Fattura Elettronica, che fare ?

Dal 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica anche tra privati. L’obbligo di emissione di documento elettronico diventerà obbligatorio per quasi tutti gli scambi commerciali. Oltre a professionisti con regime forfettario o aziende operanti in settori specifici che sono esentate, gli altri contribuenti dovranno sempre emettere fattura elettronica salvo alcune eccezioni (esempio vendita a soggetti esteri o privati) ma per ragioni che non affronteremo in questa sede, potrebbe essere vantaggioso per il contribuente emettere SEMPRE e SOLO fattura elettronica.

Della fatturazione elettronica se ne è già parlato tanto e diamo per scontato che le informazioni basilari siano già arrivate a destinazione.
Diamo anche per scontato che già si disponga di un software gestionale che esporta/importa le fatture attraverso un file in formato XML conforme alle ultime specifiche tecniche emanate dall’AdE.
A questo punto bisogna mettere a punto la strategia di comunicazione che più si addice alle dimensioni di ogni contribuente. Ci sono tre strade maestre da poter scegliere :

1) Delega al commercialista
Una parte di professionisti e piccole aziende percorrerà questa strada limitandosi ad inviare al commercialista le fatture estratte dal gestionale in formato XML.
Sul sito dell’Agenzia occorre registrare il soggetto che deve emettere/ricevere le fatture elettroniche identificandolo con un “indirizzo telematico” (Pec o Codice Destinatario).
Affinchè questo compito possa essere svolto da terzi (commercialista) occorre conferire una delega compilando un modello da sottoscrivere con firma autenticata e allegandovi copia del documento d’identità. Occorre infine indicare i codici di accesso che legano l’incaricato e il contribuente. Però sono operazioni che svolge il consulente a cui il contribuente si limita a comunicare la parte del PIN che riceverà per posta ordinaria dall’AdE.

2) Accesso diretto a “Fatture e Corrispettivi” o invio via PEC
Se non si vuole ricorrere ad un soggetto terzo e non si emette un elevato numero di fatture, la strada migliore è quella di accedere direttamente al servizio reso disponibile in modo gratuito dall’Agenzia. Anche in questo caso è preferibile delegare al commercialista le incombenze per la registrazione invece che correre in Posta (o presso altre Certificate Authority) per autenticarsi. In alternativa si potrebbe inviare il file XML via Pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (solo la prima volta poi ne verrà assegnato un definitivo).

Per ragioni di sicurezza non sarebbe possibile inviare direttamente al SDI il file in formato XML ma prima occorre firmarlo digitalmente. Al momento sembra che ‘Fatture e Corrispettivi’ si faccia carico anche della firma mentre via PEC dal 2019 dovrebbero essere accettati anche XML non firmati se contengono documenti destinati a privati (per le PA occorre sempre firmarli). Se necessario ci si deve organizzare per richiedere un sistema di firma digitale.

Come fornitori di servizi di firma digitale, ogni Certificate Authority va bene quindi si possono utilizzare tranquillamente gli strumenti eventualmente già disponibili in azienda. Tuttavia se necessaria, questa operazione di firma di flussi può risultare laboriosa e inoltre non tutti hanno già una sistema attivo. Il solo sistema di firma digitale costerebbe quasi come uno dei software più economici perciò se deve essere acquistato solo per questo scopo potrebbe essere il caso di valutare l’opzione successiva.

Se si adotta la soluzione ‘autonoma’ bisogna anche mettere in conto che a gennaio potrebbero esserci disservizi nei collegamenti al SDI a causa di sovraccarico dei server. Sarebbe frustrante non riuscire a collegarsi quando si hanno obblighi di invio dei documenti entro 5 giorni dall’emissione anche se per fortuna dovrebbe essere previsto un periodo di non sanzionabilità (forse tre o sei mesi) in caso di invii ritardati.

3) Utilizzo di un software di invio e conservazione
Visto che la connessione manuale al SDI può risultare per molti versi macchinosa, sono nati diversi software e servizi di interfacciamento diretto al SDI.
Si tratta per lo più di software che mettono a disposizione dell’utente, semplificandole, le operazioni più ricorrenti da e verso il SDI.
Non si tratta di veri gestionali perciò l’inserimento di una fattura risulta spesso un’operazione piuttosto laboriosa, ma mettono a disposizione una funzione di importazione del file XML creato dal gestionale permettendo anche di modificarlo.
Le operazioni di firma ed invio sono rese più fluide e la conservazione dei documenti è una funzione opzionale di cui è bene disporre.
In senso inverso, le fatture passive vengono prelevate dal SDI e rese consultabili. Se si tiene la contabilità in azienda, possono essere esportate in XML per poi importarle nel gestionale.
L’unico lato negativo di questa soluzione potrebbe essere il costo visto che il più delle volte si paga in base al numero di fatture emesse/ricevute, ma per il resto presenta una serie di vantaggi operativi non irrilevanti.

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Come nasce il nome Gea.Net ?

Molti utenti hanno chiesto come nasce il nome Gea.Net. Vediamo di approfondire questa piccola curiosità.

Il prefisso GEA è un acronimo di GEstione Aziendale.
Come saprete le origini del gestionale risalgono alla fine del secolo scorso (Gea95, Gea98, Gea2002, Gea2004) e in quegli anni si usava molto battezzare i software attingendo dai nomi della mitologia. E GEA è anche il nome della dea primordiale, la Terra, madre di tutte le altre divinità.
In una trasposizione più terra terra, Gea voleva essere il software gestionale basico e standardizzato da cui derivare software personalizzati, per uso proprio o per la distribuzione a diverse aziende utenti.
Infatti in un primo periodo, gli accordi con i partner prevedevano che i software derivati e distribuiti localmente avessero nomi di dei greci discendenti da Gea.
Poi per motivi commerciali dei diversi distributori, questa usanza si è persa.

Di conseguenza diventa chiaro anche il motivo per cui il logo delle varie versioni è sempre rappresentato da un planisfero. Nelle prime versioni era la Pangea, in quelle attuali la disposizione dei continenti è quella che conosciamo.

Nel 2005 è stato aggiunto il suffisso .Net come tratto distintivo e punto di demarcazione tra due sistemi completamente diversi.
Infatti fino al 2004 il linguaggio era Visual Basic il cui sviluppo sarebbe stato abbandonato da Microsoft da lì a poco in favore della piattaforma .Net nata nel 2002.
Nel giro di un paio d’anni il gestionale fu completamente riscritto.

I marchi registrati Gea e Gea.Net rappresentano quindi due piattaforme diverse a tutti gli effetti seppur abbiano nomi simili per ricordarne la genealogia.

Rilascio dei sorgenti, si cambia

Ridefinita completamente la politica distributiva dei sorgenti di Gea.Net Pro, Basic e Web.
Le novità principali riguardano l’estensione dei servizi associati alla distribuzione dei codici sorgenti dei software in oggetto.

Con l’eccezione di Gea.Net Basic il cui supporto tecnico rimane di un mese, l’assistenza è stata estesa a 2 mesi (Pro) e 3 mesi (Web), tempi normalmente richiesti per permettere agli sviluppatori di adeguare i codici standard ad un software personalizzato (rimarchiatura e interventi preliminari).
Nella maggior parte dei casi questo periodo è sufficiente per rilasciare sul mercato un nuovo software anche molto diverso da Gea.Net. Ma anche se i tempi necessari fossero maggiori, dopo questo tempo gli sviluppatori si possono considerare completamente formati ed autonomi nelle scelte.
Inoltre per tutta la durata del servizio è possibile scalare verso l’assistenza pluriennale recuperando l’intero importo pagato.

Le seconda novità è l’inserimento nel pacchetto dei servizi di una formazione iniziale di almeno 4 ore (8 per Gea.Net Web) che è il tempo minimo richiesto per potere fare una panoramica sulla struttura del progetto.
Fino ad ora la formazione era facoltativa ma personalmente ho riscontrato una notevole differenza di produttività tra chi era formato e chi non lo era. Sia detto per completezza che ritengo che le ore di formazione incluse siano il minimo indispensabile e non sarebbe male prevederne di più, ma questa rimane una scelta dello sviluppatore che potrà decidere di integrarle in qualunque momento.

Ma sicuramente la novità che sarà maggiormente apprezzata è la possibilità di richiedere l’ultima versione disponibile sia di Gea.Net Pro che di Gea.Net Web.
Fino ad ora la versione più recente veniva rilasciata solo ai partner con assistenza pluriennale ma il rapido adeguamento normativo degli ultimi anni, spesso rendeva obsoleta anche la versione appena precedente, alle volte vecchia solo di pochi mesi.
Però anche in questo caso mi sia permesso un piccolo inciso. Soprattutto per quanto riguarda Gea.Net Pro, la differenza tra i soli "Sorgenti + servizi base" e l’assistenza pluriennale PRO2 è di 1.200 Euro, ma anche senza voler considerare gli altri benefit, la seconda include 4 ore di formazione in più, 22 mesi di assistenza in più e soprattutto gli aggiornamenti dei sorgenti per due anni.
Visto la continua evoluzione delle regole fiscali che si stanno susseguendo negli ultimi tempi, quest’ultima da sola vale ampiamente la differenza di costo.

Creare in pochi secondi una app Gea.Net per Android

Trasformare Gea.Net Web in una App Android è un’operazione molto semplice, veramente alla portata di tutti.
L’unica cosa che ci serve è Hermit, una app gratuita scaricabile da Google Play Store che permette di reinterpretare il contenuto di un sito web trasformandolo in una vera e propria app. Tra le altre cose Hermit include anche la configurazione per i social più usati ma non è lo scopo di questo articolo.
Non mi dilungo a parlare di Hermit perchè sulla rete si possono trovare tutte le informazioni necessarie. Consiglio a chi non lo conosce già di accedere a YouTube cercando "Hermit Android" o similari. Verranno proposti diversi tutorial che spiegano come creare una app partendo da un URL.

In pratica l’unica informazione necessaria per creare la nostra nuova app è l’URL (nel nostro caso "http://www.geanetweb.com/default.aspx") il cui inserimento viene richiesto appena si procede alla creazione, mentre il nome e il logo possono essere modificate a discrezione dell’utente.
Una volta creata la app suggerisco di fare tap sui tre puntini e selezionare "Aggiungi alla schermata Home" per avere un link diretto senza dovere aprire Hermit tutte le volte. Per rendere l’esperienza d’uso in tutto simile ad una vera app è bene anche accedere alle Impostazioni e selezionare "Schermo Intero" e "Senza Cornice".
Il risultato che si ottiene è il seguente :

HERMIT

Purtroppo anche l’operazione più semplice svolta all’interno di un gestionale (si pensi ad un ordine o ad una fattura) necessita di tutta una serie di informazioni che poco si addice a schermi di ridotte dimensioni e forse questo è il vero motivo per cui non si è mai sviluppato un mercato riservato esclusivamente ai nuovi devices, il cui uso è sempre visto come di supporto a soluzioni "in office".
Tuttavia Gea.Net Web è responsivo e si adatta egregiamente anche a schermi di 5 pollici pur se l’utilizzo ottimale lo si ottiene su un tablet o su un PC che rappresenta il suo ambiente nativo. Lo scotto che da pagare sugli schermi più piccoli è la necessità di fare un po’ di scroll nelle funzioni di gestione delle schede.

Altro vantaggio non irrilevante di questa soluzione è la possibilità di avere una interfaccia identica anche se ci si sposta su smartphone/tablet con Windows o iOS, per i quali Hermit al momento non è disponibile ma dove è pur sempre possibile sfruttare il browser integrato.