Per quanto si possano scrivere articoli e fare prediche per sensibilizzare gli utenti ad eseguire le copie dei dati presenti sui propri PC, quotidianamente abbiamo riscontri negativi e, personalmente, da tempo ho preso atto che una parte di utenti non le farà mai con la dovuta costanza.
In seguito ad una perdita parziale del proprio lavoro, capita anche che vi sia chi dedica la giusta attenzione per qualche tempo salvo poi disinteressarsene una volta passata la paura.
Per fortuna la maggior parte delle aziende è sensibile a questo tema e anche la legge prevede responsabilità civili e penali sulla salvaguardia dei dati, ma purtroppo quando si entra nelle aziende a gestione familiare lo scenario cambia.

Per offrire una soluzione che potesse essere apprezzata in diversi scenari, nel nuovo Gea.Net Pro 6.1e è stato introdotto un sistema di backup locale temporizzato.
Uno degli obiettivi era rendere l’operazione semplice, automatica e pianificata (cioè farla partire quando serve) senza creare disagi all’utente.
Ma l’obiettivo principale era soprattutto quello di prevenire due potenziali “disastri” di cui abbiamo scritto in passato :

• Il database Access che si corrompe a causa di una LAN instabile
• Disdetta involontaria del proprio spazio cloud

Dovendo creare un processo senza interazione con l’utente, non era possibile trovare una soluzione che avesse le caratteristiche di sicurezza previste dalla normativa vigente, che per forza di cosa devono prevedere uno scenario specifico e diversi parametri da impostare.
Di fatto quello adottato deve essere visto come un processo che si affianca ma non sostituisce le normali copie pianificate dall’amministratore. Insomma è “meglio che niente” ma non deve essere vista come una soluzione che declina le responsabilità dell’amministratore.
Inoltre si ritiene che le aziende “vulnerabili”, cioè quelle che nonostante tutte le raccomandazioni non fanno correttamente i backup, siano quelle che utilizzano il database standard usato da Gea.Net, quindi questo processo è pensato solo per Microsoft Access.

Premesso ciò, vediamo nello specifico come opera la soluzione adottata.
Come anticipato non è per nulla invasiva, infatti non ha bisogno di impostare variabili, parte alla chiusura di Gea.Net Pro ed esegue una copia del database senza che l’operatore debba ricordarsene o eseguire alcuna operazione.
Chiudendo l’ERP, se il sistema ritiene sia necessario, archivia il database nella cartella

[cartella \GeaNet]\bin\DATI\Backup[nome azienda]

Al termine dell’operazione, se tutto è andato a buon fine, un algoritmo calcola la data (tra i 7 e i 30 giorni) in cui verrà pianificato il backup successivo.
Quindi l’unica accortezza richiesta all’utente è quella di non spegnere il PC prima della fine del processo di copia. Il tempo di attesa può essere nell’ordine dei secondi se i dati si trovano su rete locale o in cloud ed è disponibile la fibra ottica, mentre può essere anche di un paio di minuti se deve essere eseguito il download attraverso una ADSL.
Lo spazio su disco richiesto è pari alle dimensioni del database stesso, anche se in realtà nella cartella di Backup viene sempre mantenuta la copia precedente in un file in formato ZIP, mentre le copie più vecchie vengono spostate nel Cestino di Windows e lì rimangono fintanto che l’utente non decide di rimuoverle.
Il processo di backup non può essere disattivato. Al massimo può essere posticipato intervenendo sulla data pianificata nelle Impostazioni che però non può andare oltre i 3 mesi.

Errore causato dalla dimensione del database (cloud)
Se si sta lavorando su una installazione monoutente o con database presente su rete locale non ci sono problemi ma se il database risiede in cloud la sua dimensione potrebbe causare qualche grattacapo.
Alla base di questo potenziale problema c’è il fatto che il download non viene frazionato in tempi diversi ma avviene in un’unica soluzione, quindi si deve avere sufficiente RAM per poterlo gestire.
Nella configurazione standard, Gea.Net Pro può scaricare correttamente database di circa 200 MB, che per un database Microsoft Access cominciano ad essere volumi importanti.
Di solito quando si raggiunge quella dimensione si dovrebbe pensare a rimuovere i documenti degli anni precedenti o passare a database più performanti come SQL Server.
Ma non è raro vedere database Access anche di 500 MB che continuano ad offrire prestazioni soddisfacenti quindi vediamo come risolvere, anche se il consiglio è di confrontarsi prima con un tecnico di Gea.Net. Naturalmente non proseguite oltre senza avere prima fatto una copia dei dati.

La dimensione della RAM che vogliamo dedicare al servizio Gea.Net DbService, che è quello che colloquia con il database in cloud, è parametrizzabile dal file geanet\bin\GeaNet.exe.config
Dalla immagine seguente possiamo vedere che aprendo il file di configurazione dovreste ritrovarvi i parametri interessati allo scopo (sottolineati in rosso) valorizzati a circa 222 Milioni di Byte.

La soluzione per andare oltre al limite prefissato è piuttosto semplice: basta modificare anche solo la prima cifra di ognuno di questi valori, inserendo 5 invece di 2 renderemmo possibile il download di un database di oltre 500 MB.
Ma come per tutte le cose non bisogna esagerare, infatti Windows gestisce le app in modo che non possano usare troppa RAM perché questo potrebbe creare un crash del sistema quindi se avete 8GB di RAM non dovreste riuscire a destinarne più di 2 a Gea.Net.
Personalmente non ho mai visto un azienda mettere in produzione un database Access di 2GB ma se questo fosse il vostro caso non rimane che fare il download con FileZilla o altri client FTP.

Una piccola raccomandazione: Framework.Net è un po’ permaloso per queste cose e se si inseriscono valori fuori scala o non previsti, Gea.Net non riuscirà ad accedere al database in cloud (e forse neppure ad avviarsi). Per esempio “maxBufferSize” e “maxReceivedMessageSize” devono necessariamente avere lo stesso valore.
Quindi salvare il file di configurazione prima di manipolarlo è cosa buona e giusta.