Spesometro : gli errori da evitare

Sono tante, troppe, le problematiche emerse con la generazione dello spesometro del primo semestre 2017.
Volendo tralasciare gli ovvi e più volte rimarcati errori dell’AE apparsi addirittura sui telegiornali nazionali a sottolinearne la gravità, è altresì importante sottolineare tutte le cose che possono e devono essere migliorate per la prossima scadenza.
Si tratta perlopiù di piccole accortezze che i singoli utenti dovrebbero adottare per evitare di trovarsi ‘imbottigliati’ a ridosso delle scadenze.

  • Non aspettare gli ultimi giorni. Questo è stato un errore generato soprattutto dai consulenti fiscali che, presi dalla scadenza della liquidazione IVA e confidando in una ulteriore proroga, hanno dato poche indicazioni ai propri clienti. In molti casi non hanno neppure comunicato le specifiche basilari e l’approssimarsi della scadenza.
  • Aggiornare il software. E’ vero che fino ai primi giorni di settembre i software gestionali non erano pronti per la funzione di creazione del flusso (l’ultima revisione tecnica dell’AE è datata 11 agosto), ma le modifiche fondamentali per eseguire le registrazioni erano pronte già da diverso tempo. Nella fattispecie Gea.Net Pro aveva predisposto i controlli basilari già a marzo, quando erano state rilasciate le prime linee guida. Non avere mantenuto aggiornato il software ha comportato la necessità di rivedere molte registrazioni fatte nell’arco del semestre. Soprattutto ha permesso di inserire anagrafiche e documenti incompleti che successivamente si sono dovuti rielaborare.
  • Caricare le tabelle Nazioni. Se si hanno collaborazioni con soggetti esteri, per generare correttamente il flusso delle ‘fatture e corrispettivi’ è fondamentale venga riconosciuto lo stato estero attraverso la sigla ISO 3166-1 alpha 2 (IT, FR, DE, ecc.) valorizzato nella tabella Nazione. Nelle versioni più vecchie questa sigla non serviva e quindi non era neppure predisposta in tabella, quindi gli utenti che utilizzano Gea.Net da più tempo la avrebbero dovuta valorizzare almeno per gli stati a cui appartiene anche un solo cliente/fornitore.
  • Indicare lo stato nella anagrafica del fornitore. In relazione al punto precedente, ci si è accorti che molti utenti non hanno mai valorizzato neppure la proprietà "Nazione" dell’anagrafica cliente/fornitore. Questo in molti casi ha comportato il dover riprendere e modificare le schede. Per evitare la revisione massiva delle schede, gli ultimi rilasci di Gea.Net Pro riescono a ricavare lo stato correttamente anche se si è avuta l’accortezza di indicare il prefisso paese nella partita IVA (esempio indicando ‘ESB12345678’ per il contribuente spagnolo con VAT ‘B12345678’).
  • Codice Fiscale non valido. Capita spesso che alcune aziende cambiano regime fiscale e di conseguenza il vecchio codice fiscale viene sostituito. E’ prassi comune e sbagliata notificare solo il cambio di partita IVA. Infatti in questo modo sulla scheda rimane inserito un codice fiscale non più attivo che può essere causa del blocco dell’intero flusso.
  • Tipo Documento non valorizzato. Nella tabella "Tipo fattura" è stato aggiunto da qualche anno la proprietà "Tipo Documento". Chi lavora con la PA e ha obbligo di emettere fattura elettronica questa informazione dovrebbe averla già valorizzata. Ma nello spesometro ne sono state previste altre (TD10 e TD11 ad esempio) che avrebbero richiesto la creazione di altri tipi documenti. Nella quasi totalità dei casi questo non è stato fatto e anche qui ci si sarebbe trovati a rincorrere. Anche in questo caso è stata rilasciata una versione di Gea.Net Pro per poter bypassare il problema.
  • Natura dell’operazione. Questo valore è disponibile nella tabella "Esenzioni" da almeno un paio di anni ma anche qui si è riscontrato che questa proprietà era valorizzata solamente presso aziende con obbligo di emettere fattura elettronica.
  • Le specifiche non sono le stesse del vecchio spesometro. La maggior parte degli utenti ha dato per scontato che i documenti da inoltrare fossero gli stessi richiesti nello spesometro precedente ma non è così. La differenza è sostanziale perchè nel 2016, ad esempio, non erano richieste fatture con un certo tipo di esenzione o fatture a privati sotto un certo importo. Nello spesometro attuale, salvo poche eccezioni, sono richiesti tutti i documenti emessi e ricevuti. Per non incorrere in scarti non dovuti bisogna togliere la selezione di "Escludi da spesometro" presente in anagrafica e nella tabella esenzioni. L’esclusione della singola fattura continua ad essere possibile ma deve essere spuntata solo nei pochi casi in cui è consentito. Si ricorda anche che il non essere obbligati non significa divieto di comunicare perciò nel dubbio è sempre meglio inserire un documento.

I primi due punti sono stati quelli che hanno scatenato la maggior parte dei problemi e se solo si fossero evitati questi tutto sarebbe stato gestito senza grosse difficoltà.
Ma essendo ormai a ridosso della scadenza molte aziende si sono trovate nell’impossibilità di modificare decine o centinaia di registrazioni pertanto è stato necessario intervenire sul software per riadattarlo a database incompleti.
Solo questo ha comportato sei nuovi rilasci di versione in due settimane generando confusione negli utenti ma purtroppo a qual punto era inevitabile.

Queste linee guida dovrebbero essere adottate anche e soprattutto per evitare di reiterare gli stessi problemi alla prossima scadenza del 28 febbraio 2018. Infatti bisogna considerare che per quella data dovranno essere inviate le comunicazioni delle fatture dal 1 Luglio al 31 Dicembre 2017. E’ probabile che tutte quelle registrate fino ad oggi contengano le stesse anomalie di cui ci si è accorti solo in questi giorni.

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