Ci stiamo avvicinando a grandi passi ad una scadenza epocale che cambierà il modo di lavorare delle organizzazioni italiane dal 1 Gennaio 2019 e che sarà anche un banco di prova di digitalizzazione dei documenti per tutta l’Europa.
Infatti i partner europei guardano con favore al tentativo di eliminare i documenti cartacei (non più considerati validi dal 2019), non solo per combattere l’evasione in Italia ma anche e soprattutto per snellire le burocrazie.

Sarà così semplice ? Molti addetti ai lavori nutrono qualche dubbio. Non tanto sulla riuscita, ma sui tempi di applicazione. Raccogliere la mole di documenti generati da 4 milioni di aziende, in un primo momento rischia di fare saltare il sistema creando disservizi o blocchi operativi.

Un primo test lo avremo il 1 Luglio quando scatterà la fatturazione elettronica obbligatoria per le cessioni di benzina e carburanti con la conseguente eliminazione della scheda carburanti. A fronte di un relativamente piccolo numero di documenti, come destinatari saranno coinvolte la maggior parte di aziende e professionisti.
A settembre si potrà correggere il tiro e rendere obbligatoria la e-fattura tra privati in modo graduale, magari per dimensione aziendale, o esentare alcune categorie (al momento risultano esenti le partite IVA in regime dei minimi).

Ma dal momento dell’entrata in vigore, qualsiasi fattura prodotta diversamente (in carta o altri formati) o che non viene inviata secondo i canali stabiliti sarà da considerare "non emessa".

Ma cosa cambierà in concreto ?
Per tutte le aziende che già lavorano con la PA cambierà solo il volume delle attività perchè nel peggiore dei casi potranno utilizzare lo stesso processo anche se saranno possibili anche modalità più dirette e semplificate.
Inoltre riceveranno le fatture passive nel proprio cassetto fiscale e questo dovrebbe essere un vantaggio in termini operativi.

Quelle che invece non hanno ancora operato con il Sistema Di Interscambio, cioè la piattaforma dell’AdE che gestisce le fatture elettroniche, potranno cominciare a documentarsi leggendo la circolare n.8/2018 dell’AdE del 30 Aprile 2018

Sono contenute regole e modalità che quasi certamente saranno riviste ma è già apprezzabile il tentativo di semplificazione che si cerca di dare.
Saranno resi disponibili strumenti gratuiti (una procedura web, una app e un software da installare su pc) oltre ai software di mercato che si dovranno adeguare alle nuove direttive. Sul sito dell’AdE è già disponibile e sarà potenziato il servizio di ricerca, consultazione e acquisizione (SdI).
Ogni soggetto abilitato all’inoltro e alla consultazione dovrà essere identificato attraverso protocolli sicuri per poter accedere alla propria area di competenza.
I servizi saranno resi accessibili identificandosi con lo SPID, usando le credenziali Fisconline/Entratel tramite la Carta Nazionale dei Servizi (Cns), mentre per accedere all’app occorrerà essere abilitati a Fisconline/Entratel.
Questo significa che, chi ancora non l’avesse, potrebbe anticipare i tempi richiedendo lo SPID presso Poste Italiana o attraverso diversi operatori on line.

Tra i servizi che saranno particolarmente graditi vi è la possibilità di adesione alla conservazione dei documenti (anch’esso gratuita) che avrà validità non solo fiscale ma anche civilistica.
Nella propria area autenticata sarà possibile generare un QR-Code contenente i dati necessari dei fornitori (probabilmente a partire dal codice fiscale), funzionalità che dovrebbe migliorare l’operatività soprattutto in aziende della grande distribuzione.

Un’altra importante novità è la possibilità di inviare le fatture emesse via PEC.
Per inoltrare le fatture via PEC sarà sufficiente inoltrare una richiesta via email scrivendo ad un indirizzo di posta elettronica dell’AdE che sarà reso pubblico nei prossimi mesi. Come risposta si riceverà un secondo indirizzo a cui dovranno essere inviate le fatture semplicemente allegandole ad un messaggio.
Questa procedura, che può sembrare farraginosa, è necessaria per evitare sovraccarichi permettendo di bilanciare le attività su più server.
La possibilità di invio tramite PEC sarà certamente apprezzata soprattutto da professionisti o piccole aziende perchè più snella per chi emette poche fatture e si eviterebbe di firmare digitalmente il file inviato, essendo la PEC uno strumento considerato sicuro.

Un’ultima considerazione è doverosa e riguarda un punto che deve certamente essere migliorato. Dalla prima bozza l’AdE si prende un tempo tecnico eccessivamente lungo per accettare/rifiutare il file ricevuto (fino a 5 giorni). Anche se a regime i tempi miglioreranno, non sono tollerabili attese che superano i pochi secondi. Infatti in caso di rifiuto del sistema, le fatture sono da considerare “non emesse” e pertanto non possono essere eseguiti ne i pagamenti ne le scritture contabili. Facile immaginare quali frustrazioni, disservizi e perdite economiche si verificherebbero nel caso il flusso, magari contenente l’intera fatturazione mensile, fosse rifiutato 4-5 volte.

Al momento queste sono le poche notizie trapelate ma si tratta di un work in progress che presumibilmente terminerà negli ultimi giorni di dicembre.

Per concludere
Molta è la preoccupazione originata dalla novità che ci attendono e questo articolo era doveroso per cercare di fare un po’ di chiarezza agli utenti di Gea.Net che si può considerare già conforme nella versione attuale (5.3).
Infatti, salvo modifiche di legge degli ultimi giorni che auspicabilmente non ci saranno, non sussistono incompatibilità con il tracciato XML delle fatture elettroniche emesse verso privati già in vigore dal 2018.
Dal punto di vista operativo creare il flusso XML si traduce in un clic esattamente come creare un PDF o una stampa.

In ultima analisi possiamo dire che molti saranno i benefici a discapito di qualche cambio operativo necessario.
Cercando di semplificare, le nuove incombenze si concretizzano in due soli punti :

1. le fatture attive dovranno essere inviate via PEC allegando un file XML invece che un PDF, sempre che non risultino più comodi altri sistemi
2. le fatture passive si riceveranno sulla propria area del SdI (e presumibilmente anche via PEC) invece che su normale posta elettronica e via posta

Ci saranno procedure da affinare e alcuni ostacoli da superare ma forse non tanti come potrebbe sembrare.