Con il passare del tempo la stampa dei documenti in formato cartaceo sta perdendo la sua storica centralità nella gestione dei documenti. La fattura elettronica in primis e l’avvento di device mobili in alcuni casi ha reso superfluo il documento stampato, tuttavia in alcuni casi come l’accettazione di ordini o la consegna di materiale rimane fondamentale perchè riporta la firma della persona che ha accettato l’ordine o preso in consegna la fornitura.

La maggior parte delle transazioni continua ad avvenire nel  modo classico. Per l’ordine si è soliti inviare per email un PDF che viene stampato e firmato per accettazione, scannerizzato e inviato nuovamente al mittente. La merce parte dalla sede del mittente accompagnata da un documento stampato in 2 o 3 copie firmato dal conducente e quando arriva a destinazione viene firmato dal destinatario e una copia rispedita al mittente. Ma in un mondo sempre più interconnesso è possibile fare accedere gli stakeholder al proprio database per autorizzare una transazione commerciale o recarsi presso il cliente muniti di un tablet collegato al database aziendale. Anche se ci si trova in questo scenario, in diverse situazioni può essere abbastanza agevole fare una stampa su carta o inviare un PDF, ma certamente firmare, scannerizzare e rispedire può comportare una perdita di tempo.

Per venire incontro alle esigenze di chi dispone di devices mobili collegati al database aziendale nasce la possibilità di acquisire le firme in formato digitale dei soggetti interessati alla transazione commerciale (chiariamo subito che qui per firma digitale si intende il salvataggio di una sigla o autografo che non richiede nessuno strumento tecnologico rilasciato da una Certification Authority). Se poi si utilizzano sia Gea.Net Pro che Gea.Net Web la funzione diventa estremamente potente perchè con entrambi i software è possibile acquisire le firme, archiviarle e all’occorrenza stamparle. Tablet e smartphone sono tutti touchscreen e la firma può essere fatta con un dito, se invece si dispone di un PC senza touchscreen può essere fatta ad esempio con mouse, lavagna o penna ottica.

Nella gestione del documento, Gea.Net Web espone un pulsante in modo esplicito per ogni firma che può essere accettata dai vari soggetti interessati, mentre in Gea.Net Pro le funzioni di acquisizione sono un po’ più nascoste ed occorre fare click su Stampa, Firme presente sulla Barra Comandi. In entrambi i casi la firma viene acquisita e riportata in automatico se si esegue la stampa del documento stesso. Per gli utenti che hanno attivato Gea.Net DbService (o il cui database ha struttura 5.05 o successive) la firma viene anche archiviata in modo da potere ristampare il documento anche in futuro sia con Gea.Net Web che con Gea.Net Pro.

Vediamo ora alcuni scenari in cui questa funzione si rende particolarmente utile.

Pensiamo ad un agente di commercio che visita i propri contatti dotato solo del proprio smartphone e chiude un accordo commerciale presso la sede del cliente. Avendo accesso al database aziendale, attraverso Gea.Net Web potrà inserire l’ordine e chiedere la firma per accettazione del cliente. L’ufficio amministrazione con Gea.Net Pro potrà subito stampare l’ordine comprensivo di firma, attivare la produzione ed inviare un PDF all’amministrazione del cliente.

Un secondo scenario è quello della tentata vendita. L’operatore, dotato di tablet, carica la merce sul proprio furgone ed inizia il giro di consegne. Non conoscendo a priori le necessità dei propri clienti, non può preparare il documento di trasporto la sera prima ma deve necessariamente compilarlo con Gea.Net Web presso la sede del cliente. Al termine acquisisce la firma della persona a cui consegna la merce e firma a sua volta come conducente. Se si è scelto di fare fattura diretta l’amministrazione potrà inviare la fattura elettronica pochi secondi dopo l’inserimento, se invece si è soliti fare Documenti di Trasporto, l’amministrazione potrà subito stampare il documento ed inviare un PDF al cliente.

Il terzo scenario, per molti versi simile al precedente, è rappresentato da un tecnico che esegue interventi di manutenzione o riparazioni. Anche qualora fosse stato pianificato e magari già inserita la scheda di intervento, durante l’intervento può rendersi necessaria la sostituzione di un pezzo fuori garanzia (vendita) che può essere inserito sulla scheda intervento affinché successivamente venga fatturato. Al termine si acquisiscono entrambe le firme (tecnico e cliente) e la stampa potrà essere eseguita con comodo una volta tornato in ufficio.

In tutti questi scenari, laddove ci sia la possibilità, si potrebbe eseguire la stampa o creare il PDF anche presso la sede del cliente ma molte volte questa operazione richiede maggior tempo e in alcuni casi di viaggiare con più attrezzatura (stampanti o lettori di schede).