Le statistiche rappresentano per un ERP un capitolo piuttosto ampio e variegato. I limiti concettuali del termine non identificano bene cosa si può estrarre dai dati a propria disposizione. Inoltre è difficile trovare preconfezionata l’informazione di cui si necessita e spesso occorre creare funzioni proprietarie o personalizzate integrate nel software.

In questo senso l’accezione che qui si vuole dare del termine è in senso molto restrittivo e si intendono le statistiche come qualcosa di natura semplice e pronta all’uso senza riprendere tutte le altre funzioni che, in senso più ampio, prelevano e mettono a disposizione dell’utente una serie di dati.

Seguendo questa direttiva possiamo identificare le statistiche come tre macro funzioni distinte che si occupano di:

• Ordinato
• Fatturato (Venduto)
• Acquistato

Le tre funzioni. disponibili nel menù Controllo Gestione, sono simili tra loro e seguono alcune linee guida che determinano il tipo di filtro da associare ai dati e la disposizione dei dati estratti. La combinazione tra dati estratti, raggruppamento e rappresentazione desiderata, nonché la possibilità di esportare questi dati su fogli di calcolo esterni, rendono questo strumento molto flessibile seppur nella sua semplicità non si pone come obiettivo di assolvere a tutte la sete di informazione si possa avere. Però vale sempre la pena partire da qui e pensare ad altre soluzioni solo se questa funzione non risponde alle proprie esigenze.

Relativamente alle statistiche di Vendita e di Acquisto sono da fare alcune premesse:

• Rientra nelle statistiche solo la merce fatturata quindi tutti gli ordini o i DdiT emessi ed in attesa di fatturazione non sono considerati in queste statistiche.
• Vengono considerate le righe delle fatture e non il valore di testata. Questo comporta che non saranno riportate in statistica i costi (trasporto, imballo, incasso), le ritenute o altri oneri presenti in fattura. Di conseguenza il totale delle statistiche difficilmente potrà combaciare con il totale fatturato dell’azienda.
• Non sono presenti in statistica le righe senza prezzo o con quantità uguale a zero.
• Non sono presenti gli omaggi.
• Sono presenti con segno negativo le righe presenti nelle note di credito.

Qualora le proprietà di ricerca non siano disponibile a video, dove sono presenti solo quelle normalmente più utilizzate, ricorrendo a Comando SQL le proprietà su cui può essere applicato un filtro di selezione sono potenzialmente tutte quelle della testata e delle righe dei documenti. Le statistiche possono essere generate raggruppando le righe per Articolo, Cliente. Zona del cliente, Tipologia del cliente, Tipo Articolo, Famiglia, Categoria del prodotto, Mese, Anno.

Le colonne che sono riportate per tutte le selezioni sono:

• Importo del periodo
• Quantità venduta nel periodo
• Prezzo medio
• Percentuale in rapporto al totale fatturato/ordinato

Se Dati Riportati è “Ultimi 12 mesi” viene riportato anche l’importo o la quantità suddivisa negli ultimi 12 mesi.

Se invece è selezionato “Commerciale” sono riportati anche:

• Importo o quantità del venduto nell’ultimo anno
• Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese
• Importo o quantità del venduto nell’anno precedente
• Importo o quantità del venduto nell’ultimo mese con riferimento all’anno precedente
• Importo o quantità del venduto nel mese successivo dell’anno precedente (cioè 11 mesi prima)

Se Dati Riportati è “Ricavato” sono riportate anche:

• Percentuale di ricavo, ovvero il margine percentuale della vendita in rapporto al Valore/Costo dell’articolo.
• Valore (ovvero il prezzo di acquisto o il costo di produzione) unitario e totale.
• Quantità utilizzate unitarie e totale dei componenti di primo livello

Si tratta di estrazione dei dati nelle forme più comunemente utilizzate dalla maggior parte degli utenti per rispondere a esigenze comuni ma ricordo che l’esportazione dei dati presenti sulla griglia verso un foglio di calcolo aumentano la flessibilità di questo strumento. Allo stesso modo è possibile accedere a grafici preconfezionati secondo il tipo di selezione estratta ma anche in questo caso un foglio di calcolo apre altre prospettive.

Statistiche a 3 livelli

Le statistiche proposte sulla griglia sono estremamente flessibili ma sono piatte, cioè organizzate su una singola voce statistica. Per venire incontro alle esigenze di maggiore profondità di analisi, sono state presenti statistiche a 3 livelli dove il primo livello è indicato nella tendina Raggruppa per mentre secondo e terzo livello sono sempre Articolo e Cliente o viceversa in riferimento alla voce di primo livello selezionato (quindi può essere Zona,Cliente,Articolo, Famiglia,Articolo,Cliente ma anche Mese,Cliente,Articolo o Mese,Articolo,Cliente).

Le Statistiche a 3 livelli sono disponibili sulla barra comandi e possono essere estratte in formato CSV o stampate (Anteprima o PDF compresi). Per ogni voce del primo e del secondo livello vengono riportati i totali. Sono possibili i raffronti con lo stesso periodo dell’anno precedente.

Statistiche Controllo Qualità sugli Acquisti

Le statistiche sul Controllo Qualità (di seguito CQ) sono relative sia al controllo della produzione che al controllo sulla merce in entrata. Di seguito analizzeremo la parte passiva perché più immediata e disponibile anche se non si usa il modulo Produzione, ma le due funzioni sono molto simili e le stesse attività possono essere eseguite anche sulla funzione CQ Produzione presente a menù.

Il CQ sugli acquisti solitamente avviene al momento della ricezione della merce. Il più delle volte è sufficiente un controllo a vista mentre in altri casi possono essere avviati processi più elaborati che non sono competenza dell’ERP. Comunque venga fatto il controllo, l’operatore ne deve registrare il risultato nella funzione DdiT passivi o Fatture passive presenti nel modulo Acquisti relativamente ad ogni singolo articolo ricevuto.

Inserendo la riga, o richiamandola successivamente, occorre fare click sul tab Controllo Qualità ed inserire le poche voci richieste che sono Data, Controllore, Quantità Conformi e Quantità Scartate (o comunque non conformi).

Altre informazioni, come la descrizione del controllo eseguito, non sono obbligatorie ma soprattutto dovrebbero essere di competenza di un processo personalizzato che non può essere comune a tutte le aziende utenti.

La funzione è molto semplice e permette di filtrare per Articolo, Fornitore, Periodo evidenziando le quantità e la percentuale di articoli conformi e scartati.