Sul sito dell’Agenzia delle Entrate ed in rete si trova una ampia documentazione relativa alla piattaforma Fatture e Corrispettivi, ma qui prenderemo in esame la procedura da seguire per inviare una fattura creata con il proprio software gestionale.
Vedremo anche come scaricare le fatture passive per importarle nella contabilità del gestionale in modo semplice e veloce.

Accesso

Il primo passo consiste nel registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate. L’identificazione digitale non è automatica nel momento in cui si ha una Partita IVA e quindi occorre seguire una procedura di identificazione che di solito assolve il proprio consulente contabile ma la si può fare autonomamente presso una qualsiasi Certification Authority o recandosi presso uno sportello di Poste Italiane.
Una volta identificati si può richiedere di accedere al servizio in diversi modi come SPID e CNS ma la procedura standard prevede la ricezione di una attestazione di registrazione all’AdE presso il proprio domicilio fiscale (ed eventualmente anche presso quello dell’intermediario) che contiene un Codice PIN e una Password Iniziale. Questo documento deve essere conservato gelosamente e riveste una importanza fondamentale non solo per autenticarci la prima volta. Infatti per poter modificare la password (che ha una scadenza temporale) è necessario reinserire sempre la Password Iniziale che ci è stata comunicata su questo documento. Per modificare la password di utilizzo (che deve essere diversa da quella Iniziale) è possibile accedere alla pagina :

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/RipristinaPassword/IRipristinaPassword.jsp

Ora che siamo pronti possiamo finalmente accedere a “Fatture e Corrispettivi” autenticandoci attraverso il proprio codice fiscale, la password e il codice PIN. La password è possibile cambiarla in qualunque momento mentre il codice PIN ci viene assegnato al momento in cui abbiamo richiesto la registrazione all’AdE e non è modificabile.
Dopo avere inserito i nostri dati (oppure entrando con SPID o CNS) accediamo alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile eseguire diverse operazioni ed inviare flussi di altra natura ( corrispettivi, comunicazioni periodiche IVA , esterometro ecc. ).
Quello che ci interessa per la gestione delle fatture lo troviamo al link “Fatturazione Elettronica e Conservazione”.

Inviare le Fatture ai Clienti

Da “Fatturazione Elettronica e Conservazione” possiamo fare tutto ciò che serve per inviare la nostra fattura. Possiamo acquisirla attraverso un file xml la cui struttura è standard per cui, se abbiamo tenuto aggiornato il software, non dovremmo avere sorprese.
Tutti i gestionali di ultima generazione dispongono di un comando che genera il file xml. Per crearlo con Gea.Net basta aprire la fattura e sulla barra comandi troveremo “Comandi, Fatturazione Elettronica, Genera file XML” (maggior dettagli nella guida utente http://www.geanetweb.com/GeaNETUGB.pdf ).

Le operazioni fondamentali da eseguire sul file xml sono nell’ordine :

• Controllo
• Importazione
• Invio

Facendo click su Controlla Fattura veniamo reindirizzati ad una nuova pagina dove possiamo verificare la correttezza formale del file xml. Il controllo impiega solo pochi secondi ed è fondamentale per individuare eventuali errori che dovessero essere presenti sul file o per garantire che il file possa venire importato senza problemi. Nel caso venissero riscontrati errori, i messaggi evidenziati possono risultare un ostici ai neofiti, ma con un po’ di pazienza e di esperienza ci si muoverà agevolmente. Se invece il flusso è corretto ci viene comunicato l’ID con cui verrà perso in carica, dato non particolarmente importante in verità.

Il controllo fattura è bene farlo se non abbiamo tanta esperienza con la piattaforma o con il gestionale di origine, ma dopo avere acquisito qualche fattura ci abitueremo a fare direttamente l’importazione, salvo richiamare la funzione di controllo per conoscere il motivo nel caso in cui il flusso fosse rifiutato.

La funzione Importa da file XML è l’operazione fondamentale per mettere in relazione il gestionale con il SDI, cioè acquisire tutte le informazioni presenti nel file separandole in gruppi logici (testata, dati mittente, dati cliente, ecc.). Per ogni gruppo logico “Fatture e Corrispettivi” permette di apportare modifiche a una o più campi nel caso si riscontrassero dati diversi.
La verifica delle informazioni in questa fase è importantissima perché potremmo accorgerci di informazioni contenute nel flusso che non rispecchiano quanto ci saremmo aspettati. In questo caso, se possibile sarebbe meglio modificare il dato sul gestionale e ripetere l’importazione, ma se si tratta di una modifica di poco conto come ad esempio cambiare una descrizione, l’opportunità che ci viene fornita è veramente interessante.

Bene, ora siamo al punto di non ritorno. Se andiamo oltre, cioè confermiamo queste informazioni ed inviamo il file, non avremo più possibilità di fare correzioni ed in caso di errori dovremo necessariamente emettere Nota di Credito e nuova Fattura.
Al fondo della pagina possiamo confermare i dati e rimandare l’invio ad un secondo momento o inviare direttamente il file. La funzione Sigilla permette di firmare digitalmente il file prima dell’invio. La firma digitale è obbligatoria per le fatture indirizzate alla PA ma per le fatture a privati il più delle volte crea disagio ai destinatari che devono scompattare il file ricevuto per importarlo sul proprio gestionale.

Tutto molto semplice e rapido, non è vero ?

Soprattutto se lo paragoniamo a quello che bisognava fare prima, stampare e imbustare o inviare email allegando PDF con messaggi che regolarmente si perdevano.

Se tutto va bene il ciclo attivo finisce qui ma se vogliamo consultare le fatture emesse o ricevute e magari per le prime ci interessa sapere se sono già disponibili sul cassetto fiscale del cliente, possiamo tornare alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” e da qui accedere a “Fatture elettroniche e altri dati IVA” del gruppo “Consultazione”.

Scaricare le Fatture dei Fornitori

Da “Fatture elettroniche e altri dati IVA” possiamo anche vedere le fatture ricevute, stamparle e scaricarle in formato xml (o p7m). Successivamente potremo importare il file xml in contabilità con un semplice click.

E’ necessario sapere che il formato xml è in chiaro (cioè le informazioni contenute possono essere lette con un semplice browser) mentre il formato p7m è stato creato dal mittente in formato criptato e contiene il file xml. Esattamente come si fa per un file zip, prima deve essere aperto il file p7m (si può fare con diversi software o servizi disponibili in rete, la maggior parte gratuiti), quindi si può copiare “in chiaro” sul PC il file xml contenuto. Per scompattare file p7m il servizio che preferisco è quello offerto da Poste Italiane (gratuito) :

https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0

Una volta scaricato il file xml possiamo procedere con l’importazione in Gea.Net attraverso la funzione “Inserimento Fatture Passive” presente nel modulo contabilità.
Aprendo questa funzione, sulla barra comandi possiamo eseguire “Funzioni, Importa File XML Fattura Elettronica” (è possibile anche inserire le singole righe articolo) che chiederà il nome del file che si vuole importare.
Tutto il resto è automatico ma per maggiori dettagli si rimanda alla guida utente del modulo di contabilità http://www.geanetweb.com/GeaNETUGC.pdf .