nomi diversi. Sono state attivate collaborazioni con decine di colleghi che nel tempo hanno apportato idee per lo sviluppo.

Sono state installate diverse centinaia di aziende già nei primi anni e questo ha permesso di rendere il software più stabile e fruibile anche per la media impresa.

Alcuni componenti di Gea.Net sono stati installati in realtà più importanti interfacciandosi con ERP internazionali e permettendo rapide personalizzazioni a basso costo sviluppate anche da piccoli team interni.

Negli ultimi tempi Gea.Net si è mosso verso il cloud computing ed è nato Gea.Net Web fruibile anche da tablet e smartphone e c’è da scommettere che nei prossimi anni questa sarà la strada che sceglieranno anche le piccole aziende.

Grazie a tutti quelli che hanno creduto in questo progetto e che ancora oggi continuano a farlo.

Contabilità Semplificata con Gea.Net

Il grosso vantaggio della contabilità semplificata riguarda la possibilità di eliminare alcuni registri riportando la voci di spesa e di ricavo direttamente sui registri IVA, assieme alle fatture emesse e ricevute.

Per gestire la contabilità semplificata predisporre le tabelle :

  • Piano dei Conti: Stesse voci della contabilità ordinaria ovvero Clienti, Fornitori, IVA vendite, IVA acquisti, Costi, Ricavi, Acquisti, Stipendi, Spese, Ammortamenti, Banche, Cassa.
  • Codici IVA: Per le operazioni di costo o ricavo che non sono fatture bisogna predisporre anche un codice iva ‘fuori campo iva’. (codice FC).

Gea.Net non dispone di un particolare registro IVA per la contabilità semplificata, ma vengono utilizzate le stesse funzioni per la stampa dei registri utilizzati dalla contabilità ordinaria.

Di conseguenza vengono riportate sul registro IVA solo le scritture contabili con determinate caratteristiche :

  • Che hanno causale con codice compreso in un gruppo prestabilito nelle impostazioni di Gea.Net. Per impostazione predefinita questo range va dal codice “10” al codice “1Z” per il registro IVA Vendite e dal codice “20” al codice “2Z” per il registro IVA Acquisti.
  • che presenta almeno una riga con conto “IVA Vendite” o “IVA Acquisti”

La registrazione del movimento contabile può avvenire registrando direttamente il movimento di prima nota oppure creando una fattura virtuale. Per semplicità si consiglia di utilizzare la prima modalità ma in seguito vedremo anche come creare una fattura virtuale.

Se si sceglie di creare direttamente il movimento di prima nota senza intaccare l’archivio fatture occorre predisporre la tabella Causali di Contabilità prevedendo una serie di causali con codice compreso nel range definito nelle impostazioni. Nel database con le impostazione di base sono già presenti alcune voci come “Scheda Carburante” o “Documento riepilogativo”. Per queste voci come eventuali altre si volessero aggiungere, devono essere inseriti i tre conti da movimentare

  • Conto Dare
  • Conto Avere
  • Conto IVA

Per la Scheda Carburante ad esempio questi potrebbero

  • Conto Dare : Spese di Trasporto (5501002)
  • Conto Avere : Cassa (1001001)
  • Conto IVA : IVA Acquisti (3001003)

Se non si indicassero queste voci si dovrà inserirle tutte durante la creazione del movimento contabile. Ne consegue che relativamente al nostro esempio anche qualora si procedesse a pagare il carburante alternativamente per cassa o con assegno, converrebbe prevedere comunque una voce in Avere (la più utilizzata) salvo poi modificarla durante la registrazione del movimento.

Per registrare il movimento vero e proprio si deve accedere alla funzione di gestione “Movimenti di Prima Nota” creando un nuovo movimento. Come prima operazione si deve selezionare la causale e Gea.Net chiederà l’importo della registrazione. A questo punto l’operatore è libero di modificare il movimento come desidera, movimentando anche più conti rispetto ai tre proposti. Tuttavia bisogna ricordarsi di :

  • Inserire una descrizione del movimento che verrà riportata sul registro IVA come causale
  • Modificare il Conto IVA specificando l’Importo Imponibile e impostando il campo Esenzione a “Fuori campo IVA” (codice FC) ma lasciando importo uguale a zero sia in Dare che in Avere

Il numero di protocollo che verrà assegnato automaticamente al momento del salvataggio seguirà la serie di base mischiando di conseguenza fatture e voci di spesa o di ricavo. Per maggior chiarezza l’utente potrebbe decidere di riservare un sezionale separato per le voci di spesa o di ricavo inserendo la serie (ad esempio Z) e il numero del protocollo ma in questo caso la corretta sequenza deve essere gestita manualmente.

Creazione di Movimento di Prima Nota con Fattura Virtuale

Questa prassi non è la più veloce ma può essere adottata se si vuole avere una corrispondenza diretta tra l’archivio fatture e i registri IVA. Occorre fare uno sforzo concettuale considerando ogni voce di ricavo o costo come un cliente o fornitore virtuale al fine di fare comparire sul registro IVA le diverse voci di ricavo o di costo.

Quindi devono essere codificati come clienti o fornitori anche i costi e ricavi che dovranno essere annotati sui registri IVA.

  • Tipo Fattura : Per le operazioni di costo o ricavo che non sono fatture bisogna predisporre anche un tipo fattura “FATTURA VIRTUALE” (codice FV) la cui serie sia “Z” al fine di non mischiare la numerazione dei protocolli con le fatture di vendita reali.
  • Clienti e Fornitori Bisogna inserire, oltre ai normali clienti e fornitori, come clienti e/o fornitori anche i costi e ricavi che non avranno fatture ma movimenti che dovranno comparire sui registri IVA. Per esempio un cliente e fornitore ‘Banca‘ per registrare interessi e spese bancarie, un fornitore ‘Stipendi’ per registrare i costi del personale, un cliente ‘Ricavi diversi’ per registrare ricavi non derivate da fatture emesse o vendita per corrispettivi. Come per i clienti/fornitori reali anche su ogni cliente e su ogni fornitore virtuale si deve impostare la contropartita vendite e/o acquisti. Per i virtuali ricordarsi anche di spuntare la voce “Escludi da Spesometro”.

Registrando una fattura virtuale nell’archivio delle fatture (attive o passive) si creerà automaticamente anche il movimento di prima nota ma occorre ricordare di impostare sempre il campo Esenzione a “Fuori campo IVA” (codice FC).

Si ricorda che le fatture attive vengono registrate in contabilità solo al momento in cui sono stampate perciò occorre creare una stampa o un anteprima di stampa che non dovrà essere conservata.

Per la registrazione delle spese di acquisto si consiglia di non usare la funzione “Inserimento fatture passive” che risulterebbe più veloce ma registrerebbe una fattura reale. Se fosse usata per errore dovrebbe essere ripresa la fattura registrata modificando il tipo in “fattura virtuale”.