Se non si dispone di servizi di assistenza telefonica di Gea.Net (o se la versione di provenienza è troppo vecchia) occorre che la conversione venga eseguita da un tecnico.

Dopo essersi accordati sui tempi della conversione, occorre installare anche la nuova versione di Gea.Net Pro scaricandola da

http://www.geanetweb.com/Download.htm 

Le due versioni possono operare contemporaneamente sullo stesso computer, quindi per alcuni giorni rimarranno installate sia la versione più vecchia, sulla quale si continuerà a lavorare fino al giorno prestabilito per la conversione, sia la versione più nuova da installare su una nuova cartella, che nel frattempo potrà essere usata per fare alcune prove.

In questo periodo la nuova versione deve essere usata per fare tutti i test del caso o quantomeno per registrare alcune anagrafiche e documenti di prova. Solitamente ne bastano un paio ma è bene prendere familiarità perchè appena convertiti i dati si dovrà utilizzare solo questa.

Al momento stabilito dovrà essere inviato il file AZIENDA.MDB presente nella sottocartella geanet\bin\DATI della vecchia versione (per versioni precedenti la 5.0 occorre inviare tutta la cartella DATI). Il database ha dimensioni di oltre 10 MB quindi è fondamentale inviarlo in formato zip. Se anche compresso supera questa soglia occorre concordare una modalità di invio diversa dalla posta elettronica.

A distanza di massimo un paio di giorni (ma di solito si concorda l’invio nel tardo pomeriggio per riaverlo convertito la mattina dopo) si riceverà il database AZIENDA.MDB rielaborato che a questo punto dovrà essere copiato nella sottocartella geanet\bin\DATI della nuova versione. Naturalmente questa operazione ricoprirà i test fatti nei giorni precedenti per cui se lo si ritiene opportuno può essere fatta una copia.

Appena riavviata la nuova versione si dovrebbero ritrovare i propri documenti. Prima di ricominciare a lavorare occorre verificarne scrupolosamente la presenza. Naturalmente non sarà possibile verificare le registrazioni una ad una, ma un controllo eccellente è quello che verifica almeno le ultime registrazioni per ogni tipo di documento associato a controlli a campione. Se non si riscontrano anomalie la vecchia versione potrà essere dismessa (eliminata o archiviata) e da quel momento si deve usare solo la nuova.