Può capitare che i file XML generati da Gea.Net Pro e relativi alle autofatture elettroniche vengano scartati dalla piattaforma di SDI per Nome File Errato.
Il caso non è particolarmente frequente, anzi si verifica in casi molto particolari e più precisamente quando si riceve una fattura con un numero documento ‘molto grande’.
Questo può succedere solo se si collabora con grandi organizzazioni che creano centinaia di migliaia di fatture in un anno, quindi la maggior parte degli utenti non riscontrerà mai questo problema, tuttavia, nel caso, vediamo come è possibile risolverlo in pochi secondi.

Bisogna premettere che secondo le indicazioni puntuali dell’Agenzia Delle Entrate, il nome del file XML delle fatture elettroniche dovrebbe essere formattato con ‘[PartitaIVA]_[progressivoDi5Caratteri].XML’ ma in verità questo vale solo se si invia il file direttamente alla piattaforma ‘Fatture e Corrispettivi‘ dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece si usa il software di un Intermediario i controlli formali dipendono da esso e non è detto che questa regola debba essere rispettata. Anzi, la maggior parte dei software di Intermediari assegnano un loro progressivo dopo avere importato i dati contenuti nel file XML, per cui, di solito, accettano anche formattazioni libere. Nel caso non sia così, è difficile comprendere i motivi di uno scarto causato dal nome del file o quantomeno bisogna fare riferimento alla documentazione tecnica del software in questione.

Comunque sia, per evitare di inviare due volte lo stesso documento, l’algoritmo di Gea.Net assegna un nome che identifica univocamente Anno/Tipo/Numero Fattura. L’algoritmo prevede che il numero possa essere superiore a 1.650.000 (oppure 46.500 se si usa la serie) rimanendo nello standard imposto da SDI (5 caratteri).
Questa soluzione è più che sufficiente per le fatture emesse ma per le autofatture può risultare problematica se ci si imbatte in grandi organizzazioni o multinazionali che emettono molte migliaia di fatture in un anno.

Nel caso di una autofattura n.134457, ad esempio, viene generato il nome ‘…_8X34Z5.XML’ che non sarebbe formalmente corretto perché, essendo troppo lungo il numero della fattura, crea il nome del file con 6 caratteri invece che 5 come richiesto da SDI.
Quindi per rientrare nelle indicazioni di SDI il nome dovrebbe essere modificato ad esempio in ‘…_8X34Z.XML’ perché ‘…_8X34Z5.XML’, essendo più lungo del previsto, sarebbe oggetto di scarto.
Ma forzando l’algoritmo a togliere un carattere nel caso si eccedesse, si otterrebbe un falso negativo nel caso si ricevessero due file con numerazione seguente oppure sarebbe impossibile bloccare un eventuale doppio invio.
Per questo motivo la scelta progettuale di identificare univocamente il numero con il nome del file non può essere messa in discussione in quanto potrebbe causare criticità maggiori, ed inoltre, se il flusso viene inviato attraverso Intermediari, potrebbe essere inutile.

Ma se si invia il file attraverso ‘Fatture e Corrispettivi‘ si potrebbe rendere necessario modificare manualmente il nome del file verificando prima di non avere già inoltrato il documento.
La soluzione più veloce sarà pertanto quella di togliere l’ultimo carattere dal nome file ma solo se si incorre in uno scarto del flusso, oppure assegnare alle autofatture una numerazione progressiva interna.
Il problema è facilmente gestibile quando parliamo di un piccolo numero di autofatture in anno, soprattutto perché, come detto, si dovrà intervenire solo nel caso in cui il file non venga accettato.

Oggi voglio soffermarmi sulla funzione di Importazione Dati, voce presente in Utilità Database.
Questa funzione permette di importare dati da un flusso XML, che deve essere strutturato come previsto dai tecnici di Gea.Net Pro, oppure in formato CSV.
In pratica, utilizzando il formato XML è possibile valorizzare ogni tipo di parametro della tabella interessata, ma la struttura è dinamica e si arricchisce con il susseguirsi delle versioni dell’ERP.
Per questo motivo non esiste una documentazione univoca e il modo migliore per acquisire i requisiti tecnici necessari consiste nell’esportare un XML di esempio dell’entità che si desidera trattare.
Cioè se ad esempio si desidera creare una funzione che genera un XML correttamente strutturato per importare un ordine, la cosa migliore è creare un ordine con Gea.Net Pro, esportarlo usando la voce “Esporta XML” e ricavare le informazioni facendo reverse engineering sul file generato.
Insomma, per un tecnico non è una attività particolarmente complessa ma per un utente diventa piuttosto ostico.

La possibilità di importare dati attraverso un flusso CSV, che può essere generato anche da un foglio Excel o da un comune text editor, è molto più semplice ed immediato, soprattutto se si deve creare un file da utilizzare una sola volta come può accadere in fase di migrazione da altro ERP.
E qui arriva la buona notizia perché con Gea.Net Pro 6.1e la struttura del CSV è molto più ricca. Sia chiaro che anche con versioni precedenti tutte le proprietà principali erano presenti tant’è vero che fino ad oggi si è sempre operato ugualmente, magari tralasciando informazioni di secondaria importanza che non pregiudicavano la lavorazione successiva.
Ma oggi anche con un file CSV è possibile valorizzare la quasi totalità delle informazioni necessarie a Gea.Net Pro per operare sulle varie entità.
E questo può solo fare piacere all’utente finale perché rende possibile una migrazione o la collaborazione con altri software senza doversi avvalere per forza di un tecnico.

Per saperne di più consulta http://www.geanetweb.com/help/UTIL91.htm dove è possibile ricavare anche la documentazione tecnica.