Importare/Esportare dati tra diversi database di Gea.Net

Sono sempre di più le amministrazioni che utilizzano Gea.Net Pro in modo distribuito, cioè archiviando i propri dati su due o più database. Le ragioni possono essere diverse: più aziende dello stesso gruppo, più sedi (filiali o negozi) oppure una semplice esigenza di replicazione. Qualunque sia la vostra esigenza, sarete contenti di sapere che sulla barra comandi delle funzioni di presentazione (elenco) delle principali entità troverete la voce Importa/Esporta , una funzione semplice e potente per trasportare informazioni senza doverle reinserire.

La funzione Esporta XML presente sulla barra comandi è disponibile per:

  • Anagrafiche Clienti e Fornitori
  • Articoli di magazzino
  • Piano dei conti
  • Documenti (sia ciclo attivo che passivo)
  • Movimenti di Magazzino

La funzione di esportazione presente sulla barra comandi è simile a quella presente nel menù contestuale della griglia tuttavia la prima è sempre da preferire in quanto:

  • riporta sempre tutte le colonne delle registrazioni anche quando queste non sono presenti a video
  • esporta anche le griglie collegate (ad esempio gli indirizzi alternativi della scheda anagrafiche clienti)
  • si predispone per una nuova numerazione dei documenti importati per evitare la sovrascrittura se esiste un documento con la stessa chiave principale (ID)

Lo scopo principale della funzione di esportazione è la successiva Importazione Dati dal menù Utilità Database che solitamente viene eseguita su una seconda sede o azienda. Come detto le finalità sono molteplici, si pensi ad un gruppo che vende gli stessi articoli in aziende diverse oppure la condivisione di clienti e fornitori tra aziende, il commercialista che vuole riportare lo stesso piano dei conti ai diversi clienti, l’agente che crea gli ordini sul proprio PC e li deve riportare in azienda, l’azienda che ha filiali su sedi distaccate o negozi che devono riportare Documenti di Trasporto o Fatture emesse. Insomma le necessità possono essere veramente tante e, seppure la configurazione cloud sia sempre da preferire, per policy interna non tutte le aziende la vogliono adottare oppure non si presta per tutti gli scenari, quindi il riallineamento dei documenti è ancora molto usato e spesso si rivela uno strumento indispensabile.

Da Utilità Database -> Importazione Dati

Il file XML potrebbe essere creato con la stessa struttura anche da un software esterno, ad esempio per importare gli articoli da un vecchio gestionale ma deve essere strutturato nella medesima forma di quello generato da Gea.Net. Se si vuole adottare questo sistema un buon metodo sarebbe quello di creare un file modello a partire dalle funzioni Esporta XML delle diversi entità e rilasciare questi template agli sviluppatori che dovranno provvedere alla generazione dal software di origine dei dati.

Come al solito, per scongiurare operazioni maldestre, bisogna ricordarsi di fare una copia del database prima di procedere con l’importazione, ma mentre gli oggetti identificati da un codice non hanno grosse problematiche, i documenti (soprattutto DdiT e Fatture) provenienti da un altre fonti potrebbero causare alcuni problemi. Il riconoscimento di un documento avviene solo se serie, numero e data di emissione corrispondono altrimenti il documento non viene riconosciuto e si procede ad un nuovo inserimento che di conseguenza genera anche movimenti di Magazzino e Prima Nota ad esso collegati. Quindi cambiare la data o il numero e fare un riallineamento comporta ritrovarsi un documento doppio, pertanto occorre fare la massima attenzione sotto questo aspetto. La legge italiana prevede che sedi distaccate possono avere una serie di numerazione diversa e questo può aiutare a mitigare gli errori ma l’attenzione è sempre la migliore alleata.

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