Spesometro 2018 e Mini Spesometro 2019

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, dal 2019 lo spesometro per come avevamo imparato a conoscerlo è stato abrogato o per meglio dire ne è rimasta una piccola parte. La cadenza è diventata mensile e si devono indicare solo le fatture estere, da qui l’altro nome con cui è conosciuto : Esterometro. Questo ha fatto si che la maggior parte dei contribuenti, che opera solo con contribuenti italiani, ne sia di fatto esentato. Ma anche chi emette fatture verso l’estero può decidere di inviare fattura elettronica anche verso i soggetti esteri e di conseguenza l’esterometro diventa superfluo.

A causa di una serie di proroghe al momento non ha ancora esordito. L’ultimo spostamento quello di un paio di settimane fa che porta al 30 Aprile 2019 la scadenza per le fatture emesse e ricevute nel primo trimestre 2019, dopo avrà cadenza mensile sempre entro la fine del mese successivo.

La struttura del file xml è uguale a quella definita nel vecchio tracciato per cui anche Gea.Net , nella versione aggiornata di febbraio, ha subito solo ritocchi di facciata, che però sono importanti in quanto si deve fare convivere lo spesometro del secondo semestre del 2018 con l’esterometro del 2019.

Entrando nella funzione Comunicazioni all’AE si noterà che come prima informazione ora viene richiesto il mese e l’anno ed in base a questo viene calcolato il periodo di riferimento. A regime, salvo ulteriori rinvii o modifiche, il calcolo del periodo (dal primo all’ultimo giorno del mese) sarà conforme, ma in seguito allo spostamento delle scadenze e all’accorpamento di più mesi, per il primo trimestre occorre modificare il periodo proposto inserendo dal 1 Gennaio 2019 al 31 Marzo 2019.

Inoltre, come detto, dal 2019 la maggior parte delle fatture non sarà da riportare pertanto per impostazione di base non viene inclusa NESSUNA fattura se non espressamente indicata. Per identificare i documenti da riportare è necessario impostare almeno una delle due opzioni seguenti :

  • spuntare “Aggiungi in …” nella scheda fattura
  • indicare sulla tabella Tipi Fatture (anche qui è stato inserito un check “Aggiungi in …”) che devono essere riportati tutti i documenti di quel gruppo.

Per lo spesometro 2018 invece non è cambiato granchè, se non per il fatto che inserendo anno 2018 ora viene proposto il semestre 1 Luglio-31 dicembre, anziché il trimestre come previsto prima della proroga. Al momento anche per lo spesometro 2018 rimane valida la scadenza del 30 Aprile 2019.

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Regole del servizio di assistenza Gea.Net

Dopo quasi tre mesi dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica è tempo di bilanci.
Anche se nelle ultime settimane si nota una lieve flessione, personalmente evado ancora più di 50 email al giorno di richiesta di assistenza – oltre alle varie telefonate – contro una media di 10-12 dei periodi precedenti.
Spero sia stato apprezzato il tentativo di rispondere sempre entro pochi minuti, ma per poter fornire un servizio adeguato è bene che anche gli utenti di Gea.Net si attengano ad alcune semplici regole :

  • Leggere il blog. La maggior parte delle richieste sono comuni a tutti gli utenti e sono documentate con articoli pubblicati su questo blog.
  • Aggiornare la versione. Appena disponibile un aggiornamento compare la comunicazione sulla Home Page di Gea.Net Pro o sul blog. Tenere aggiornata la versione è importante e lo sarà sempre di più in futuro perchè le regole dettate dall’Agenzia delle Entrate per l’inoltro dei flussi cambia costantemente. Utilizzando versioni non aggiornate è facile inoltrare informazioni errate o incomplete.
  • Richiedere assistenza ESCLUSIVAMENTE via email a meno che non sia stata attivato un servizio di assistenza telefonica. I servizi Premium Pack Mini/Medium/Maxi non prevedono l’assistenza telefonica diretta e continue interruzioni non consentono di evadere le altre richieste. Il mancato rispetto di questa norma in futuro potrebbe portare a ridurre per tutti le fasce orarie dedicate all’assistenza.
  • Usare i ticket per urgenze. Qualora la risposta via email non sia adeguatamente esaustiva o tempestiva gli utenti di questi servizi possono utilizzare i ticket di assistenza telefonica. Facendo richiesta via email verranno presto ricontattati.
  • Non fare passare troppo tempo per valutare la risposta. L’evasione di una richiesta di assistenza può comportare fasi di test anche di ore in seguito alle quali viene data una risposta che potrebbe anche non essere definitiva. Se la verifica della risposta data avviene dopo ore o addirittura giorni può essere necessario ripetere il test dall’inizio.
  • Dare sempre un feedback anche se positivo. E’ buona norma chiudere una discussione in modo esplicito anche se il problema è stato risolto. Rispondere con un “OK” comporta solo due secondi.
  • Valutare attentamente le risposte date. Sembra incredibile ma molte volte le risposte vengono lette distrattamente magari perchè convinti che anche la scrittura sia avvenuta frettolosamente. A volte vengono ignorate le soluzioni proposte anche quando corrette. Può sembrare sgarbato, ma alle volte l’unica possibilità è rispondere con un “Legga attentamente il messaggio precedente” o non rispondere perchè si ripeterebbero le stesse cose.

Grazie a tutti per la collaborazione.

Fattura elettronica non ricevuta dal cliente

Gli utenti che usano o hanno usato vecchie versioni di software gestionali potrebbero avere riscontrato un problema di mancato recapito delle fatture elettroniche ad aziende di persone. Fatture che al mittente risultano correttamente inviate ma il destinatario dice di non avere ricevuto.
Aprendo il file xml generato da una versione di software distribuita prima del 2019 (ad esempio Gea.Net Pro 5.3i o precedente) si può notare la presenza del codice fiscale ma non della partita IVA. Questi due dati spesso coincidono nelle società di capitali o nelle PA ma nel caso di professionisti o società di persone sono diverse.
Se importando un file xml così creato non si ha avuto l’accortezza di inserire anche la partita IVA prima dell’invio ad SDI, viene quindi inviato un documento in cui è presente il codice fiscale ma non la partita IVA.
Naturalmente la cosa potrebbe accadere anche in senso inverso ovvero di non ricevere una fattura che il nostro fornitore ci assicura di avere inviato.

Perchè succede.
La causa è dovuta al fatto che fino allo scorso 2018 la fatturazione elettronica era solo verso PA e l’unico dato richiesto dalla FEPA 1.1 era il codice fiscale. Il tag per la partita IVA non era proprio previsto in quanto per tutte le PA questi due dati quasi sempre coincidono e nei rari casi in cui non è così, l’ente viene riconosciuto dal codice fiscale.
Quindi nelle vecchie versioni è normale che non sia presente, nel caso fosse stato presente il file sarebbe stato scartato.
Inoltre il SDI, probabilmente anche per compatibilità con vecchi software ancora in circolazione, accetta comunque invii che hanno uno solo dei due dati in quanto i contribuenti sono riconosciuti dall’anagrafe tributaria attraverso il codice fiscale.
Ma non solo. Se il destinatario utilizza il software fornito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) lo riceve correttamente sul proprio cassetto fiscale.
Il problema nasce se il destinatario ha deciso di avvalersi di un intermediario per gestire le fatture elettroniche. E qui le situazioni sono molteplici in quanto ogni provider ha creato le proprie regole per l’inoltro.
Se l’intermediario riconosce il proprio cliente attraverso il codice fiscale come sarebbe corretto, l’inoltro avviene correttamente.
Allo stesso modo arriva a buon fine anche se lo riconosce attraverso la partiva IVA ma prima di cestinare una fattura, diligentemente ne verifica anche il codice fiscale.
Purtroppo però al momento la maggior parte degli intermediari elimina il file senza porsi troppi problemi. Nella speranza venga sanata presto, questa situazione è molto spiacevole perchè crea problemi di disallineamento tra cliente/fornitore.

Come risolvere.
Detto che per il mittente l’invio della fattura è comprovato dalla conferma di invio ricevuto dal SDI, l’unico appunto che può essere mosso è che si tratti di una fattura a persona fisica anziché ad una azienda.
Tuttavia il problema è piuttosto noioso non tanto nelle conseguenze ma piuttosto nella gestione operativa della soluzione, perchè il mittente sarà incalzato dal proprio cliente che gli notifica la mancata ricezione.
Prima di tutto occorre accertarsi che il codice fiscale inserito sia corretto perché altrimenti sarà stata ricevuta da un altro soggetto. Infatti SDI non accetterebbe documenti con codici fiscali non validi e riconosciuti.

Se si verifica che è corretto l’unica soluzione che sistema le cose per entrambi sarebbe emettere nota di credito inviandola con la sola presenza del codice fiscale (cioè senza indicare la partita IVA). Quindi, dopo essersi assicurati di avere una versione aggiornata del software, riemettere fattura verificando che su xml siano presenti sia partita IVA che codice fiscale.
Sperando che nel frattempo l’intermediario non abbia cambiato le proprie regole di inoltro, la prima fattura e la nota di credito non verranno mai ricevute (potrebbe essere stata emessa verso una persona fisica che non è interessato a mantenere copia elettronica) mentre la seconda fattura verrà ricevuta.

Una soluzione più rapida sarebbe che il destinatario chiedesse al proprio intermediario di recuperare e inoltrargli il file inavvertitamente scartato, ma è facile intuire che non è semplice essere accontentati.

Altre alternative più fantasiose dovrebbero essere valutate con i consulenti di entrambe le parti e le riporto solo come idea di fattibilità nel caso si parlasse di un numero notevole di documenti.

  • Il destinatario potrebbe registrare la fattura in formato cartaceo su sezionale separato con l’annotazione che il flusso elettronico, risulta emesso dal mittente, ma non è stato ricevuto a causa di problemi tecnici.
  • Potrebbe registrare una autofattura per recuperare l’IVA segnalando di non avere mai ricevuta la fattura che invece risulta emessa.
  • Potrebbe essere inviato il file xml per posta elettronica standard o PEC al cliente in modo che possa caricarlo in contabilità. Ma anche così in caso di controllo egli non avrà riscontro sul proprio cassetto fiscale.

Tutte queste soluzioni alternative sono in qualche modo delle forzature e sarebbero teoricamente passibili di sanzioni per il destinatario che non riesce a dimostrare la buona fede.
Si ricorda che per i documenti emessi fino a giugno 2019 non verranno applicate sanzioni in caso di errori formali e forse neanche dopo perchè al momento si parla di una percentuale sull’evasione dell’IVA che in questo caso non si concretizzerebbe, ma una consultazione con lo studio è bene venga fatta prima di decidere il da farsi.

In qualunque modo si decida di procedere bisogna gestire un contrattempo, pertanto ancora una volta bisogna ricordare di aggiornare costantemente i software e verificare sempre ciò che si sta per spedire.

Novità in Gea.Net Pro 5.3r

Nella nuova versione 5.3r sono stati apportati diversi miglioramenti e nuove informazioni sull’intercambio di dati con SDI per la fatturazione elettronica ma sono state fatte alcune revisioni anche alle tabelle.

Cambio di destinazione per le tabelle con sola descrizione 

Alcune tabelle molto semplici sono state spostate per dare maggiore velocità operativa. E’ il caso ad esempio delle unità di misura o della tipologia anagrafiche. Queste ora non sono più gestite in “Tabelle” ma direttamente nelle impostazioni, in una cella multiriga dove ogni riga riporta una voce che si vuole mostrare in tabella.

Tolta la causale dalla tabella tipo fattura

Il collegamento TIPO FATTURA – CAUSALE sui DDT era praticamente inutile in quanto l’informazione importante è la causale (era una scomoda eredità di quando DDT e FATTURE venivano gestite dalla stessa funzione).
In pratica veniva chiesto di inserire un TIPO FATTURA con il solo scopo di agganciare la causale collegata. Ora anche sui DDT passivi si inserisce direttamente la causale e tutto è più semplice.
Nella lista si vedono ancora entrambe le voci ma il tipo documento, che si potrebbe eliminare, è rimasto solo per compatibilità con le vecchie registrazioni mentre le nuove riportano tutte “DD”.

Inoltre questo agli utenti creava confusione sulla tabella TIPO FATTURA in quanto non era usato per le fatture (ne di acquisto che di vendita) ma solo dai DDT. Dalla tabella ora è sparito il collegamento con la causale e tutte la fatture sono VE o AC (come anche prima peraltro).

Rinominate alcune proprietà come il nome dell’agente.

Alcune proprietà del database sono state rinominate. Tra queste anche il nome dell’agente e per utenti che provengono da versioni molto lontane nel tempo, stampando ordini o ddt può capitare di trovare scritto nella cella agente

?AN_ANAG_AG

Si tratta di modificare le “impostazioni di stampa” per le quali si trova documentazione e tutorial al link http://www.geanetweb.com/help/Base06B.htm

Ordinando le voci di stampa per descrizione si noterà che la riga “Agente” compare due volte. Quella con i valori nelle celle X e Y è quella non più utilizzata mentre sull’altra riga le celle x e Y dovrebbero apparire vuota. Si tratta di invertire questi valori tra le due righe.

Se invece l’agente non deve essere stampato, l’operazione più veloce è quella di azzerare i valori nella sola riga che li contiene.
In questo caso non sarebbe male riutilizzare questo spazio per un’altra informazione come potrebbe essere ad esempio il codice fiscale per dare uniformità con le fatture.

Premium Pack MINI ancora più economico

Rivisto il servizio Premium Pack Mini che dal 2019 diventa ancora più economico.

La revisione è pensata soprattutto per andare incontro alle società di servizi con pochi documenti (massimo 200 all’anno), che utilizzano il gestionale su un solo PC ed esclusivamente per registrare ciclo attivo o passivo. Quindi niente Contabilità, Magazzino, Produzione, CRM, Presenze e altri add-in.
Tutta nuova anche la versione di Gea.Net Pro messa a disposizione per poter sfruttare questo servizio, perfettamente compatibile con le nuove esigenze di fatturazione elettronica e con Fattura e Corrispettivi , la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate per l’inoltro delle fatture al Sistema Di Interscambio.

Attenzione, però. Il servizio non è disponibile per versioni precedenti di Gea.Net mentre lo sarà per tutte le versioni successive. Pertanto per poter attivare il servizio occorre scaricare Gea.Net Pro 5.3q da https://sourceforge.net/projects/geanetprov5/

Per chi ancora utilizza una versione precedente è importante sapere che il database è pienamente compatibile con Gea.Net 5.3 mentre per altre meno recenti occorrerebbe la conversione. Se la versione usata è vecchia di qualche anno, per non andare incontro ad altre spese, si potrebbe sfruttare il periodo di inizio anno e configurare 5.3q come nuova installazione.
Infatti versioni diverse di Gea.Net possono convivere senza problemi anche sullo stesso PC. Si avrebbero così due versioni completamente autonome e quando non servirà più si potrebbe rimuovere la precedente senza intaccare la nuova.

Ma il vero punto di forza è certamente il prezzo, 72 Euro/anno + 5 Euro per contributo di attivazione (solo il primo anno). Totale : 77 Euro per tutto il 2019.

E se le esigenze cambiano ? Nessun problema, in qualunque momento si potrà passare ad un servizio superiore tra quelli disponibili alla pagina http://www.fborghi.it/Services.htm#ASSANN  pagando l’integrazione per i soli mesi ancora da godere.

Importazione file XML di Fattura Passiva con Gea.Net Pro

Per rendere ancora più veloce l’inserimento delle fatture passive non c’è niente di meglio dell’importazione diretta del file XML che il fornitore produce e riceviamo tramite Sistema Di Interscambio. Nel nostro spazio in realtà potremo ricevere la fattura del nostro fornitore con un file in formato p7m (anziché xml). L’estensione p7m rappresenta un file in formato compresso su cui è stata apposta la firma digitale e di conseguenza occorre prima “aprirlo” ed estrarne il contenuto esattamente come si farebbe con un file zip. Purtroppo al momento Windows10 non include di base una funzione per trattare i file p7m come invece prevede per i file zip, quindi occorre utilizzare un software esterno. La buona notizia è che in rete se ne trovano diversi e sono quasi tutti gratuiti. Tra questi i più utilizzati sono :

Importare la fattura passiva per mezzo dell’xml ricevuto è una buona idea, non solo per scongiurare possibili errori di digitazione ma anche per inserire direttamente la scheda anagrafica del fornitore stesso nel caso si trattasse del primo rapporto commerciale. Il fornitore viene riconosciuto attraverso la partita IVA che di conseguenza, se non trovata nelle anagrafiche fornitori, rappresenta anche la discriminante per identificare un nuovo rapporto commerciale.

Purtroppo il file xml non contiene tutte le informazioni che ci servirebbero per la registrazione contabile perciò alcuni dati, come la contropartita o il codice pagamento, saranno prelevati dalla scheda anagrafica del fornitore. In pratica verrà assegnato lo standard previsto in essa ma in seguito all’importazione sarà aperta la scheda della fattura in modo che l’operatore sia libero di apportare eventuali modifiche sulla singola fattura.

Le funzioni per l’importazione (una dei soli totali – consigliata – e l’altra anche delle singole righe) sono disponibili sulla barra comandi della funzione

Contabilità -> Acquisti -> Inserimento Fatture Passive 

La seconda voce permette di valorizzare la fattura riportando tutte le Righe Articoli contenute sull’XML. Questa funzione è comoda per registrare una fattura accompagnatoria e caricare in automatico le quantità a magazzino tuttavia il codice articolo presente sul database può essere riconosciuto solo se sull’XML è presente il tag “CodiceValore” e la stessa informazione è stata caricata sulla scheda articolo, tab Altri Dati Generici, celle Codici E-Fattura (Tipo/Valore) . Se nel file o sulla scheda non sono presenti i tag “CodiceValore” articolo o se non si vuole caricare il magazzino è meno dispersivo inserire le fatture con i soli totali.

E’ possibile importare anche file contenenti più fatture e anche in questo caso, dopo l’importazione verranno aperte le schede delle fatture una ad una. Un file di e-fattura identifica il rapporto tra un solo prestatore e un solo committente pertanto è probabile che contenga un numero molto limitato di fatture se non una sola, ma anche nel caso siano diverse si è ritenuto necessario mostrarle una ad una per evitare di incorrere in errori. Se si è certi della correttezza dei dati importati ci si potrà limitare a confermare le schede in modo automatico.

Codici sul file xml di Fattura Elettronica

La fatturazione elettronica ha preso il via da diversi giorni ma ho riscontrato che molti utenti di Gea.Net non hanno ancora valorizzato correttamente le tabelle associate alle fatture. Spesso si è fatto un lavoro parziale sistemando i dati delle anagrafiche dei clienti e ci si è dimenticati (o non si è capito che doveva essere fatto) di sistemare le altre tabelle. Cosa peraltro molto veloce e che è bene fare al più presto anche se per la natura degli errori che ne possono scaturire, per i primi sei mesi non si dovrebbe incorrere in sanzioni.

Il file xml che deve essere importato per l’invio al Sistema di Interscambio infatti contiene alcuni codici che devono essere valorizzati correttamente ma che non sono previsti sulla scheda fattura di Gea.Net. Non si tratta di una mancanza ma essi sono associati nelle impostazioni o alle tabelle usate ed agganciati in modo automatico (pagamento, esenzione o altri fattori). Per venire incontro agli utenti, Gea.Net nel caso non siano valorizzati questi codici cerca di assegnarli autonomamente indicando quello più probabile. Per forza di cose non sempre è corretto ed occorre che l’utente valorizzi preventivamente queste tabelle.

Prima di analizzare i singoli codici, anticipo che la prassi corretta sarebbe verificare sempre i valori nel breve tempo che intercorre tra l’importazione del file xml e l’invio a SDI. Infatti quasi tutte le piattaforme permettono di verificare e modificare i dati importati e se si riscontrano errori, oltre a correggere la singola fattura prima dell’invio, è bene sistemare le tabelle di Gea.Net per non ripetere lo stesso errore sui documenti successivi.

 

Regime Fiscale

Il regime fiscale deve necessariamente essere indicato nelle impostazione dei Dati Anagrafici aziendali. Non può essere omesso pena lo scarto del file e per impostazione predefinita è RF01 , cioè il regime ordinario. Tra i codici possibili troviamo :

  • RF01 Ordinario
  • RF02 Contribuenti minimi (art. 1, c.96-117, L. 244/2007)
  • RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/2000)
  • RF16 IVA per cassa P.A. (art. 6, c.5, D.P.R. 633/1972);
  • RF17 IVA per cassa (art. 32-bis, D.L. 83/2012)
  • RF18 Altro
  • RF19 Forfettario (art.1, c. 54-89, L. 190/2014).

 

Tipo Documento

Anche il tipo documento è fondamentale e deve essere valorizzato nella tabella Tipo Fatture. Il valore predefinito per tutti i pagamenti è TD01 che va bene per la maggior parte dei tipi presenti in tabella ma ad esempio non è corretto per le Note di Credito , che quindi è una di quelle righe che deve obbligatoriamente essere rivalorizzata con il valore TD04. I possibili valori da riportare nella cella Cod.Tipo sono :

  • TD01 Fattura
  • TD02 acconto/anticipo su fattura
  • TD03 acconto/anticipo su parcella
  • TD04 nota di credito
  • TD05 nota di debito
  • TD06 parcella

 

Tipo Pagamento

Ad ogni codice della tabella Pagamento sono agganciati due codici : Condizioni e Modalità

Le condizioni sono valorizzate con TP01 che dovrebbe essere accettabile per quasi tutti i codici (tranne forse chi paga con anticipo) anche se i valori ammessi possono essere TP01: pagamento a rate TP02: pagamento completo TP03: anticipo. Naturalmente usare TP01 in caso di una unica rata è una forzatura e per tutte i tipi di pagamento che hanno una unica scadenza è più corretto usare TP02.

La modalità di default associata è MP05 (bonifici) pertanto questo valore deve obbligatoriamente essere corretto in tutti i pagamenti per Ri.Ba, ad esempio. Si veda sotto i valori consentiti :

  • MP01 contanti
  • MP02  assegno
  • MP03  assegno circolare
  • MP04  contanti presso Tesoreria
  • MP05  bonifico
  • MP06  vaglia cambiario
  • MP07  bollettino bancario
  • MP08  carta di credito
  • MP09  RID
  • MP10  RID utenze
  • MP11  RID veloce
  • MP12  Riba
  • MP13  MAV
  • MP14  quietanza erario stato
  • MP15  giroconto su conti di contabilità speciale
  • MP16  domiciliazione bancaria
  • MP17  domiciliazione postale
  • MP18  bollettino di c/c postale
  • MP19  SEPA Direct Debit
  • MP20  SEPA Direct Debit CORE
  • MP21  SEPA Direct Debit B2B
  • MP22  Trattenuta su somme già riscosse

Natura (dell’esenzione)

Nel caso di non applicazione dell’IVA occorre indicare la natura dell’esenzione. Quindi nella tabella Esenzioni deve essere caricata la cella Cod.Natura. Anche se con qualche piccola eccezione, di dafault viene valorizzata a TD04 (esenti) ma deve essere rivalorizzata per tutte le altre voci (non soggette, non imponibili, ecc.). I valori consentiti sono :

  • N1 escluse ex art. 15
  • N2 non soggette
  • N3 non imponibili
  • N4 esenti
  • N5 regime del margine
  • N6 inversione contabile (reverse charge)
  • N7 IVA assolta in altro stato UE (vendite a distanza ex art. 40 c. 3 e 4 e art. 41 c. 1 lett. b,  DL 331/93; prestazione di servizi di telecomunicazioni, tele-radiodiffusione ed elettronici ex art. 7-sexies lett. f, g, art. 74-sexies DPR 633/72)

 

Tipo Cassa

I professionisti che versano ad una cassa previdenziale devono valorizzare la cella Cassa Previdenziale nelle impostazioni scrivendo in essa sia il codice che una descrizione anche abbreviata. Quello che sarà riportato sul file saranno solo i primi 4 caratteri quindi se indicato “TC22 INPS” sul file sarà riportato TC22. Se la cella non viene valorizzata la cassa non sarà gestita sul flusso. I codici consentiti sono :

  • TC01 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Avvocati e Procuratori Legali
  • TC02 Cassa Previdenza Dottori Commercialisti
  • TC03 Cassa Previdenza e Assistenza Geometri
  • TC04 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ingegneri e Architetti Liberi Professionisti
  • TC05 Cassa Nazionale del Notariato
  • TC06 Cassa Nazionale Previdenza e Assistenza Ragionieri e Periti Commerciali
  • TC07 Ente Nazionale Assistenza Agenti e Rappresentanti di Commercio (ENASARCO)
  • TC08 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Consulenti del Lavoro (ENPACL)
  • TC09 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Medici (ENPAM)
  • TC10 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Farmacisti (ENPAF)
  • TC11 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Veterinari (ENPAV)
  • TC12 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Impiegati dell’Agricoltura (ENPAIA)
  • TC13 Fondo Previdenza Impiegati Imprese di Spedizione e Agenzie Marittime
  • TC14 Istituto Nazionale Previdenza Giornalisti Italiani (INPGI)
  • TC15 Opera Nazionale Assistenza Orfani Sanitari Italiani (ONAOSI)
  • TC16 Cassa Autonoma Assistenza Integrativa Giornalisti Italiani (CASAGIT)
  • TC17 Ente Previdenza Periti Industriali e Periti Industriali Laureati (EPPI)
  • TC18 Ente Previdenza e Assistenza Pluricategoriale (EPAP)
  • TC19 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Biologi (ENPAB)
  • TC20 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Professione Infermieristica (ENPAPI)
  • TC21 Ente Nazionale Previdenza e Assistenza Psicologi (ENPAP)
  • TC22 INPS

Fattura Elettronica errata, che fare ?

Da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica sarà capitato a molti di avere inviato una fattura errata o incompleta.
Purtroppo chi si è imbattuto in questa esperienza ha potuto riscontrare che la soluzione non è un semplice re-invio della fattura modificata (che verrebbe scartata) ma si deve necessariamente fare una nota di credito e successivamente emettere una nuova fattura.
Gea.Net Pro mette a disposizione due funzioni, nate per altri scopi e disponibili da diverse versioni, ma che sono molto utili anche in questa situazione.
Le operazioni da eseguire sono quelle riportate di seguito :

  • Aprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Nota di Credito
  • Viene generata e aperta la nota di credito che può essere modificata, stampata o per la quale si può creare il file xml da inviare a SDI
  • Riaprire la fattura errata e da Barra comandi selezionare Funzioni, Genera, Duplica Documento
  • Viene generata e aperta una nuova fattura simile a quella errata. Naturalmente prima di creare il file xml da inviare a SDI si devono apportate le modifiche del caso.
  • Inoltrare a SDI i due file xml (quello della nota di credito e quello della fattura)

La generazione della nota di credito e della nuova fattura riporteranno data del giorno per evitare di assegnare numeri non in sequenza con le date. E’ giusto sia così e basterà verificarne la correttezza dei progressivi.
Questa rapida procedura permette di sopperire ad un errore in pochi secondi tenendo allineato i dati presenti in Gea.Net Pro con quelli su SDI

Sicurezza a rischio per le aziende italiane ?

La fatturazione elettronica è partita senza grossi intoppi ma qualche voce fuori dal coro solleva preoccupanti interrogativi sulla effettiva riservatezza delle informazioni commerciali contenute in fattura, mettendo in dubbio la tenuta del libero mercato a medio termine. Ma è veramente così ?
Ammetto che il titolo dell’articolo è un po’ forte ma nasconde un fondo di verità. Vi prego di continuare a leggere perchè verranno proposte soluzioni per tutelarci.

Chi detiene i nostri dati ?

Al momento non esistono ancora stime ufficiali ma assieme ad alcuni colleghi abbiamo fatto un veloce calcolo su un campione di qualche migliaia di aziende, cioè su un numero che a fini statistici non è molto significativo ma è comunque interessante perchè ripartito sull’intero territorio nazionale e riferito ad aziende di tutti i settori e dimensioni (con una leggera penalizzazione per le piccole imprese).

Emerge che solo poco più del 20% di aziende ha scelto di avere un rapporto diretto con l’Agenzia delle Entrate attraverso Sogei, Poste Italiane o altre imprese di proprietà pubblica. Il restante affida i propri dati ad un intermediario privato e già questo va oltre le previsioni più pessimistiche della vigilia.
Se poi si analizzano chi sono gli intermediari ne consegue che i tre maggiori produttori di software per commercialisti, che nei mesi scorsi hanno adottato una politica commerciale spietata, sono anche ai primi tre posti.
La fetta di mercato che servono è rispettivamente di circa il 18, 11 e 8 % delle imprese italiane.
Visto che per ogni azienda utente vengono trattate sia le fatture in uscita che quelle in ingresso, diventa facile calcolare che questi soggetti vedranno transitare e conserveranno (quasi la totalità degli utenti ha chiesto di attivare il servizio di conservazione) del 33, 20 e 15 % dei rapporti commerciali attivi sul territorio nazionale con tanto di prodotti, prezzi e condizioni di pagamento.

Fatto un altro rapido calcolo di combinazioni ne deriva che 3 aziende private da sole vedranno transitare sui loro server quasi la metà di tutti i rapporti commerciali che si svolgono in Italia mentre una da sola ne vedrà un terzo.

Questa è una mole di informazioni in mano ad una azienda privata, che come tale deve rendere conto solo ai propri azionisti, disegna uno scenario inquietante. Personalmente non sono mai stato un amante della PA perchè spesso è stato sinonimo di inefficienza, ben venga il privato e bla,bla,bla, ma mi piace ancora pensare che in fondo il pubblico siamo noi.

Cosa fare ora ?

In questi mesi sono state dette tante mezze verità e auspicabilmente nei prossimi tempi le aziende italiane ne prenderanno coscienza e forse rivedranno le scelte fatte, ma per il momento non rimane che fare alcune valutazioni e adottare qualche soluzione per tutelarsi dal rischio.

Provare ‘Fatture e Corrispettivi’

Una buona parte delle persone con cui ho parlato nei mesi scorsi mi ha confermato di avere scelto un intermediario solo per paura di non riuscire ad emettere fatture. In realtà se ci fossero problemi sui server dell’SDI non riuscirebbero ad accedere neppure gli intermediari e presumibilmente il servizio sarebbe sospeso temporaneamente, mentre la sospensione non si verificherebbe se ci fossero problemi presso il data center di un intermediario. Poi ho riscontrato come tanti professionisti o piccolissime imprese che non hanno mai avuto un sistema gestionale in azienda siano stati convinti che ‘Fatture e Corrispettivi’ non fosse così efficiente come la piattaforma X, quando invece si sarebbe dovuto spiegare che se non si possiede un gestionale da cui attingere, i dati devono essere inseriti a mano e la velocità dipende in buona parte dall’operatore e non dalla piattaforma.

Per qualunque motivo sia stata fatta una determinata scelta, provare anche Fatture e Corrispettivi (se non si possiedono i dati per l’accesso possono essere richiesti al delegato che ha eseguito la nostra registrazione, solitamente lo studio) costa solo pochi secondi e se non riscontrate grosse differenze probabilmente si sta pagando per un servizio superfluo. Per chi poi non lo avesse già fatto è bene anche esercitare l’opzione di conservazione.

Non conservare i propri documenti presso gli intermediari
Solo se diamo mandato di conservazione il provider potrà mantenere archiviati i nostri documenti sui propri server.
Ho sentito diversi motivi per cui si dovrebbe dare mandato di conservazione all’intermediario ma pochi mi hanno convinto. Spesso ho sentito dire che il contratto di servizio dell’Agenzia non tiene conto dei diritti dell’utente, che perderanno i documenti e che siamo costretti a rinnovare il servizio ogni tre anni con il rischio di dimenticarci e quindi perdere le fatture precedenti. In verità quasi nessuno ha letto i contratti e ci siamo fidati del sentito dire.
Se diamo mandato all’Agenzia questa dovrà mantenere le fatture per 15 anni. E’ vero che ogni tre anni dovremo rinnovare l’opzione ma verremo avvisati via email e sulla home page del sito, lo stesso sito a cui accederemo per inviare nuove fatture o scaricare quelle ricevute. Anche se non sappiamo come saranno questi avvisi ritengo sia un po’ difficile dimenticarsi.
E se chiudiamo l’attività ? In quel caso potremmo cestinare le email e non accedere al sito ma i documenti inviati in precedenza rimarranno. Inoltre potremo riattivare il servizio ed eventualmente mandare i file relativi ai documenti emessi nel periodo in cui abbiamo interrotto il rapporto.

Indicare solo i dati obbligatori
La fattura elettronica può contenere tante informazioni ma la maggior parte di queste è facoltativa.
Di conseguenza meno dati mettiamo e meglio è, anche se tra i dati obbligatori quasi tutti sono estremamente delicati (dati del cliente, importi, modalità di pagamento).
Divulgare meno informazioni commerciali possibile e indicare una sola riga con il valore totale, fa della nostra fattura un documento meno appetibile di altri.
Se fosse possibile sarebbe bene mettere una sola riga di dettaglio con Descrizione=”servizio”, Quantità=1, Prezzo=Totale della fattura
Ma se dobbiamo riportare le singole voci quantomeno non indicare mai codici, prezzi unitari o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Se mai ci dovesse essere qualcuno che cercherà di carpire informazioni commerciali non lo farà aprendo ogni singolo file ma userà un software.
Se anche non riportiamo codici o informazioni tecniche, per un robot è molto semplice carpire informazioni utili dalla descrizione ed associarla al prezzo unitario della riga.
Un piccolo vantaggio ce lo darebbe riportare sempre Quantità=1 e il prezzo unitario uguale al totale, ma anche in questo caso le informazioni a cui attingere sono tante.
Nel caso di vendita di servizi l’ideale sarebbe inserire una sola riga con descrizione generica e prezzo totale ma per la vendita di beni non è consentito.
Per i beni non c’è soluzione migliore che riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale.

Usare canali diversi per la comunicazione con il cliente
Se sposiamo la linea di mettere sulla fattura meno dati possibile, non possiamo esimerci dal dare al cliente le informazioni della compravendita, che gli sono necessarie come i codici, i prezzi o le quantità.
La soluzione è tenere su un altro documento queste informazioni.
Per risparmiare tempo si potrebbe indicare tutto sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente attraverso altro canale.
In realtà se utilizziamo un gestionale possiamo continuare a stampare su carta o in PDF la fattura come siamo sempre stati abituati a fare, chiedendo agli sviluppatori di creare il file XML per la fattura elettronica che mascheri le informazioni più delicate.

Per concludere

I vantaggi reali che porta il servizio fornito da un intermediario possono essere soprattutto di due tipi :

  1. Se avete una grossa mole di fatture a fine mese potete copiare tutti i file xml in una determinata cartella e questi verranno inviati automaticamente. Però attenzione al rovescio della medaglia; copiare per errore dei file non verificati o temporanei significa farli partire in automatico e dovere poi emettere altrettante note di credito
  2. E’ possibile registrare le fatture passive in contabilità più velocemente ma se questo servizio è esterno si dovrebbe riuscire almeno a spuntare un risparmio sui costi di consulenza, altrimenti non ne abbiamo nessun vantaggio pratico

In entrambi i casi si possono riscontrare migliori performance solo se si superano il migliaio di fatture all’anno, in tutti gli altri scenari avrete pochi o nessun vantaggio e può essere che il gioco non valga la candela. Oltre al portafoglio ne godrà la privacy.

Inoltro Fatture Attive da Gea.Net Pro al SDI

La maggior parte dei contribuenti ha scelto di inoltrare i file attraverso il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”) o con altro software dedicato. L’operazione manuale per importare un file XML sulla propria piattaforma è solitamente molto semplice e non richiede più di qualche secondo. Il più delle volte è previsto una funzione “Importa XML” che chiede il nome del file da importare e procede all’invio in modo diretto. Se invece si vuole inviarlo, e magari monitorarne l’esito, direttamente da Gea.Net ci sono altre tre possibilità :

Invio tramite PEC

Il file XML di fattura elettronica generato può essere inviato direttamente all’Agenzia delle Entrate oppure al proprio provider che lo tratterà per l’inoltro. E’ possibile usare questa funzione solo in alternativa all’importazione del file sulla piattaforma scelta altrimenti si incorre in un doppio invio e di conseguenza nello scarto del flusso. Per adottare questa soluzione occorre indicare nelle Impostazioni di Gea.Net, la casella PEC dell’Agenzia (o del provider) a cui devono essere recapitati i files XML (si veda https://www.agenziaentrate.gov.it per maggiori dettagli), ricordando che la fattura è da considerarsi emessa solo se si riceve esplicito messaggio di accettazione o si verifica l’esito positivo sul cruscotto del provider/SDI.

Per inviarlo direttamente all’Agenzia delle Entrate occorre inserire l’indirizzo PEC fornito, oppure ‘sdi01@pec.fatturapa.it’ valido solo per il primo invio. Bisogna ricordare che l’Agenzia accetta messaggi solo se il mittente usa un indirizzo PEC attivo, in caso contrario il messaggio verrebbe ignorato inoltre non vengono accettate fatture verso la PA se non firmate digitalmente. Una volta inviata la email, per conoscere l’esito (scarto o accettazione) occorre monitorare la propria casella PEC. La risposta dovrebbe presumibilmente arrivare entro pochi minuti anche se il SDI si può prendere fino a 5 giorni di tempo.

Se invece si è attivato un servizio a pagamento e se questo dispone di un servizio di accettazione tramite posta elettronica, è possibile inviare il file XML al proprio provider tramite una semplice email. Quasi tutti i maggiori servizi  hanno disposto un sistema di ricezione via PEC e il messaggio non deve essere formattato in modo particolare ma è sufficiente che vi sia allegato il file XML anche non firmato (la sicurezza è gestita dalla PEC). La procedura è spesso simile a quella dell’Agenzia delle Entrate tuttavia le modalità possono variare da servizio a servizio e quindi è bene consultare l’assistenza del provider quantomeno per richiedere l’indirizzo email a cui devono essere inviati i files.

Invio tramite Servizio Locale

Alcuni provider mettono a disposizione dei clienti un piccolo servizio che monitora una cartella locale alla ricerca di file da inviare. Questa procedura è del tutto trasparente a Gea.Net. E’ sufficiente istruire questo servizio affinché controlli ad intervalli regolari la cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE . Personalmente non ritengo essere questa la migliore soluzione perchè nel caso si depositasse per errore un file nella cartella verrebbe inviato senza rendersene conto ed inoltre renderebbe più complicata una verifica prima dell’inoltro, ma indubbiamente è la soluzione più rapida perchè non richiedere neanche un semplice click.

Invio tramite Web Service

Se non si accetta il piccolo fastidio causato dal dover usare un sistema esterno (che si tratti di mail, sito o software) ma si vuole che tutto venga gestito all’interno di Gea.Net non rimane che fare colloquiare i due sistemi tramite Web Services. I vantaggi sono quelli di inviare la fattura con un click, monitorare lo stato della richiesta direttamente sull’elenco delle fatture di Gea.Net, importare in automatico in contabilità le fatture passive non ancora registrate.

Gea.Net non impone necessariamente un proprio sistema per l’inoltro della fattura elettronica ma lascia libero l’utente di scegliere la piattaforma preferita per l’invio al SDI. L’azienda utente dovrà chiedere al proprio provider se prevede la possibilità di integrazione con altri software tramite Web Services o API. La maggior parte di questi dispone di questa funzione anche se attivarla richiederà un costo supplementare.

Nel caso sia disponibile questo servizio e si voglia sfruttarlo, occorre richiedere le proprie credenziali e comunicare al team di sviluppo di Gea.Net che si intende procedere a stabilire una connessione tra i due sistemi. Gea.Net prevede già funzioni di comunicazione con alcune piattaforme ma in caso contrario sarà di competenza dei due team attivarsi per lo scambio informazioni tecniche al fine di renderla possibile.

 

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