Esportare/Importare il file XML di fattura elettronica con Gea.Net Pro

La scadenza del 1 Gennaio 2019 si avvicina ma si riscontrano ancora tanti interrogativi sulla emissione di fatture elettroniche.
Vediamo di affrontare in modo schematico come occorre operare con Gea.Net Pro per inoltrare i documenti.
Va detto che questa breve guida non può ancora considerarsi definitiva perchè in queste settimane si stanno susseguendo nuove disposizioni in modo frenetico.
L’obiettivo di questo articolo è dare delle indicazioni di massima che non possono essere considerate definitive e sarà rivisto ed aggiornato anche nelle prossime settimane per cui si invita il lettore a memorizzare il link per rivisitarlo anche in seguito.

Premesso che è sempre possibile avere informazioni aggiornate in tempo (quasi) reale alla pagina http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm (anche questo è un link che dovrebbe essere inserito nei preferiti del proprio browser), va anticipato che al momento non è possibile inviare alcun documento se non è firmato digitalmente.
Detto ciò ne consegue che il gestionale genera un file XML che non può essere inviato direttamente ma dovrà essere ritrattato (firmato ed inviato al SDI secondo le modalità anticipate in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/09/20/fattura-elettronica-che-fare/).
Probabilmente in futuro la procedura di inoltro verrà semplificata e forse sarà possibile spedire l’XML via PEC ma per ora non vi è altra possibilità se non firmare digitalmente uno più file XML affinchè possano essere accettati da SDI (o in alternativa utilizzare un software dedicato o inoltrare il file attraverso un soggetto terzo riconosciuto dall’AdE come può essere il proprio commercialista).
Per quanto riguarda le fatture passive (quelle ricevute dai propri fornitori) occorre prelevare dal proprio cassetto fiscale il file XML ricevuto (tramite SDI o altro software) ed importarlo nel gestionale.

Fino ad ora abbiamo analizzato lo scenario comune a tutti i gestionali ma in seguito andiamo ad affrontare le modalità operative da adottare con Gea.Net.
Come operazione preliminare bisogna installare l’ultima versione di Gea.Net Pro che può essere scaricata da https://sourceforge.net/projects/geanetpro/
Come altra condizione preliminare bisogna assicurarsi che tutte le schede anagrafiche dei clienti/fornitori riportino dati corretti. Può sembrare una banalità ma se anche un solo dato non è conforme verrebbe rifiutato l’intero flusso comportando una notevole perdita di tempo e qualche mal di pancia (si ricorda che per essere considerato valido l’inoltro deve avvenire entro 5 giorni).

Anagrafiche Clienti/Fornitori

Per essere sicuri che tutti i dati siano corretti è sufficiente aprire la scheda (da “Archivi di Base”, “Anagrafiche”) e confermarla. Nelle ultime versioni sono stati inseriti nuove proprietà e controlli non presenti nelle versioni precedenti quindi aprendo schede inserite tempo addietro si avranno delle sorprese non piacevoli e si dovranno integrare le informazioni mancanti.

Ogni dato fiscale relativo alla fattura deve essere indicato e valido. Errori sul codice fiscale o su altri dati comportano il rifiuto del file da parte del sistema. Per ogni ente della PA destinatario di fattura deve essere indicato il Codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato come riportato nella rubrica Indice PA pena il rifiuto del sistema. Si tratta di un codice di 6 caratteri che può essere ricavato dal sito http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

Se questa attività di inserimento delle nuove informazioni viene demandata a tempi successivi ci si troverà in una situazione di continua rincorsa. Infatti se si tenterà di emettere una fattura ad un cliente con dati errati o incompleti non sarà possibile generare un file XML di fattura elettronica fintanto che non saranno inseriti questi dati.
Qualora anche il file venisse generato sarà il SDI a rifiutarlo con una conseguente perdita di tempo.
Tra tutti i dati che devono essere inseriti in anagrafica rivestono importanza fondamentale il Codice di Identificazione e la PEC. Sono dati che fino ad ora non erano importanti e probabilmente non sono riportati nella maggior parte delle schede inserite in precedenza.

Immagine1

Da adesso però sono fondamentali e almeno uno dei due deve essere inserito. In questi giorni sarà capitato di ricevere da alcuni clienti/fornitore una email che ci invitava a memorizzare il loro Codice di Identificazione. Si tratta di un codice di 7 caratteri (6 per la PA) con cui il contribuente è riconosciuto dall’ AdE.
Se il soggetto non si è registrato, cioè non possiede il Cod.ID, può essere identificato tramite la PEC che in Italia da diversi anni è obbligatoria per ogni contribuente.
Se mancano entrambi (in questo caso il Cod.ID dovrebbe essere caricato con il valore ‘0000000’) lo stakeholder verrebbe interpretato come soggetto privato o estero. Ma se non lo fosse veramente si tratterebbe di un errore operativo piuttosto grave in quanto la fattura non potrà essere ricevuta/scaricata dalla controparte.

Verificare le tabelle

Verificare le tabelle Esenzioni, Pagamenti e altre utilizzate dalla fattura elettronica agganciando ad ogni codice di Gea.Net utilizzato il corrispondente codice indicato dalle specifiche dell’AdE. Se si proviene da una versione recente di Gea.Net è probabile che le tabelle siano già configurate correttamente. Di conseguenza Gea.Net propone già un codice e il più delle volte è solamente da verificarne la correttezza.

Se invece si è cominciato ad utilizzarlo prima del 2016 le tabelle dovrebbero essere integrate con queste informazioni.

I codici si trovano riportati sul fondo del documento

http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.2.1/Rappresentazione_tabellare_del_tracciato_FatturaPA_versione_1.2.1.pdf

 

Attenzione ai Caratteri Speciali

Facendo alcune prove sugli invii dei flussi di fattura elettronica, ci siamo accorti che alcuni utenti usano parecchio i caratteri speciali (non standard ASCII) sia nelle descrizioni degli articoli (diametro o altri simboli tecnici) che negli indirizzi delle anagrafiche clienti. Alle volte si tratta di testo copiato (copia e incolla) da Internet o da una mail ricevuta del cliente ma la causa potrebbe essere anche l’importazione di listini fornitori. Bisogna sapere che il sistema UTF-8 (che prevede i caratteri speciali) è un’estensione del formato ASCII ma è compatibile solo in parte. Il sistema dell’AdE, come parecchi sistemi, sembra che al momenti accetti solo caratteri ASCII e non UTF-8, questo almeno per quanto riguarda i dati anagrafici mentre sembra essere tollerato nella descrizione degli articoli.

ATTENZIONE perchè l’uso anche di un solo carattere speciale comporta lo scarto dell’intero flusso di Fattura Elettronica. Per chi non è tecnico forse è difficile da capire ma se si usano i caratteri standard, cioè quelli su tastiera, si avranno meno problemi in seguito. Lo stesso discorso vale anche sugli altri flussi (spesometro, liquidazione IVA). Senza andare a modificare tutto ora, anche perchè si spera che l’AdE trovi una soluzione, si cerchi quantomeno di non usarli più da ora in avanti, sistemandoli man mano che dovessero verificarsi i problemi.

Fatture Attive

Fino ad ora era prassi comune stampare la fattura ed inviarla, magari in formato PDF, al cliente. Dal 2019 questa pratica diventerà obsoleta ma non potrà essere rifiutata una esplicita richiesta di documento in formato cartaceo.
Tuttavia l’inoltro via SDI e la conservazione digitale diventano obbligatori e non possono essere omessi neppure in questo caso.
Va detto che nelle Impostazioni di Gea.Net Pro (Tab “Documenti”, proprietà “Inserisci allegato PDF su XML Fattura Elettronica”) è possibile istruire Gea.Net affinchè includa il PDF nell’XML in modo che lo stakeholder lo possa ricevere direttamente sul proprio cassetto fiscale. Ma anche in questo caso, al momento, non è possibile rifiutare l’invio in seguito ad una specifica richiesta.
A proposito dell’allegato, occorre precisare che se il PDF contiene spesso loghi o immagini molto definite e di grandi dimensioni. Questo avrà un effetto anche sulla dimensione del file XML che sarebbe rifiutato se superiore ai 5 MB. Questa dimensione sembra piuttosto grande ma bisogna considerare che se viene inviato un file compresso contenente più fatture, potrebbe contenere solo circa 5 fatture con un logo di 1 MB. Inoltre si deve considerare che files di grandi dimensioni richiedono più tempo per essere inviati e una immagine con alta definizione non darà alcun vantaggio in una presentazione a video.
Dal 2019, a maggior ragione, sui documenti sarà bene usare solo loghi poco definiti oppure nessun logo.

Ma come possiamo creare il file XML ? Al momento in un paio di modi :

  1. Entrando nella fattura e da barra comandi eseguire “Funzioni”, “Genera”, “File XML Fattura Elettronica”
  2. Dall’elenco fatture selezionando da barra comandi “Documenti”, “Crea Fatture Elettroniche”

In entrambi i casi verranno generato uno o più files nella cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE con nome “IT[Partita IVA]_[progressivoAnno][Numero].XML
Questi saranno i files da firmare digitalmente ed inviare al SDI.

Tipi Documenti e Numerazione delle fatture

La legge impone di tenere le fatture elettroniche su sezionale diverso dalle fatture cartacee. Per gli anni fiscali precedenti il 2019 questa alternanza era piuttosto frequente ma dal 2019 le fatture cartacee diventeranno una rarità o forse spariranno del tutto. Nella versione Gea.Net Pro 5.3 esistono due Tipi di Fattura che possono essere definiti nelle “Impostazioni” : Fattura (codice FA) e Fattura Elettronica (Codice FE). Durante la generazione delle fatture dai Documenti di Trasporto, l’uno o l’altro tipo sono acquisiti in automatico in base alla presenza o meno del Codice Destinatario della fattura elettronica (6 caratteri per la PA, 7 per i privati). Dal 2019 questa differenza non ha più senso di esistere perchè sono tutte fatture elettroniche ma soprattutto perchè i privati potrebbero non avere tale codice perchè identificati da PEC. Questa discriminante andrà a sparire nelle versioni successive ma se ancora presente sarebbe bene bypassarla ed usare una sola serie di numerazione.

Per utilizzare una sola serie di numerazione accedere alle Impostazioni, tab “Documenti” e impostare “FA” sia nella cella “Fattura” che nella cella “Fattura Elettronica”.

E’ preferibile usare il tipo Fattura “FA” anziché “FE” (vedi tabella Tipo Fattura) perchè per impostazione predefinita non utilizza una serie di numerazione, quindi i numeri documento emessi saranno 1,2,3,ecc. invece che E/1, E/2, E/3, ecc.

Al tempo stesso potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo “Fattura cartacea” da utilizzare eventualmente con i clienti privati o esteri. Si consiglia in questo caso di utilizzare il nuovo codice ‘FH’ (‘NH’ per la nota di credito cartacea) associandoli alla serie ‘H’.

Fatture Passive

Le fatture passive saranno ricevute direttamente sul proprio cassetto fiscale e da qui potranno essere prelevate sempre in formato XML.
Sarà possibile importarle in contabilità con la funzione “Contabilità”, “Acquisti”, “Inserimento Fatture Passive”.
Dalla barra comandi selezionare “Funzioni”, “Importa File XML Fattura Elettronica”.
Ma non tutte le informazioni necessarie alla contabilità sono presenti sul file. Ad esempio manca il conto con cui identifichiamo il fornitore sul piano dei conti e il conto acquisti da movimentare.
Gea.Net Pro cerca di ricavare queste informazioni nel miglior modo possibile, ad esempio riconoscendo il fornitore in base alla partita IVA o al codice fiscale e da questo ricavando il conto di acquisti normalmente associato ad esso e così via.
Possiamo affermare che questa operazione opera correttamente nella maggior parte dei casi ma non ha la possibilità di gestire le eccezioni (ad esempio se si acquistano beni o servizi associati ad un conto diverso dallo standard associato al fornitore).
In questi casi sarà possibile riprendere la fattura passiva (o il movimento contabile) in un secondo tempo riportando le modifiche.

Controllo del file XML

Per ultimo vi lascio un consiglio che credo sia il caso di seguire almeno per i primi tempi.
Nel momento in cui si emette una fattura ci sono 5 giorni di tempo per inoltrarla dopodichè si incorre in sanzioni.
Ora non è dato sapere i tempi di risposta del SDI per l’accettazione ma è possibile che un eventuale rifiuto arrivi anche 4 giorni dopo e a quel punto i tempi sarebbero piuttosto stretti.
Per scremare gli errori più banali, come potrebbe essere un errore formale o la mancanza di un dato, il SDI ha messo a disposizione una pagina per verificare la correttezza del file che si vuole inoltrare.
Non sarebbe male verificare sempre il file prima di inviarlo tramite la pagina

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Il controllo comporta solo pochi secondi e ci potrebbe risparmiare qualche guaio.

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