Noleggi, prestiti e affitti

La gestione noleggi, prestiti e affitti ha l’ambiziosa prospettiva di gestire ogni tipo di servizio sia esso noleggio o prestito di beni (auto, mezzi di lavoro) o affitto (appartamenti, residence, camere). Ma può anche essere utilizzato per il prestito ai collaboratori di materiale tecnico o strumenti particolarmente importanti oppure come base di partenza per sviluppi verticali. In pratica l’obiettivo della gestione standard dei noleggi di Gea.Net non è quella di servire un determinato target di utenti ma di poter essere utilizzata in tutti i settori come lo spirito di un ERP generalista richiede.

La prima operazione da svolgere è definire un oggetto di noleggio (auto, camera o altro bene) nelle Impostazioni. Nel caso si noleggi articoli di tipologia diversa indicare un nome generico diverso da quello proposto (“OGGETTO”) che indica che il sistema non è stato configurato.

A questo punto occorre suddividere gli oggetti in categorie. Questo è fondamentale se si noleggiano strumenti di tipologia diversa ma anche in caso di un unico articolo può essere utile suddividere in gruppi omogenei in modo da definire le caratteristiche. Le Categorie dei prodotti potrebbe già essere stata definita per altri scopi come ad esempio la gestione del magazzino (si veda la tab Liste nelle Impostazioni). Quindi in questa fase è possibile completarla aggiungendo nuove righe ma facendo attenzione a non eliminare categorie che potrebbero essere usate da altre funzioni.

La descrizione delle categorie prevede una lunghezza massima di 18 caratteri. Se si tenta di inserire una descrizione più lunga viene mostrato un errore applicativo.

Planner

Da Vendite -> Servizi -> Noleggi, Prestiti e Affitti

Se non è ancora stato definito l’oggetto del noleggio, la prima volta che si accede alla gestione, viene richiesto di specificarlo ed immediatamente dopo si presenta il planner che sarà la pagina di riferimento per la gestione.

Per impostazione predefinita, il planner mostra il mese corrente e la gestione dei periodi è mensile. L’operatore ha la possibilità di definire periodi diversi modificandone la struttura operativa. La selezione può avvenire anche per categorie di oggetto.

Al primo accesso l’elenco del planner non mostra alcuna riga perché non si è ancora provveduto ad inserire i vari oggetti il cui inserimento vedremo tra poco.

Sul planner viene mostrata una riga per ogni oggetto ed una colonna per ogni giorno. Le celle assumono colore giallo per prenotazioni non confermate, rosso per quelle confermate e viola nel malaugurata caso di prenotazioni doppie. Dal planner è possibile accedere alla gestione delle prenotazioni, delle entità oggetto di noleggio e alle tabelle noleggio.

Gestione tabelle noleggio

Per accedere alle tabelle di noleggio, dalla barra comandi del planner selezionare Gestione altre tabelle noleggio dal menù Funzioni

  • Optional : Permette di inserire gli optional disponibili dove oltre alla descrizione troviamo il costo. Si tratta di un costo unitario per giornata e laddove indicato aumenterà il costo giornaliero del noleggio durante il calcolo automatico del prezzo.
  • Sconti : Percentuale di sconto applicata per lunghi periodi di noleggio, definibile in base al giorno di noleggio. Si deve inserire la percentuale di sconto e il giorno da cui si comincia ad applicarlo.

Gestione entità oggetto

Dalla barra comandi del planner selezionare Funzioni, Nuovo : [OGGETTO DI NOLEGGIO] (oppure Gestione ..) Come detto le entità oggetto di noleggio possono essere le più disparate ma le celle gestite sono generaliste e comuni a tutte le entità. Quindi se parliamo di camere ogni nuovo “oggetto di noleggio” sarà una camera identificata da un numero, se si noleggiano auto ogni oggetto potrebbe essere identificato da una targa,  e così via.

In molti casi è sufficiente indicare il prezzo generico, ma in determinate categorie (residence, hotel) possono essere gestiti dei periodi di alta e bassa stagione. In questo caso è sufficiente indicare il periodo e il prezzo (o gli sconti o l’aumento sul prezzo) nella griglia in alto a destra.

La griglia degli optional (in basso a destra) propone tutti quelli che potenzialmente potrebbero essere disponibili ma non necessariamente presenti. In questa griglia occorre spuntare solo quelli effettivamente disponibili per questa entità.

Gestione Prenotazioni

Dalla barra comandi del planner selezionare Funzioni, Nuova Prenotazione (o Gestione Prenotazione) per inserire o modificare il singolo noleggio.

La prenotazione ha inizio nel momento in cui viene fatta la richiesta, ma fintanto non viene dato un acconto o non viene selezionata l’opzione Confermato rimane in stato “non confermato” (colore giallo sul planner).

Sulla destra è presente la lista degli optional disponibili. Per impostazione predefinita il calcolo avviene in modo automatico in considerazione dei prezzi e dei periodi gestiti nelle tabelle noleggi. Se il prezzo è concordato con il cliente deve essere deselezionato il Calcola prezzo automatico durante SALVA ma il calcolo può anche essere richiesto attraverso la funzione Ricalcola Prezzo disponibile sulla barra comandi. Il calcolo automatico considera:

  • Il costo giornaliero della camera con eventuali sconti/aumenti per periodo
  • Il costo degli optional richiesti
  • Gli sconti per un numero di giornate superiore come definito dalla tabella sconti

Sulla barra comandi sono sempre attive le funzioni di Fattura Prenotazione e Gestione Fattura. Una volta fatturata, viene tolto il calcolo del prezzo automatico. Se si vuole rigenerare una fattura è necessario prima eliminare quella fatta in precedenza.