Budget e Progetti, la scelta vincente

In questo articolo approfondiamo una funzione che molti utenti Gea.Net Pro sottovalutano ma che negli ultimi tempi si sta rivelando vitale per molte organizzazioni : la possibilità di pianificare e verificare l’andamento del proprio business associandolo alla gestione dei progetti
 
La gestione del budget di Gea.Net Pro prevede di pianificare i ricavi e i costi sostenuti in un dato periodo. Il più delle volte riscontro che il budget non è gestito con Gea.Net oppure esso è indipendente dai progetti anche laddove questi sono utilizzati nei cicli attivi e passivi. Ne consegue che si ottiene una fotografia relativa all’intero processo aziendale, certamente meno granulare di quella che si avrebbe associandola ad ogni singolo progetto.

Se invece si volesse collegare il budget ad un progetto questo deve essere identificato nella tabella progetti (da gestione tabelle nel modulo archivi di base) e ogni fattura emessa o ricevuta dovrebbe essere associata al progetto di riferimento. Questa operazione è piuttosto semplice perchè si deve solo valorizzare la proprietà progetto nella scheda della fattura. E allora perchè non sfruttare questa potenzialità ? 

La voce di budget può anche essere abbinata ad una singola voce di ricavo e/o di spesa (costi vivi di acquisto di beni o servizi) ma anche ai costi di lavorazione (gestione lavorazioni del modulo Risorse Umane). 

Per ogni attività può anche essere associata una spesa/ricavo a preventivo solitamente derivata da contratti di commesse oppure (ma non necessariamente) calcolata dalle offerte e dagli ordini emessi e ricevuti. Le spese e i ricavi a consuntivo invece sono associati alle fatture, come già detto, oppure alla scheda di lavorazione giornaliera della funzione “Gestione Presenze e Tempi Lavoro”.

Sia per le attività a preventivo che per quelle a consuntivo sulla barra comandi sono disponibili funzioni per estrarre griglie di dettaglio dei documenti da cui viene derivato il calcolo. L’importo calcolato può sempre essere rielaborato e modificato dall’operatore che in questo modo potrebbe prevedere altre note di spesa o di ricavo che non sono incluse in fattura o in lavorazione. Le attività concluse possono essere segnalate come chiuse in modo da essere visualizzate solo quando richiesto espressamente. 

Per la gestione dei ricavi è possibile associare uno specifico cliente e in questo caso il budget di ricavo si intende sul singolo cliente, cosa peraltro quasi normale nella gestione delle commesse. Per contro se non viene indicato il cliente il calcolo del budget si applica all’intero fatturato sul periodo (associato al progetto o alla voce di ricavo indicata). 
Allo stesso modo, per la gestione dei costi può essere associato un solo fornitore e anche in questo caso, se indicato, verranno esaminati solo gli acquisti da quel fornitore. Per quanto riguarda la gestione delle lavorazioni si può associare  i tempi di lavorazione svolti in un solo centro di costo o da un solo collaboratore.   

Insomma la gestione Budget proposta da Gea.Net Pro è uno strumento flessibile che contiene già una buona impostazione di base e riesce a soddisfare certamente le PMI con una struttura standard. Per i palati più esigenti invece rappresenta una buona base di partenza da cui muovere per una customizzazione eccellente.

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