Codice Articolo su XML di E-Fattura

E’ possibile, ma non obbligatorio, riportare il codice articolo sul file XML per la fatturazione elettronica.
Però occorre ricordare che esporre il codice articolo potrebbe presentare notevoli problemi di spionaggio industriale se uno o più file dovessero cadere nelle mani sbagliate o dovessero essere oggetto di attenzione da parte di malware o robot costruiti allo scopo.
In alcuni settori si è soliti usare codici comunemente riconosciuti o codici EAN. E’ facile intuire che in questi casi i concorrenti che avessero accesso a questa informazione potrebbero facilmente conoscere i prezzi applicati ai clienti.

I tag “CodiceTipo” e “CodiceValore” che possono essere esposti sul file in passato sono stati oggetto di parecchi dubbi su come essere utilizzati. Nella documentazione tecnica si fa riferimento a tipologie standard come TARIC, CPV, EAN, SSC senza ulteriori chiarimenti.
Tuttavia nei “Suggerimenti per la compilazione della FatturaPA versione 1.5” pubblicato sul sito dell’agenzia delle Entrate, si specifica che è possibile valorizzare il campo “CodiceTipo” anche con voci come “Codice art. cliente” o “Codice art. fornitore”. Questa regola, definita per le PA quando ancora non era in vigore la fatturazione elettronica tra privati, la si deve ritenere valida per tutti e quindi cliente e fornitore potrebbe facilmente accordarsi per esporre il codice articolo al fine di agevolare l’acquisizione automatica al sistema informatico del destinatario.

Gea.Net ha previsto due campi specifici nella scheda prodotto che l’operatore può popolare come meglio crede inserendo ad esempio il codice EAN o il codice accordato con i fornitori.
Così se almeno uno di questi due campi è popolato, sul file viene riportato senza necessità di ulteriori configurazioni. Però in tabelle di migliaia di articoli questa associazione è un lavoraccio anche se sarebbe da preferire.
Ma proprio perchè in molti casi questo abbinamento è troppo dispendioso, gli utenti hanno chiesto di avere una soluzione più rapida.
Di conseguenza dalla versione 5.3s nelle Impostazioni è possibile attivare l’opzione “Inserisci sempre Codice Articolo”.
Questa opzione è disabilitata per default per le ragioni di privacy di cui sopra e quando attivata ha comunque una priorità inferiore rispetto a codici Tipo e Valore eventualmente inseriti nella scheda articolo.

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Regole per la liquidazione IVA

Nell’era dalla fattura in formato cartaceo si era soliti registrare le fatture, sia attive che passive, con la stessa data del documento come se tutte le fatture fossero state inviate e ricevute il giorno stesso senza mai nessun ritardo. Evidentemente questa non era la realtà ma era tollerata in quanto non confutabile. Inoltre era possibile registrare fatture passive recuperandone l’IVA, anche se ricevute con mesi di ritardo.

Con l’arrivo della fattura elettronica questa pratica non è più consentita e la fattura non può essere registrata in contabilità prima di essere ricevuta dal Sistema Di Interscambio. Anche se vi è obbligo di invio entro 5 giorni (tranne nel caso in cui si sia già incassato il corrispettivo nel qual caso dovrebbe essere inviata entro le ore 24 del giorno stesso) nella pratica capita frequentemente di inviare e ricevere nei primi giorni del mese le fatture datate mese precedente.

Dal mese di Luglio 2019 pertanto è importante inserire una data di registrazione non antecedente a quella di ricezione/invio pena sanzione amministrativa. Mentre non vi sono grossi problemi operativi per le fatture passive che durante la registrazione chiedono di inserire sia la data del documento che quella di registrazione, per le fatture attive questo può rappresentare un problema. Se la fattura attiva viene inviata a SDI nei giorni successivi alla data di emissione l’utente è obbligato ad aprire il movimento contabile e modificarne la data di registrazione. Questo in teoria ma in pratica personalmente non credo sia un grosso problema perché ne sarebbe svantaggiato il contribuente. Inoltre mentre questa logica è certamente vera per le fatture passive, per le fatture attive niente impedirebbe di registrare un documento in contabilità ed inviarlo ad SDI in un secondo momento eseguendo poi scritture di rettifica nel momento in cui fosse rifiutato o non si riuscirebbe ad inviare entro 5 giorni. Comunque sia al momento non vi sono molte certezze e per avere una risposta definitiva consiglio a tutti di chiedere al proprio consulente nei primi giorni di luglio.

Nella prossima versione di Gea.Net prevista per il prossimo mese anche nella fattura attiva, oltre alla data del documento, sarà presente quella di registrazione. Ma volendo continuare ad usare la versione 5.3r o anche solo per non volere gestire due date diverse una buona regola sarebbe, se possibile, inviare la fattura il giorno stesso dell’emissione.

Per completare il quadro occorre anche segnalare che su richiesta dei contribuenti l’Agenzia delle Entrate ha acconsentito in alternativa a liquidare l’IVA anche in base alla data dei documenti. Però attenzione perché solo la liquidazione potrà avvenire per data documento mentre la stampa dei registri IVA dovrà continuare ad essere per data di registrazione. Ne consegue che se si preferisce liquidare l’IVA in base alla data dei documenti (essendo ambivalente solitamente non si dovrebbero avere grosse differenze di importi) si avrà una differenza tra i totali calcolati dai registri IVA e quelli liquidati e si dovrà necessariamente scaricare la versione di fine luglio 2019 di Gea.Net .

Anticipazioni sulla prossima versione di Gea.Net

In modo simile alla attuale gestione dell’IVA per cassa, sulla pagina di riepilogo del registro IVA verranno riportati i totali delle differenze di Imponibile e IVA sia per le fatture attive che passive. Queste differenze escluderanno dal totale calcolato le fatture registrate nel periodo ma con data documento precedente ed includeranno le fatture con data documento compresa nel periodo ma registrate successivamente. Inoltre si deve fare attenzione fin da ora a non registrare fatture passive nel modo standard dopo il 15 del mese successivo a quello dalla data di emissione in quanto non potrà essere recuperata l’IVA indipendentemente dalla modalità di liquidazione IVA scelta.

Il calcolo dell’IVA da liquidare normalmente viene dunque calcolato in base alla sommatoria dell’IVA indicata nelle fatture attive e passive registrate nel periodo ma per gestire la liquidazione IVA per Data Documento nelle Impostazioni dovrà essere attivata l’opzione Liquidazione IVA per Data Documento (attenzione perché questa opzione sarà conflittuale con l’opzione IVA per Cassa). Viste le diverse eccezioni in tema di liquidazione IVA che potrebbero nascere anche in futuro, si è anche pensato di rendere Gea.Net maggiormente flessibile dando la possibilità all’utente di gestire in modo manuale la data di liquidazione. Attivando l’opzione Data Liquidazione Gestita da Utente , egli avrà facoltà di indicare la data in modo manuale. Questa opzione potrebbe ad esempio sostituire la più complicata gestione dell’IVA per Cassa lasciando all’operatore la libertà di indicare la data di incasso/pagamento senza doverla gestire nello scadenziario.

La stampa dei registri IVA riporterà nella pagina riepilogativa gli importi delle differenze IVA per fatture attive e passive in base alla differenza tra data documento e data registrazione. Questi importi saranno calcolati automaticamente tuttavia l’operatore sarà libero di modificare tali valori. Nel calcolo delle differenze verranno escluse (valore negativo) le fatture registrate nel periodo ma con data documento precedente ed incluse (valore positivo) le fatture con data documento compresa nel periodo ma registrate successivamente.

Occorre anticipare che per semplicità operativa non verrà tracciata la modalità di liquidazione per singola fattura, quindi il passaggio da una modalità ad un’altra dovrà essere gestita dell’operatore. Per essere più chiari nessun problema a Luglio 2019 se fino al mese precedente data documento e registrazione venivano fatte coincidere, mentre un passaggio in data successiva dal calcolo liquidazione IVA per data registrazione/documento o viceversa (che dovrà essere comunque autorizzato e non possibile in modo preferenziale) dovrà tenere conto di quanto già liquidato. Per cui nel solo mese/trimestre di passaggio l’operatore dovrà escludere/includere manualmente i valori positivi/negativi riportati nella stampa.

Usare “Fatture e Corrispettivi”

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate ed in rete si trova una ampia documentazione relativa alla piattaforma Fatture e Corrispettivi, ma qui prenderemo in esame la procedura da seguire per inviare una fattura creata con il proprio software gestionale.
Vedremo anche come scaricare le fatture passive per importarle nella contabilità del gestionale in modo semplice e veloce.

Accesso

Il primo passo consiste nel registrarsi presso l’Agenzia delle Entrate. L’identificazione digitale non è automatica nel momento in cui si ha una Partita IVA e quindi occorre seguire una procedura di identificazione che di solito assolve il proprio consulente contabile ma la si può fare autonomamente presso una qualsiasi Certification Authority o recandosi presso uno sportello di Poste Italiane.
Una volta identificati si può richiedere di accedere al servizio in diversi modi come SPID e CNS ma la procedura standard prevede la ricezione di una attestazione di registrazione all’AdE presso il proprio domicilio fiscale (ed eventualmente anche presso quello dell’intermediario) che contiene un Codice PIN e una Password Iniziale. Questo documento deve essere conservato gelosamente e riveste una importanza fondamentale non solo per autenticarci la prima volta. Infatti per poter modificare la password (che ha una scadenza temporale) è necessario reinserire sempre la Password Iniziale che ci è stata comunicata su questo documento. Per modificare la password di utilizzo (che deve essere diversa da quella Iniziale) è possibile accedere alla pagina :

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/RipristinaPassword/IRipristinaPassword.jsp

Ora che siamo pronti possiamo finalmente accedere a “Fatture e Corrispettivi” autenticandoci attraverso il proprio codice fiscale, la password e il codice PIN. La password è possibile cambiarla in qualunque momento mentre il codice PIN ci viene assegnato al momento in cui abbiamo richiesto la registrazione all’AdE e non è modificabile.
Dopo avere inserito i nostri dati (oppure entrando con SPID o CNS) accediamo alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile eseguire diverse operazioni ed inviare flussi di altra natura ( corrispettivi, comunicazioni periodiche IVA , esterometro ecc. ).
Quello che ci interessa per la gestione delle fatture lo troviamo al link “Fatturazione Elettronica e Conservazione”.

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Inviare le Fatture ai Clienti

Da “Fatturazione Elettronica e Conservazione” possiamo fare tutto ciò che serve per inviare la nostra fattura. Possiamo acquisirla attraverso un file xml la cui struttura è standard per cui, se abbiamo tenuto aggiornato il software, non dovremmo avere sorprese.
Tutti i gestionali di ultima generazione dispongono di un comando che genera il file xml. Per crearlo con Gea.Net basta aprire la fattura e sulla barra comandi troveremo “Comandi, Fatturazione Elettronica, Genera file XML” (maggior dettagli nella guida utente http://www.geanetweb.com/GeaNETUGB.pdf ).

Le operazioni fondamentali da eseguire sul file xml sono nell’ordine :

  • Controllo
  • Importazione
  • Invio

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Facendo click su Controlla Fattura veniamo reindirizzati ad una nuova pagina dove possiamo verificare la correttezza formale del file xml. Il controllo impiega solo pochi secondi ed è fondamentale per individuare eventuali errori che dovessero essere presenti sul file o per garantire che il file possa venire importato senza problemi. Nel caso venissero riscontrati errori, i messaggi evidenziati possono risultare un ostici ai neofiti, ma con un po’ di pazienza e di esperienza ci si muoverà agevolmente. Se invece il flusso è corretto ci viene comunicato l’ID con cui verrà perso in carica, dato non particolarmente importante in verità.

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Il controllo fattura è bene farlo se non abbiamo tanta esperienza con la piattaforma o con il gestionale di origine, ma dopo avere acquisito qualche fattura ci abitueremo a fare direttamente l’importazione, salvo richiamare la funzione di controllo per conoscere il motivo nel caso in cui il flusso fosse rifiutato.

La funzione Importa da file XML è l’operazione fondamentale per mettere in relazione il gestionale con il SDI, cioè acquisire tutte le informazioni presenti nel file separandole in gruppi logici (testata, dati mittente, dati cliente, ecc.). Per ogni gruppo logico “Fatture e Corrispettivi” permette di apportare modifiche a una o più campi nel caso si riscontrassero dati diversi.
La verifica delle informazioni in questa fase è importantissima perché potremmo accorgerci di informazioni contenute nel flusso che non rispecchiano quanto ci saremmo aspettati. In questo caso, se possibile sarebbe meglio modificare il dato sul gestionale e ripetere l’importazione, ma se si tratta di una modifica di poco conto come ad esempio cambiare una descrizione, l’opportunità che ci viene fornita è veramente interessante.

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Bene, ora siamo al punto di non ritorno. Se andiamo oltre, cioè confermiamo queste informazioni ed inviamo il file, non avremo più possibilità di fare correzioni ed in caso di errori dovremo necessariamente emettere Nota di Credito e nuova Fattura.
Al fondo della pagina possiamo confermare i dati e rimandare l’invio ad un secondo momento o inviare direttamente il file. La funzione Sigilla permette di firmare digitalmente il file prima dell’invio. La firma digitale è obbligatoria per le fatture indirizzate alla PA ma per le fatture a privati il più delle volte crea disagio ai destinatari che devono scompattare il file ricevuto per importarlo sul proprio gestionale.

GN20190502_6Tutto molto semplice e rapido, non è vero ?

Soprattutto se lo paragoniamo a quello che bisognava fare prima, stampare e imbustare o inviare email allegando PDF con messaggi che regolarmente si perdevano.

Se tutto va bene il ciclo attivo finisce qui ma se vogliamo consultare le fatture emesse o ricevute e magari per le prime ci interessa sapere se sono già disponibili sul cassetto fiscale del cliente, possiamo tornare alla Home Page di “Fatture e Corrispettivi” e da qui accedere a “Fatture elettroniche e altri dati IVA” del gruppo “Consultazione”.

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Scaricare le Fatture dei Fornitori

Da “Fatture elettroniche e altri dati IVA” possiamo anche vedere le fatture ricevute, stamparle e scaricarle in formato xml (o p7m). Successivamente potremo importare il file xml in contabilità con un semplice click.

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E’ necessario sapere che il formato xml è in chiaro (cioè le informazioni contenute possono essere lette con un semplice browser) mentre il formato p7m è stato creato dal mittente in formato criptato e contiene il file xml. Esattamente come si fa per un file zip, prima deve essere aperto il file p7m (si può fare con diversi software o servizi disponibili in rete, la maggior parte gratuiti), quindi si può copiare “in chiaro” sul PC il file xml contenuto. Per scompattare file p7m il servizio che preferisco è quello offerto da Poste Italiane (gratuito) :

https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0

Una volta scaricato il file xml possiamo procedere con l’importazione in Gea.Net attraverso la funzione “Inserimento Fatture Passive” presente nel modulo contabilità.
Aprendo questa funzione, sulla barra comandi possiamo eseguire “Funzioni, Importa File XML Fattura Elettronica” (è possibile anche inserire le singole righe articolo) che chiederà il nome del file che si vuole importare.
Tutto il resto è automatico ma per maggiori dettagli si rimanda alla guida utente del modulo di contabilità http://www.geanetweb.com/GeaNETUGC.pdf .

Bollo Virtuale su fattura elettronica

Siamo ormai arrivati alla fine del primo trimestre dell’era della fatturazione elettronica e in questo giorni ricevo diverse chiamate che mi fanno pensare che la gestione dei bolli non sia ancora stata digerita dai contribuenti.

Prima di tutto occorre chiarire che, salvo poche eccezioni,  il bollo deve essere applicato a tutte le fatture emesse il cui totale esente/non imponibile è superiore ai 77,47 Euro. Il bollo deve essere conteggiato anche se non viene fatto pagare al cliente e su questo punto nascono la maggior parte dei dubbi degli utenti. Infatti quello che viene inserito nella schermata di gestione fattura di Gea.Net , sia che venga inserito in testata che sull’ultima riga di dettaglio, è l’importo che viene addebitato al cliente. Questo importo (2 Euro) deve essere escluso dalla base imponibile in riferimento all’ Articolo 15 del DPR 633/72.

Ne consegue che il bollo vero è proprio, che per evitare incomprensioni da qui in avanti chiameremo Bollo Virtuale che è anche la definizione che viene data dalle specifiche di fattura elettronica, deve essere sempre pagato da chi emette fattura se il totale imponibile del documento a cui non viene applicata l’IVA supera il suddetto importo. Da segnalare che il bollo deve essere applicato anche alle note di credito, quindi nel caso di fattura errata a cui segue NC e successiva fattura, si devono pagare 3 bolli.

Il Bollo Virtuale viene inserito in automatico in tutti gli xml di fatturazione elettronica generati da Gea.Net Pro 5.3r (gennaio 2019) e successive, se il totale dell’esenzione è superiore all’importo minimo a meno che nella tabella delle esenzioni non sia stato segnalato che le righe a cui viene applicato quel codice non debbano essere conteggiate.

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In questo modo si possono gestire tutte le eccezioni sia che siano dovute al codice IVA (es. Eslusi Art.15) sia al tipo di cliente (per cui sarà possibile creare un tipo di esenzione particolare “Esente da Bollo”). Sia il totale esente (77,47 Euro) che il valore del bollo (2 Euro) sono valori che in futuro potrebbero cambiare pertanto sono modificabili nelle impostazioni di Gea.Net. 

 

L’xml generato che riporta il tag BolloVirtuale viene poi importato sulla piattaforma (SDI o altro provider) e da qui può ancora essere modificato. Visto che il calcolo del BolloVirtuale avviene in modo automatico e non è evidenziato esplicitamente nella schermata di gestione fattura, prima dell’invio è sempre bene verificarne il valore sulla piattaforma (o direttamente sul file xml) in modo da riscontrare immediatamente un eventuale contenuto non corretto.

Se apre il file xml con un browser o anche con blocco note si può cercare la stringa BolloVirtualeSe presente si trova prima delle righe del documento e si dovrebbe vedere : 

        <DatiBollo>

          <BolloVirtuale>SI</BolloVirtuale>

          <ImportoBollo>2.00</ImportoBollo>

        </DatiBollo>

 

Spesometro 2018 e Mini Spesometro 2019

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, dal 2019 lo spesometro per come avevamo imparato a conoscerlo è stato abrogato o per meglio dire ne è rimasta una piccola parte. La cadenza è diventata mensile e si devono indicare solo le fatture estere, da qui l’altro nome con cui è conosciuto : Esterometro. Questo ha fatto si che la maggior parte dei contribuenti, che opera solo con contribuenti italiani, ne sia di fatto esentato. Ma anche chi emette fatture verso l’estero può decidere di inviare fattura elettronica anche verso i soggetti esteri e di conseguenza l’esterometro diventa superfluo.

A causa di una serie di proroghe al momento non ha ancora esordito. L’ultimo spostamento quello di un paio di settimane fa che porta al 30 Aprile 2019 la scadenza per le fatture emesse e ricevute nel primo trimestre 2019, dopo avrà cadenza mensile sempre entro la fine del mese successivo.

La struttura del file xml è uguale a quella definita nel vecchio tracciato per cui anche Gea.Net , nella versione aggiornata di febbraio, ha subito solo ritocchi di facciata, che però sono importanti in quanto si deve fare convivere lo spesometro del secondo semestre del 2018 con l’esterometro del 2019.

Entrando nella funzione Comunicazioni all’AE si noterà che come prima informazione ora viene richiesto il mese e l’anno ed in base a questo viene calcolato il periodo di riferimento. A regime, salvo ulteriori rinvii o modifiche, il calcolo del periodo (dal primo all’ultimo giorno del mese) sarà conforme, ma in seguito allo spostamento delle scadenze e all’accorpamento di più mesi, per il primo trimestre occorre modificare il periodo proposto inserendo dal 1 Gennaio 2019 al 31 Marzo 2019.

Inoltre, come detto, dal 2019 la maggior parte delle fatture non sarà da riportare pertanto per impostazione di base non viene inclusa NESSUNA fattura se non espressamente indicata. Per identificare i documenti da riportare è necessario impostare almeno una delle due opzioni seguenti :

  • spuntare “Aggiungi in …” nella scheda fattura
  • indicare sulla tabella Tipi Fatture (anche qui è stato inserito un check “Aggiungi in …”) che devono essere riportati tutti i documenti di quel gruppo.

Per lo spesometro 2018 invece non è cambiato granchè, se non per il fatto che inserendo anno 2018 ora viene proposto il semestre 1 Luglio-31 dicembre, anziché il trimestre come previsto prima della proroga. Al momento anche per lo spesometro 2018 rimane valida la scadenza del 30 Aprile 2019.

Regole del servizio di assistenza Gea.Net

Dopo quasi tre mesi dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica è tempo di bilanci.
Anche se nelle ultime settimane si nota una lieve flessione, personalmente evado ancora più di 50 email al giorno di richiesta di assistenza – oltre alle varie telefonate – contro una media di 10-12 dei periodi precedenti.
Spero sia stato apprezzato il tentativo di rispondere sempre entro pochi minuti, ma per poter fornire un servizio adeguato è bene che anche gli utenti di Gea.Net si attengano ad alcune semplici regole :

  • Leggere il blog. La maggior parte delle richieste sono comuni a tutti gli utenti e sono documentate con articoli pubblicati su questo blog.
  • Aggiornare la versione. Appena disponibile un aggiornamento compare la comunicazione sulla Home Page di Gea.Net Pro o sul blog. Tenere aggiornata la versione è importante e lo sarà sempre di più in futuro perchè le regole dettate dall’Agenzia delle Entrate per l’inoltro dei flussi cambia costantemente. Utilizzando versioni non aggiornate è facile inoltrare informazioni errate o incomplete.
  • Richiedere assistenza ESCLUSIVAMENTE via email a meno che non sia stata attivato un servizio di assistenza telefonica. I servizi Premium Pack Mini/Medium/Maxi non prevedono l’assistenza telefonica diretta e continue interruzioni non consentono di evadere le altre richieste. Il mancato rispetto di questa norma in futuro potrebbe portare a ridurre per tutti le fasce orarie dedicate all’assistenza.
  • Usare i ticket per urgenze. Qualora la risposta via email non sia adeguatamente esaustiva o tempestiva gli utenti di questi servizi possono utilizzare i ticket di assistenza telefonica. Facendo richiesta via email verranno presto ricontattati.
  • Non fare passare troppo tempo per valutare la risposta. L’evasione di una richiesta di assistenza può comportare fasi di test anche di ore in seguito alle quali viene data una risposta che potrebbe anche non essere definitiva. Se la verifica della risposta data avviene dopo ore o addirittura giorni può essere necessario ripetere il test dall’inizio.
  • Dare sempre un feedback anche se positivo. E’ buona norma chiudere una discussione in modo esplicito anche se il problema è stato risolto. Rispondere con un “OK” comporta solo due secondi.
  • Valutare attentamente le risposte date. Sembra incredibile ma molte volte le risposte vengono lette distrattamente magari perchè convinti che anche la scrittura sia avvenuta frettolosamente. A volte vengono ignorate le soluzioni proposte anche quando corrette. Può sembrare sgarbato, ma alle volte l’unica possibilità è rispondere con un “Legga attentamente il messaggio precedente” o non rispondere perchè si ripeterebbero le stesse cose.

Grazie a tutti per la collaborazione.

Fattura elettronica non ricevuta dal cliente

Gli utenti che usano o hanno usato vecchie versioni di software gestionali potrebbero avere riscontrato un problema di mancato recapito delle fatture elettroniche ad aziende di persone. Fatture che al mittente risultano correttamente inviate ma il destinatario dice di non avere ricevuto.
Aprendo il file xml generato da una versione di software distribuita prima del 2019 (ad esempio Gea.Net Pro 5.3i o precedente) si può notare la presenza del codice fiscale ma non della partita IVA. Questi due dati spesso coincidono nelle società di capitali o nelle PA ma nel caso di professionisti o società di persone sono diverse.
Se importando un file xml così creato non si ha avuto l’accortezza di inserire anche la partita IVA prima dell’invio ad SDI, viene quindi inviato un documento in cui è presente il codice fiscale ma non la partita IVA.
Naturalmente la cosa potrebbe accadere anche in senso inverso ovvero di non ricevere una fattura che il nostro fornitore ci assicura di avere inviato.

Perchè succede.
La causa è dovuta al fatto che fino allo scorso 2018 la fatturazione elettronica era solo verso PA e l’unico dato richiesto dalla FEPA 1.1 era il codice fiscale. Il tag per la partita IVA non era proprio previsto in quanto per tutte le PA questi due dati quasi sempre coincidono e nei rari casi in cui non è così, l’ente viene riconosciuto dal codice fiscale.
Quindi nelle vecchie versioni è normale che non sia presente, nel caso fosse stato presente il file sarebbe stato scartato.
Inoltre il SDI, probabilmente anche per compatibilità con vecchi software ancora in circolazione, accetta comunque invii che hanno uno solo dei due dati in quanto i contribuenti sono riconosciuti dall’anagrafe tributaria attraverso il codice fiscale.
Ma non solo. Se il destinatario utilizza il software fornito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) lo riceve correttamente sul proprio cassetto fiscale.
Il problema nasce se il destinatario ha deciso di avvalersi di un intermediario per gestire le fatture elettroniche. E qui le situazioni sono molteplici in quanto ogni provider ha creato le proprie regole per l’inoltro.
Se l’intermediario riconosce il proprio cliente attraverso il codice fiscale come sarebbe corretto, l’inoltro avviene correttamente.
Allo stesso modo arriva a buon fine anche se lo riconosce attraverso la partiva IVA ma prima di cestinare una fattura, diligentemente ne verifica anche il codice fiscale.
Purtroppo però al momento la maggior parte degli intermediari elimina il file senza porsi troppi problemi. Nella speranza venga sanata presto, questa situazione è molto spiacevole perchè crea problemi di disallineamento tra cliente/fornitore.

Come risolvere.
Detto che per il mittente l’invio della fattura è comprovato dalla conferma di invio ricevuto dal SDI, l’unico appunto che può essere mosso è che si tratti di una fattura a persona fisica anziché ad una azienda.
Tuttavia il problema è piuttosto noioso non tanto nelle conseguenze ma piuttosto nella gestione operativa della soluzione, perchè il mittente sarà incalzato dal proprio cliente che gli notifica la mancata ricezione.
Prima di tutto occorre accertarsi che il codice fiscale inserito sia corretto perché altrimenti sarà stata ricevuta da un altro soggetto. Infatti SDI non accetterebbe documenti con codici fiscali non validi e riconosciuti.

Se si verifica che è corretto l’unica soluzione che sistema le cose per entrambi sarebbe emettere nota di credito inviandola con la sola presenza del codice fiscale (cioè senza indicare la partita IVA). Quindi, dopo essersi assicurati di avere una versione aggiornata del software, riemettere fattura verificando che su xml siano presenti sia partita IVA che codice fiscale.
Sperando che nel frattempo l’intermediario non abbia cambiato le proprie regole di inoltro, la prima fattura e la nota di credito non verranno mai ricevute (potrebbe essere stata emessa verso una persona fisica che non è interessato a mantenere copia elettronica) mentre la seconda fattura verrà ricevuta.

Una soluzione più rapida sarebbe che il destinatario chiedesse al proprio intermediario di recuperare e inoltrargli il file inavvertitamente scartato, ma è facile intuire che non è semplice essere accontentati.

Altre alternative più fantasiose dovrebbero essere valutate con i consulenti di entrambe le parti e le riporto solo come idea di fattibilità nel caso si parlasse di un numero notevole di documenti.

  • Il destinatario potrebbe registrare la fattura in formato cartaceo su sezionale separato con l’annotazione che il flusso elettronico, risulta emesso dal mittente, ma non è stato ricevuto a causa di problemi tecnici.
  • Potrebbe registrare una autofattura per recuperare l’IVA segnalando di non avere mai ricevuta la fattura che invece risulta emessa.
  • Potrebbe essere inviato il file xml per posta elettronica standard o PEC al cliente in modo che possa caricarlo in contabilità. Ma anche così in caso di controllo egli non avrà riscontro sul proprio cassetto fiscale.

Tutte queste soluzioni alternative sono in qualche modo delle forzature e sarebbero teoricamente passibili di sanzioni per il destinatario che non riesce a dimostrare la buona fede.
Si ricorda che per i documenti emessi fino a giugno 2019 non verranno applicate sanzioni in caso di errori formali e forse neanche dopo perchè al momento si parla di una percentuale sull’evasione dell’IVA che in questo caso non si concretizzerebbe, ma una consultazione con lo studio è bene venga fatta prima di decidere il da farsi.

In qualunque modo si decida di procedere bisogna gestire un contrattempo, pertanto ancora una volta bisogna ricordare di aggiornare costantemente i software e verificare sempre ciò che si sta per spedire.

Novità in Gea.Net Pro 5.3r

Nella nuova versione 5.3r sono stati apportati diversi miglioramenti e nuove informazioni sull’intercambio di dati con SDI per la fatturazione elettronica ma sono state fatte alcune revisioni anche alle tabelle.

Cambio di destinazione per le tabelle con sola descrizione 

Alcune tabelle molto semplici sono state spostate per dare maggiore velocità operativa. E’ il caso ad esempio delle unità di misura o della tipologia anagrafiche. Queste ora non sono più gestite in “Tabelle” ma direttamente nelle impostazioni, in una cella multiriga dove ogni riga riporta una voce che si vuole mostrare in tabella.

Tolta la causale dalla tabella tipo fattura

Il collegamento TIPO FATTURA – CAUSALE sui DDT era praticamente inutile in quanto l’informazione importante è la causale (era una scomoda eredità di quando DDT e FATTURE venivano gestite dalla stessa funzione).
In pratica veniva chiesto di inserire un TIPO FATTURA con il solo scopo di agganciare la causale collegata. Ora anche sui DDT passivi si inserisce direttamente la causale e tutto è più semplice.
Nella lista si vedono ancora entrambe le voci ma il tipo documento, che si potrebbe eliminare, è rimasto solo per compatibilità con le vecchie registrazioni mentre le nuove riportano tutte “DD”.

Inoltre questo agli utenti creava confusione sulla tabella TIPO FATTURA in quanto non era usato per le fatture (ne di acquisto che di vendita) ma solo dai DDT. Dalla tabella ora è sparito il collegamento con la causale e tutte la fatture sono VE o AC (come anche prima peraltro).

Rinominate alcune proprietà come il nome dell’agente.

Alcune proprietà del database sono state rinominate. Tra queste anche il nome dell’agente e per utenti che provengono da versioni molto lontane nel tempo, stampando ordini o ddt può capitare di trovare scritto nella cella agente

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Si tratta di modificare le “impostazioni di stampa” per le quali si trova documentazione e tutorial al link http://www.geanetweb.com/help/Base06B.htm

Ordinando le voci di stampa per descrizione si noterà che la riga “Agente” compare due volte. Quella con i valori nelle celle X e Y è quella non più utilizzata mentre sull’altra riga le celle x e Y dovrebbero apparire vuota. Si tratta di invertire questi valori tra le due righe.

Se invece l’agente non deve essere stampato, l’operazione più veloce è quella di azzerare i valori nella sola riga che li contiene.
In questo caso non sarebbe male riutilizzare questo spazio per un’altra informazione come potrebbe essere ad esempio il codice fiscale per dare uniformità con le fatture.

Premium Pack MINI ancora più economico

Rivisto il servizio Premium Pack Mini che dal 2019 diventa ancora più economico.

La revisione è pensata soprattutto per andare incontro alle società di servizi con pochi documenti (massimo 200 all’anno), che utilizzano il gestionale su un solo PC ed esclusivamente per registrare ciclo attivo o passivo. Quindi niente Contabilità, Magazzino, Produzione, CRM, Presenze e altri add-in.
Tutta nuova anche la versione di Gea.Net Pro messa a disposizione per poter sfruttare questo servizio, perfettamente compatibile con le nuove esigenze di fatturazione elettronica e con Fattura e Corrispettivi , la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate per l’inoltro delle fatture al Sistema Di Interscambio.

Attenzione, però. Il servizio non è disponibile per versioni precedenti di Gea.Net mentre lo sarà per tutte le versioni successive. Pertanto per poter attivare il servizio occorre scaricare Gea.Net Pro 5.3q da https://sourceforge.net/projects/geanetprov5/

Per chi ancora utilizza una versione precedente è importante sapere che il database è pienamente compatibile con Gea.Net 5.3 mentre per altre meno recenti occorrerebbe la conversione. Se la versione usata è vecchia di qualche anno, per non andare incontro ad altre spese, si potrebbe sfruttare il periodo di inizio anno e configurare 5.3q come nuova installazione.
Infatti versioni diverse di Gea.Net possono convivere senza problemi anche sullo stesso PC. Si avrebbero così due versioni completamente autonome e quando non servirà più si potrebbe rimuovere la precedente senza intaccare la nuova.

Ma il vero punto di forza è certamente il prezzo, 72 Euro/anno + 5 Euro per contributo di attivazione (solo il primo anno). Totale : 77 Euro per tutto il 2019.

E se le esigenze cambiano ? Nessun problema, in qualunque momento si potrà passare ad un servizio superiore tra quelli disponibili alla pagina http://www.fborghi.it/Services.htm#ASSANN  pagando l’integrazione per i soli mesi ancora da godere.

Importazione file XML di Fattura Passiva con Gea.Net Pro

Per rendere ancora più veloce l’inserimento delle fatture passive non c’è niente di meglio dell’importazione diretta del file XML che il fornitore produce e riceviamo tramite Sistema Di Interscambio. Nel nostro spazio in realtà potremo ricevere la fattura del nostro fornitore con un file in formato p7m (anziché xml). L’estensione p7m rappresenta un file in formato compresso su cui è stata apposta la firma digitale e di conseguenza occorre prima “aprirlo” ed estrarne il contenuto esattamente come si farebbe con un file zip. Purtroppo al momento Windows10 non include di base una funzione per trattare i file p7m come invece prevede per i file zip, quindi occorre utilizzare un software esterno. La buona notizia è che in rete se ne trovano diversi e sono quasi tutti gratuiti. Tra questi i più utilizzati sono :

Importare la fattura passiva per mezzo dell’xml ricevuto è una buona idea, non solo per scongiurare possibili errori di digitazione ma anche per inserire direttamente la scheda anagrafica del fornitore stesso nel caso si trattasse del primo rapporto commerciale. Il fornitore viene riconosciuto attraverso la partita IVA che di conseguenza, se non trovata nelle anagrafiche fornitori, rappresenta anche la discriminante per identificare un nuovo rapporto commerciale.

Purtroppo il file xml non contiene tutte le informazioni che ci servirebbero per la registrazione contabile perciò alcuni dati, come la contropartita o il codice pagamento, saranno prelevati dalla scheda anagrafica del fornitore. In pratica verrà assegnato lo standard previsto in essa ma in seguito all’importazione sarà aperta la scheda della fattura in modo che l’operatore sia libero di apportare eventuali modifiche sulla singola fattura.

Le funzioni per l’importazione (una dei soli totali – consigliata – e l’altra anche delle singole righe) sono disponibili sulla barra comandi della funzione

Contabilità -> Acquisti -> Inserimento Fatture Passive 

La seconda voce permette di valorizzare la fattura riportando tutte le Righe Articoli contenute sull’XML. Questa funzione è comoda per registrare una fattura accompagnatoria e caricare in automatico le quantità a magazzino tuttavia il codice articolo presente sul database può essere riconosciuto solo se sull’XML è presente il tag “CodiceValore” e la stessa informazione è stata caricata sulla scheda articolo, tab Altri Dati Generici, celle Codici E-Fattura (Tipo/Valore) . Se nel file o sulla scheda non sono presenti i tag “CodiceValore” articolo o se non si vuole caricare il magazzino è meno dispersivo inserire le fatture con i soli totali.

E’ possibile importare anche file contenenti più fatture e anche in questo caso, dopo l’importazione verranno aperte le schede delle fatture una ad una. Un file di e-fattura identifica il rapporto tra un solo prestatore e un solo committente pertanto è probabile che contenga un numero molto limitato di fatture se non una sola, ma anche nel caso siano diverse si è ritenuto necessario mostrarle una ad una per evitare di incorrere in errori. Se si è certi della correttezza dei dati importati ci si potrà limitare a confermare le schede in modo automatico.