Rintracciabilità Alimentare e Lotti

La gestione della rintracciabilità alimentare e farmaceutica è un tema caldo da quando è stato emanato il Regolamento CE 178/2002
Il ritardo degli stati membri nell’adozione e la mancanza iniziale di sanzioni ha fatto si che fino al 2007 fosse per lo più ignorato, ma da allora ha tolto il sonno a diversi responsabili di produzione fino a diventare uno dei moduli più importanti per le aziende di questi settori.
Negli anni su questo blog abbiamo trattato l’argomento nelle varie sfaccettature analizzando via via le nuove funzioni che si andavano ad aggiungere nel modulo produzione di Gea.Net.

In questo articolo analizzeremo i processi interni da seguire per consentire una corretta rintracciabilità dei componenti e al termine vedremo come la tecnologia potrà supportare il responsabile della produzione.

Gestione della Rintracciabilità Alimentare e Farmacovigilanza

La gestione della rintracciabilità comporta che l’azienda adotti scrupolosamente procedure nella gestione e nell’archiviazione del magazzino che possono essere riassunti nei seguenti di seguito. Le operazioni che vedremo devono essere mantenute su un registro (anche cartaceo) e/o su database aziendale ma la legge impone che in caso di emergenza sanitaria vengano date risposte certe entro un tempo minimo pertanto l’utilizzo di un software gestionale sia di fatto obbligatorio anche per aziende di piccole dimensioni. L’ideale sarebbe archiviare i dati su gestionale e stampare giornalmente anche un registro e mantenere entrambi efficienti e rapidamente consultabili per almeno sei mesi.

Accettazione Merci in Arrivo

Al momento della ricezione della merce occorre :

  • verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a numero colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico
  • verificare l’integrità delle confezioni e l’etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale
  • separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori
  • informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti precedenti che deciderà l’azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti, e-mail, ecc.)
  • inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono a compilare la registrazione dei lotti acquistati
  • archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate

Stoccaggio delle merci

Gli addetti allo stoccaggio devono :

  • mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici
  • mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi
  • ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione si provvede a :

  • prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso
  • garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle distinte base (ricette), del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi
  • registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto deve essere annotato, per quella partita di prodotto, le materie prime utilizzate (fornitore/lotto di acquisto)
  • in alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto, pratica consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente, ma che risulta essere meno immediata in caso di emergenza oltre ad essere meno precisa (nello stesso istante potrebbero essere in via di utilizzo diversi lotti dello stesso componente)

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice lotto può contenere la data nel formato [GGMMAA] quindi un prodotto confezionato Martedì 19 Gennaio 2018 avrà il lotto AS190618, ma per brevità si potrebbe anche registrare il giorno giuliano o la sola settimana.

Etichettatura degli articoli

L’addetto al packaging dovrà verificare che :

  • ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti riportando quantomeno il lotto in caso non vi siano altri obblighi
  • il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita
  • accantonare i prodotti non correttamente etichettati avvisando il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità
Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza, quindi al momento della vendita si deve :

  • compilare i documenti di vendita con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
  • gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
  • stampare l’apposito registro della merce venduta

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve comunicarlo tempestivamente al Responsabile del Sistema di Rintracciabilità o all’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità deve attivarsi tempestivamente in ottemperanza alle normative vigenti, per il ritiro dei prodotti e per la segnalazione dei componenti che potrebbero esserne la causa dell’emergenza. I tempi possono essere diversi in base alla gravità e alla tipologia del prodotto ma normalmente devono essere date risposte entro 6 ore, tempo che lascia poco spazio di manovra.

Gestione della rintracciabilità con Gea.Net

In questo articolo non possiamo entrare nel dettaglio di come viene gestita tutta la rintracciabilità dal modulo produzione di Gea.Net , pertanto si rimanda il lettore a consultare il capitolo E3 della Guida Utente E , Produzione, CRM, Risorse Umane, Controllo Gestione o in alternativa a visionare il tutorial Produzione, Lotti e Tracciabilità . In particolare questa seconda opzione non richiede più di dieci minuti ed affronta complessivamente il tema (pur senza approfondirlo come la guida utente) e rappresenta un ottimo punto di partenza.

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