Regole del servizio di assistenza Gea.Net

Dopo quasi tre mesi dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica è tempo di bilanci.
Anche se nelle ultime settimane si nota una lieve flessione, personalmente evado ancora più di 50 email al giorno di richiesta di assistenza – oltre alle varie telefonate – contro una media di 10-12 dei periodi precedenti.
Spero sia stato apprezzato il tentativo di rispondere sempre entro pochi minuti, ma per poter fornire un servizio adeguato è bene che anche gli utenti di Gea.Net si attengano ad alcune semplici regole :

  • Leggere il blog. La maggior parte delle richieste sono comuni a tutti gli utenti e sono documentate con articoli pubblicati su questo blog.
  • Aggiornare la versione. Appena disponibile un aggiornamento compare la comunicazione sulla Home Page di Gea.Net Pro o sul blog. Tenere aggiornata la versione è importante e lo sarà sempre di più in futuro perchè le regole dettate dall’Agenzia delle Entrate per l’inoltro dei flussi cambia costantemente. Utilizzando versioni non aggiornate è facile inoltrare informazioni errate o incomplete.
  • Richiedere assistenza ESCLUSIVAMENTE via email a meno che non sia stata attivato un servizio di assistenza telefonica. I servizi Premium Pack Mini/Medium/Maxi non prevedono l’assistenza telefonica diretta e continue interruzioni non consentono di evadere le altre richieste. Il mancato rispetto di questa norma in futuro potrebbe portare a ridurre per tutti le fasce orarie dedicate all’assistenza.
  • Usare i ticket per urgenze. Qualora la risposta via email non sia adeguatamente esaustiva o tempestiva gli utenti di questi servizi possono utilizzare i ticket di assistenza telefonica. Facendo richiesta via email verranno presto ricontattati.
  • Non fare passare troppo tempo per valutare la risposta. L’evasione di una richiesta di assistenza può comportare fasi di test anche di ore in seguito alle quali viene data una risposta che potrebbe anche non essere definitiva. Se la verifica della risposta data avviene dopo ore o addirittura giorni può essere necessario ripetere il test dall’inizio.
  • Dare sempre un feedback anche se positivo. E’ buona norma chiudere una discussione in modo esplicito anche se il problema è stato risolto. Rispondere con un “OK” comporta solo due secondi.
  • Valutare attentamente le risposte date. Sembra incredibile ma molte volte le risposte vengono lette distrattamente magari perchè convinti che anche la scrittura sia avvenuta frettolosamente. A volte vengono ignorate le soluzioni proposte anche quando corrette. Può sembrare sgarbato, ma alle volte l’unica possibilità è rispondere con un “Legga attentamente il messaggio precedente” o non rispondere perchè si ripeterebbero le stesse cose.

Grazie a tutti per la collaborazione.

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Fattura elettronica non ricevuta dal cliente

Gli utenti che usano o hanno usato vecchie versioni di software gestionali potrebbero avere riscontrato un problema di mancato recapito delle fatture elettroniche ad aziende di persone. Fatture che al mittente risultano correttamente inviate ma il destinatario dice di non avere ricevuto.
Aprendo il file xml generato da una versione di software distribuita prima del 2019 (ad esempio Gea.Net Pro 5.3i o precedente) si può notare la presenza del codice fiscale ma non della partita IVA. Questi due dati spesso coincidono nelle società di capitali o nelle PA ma nel caso di professionisti o società di persone sono diverse.
Se importando un file xml così creato non si ha avuto l’accortezza di inserire anche la partita IVA prima dell’invio ad SDI, viene quindi inviato un documento in cui è presente il codice fiscale ma non la partita IVA.
Naturalmente la cosa potrebbe accadere anche in senso inverso ovvero di non ricevere una fattura che il nostro fornitore ci assicura di avere inviato.

Perchè succede.
La causa è dovuta al fatto che fino allo scorso 2018 la fatturazione elettronica era solo verso PA e l’unico dato richiesto dalla FEPA 1.1 era il codice fiscale. Il tag per la partita IVA non era proprio previsto in quanto per tutte le PA questi due dati quasi sempre coincidono e nei rari casi in cui non è così, l’ente viene riconosciuto dal codice fiscale.
Quindi nelle vecchie versioni è normale che non sia presente, nel caso fosse stato presente il file sarebbe stato scartato.
Inoltre il SDI, probabilmente anche per compatibilità con vecchi software ancora in circolazione, accetta comunque invii che hanno uno solo dei due dati in quanto i contribuenti sono riconosciuti dall’anagrafe tributaria attraverso il codice fiscale.
Ma non solo. Se il destinatario utilizza il software fornito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) lo riceve correttamente sul proprio cassetto fiscale.
Il problema nasce se il destinatario ha deciso di avvalersi di un intermediario per gestire le fatture elettroniche. E qui le situazioni sono molteplici in quanto ogni provider ha creato le proprie regole per l’inoltro.
Se l’intermediario riconosce il proprio cliente attraverso il codice fiscale come sarebbe corretto, l’inoltro avviene correttamente.
Allo stesso modo arriva a buon fine anche se lo riconosce attraverso la partiva IVA ma prima di cestinare una fattura, diligentemente ne verifica anche il codice fiscale.
Purtroppo però al momento la maggior parte degli intermediari elimina il file senza porsi troppi problemi. Nella speranza venga sanata presto, questa situazione è molto spiacevole perchè crea problemi di disallineamento tra cliente/fornitore.

Come risolvere.
Detto che per il mittente l’invio della fattura è comprovato dalla conferma di invio ricevuto dal SDI, l’unico appunto che può essere mosso è che si tratti di una fattura a persona fisica anziché ad una azienda.
Tuttavia il problema è piuttosto noioso non tanto nelle conseguenze ma piuttosto nella gestione operativa della soluzione, perchè il mittente sarà incalzato dal proprio cliente che gli notifica la mancata ricezione.
Prima di tutto occorre accertarsi che il codice fiscale inserito sia corretto perché altrimenti sarà stata ricevuta da un altro soggetto. Infatti SDI non accetterebbe documenti con codici fiscali non validi e riconosciuti.

Se si verifica che è corretto l’unica soluzione che sistema le cose per entrambi sarebbe emettere nota di credito inviandola con la sola presenza del codice fiscale (cioè senza indicare la partita IVA). Quindi, dopo essersi assicurati di avere una versione aggiornata del software, riemettere fattura verificando che su xml siano presenti sia partita IVA che codice fiscale.
Sperando che nel frattempo l’intermediario non abbia cambiato le proprie regole di inoltro, la prima fattura e la nota di credito non verranno mai ricevute (potrebbe essere stata emessa verso una persona fisica che non è interessato a mantenere copia elettronica) mentre la seconda fattura verrà ricevuta.

Una soluzione più rapida sarebbe che il destinatario chiedesse al proprio intermediario di recuperare e inoltrargli il file inavvertitamente scartato, ma è facile intuire che non è semplice essere accontentati.

Altre alternative più fantasiose dovrebbero essere valutate con i consulenti di entrambe le parti e le riporto solo come idea di fattibilità nel caso si parlasse di un numero notevole di documenti.

  • Il destinatario potrebbe registrare la fattura in formato cartaceo su sezionale separato con l’annotazione che il flusso elettronico, risulta emesso dal mittente, ma non è stato ricevuto a causa di problemi tecnici.
  • Potrebbe registrare una autofattura per recuperare l’IVA segnalando di non avere mai ricevuta la fattura che invece risulta emessa.
  • Potrebbe essere inviato il file xml per posta elettronica standard o PEC al cliente in modo che possa caricarlo in contabilità. Ma anche così in caso di controllo egli non avrà riscontro sul proprio cassetto fiscale.

Tutte queste soluzioni alternative sono in qualche modo delle forzature e sarebbero teoricamente passibili di sanzioni per il destinatario che non riesce a dimostrare la buona fede.
Si ricorda che per i documenti emessi fino a giugno 2019 non verranno applicate sanzioni in caso di errori formali e forse neanche dopo perchè al momento si parla di una percentuale sull’evasione dell’IVA che in questo caso non si concretizzerebbe, ma una consultazione con lo studio è bene venga fatta prima di decidere il da farsi.

In qualunque modo si decida di procedere bisogna gestire un contrattempo, pertanto ancora una volta bisogna ricordare di aggiornare costantemente i software e verificare sempre ciò che si sta per spedire.