La fatturazione elettronica ha preso il via da diversi giorni ma ho riscontrato che molti utenti di Gea.Net non hanno ancora valorizzato correttamente le tabelle associate alle fatture. Spesso si è fatto un lavoro parziale sistemando i dati delle anagrafiche dei clienti e ci si è dimenticati (o non si è capito che doveva essere fatto) di sistemare le altre tabelle. Cosa peraltro molto veloce e che è bene fare al più presto anche se per la natura degli errori che ne possono scaturire, per i primi sei mesi non si dovrebbe incorrere in sanzioni.

Il file xml che deve essere importato per l’invio al Sistema di Interscambio infatti contiene alcuni codici che devono essere valorizzati correttamente ma che non sono previsti sulla scheda fattura di Gea.Net. Non si tratta di una mancanza ma essi sono associati nelle impostazioni o alle tabelle usate ed agganciati in modo automatico (pagamento, esenzione o altri fattori). Per venire incontro agli utenti, Gea.Net nel caso non siano valorizzati questi codici cerca di assegnarli autonomamente indicando quello più probabile. Per forza di cose non sempre è corretto ed occorre che l’utente valorizzi preventivamente queste tabelle.

Prima di analizzare i singoli codici, anticipo che la prassi corretta sarebbe verificare sempre i valori nel breve tempo che intercorre tra l’importazione del file xml e l’invio a SDI. Infatti quasi tutte le piattaforme permettono di verificare e modificare i dati importati e se si riscontrano errori, oltre a correggere la singola fattura prima dell’invio, è bene sistemare le tabelle di Gea.Net per non ripetere lo stesso errore sui documenti successivi.

Regime Fiscale

Il regime fiscale deve necessariamente essere indicato nelle impostazione dei Dati Anagrafici aziendali. Non può essere omesso pena lo scarto del file e per impostazione predefinita è RF01 , cioè il regime ordinario. Tra i codici possibili troviamo :

• RF01 Ordinario
• RF02 Contribuenti minimi (art. 1, c.96-117, L. 244/2007)
• RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/2000)
• RF16 IVA per cassa P.A. (art. 6, c.5, D.P.R. 633/1972);
• RF17 IVA per cassa (art. 32-bis, D.L. 83/2012)
• RF18 Altro
• RF19 Forfettario (art.1, c. 54-89, L. 190/2014).

Tipo Documento

Anche il tipo documento è fondamentale e deve essere valorizzato nella tabella Tipo Fatture. Il valore predefinito per tutti i pagamenti è TD01 che va bene per la maggior parte dei tipi presenti in tabella ma ad esempio non è corretto per le Note di Credito , che quindi è una di quelle righe che deve obbligatoriamente essere rivalorizzata con il valore TD04. I possibili valori da riportare nella cella Cod.Tipo sono :

• TD01 Fattura
• TD02 acconto/anticipo su fattura
• TD03 acconto/anticipo su parcella
• TD04 nota di credito
• TD05 nota di debito
• TD06 parcella

Tipo Pagamento

Ad ogni codice della tabella Pagamento sono agganciati due codici : Condizioni e Modalità

Le condizioni sono valorizzate con TP01 che dovrebbe essere accettabile per quasi tutti i codici (tranne forse chi paga con anticipo) anche se i valori ammessi possono essere TP01: pagamento a rate TP02: pagamento completo TP03: anticipo. Naturalmente usare TP01 in caso di una unica rata è una forzatura e per tutte i tipi di pagamento che hanno una unica scadenza è più corretto usare TP02.

La modalità di default associata è MP05 (bonifici) pertanto questo valore deve obbligatoriamente essere corretto in tutti i pagamenti per Ri.Ba, ad esempio. Si veda sotto i valori consentiti :

• MP01 contanti
• MP02  assegno
• MP03  assegno circolare
• MP04  contanti presso Tesoreria
• MP05  bonifico
• MP06  vaglia cambiario
• MP07  bollettino bancario
• MP08  carta di credito
• MP09  RID
• MP10  RID utenze
• MP11  RID veloce
• MP12  Riba
• MP13  MAV
• MP14  quietanza erario stato
• MP15  giroconto su conti di contabilità speciale
• MP16  domiciliazione bancaria
• MP17  domiciliazione postale
• MP18  bollettino di c/c postale
• MP19  SEPA Direct Debit
• MP20  SEPA Direct Debit CORE
• MP21  SEPA Direct Debit B2B
• MP22  Trattenuta su somme già riscosse

Natura (dell’esenzione)

Nel caso di non applicazione dell’IVA occorre indicare la natura dell’esenzione. Quindi nella tabella Esenzioni deve essere caricata la cella Cod.Natura. Anche se con qualche piccola eccezione, di dafault viene valorizzata a TD04 (esenti) ma deve essere rivalorizzata per tutte le altre voci (non soggette, non imponibili, ecc.). I valori consentiti sono :

• N1 escluse ex art. 15
• N2 non soggette
• N3 non imponibili
• N4 esenti
• N5 regime del margine
• N6 inversione contabile (reverse charge)
• N7 IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza ex art. 40 c. 3 e 4 e art. 41 c. 1 lett. b,  DL 331/93; prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74-sexies DPR 633/72)

Tipo Cassa

I professionisti che versano ad una cassa previdenziale devono valorizzare la cella Cassa Previdenziale nelle impostazioni scrivendo in essa sia il codice che una descrizione anche abbreviata. Quello che sarà riportato sul file saranno solo i primi 4 caratteri quindi se indicato “TC22 INPS” sul file sarà riportato TC22. Se la cella non viene valorizzata la cassa non sarà gestita sul flusso. I codici consentiti sono :

• TC01 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Avvocati e Procuratori Legali
• TC02 Cassa Previdenza Dottori Commercialisti
• TC03 Cassa Previdenza e Assistenza Geometri
• TC04 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ingegneri e Architetti Liberi Professionisti
• TC05 Cassa Nazionale del Notariato
• TC06 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ragionieri e Periti Commerciali
• TC07 Ente Nazionale Assistenza Agenti e Rappresentanti di Commercio (ENASARCO)
• TC08 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Consulenti del Lavoro (ENPACL)
• TC09 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Medici (ENPAM)
• TC10 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Farmacisti (ENPAF)
• TC11 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Veterinari (ENPAV)
• TC12 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Impiegati dell’Agricoltura (ENPAIA)
• TC13 Fondo Previdenza Impiegati Imprese di Spedizione e Agenzie Marittime
• TC14 Istituto Nazionale Previdenza Giornalisti Italiani (INPGI)
• TC15 Opera Nazionale Assistenza Orfani Sanitari Italiani (ONAOSI)
• TC16 Cassa Autonoma Assistenza Integrativa Giornalisti Italiani (CASAGIT)
• TC17 Ente Previdenza Periti Industriali e Periti Industriali Laureati (EPPI)
• TC18 Ente Previdenza e Assistenza Pluricategoriale (EPAP)
• TC19 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Biologi (ENPAB)
• TC20 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Professione Infermieristica (ENPAPI)
• TC21 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Psicologi (ENPAP)
• TC22 INPS

Da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica sarà capitato a molti di avere inviato una fattura errata o incompleta.
Purtroppo chi si è imbattuto in questa esperienza ha potuto riscontrare che la soluzione non è un semplice re-invio della fattura modificata (che verrebbe scartata) ma si deve necessariamente fare una nota di credito e successivamente emettere una nuova fattura.
Gea.Net Pro mette a disposizione due funzioni, nate per altri scopi e disponibili da diverse versioni, ma che sono molto utili anche in questa situazione.
Le operazioni da eseguire sono quelle riportate di seguito :

• Aprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Nota di Credito
• Viene generata e aperta la nota di credito che può essere modificata, stampata o per la quale si può creare il file xml da inviare a SDI
• Riaprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Duplica Documento
• Viene generata e aperta una nuova fattura simile a quella errata. Naturalmente prima di creare il file xml da inviare a SDI si devono apportate le modifiche del caso.
• Inoltrare a SDI i due file xml (quello della nota di credito e quello della fattura)

La generazione della nota di credito e della nuova fattura riporteranno data del giorno per evitare di assegnare numeri non in sequenza con le date. E’ giusto sia così e basterà verificarne la correttezza dei progressivi.
Questa rapida procedura permette di sopperire ad un errore in pochi secondi tenendo allineato i dati presenti in Gea.Net Pro con quelli su SDI

La fatturazione elettronica è partita senza grossi intoppi ma qualche voce fuori dal coro solleva preoccupanti interrogativi sulla effettiva riservatezza delle informazioni commerciali contenute in fattura, mettendo in dubbio la tenuta del libero mercato a medio termine. Ma è veramente così ?
Ammetto che il titolo dell’articolo è un po’ forte ma nasconde un fondo di verità. Vi prego di continuare a leggere perchè verranno proposte soluzioni per tutelarci.

Chi detiene i nostri dati ?

Al momento non esistono ancora stime ufficiali ma assieme ad alcuni colleghi abbiamo fatto un veloce calcolo su un campione di qualche migliaia di aziende, cioè su un numero che a fini statistici non è molto significativo ma è comunque interessante perchè ripartito sull’intero territorio nazionale e riferito ad aziende di tutti i settori e dimensioni (con una leggera penalizzazione per le piccole imprese).

Emerge che solo poco più del 20% di aziende ha scelto di avere un rapporto diretto con l’Agenzia delle Entrate attraverso Sogei, Poste Italiane o altre imprese di proprietà pubblica. Il restante affida i propri dati ad un intermediario privato e già questo va oltre le previsioni più pessimistiche della vigilia.
Se poi si analizzano chi sono gli intermediari ne consegue che i tre maggiori produttori di software per commercialisti, che nei mesi scorsi hanno adottato una politica commerciale spietata, sono anche ai primi tre posti.
La fetta di mercato che servono è rispettivamente di circa il 18, 11 e 8 % delle imprese italiane.
Visto che per ogni azienda utente vengono trattate sia le fatture in uscita che quelle in ingresso, diventa facile calcolare che questi soggetti vedranno transitare e conserveranno (quasi la totalità degli utenti ha chiesto di attivare il servizio di conservazione) del 33, 20 e 15 % dei rapporti commerciali attivi sul territorio nazionale con tanto di prodotti, prezzi e condizioni di pagamento.

Fatto un altro rapido calcolo di combinazioni ne deriva che 3 aziende private da sole vedranno transitare sui loro server quasi la metà di tutti i rapporti commerciali che si svolgono in Italia mentre una da sola ne vedrà un terzo.

Questa è una mole di informazioni in mano ad una azienda privata, che come tale deve rendere conto solo ai propri azionisti, disegna uno scenario inquietante. Personalmente non sono mai stato un amante della PA perchè spesso è stato sinonimo di inefficienza, ben venga il privato e bla,bla,bla, ma mi piace ancora pensare che in fondo il pubblico siamo noi.

Cosa fare ora ?

In questi mesi sono state dette tante mezze verità e auspicabilmente nei prossimi tempi le aziende italiane ne prenderanno coscienza e forse rivedranno le scelte fatte, ma per il momento non rimane che fare alcune valutazioni e adottare qualche soluzione per tutelarsi dal rischio.

Provare ‘Fatture e Corrispettivi’

Una buona parte delle persone con cui ho parlato nei mesi scorsi mi ha confermato di avere scelto un intermediario solo per paura di non riuscire ad emettere fatture. In realtà se ci fossero problemi sui server dell’SDI non riuscirebbero ad accedere neppure gli intermediari e presumibilmente il servizio sarebbe sospeso temporaneamente, mentre la sospensione non si verificherebbe se ci fossero problemi presso il data center di un intermediario. Poi ho riscontrato come tanti professionisti o piccolissime imprese che non hanno mai avuto un sistema gestionale in azienda siano stati convinti che ‘Fatture e Corrispettivi’ non fosse così efficiente come la piattaforma X, quando invece si sarebbe dovuto spiegare che se non si possiede un gestionale da cui attingere, i dati devono essere inseriti a mano e la velocità dipende in buona parte dall’operatore e non dalla piattaforma.

Per qualunque motivo sia stata fatta una determinata scelta, provare anche Fatture e Corrispettivi (se non si possiedono i dati per l’accesso possono essere richiesti al delegato che ha eseguito la nostra registrazione, solitamente lo studio) costa solo pochi secondi e se non riscontrate grosse differenze probabilmente si sta pagando per un servizio superfluo. Per chi poi non lo avesse già fatto è bene anche esercitare l’opzione di conservazione.

Non conservare i propri documenti presso gli intermediari
Solo se diamo mandato di conservazione il provider potrà mantenere archiviati i nostri documenti sui propri server.
Ho sentito diversi motivi per cui si dovrebbe dare mandato di conservazione all’intermediario ma pochi mi hanno convinto. Spesso ho sentito dire che il contratto di servizio dell’Agenzia non tiene conto dei diritti dell’utente, che perderanno i documenti e che siamo costretti a rinnovare il servizio ogni tre anni con il rischio di dimenticarci e quindi perdere le fatture precedenti. In verità quasi nessuno ha letto i contratti e ci siamo fidati del sentito dire.
Se diamo mandato all’Agenzia questa dovrà mantenere le fatture per 15 anni. E’ vero che ogni tre anni dovremo rinnovare l’opzione ma verremo avvisati via email e sulla home page del sito, lo stesso sito a cui accederemo per inviare nuove fatture o scaricare quelle ricevute. Anche se non sappiamo come saranno questi avvisi ritengo sia un po’ difficile dimenticarsi.
E se chiudiamo l’attività ? In quel caso potremmo cestinare le email e non accedere al sito ma i documenti inviati in precedenza rimarranno. Inoltre potremo riattivare il servizio ed eventualmente mandare i file relativi ai documenti emessi nel periodo in cui abbiamo interrotto il rapporto.

Indicare solo i dati obbligatori
La fattura elettronica può contenere tante informazioni ma la maggior parte di queste è facoltativa.
Di conseguenza meno dati mettiamo e meglio è, anche se tra i dati obbligatori quasi tutti sono estremamente delicati (dati del cliente, importi, modalità di pagamento).
Divulgare meno informazioni commerciali possibile e indicare una sola riga con il valore totale, fa della nostra fattura un documento meno appetibile di altri.
Se fosse possibile sarebbe bene mettere una sola riga di dettaglio con Descrizione=”servizio”, Quantità=1, Prezzo=Totale della fattura
Ma se dobbiamo riportare le singole voci quantomeno non indicare mai codici, prezzi unitari o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Se mai ci dovesse essere qualcuno che cercherà di carpire informazioni commerciali non lo farà aprendo ogni singolo file ma userà un software.
Se anche non riportiamo codici o informazioni tecniche, per un robot è molto semplice carpire informazioni utili dalla descrizione ed associarla al prezzo unitario della riga.
Un piccolo vantaggio ce lo darebbe riportare sempre Quantità=1 e il prezzo unitario uguale al totale, ma anche in questo caso le informazioni a cui attingere sono tante.
Nel caso di vendita di servizi l’ideale sarebbe inserire una sola riga con descrizione generica e prezzo totale ma per la vendita di beni non è consentito.
Per i beni non c’è soluzione migliore che riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale.

Usare canali diversi per la comunicazione con il cliente
Se sposiamo la linea di mettere sulla fattura meno dati possibile, non possiamo esimerci dal dare al cliente le informazioni della compravendita, che gli sono necessarie come i codici, i prezzi o le quantità.
La soluzione è tenere su un altro documento queste informazioni.
Per risparmiare tempo si potrebbe indicare tutto sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente attraverso altro canale.
In realtà se utilizziamo un gestionale possiamo continuare a stampare su carta o in PDF la fattura come siamo sempre stati abituati a fare, chiedendo agli sviluppatori di creare il file XML per la fattura elettronica che mascheri le informazioni più delicate.

Per concludere

I vantaggi reali che porta il servizio fornito da un intermediario possono essere soprattutto di due tipi :

1. Se avete una grossa mole di fatture a fine mese potete copiare tutti i file xml in una determinata cartella e questi verranno inviati automaticamente. Però attenzione al rovescio della medaglia; copiare per errore dei file non verificati o temporanei significa farli partire in automatico e dovere poi emettere altrettante note di credito
2. E’ possibile registrare le fatture passive in contabilità più velocemente ma se questo servizio è esterno si dovrebbe riuscire almeno a spuntare un risparmio sui costi di consulenza, altrimenti non ne abbiamo nessun vantaggio pratico

In entrambi i casi si possono riscontrare migliori performance solo se si superano il migliaio di fatture all’anno, in tutti gli altri scenari avrete pochi o nessun vantaggio e può essere che il gioco non valga la candela. Oltre al portafoglio ne godrà la privacy.