Per rendere ancora più veloce l’inserimento delle fatture passive non c’è niente di meglio dell’importazione diretta del file XML che il fornitore produce e riceviamo tramite Sistema Di Interscambio. Nel nostro spazio in realtà potremo ricevere la fattura del nostro fornitore con un file in formato p7m (anziché xml). L’estensione p7m rappresenta un file in formato compresso su cui è stata apposta la firma digitale e di conseguenza occorre prima “aprirlo” ed estrarne il contenuto esattamente come si farebbe con un file zip. Purtroppo al momento Windows10 non include di base una funzione per trattare i file p7m come invece prevede per i file zip, quindi occorre utilizzare un software esterno. La buona notizia è che in rete se ne trovano diversi e sono quasi tutti gratuiti. Tra questi i più utilizzati sono :
- PosteCert utilizzabile on line al link https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0
- Aruba Sign fornito gratuitamente da Aruba
- Dike scaricabile dal sito di Infocert
Importare la fattura passiva per mezzo dell’xml ricevuto è una buona idea, non solo per scongiurare possibili errori di digitazione ma anche per inserire direttamente la scheda anagrafica del fornitore stesso nel caso si trattasse del primo rapporto commerciale. Il fornitore viene riconosciuto attraverso la partita IVA che di conseguenza, se non trovata nelle anagrafiche fornitori, rappresenta anche la discriminante per identificare un nuovo rapporto commerciale.
Purtroppo il file xml non contiene tutte le informazioni che ci servirebbero per la registrazione contabile perciò alcuni dati, come la contropartita o il codice pagamento, saranno prelevati dalla scheda anagrafica del fornitore. In pratica verrà assegnato lo standard previsto in essa ma in seguito all’importazione sarà aperta la scheda della fattura in modo che l’operatore sia libero di apportare eventuali modifiche sulla singola fattura.
Le funzioni per l’importazione (una dei soli totali – consigliata – e l’altra anche delle singole righe) sono disponibili sulla barra comandi della funzione
Contabilità -> Acquisti -> Inserimento Fatture Passive
La seconda voce permette di valorizzare la fattura riportando tutte le Righe Articoli contenute sull’XML. Questa funzione è comoda per registrare una fattura accompagnatoria e caricare in automatico le quantità a magazzino tuttavia il codice articolo presente sul database può essere riconosciuto solo se sull’XML è presente il tag “CodiceValore” e la stessa informazione è stata caricata sulla scheda articolo, tab Altri Dati Generici, celle Codici E-Fattura (Tipo/Valore) . Se nel file o sulla scheda non sono presenti i tag “CodiceValore” articolo o se non si vuole caricare il magazzino è meno dispersivo inserire le fatture con i soli totali.
E’ possibile importare anche file contenenti più fatture e anche in questo caso, dopo l’importazione verranno aperte le schede delle fatture una ad una. Un file di e-fattura identifica il rapporto tra un solo prestatore e un solo committente pertanto è probabile che contenga un numero molto limitato di fatture se non una sola, ma anche nel caso siano diverse si è ritenuto necessario mostrarle una ad una per evitare di incorrere in errori. Se si è certi della correttezza dei dati importati ci si potrà limitare a confermare le schede in modo automatico.
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