Scarto autofatture per nome file errato

Può capitare che i file XML generati da Gea.Net Pro e relativi alle autofatture elettroniche vengano scartati dalla piattaforma di SDI per Nome File Errato.
Il caso non è particolarmente frequente, anzi si verifica in casi molto particolari e più precisamente quando si riceve una fattura con un numero documento ‘molto grande’.
Questo può succedere solo se si collabora con grandi organizzazioni che creano centinaia di migliaia di fatture in un anno, quindi la maggior parte degli utenti non riscontrerà mai questo problema, tuttavia, nel caso, vediamo come è possibile risolverlo in pochi secondi.

Bisogna premettere che secondo le indicazioni puntuali dell’Agenzia Delle Entrate, il nome del file XML delle fatture elettroniche dovrebbe essere formattato con ‘[PartitaIVA]_[progressivoDi5Caratteri].XML’ ma in verità questo vale solo se si invia il file direttamente alla piattaforma ‘Fatture e Corrispettivi‘ dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece si usa il software di un Intermediario i controlli formali dipendono da esso e non è detto che questa regola debba essere rispettata. Anzi, la maggior parte dei software di Intermediari assegnano un loro progressivo dopo avere importato i dati contenuti nel file XML, per cui, di solito, accettano anche formattazioni libere. Nel caso non sia così, è difficile comprendere i motivi di uno scarto causato dal nome del file o quantomeno bisogna fare riferimento alla documentazione tecnica del software in questione.

Comunque sia, per evitare di inviare due volte lo stesso documento, l’algoritmo di Gea.Net assegna un nome che identifica univocamente Anno/Tipo/Numero Fattura. L’algoritmo prevede che il numero possa essere superiore a 1.650.000 (oppure 46.500 se si usa la serie) rimanendo nello standard imposto da SDI (5 caratteri).
Questa soluzione è più che sufficiente per le fatture emesse ma per le autofatture può risultare problematica se ci si imbatte in grandi organizzazioni o multinazionali che emettono molte migliaia di fatture in un anno.

Nel caso di una autofattura n.134457, ad esempio, viene generato il nome ‘…_8X34Z5.XML’ che non sarebbe formalmente corretto perché, essendo troppo lungo il numero della fattura, crea il nome del file con 6 caratteri invece che 5 come richiesto da SDI.
Quindi per rientrare nelle indicazioni di SDI il nome dovrebbe essere modificato ad esempio in ‘…_8X34Z.XML’ perché ‘…_8X34Z5.XML’, essendo più lungo del previsto, sarebbe oggetto di scarto.
Ma forzando l’algoritmo a togliere un carattere nel caso si eccedesse, si otterrebbe un falso negativo nel caso si ricevessero due file con numerazione seguente oppure sarebbe impossibile bloccare un eventuale doppio invio.
Per questo motivo la scelta progettuale di identificare univocamente il numero con il nome del file non può essere messa in discussione in quanto potrebbe causare criticità maggiori, ed inoltre, se il flusso viene inviato attraverso Intermediari, potrebbe essere inutile.

Ma se si invia il file attraverso ‘Fatture e Corrispettivi‘ si potrebbe rendere necessario modificare manualmente il nome del file verificando prima di non avere già inoltrato il documento.
La soluzione più veloce sarà pertanto quella di togliere l’ultimo carattere dal nome file ma solo se si incorre in uno scarto del flusso, oppure assegnare alle autofatture una numerazione progressiva interna.
Il problema è facilmente gestibile quando parliamo di un piccolo numero di autofatture in anno, soprattutto perché, come detto, si dovrà intervenire solo nel caso in cui il file non venga accettato.

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