Microsoft Access è uno dei database più diffuso a livello mondiale, è molto semplice da manutenere, è compatto, garantisce buone prestazioni soprattutto se confrontate a database di pari livello come Mysql e ci sono tanti altri molti buoni motivi per usarlo. Ma come tutti i database, o i documenti in genere che non sono gestiti da un servizio, è più fragile di quelli il cui accesso è possibile solo attraverso un servizio che gira sul computer.
Ho deciso di scrivere questo breve articolo perchè mi confronto spesso con utenti che mi chiedono se vale la pena migrare a database come SqlServer o portare il database in cloud. Facendo un po’ di attenzione e conoscendo le possibili cause si possono prevenire situazioni spiacevoli e continuare ad usare la soluzione più leggera. Se poi questo non basta, migrare a qualcosa di più robusto è sempre possibile anche con tempi e costi estremamente contenuti.
A volte il database può danneggiarsi e gli utenti non ne riescono a capire il motivo ma spesso le cause sono da ricercare tra le seguenti :
- Arresto improvviso : Di solito è il classico calo di corrente il cui picco alle volte è talmente breve da non essere sufficiente a spegnere il PC e quindi di fatto è impercettibile. In questa categoria possiamo annoverare anche difetti delle batterie del notebook. Il modo per prevenirlo è utilizzare un gruppo di continuità o verificare lo stato delle batterie dei notebook.
- Problemi al disco rigido : Naturalmente il guasto o il malfunzionamento del disco rigido è tra le cause più difficili da prevedere ed è comune anche a database più robusti, anzi in questo caso le dimensioni solitamente più ridotte di Access sono un vantaggio. La prevenzione è sempre e solo una : fare le copie regolarmente.
- Hardware di rete difettoso : Se c’è qualche difetto nel dispositivo di rete il database può agire in modo improprio e di conseguenza danneggiarsi. Questo problema può essere causato da una qualunque periferica come cavi di rete, hub, schede di rete, ecc. e se si aggiunge che la struttura di una rete negli ultimi tempi è composta da sempre più oggetti, il panorama diventa più inquietante. Con l’avvento delle reti wireless poi, il problema è cresciuto esponenzialmente e ora tra le cause troviamo anche le interferenze con altri apparecchi. Insomma capire dove sta il problema è un vero rompicapo e il più delle volte occorre affidarsi all’esperienza di un tecnico perchè anche gli strumenti non sono in grado di aiutarci. Al momento questa è di gran lunga la causa principale dei possibili danneggiamenti o non sono al riparo neppure le installazioni monoutente (solo su un PC). Prevenire queste situazioni è praticamente impossibile se non spostando il database in cloud e il problema di questa gestione sulle spalle del provider.
- Problema al motore Jet : Sullo stesso PC possono essere presenti più versioni dello stesso motore (che in pratica è il software che permette di colloquiare con il database) installati da software diversi. Se si hanno motori non compatibili eseguiti su un’unica rete, l’errore che si presenta è piuttosto grave e non è facile recuperare il database. Spesso alla fine della ricostruzione si possono riscontrare perdite di alcune registrazione. Per fortuna questa situazione è piuttosto remota ma se si verifica occorre individuare i software incompatibili e spostarli su computer diversi.
- Dimensione del file : Per quanto le specifiche tecniche rilasciate da Microsoft siano più stringenti, per esperienza posso dire che database fino a 300 MB e su cui lavorano anche 7-8 utenti contemporaneamente, si comportano egregiamente. Oltre questi limiti si ha un rallentamento notevole e il rischio di danneggiare il database cresce esponenzialmente. Una soluzione per ridurre le dimensioni del database sarebbe quella di eliminare le registrazioni degli anni precedenti e compattare frequentemente il database. Spesso i movimenti di magazzino degli anni precedenti sono inutili perchè l’informazione è sempre presente anche sui documenti. Rimuoverli significa recuperare fino al 40% dello spazio. Ma se ancora si superano questi limiti migrare verso Sql Server è la scelta migliore.
- Virus : Negli ultimi anni il capitolo virus e malware in genere è diventato una causa da non sottovalutare soprattutto da quando i ramsonware di nuova generazione hanno iniziato a colpire anche i database (i primi si limitavamo a criptare documenti Word, Excel e poco altro). Personalmente sconsiglio sempre di pagare il riscatto richiesto anche per un fattore etico, ma se ci si trova in questa situazione occorre valutare anche quelli che sono i costi conseguenti alla perdita dei dati. Certamente se si è lavorato bene in precedenza installando firewall e antivirus adeguati e si fanno regolarmente le copie il problema non si pone.
La buona notizia è che spesso non è sufficiente una singola situazione a danneggiare il database ma è il reiterato presentarsi di situazioni anomale che ne corrompe la struttura. Inoltre nella maggior parte dei casi i dati non vengono quasi mai alterati rendendo possibile il recupero al 100%.
Altra buona notizia è che solitamente il recupero va a buon fine in pochi minuti ma se ci si trova di fronte a problemi hardware la ricostruzione del database potrebbe essere necessaria anche una o più volte al giorno e alla lunga questa diventa una soluzione insostenibile.
Ricostruire un database Access è molto semplice. Il supporto Microsoft come al solito è esaustivo e consiglio a tutti di leggere
Prima di procedere alla ricostruzione è sempre bene fare una copia del database anche se danneggiato, situazione da cui ripartire se l’operazione fallisse o si verificassero altri problemi.
Il blog di Gea.Net 
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