Fattura Elettronica, che fare ?

Dal 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica anche tra privati. L’obbligo di emissione di documento elettronico diventerà obbligatorio per quasi tutti gli scambi commerciali. Oltre a professionisti con regime forfettario o aziende operanti in settori specifici che sono esentate, gli altri contribuenti dovranno sempre emettere fattura elettronica salvo alcune eccezioni (esempio vendita a soggetti esteri o privati) ma per ragioni che non affronteremo in questa sede, potrebbe essere vantaggioso per il contribuente emettere SEMPRE e SOLO fattura elettronica.

Della fatturazione elettronica se ne è già parlato tanto e diamo per scontato che le informazioni basilari siano già arrivate a destinazione.
Diamo anche per scontato che già si disponga di un software gestionale che esporta/importa le fatture attraverso un file in formato XML conforme alle ultime specifiche tecniche emanate dall’AdE.
A questo punto bisogna mettere a punto la strategia di comunicazione che più si addice alle dimensioni di ogni contribuente. Ci sono tre strade maestre da poter scegliere :

1) Delega al commercialista
Una parte di professionisti e piccole aziende percorrerà questa strada limitandosi ad inviare al commercialista le fatture estratte dal gestionale in formato XML.
Sul sito dell’Agenzia occorre registrare il soggetto che deve emettere/ricevere le fatture elettroniche identificandolo con un “indirizzo telematico” (Pec o Codice Destinatario).
Affinchè questo compito possa essere svolto da terzi (commercialista) occorre conferire una delega compilando un modello da sottoscrivere con firma autenticata e allegandovi copia del documento d’identità. Occorre infine indicare i codici di accesso che legano l’incaricato e il contribuente. Però sono operazioni che svolge il consulente a cui il contribuente si limita a comunicare la parte del PIN che riceverà per posta ordinaria dall’AdE.

2) Accesso diretto a “Fatture e Corrispettivi” o invio via PEC
Se non si vuole ricorrere ad un soggetto terzo e non si emette un elevato numero di fatture, la strada migliore è quella di accedere direttamente al servizio reso disponibile in modo gratuito dall’Agenzia. Anche in questo caso è preferibile delegare al commercialista le incombenze per la registrazione invece che correre in Posta (o presso altre Certificate Authority) per autenticarsi. In alternativa si potrebbe inviare il file XML via Pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (solo la prima volta poi ne verrà assegnato un definitivo).

Per ragioni di sicurezza non sarebbe possibile inviare direttamente al SDI il file in formato XML ma prima occorre firmarlo digitalmente. Al momento sembra che ‘Fatture e Corrispettivi’ si faccia carico anche della firma mentre via PEC dal 2019 dovrebbero essere accettati anche XML non firmati se contengono documenti destinati a privati (per le PA occorre sempre firmarli). Se necessario ci si deve organizzare per richiedere un sistema di firma digitale.

Come fornitori di servizi di firma digitale, ogni Certificate Authority va bene quindi si possono utilizzare tranquillamente gli strumenti eventualmente già disponibili in azienda. Tuttavia se necessaria, questa operazione di firma di flussi può risultare laboriosa e inoltre non tutti hanno già una sistema attivo. Il solo sistema di firma digitale costerebbe quasi come uno dei software più economici perciò se deve essere acquistato solo per questo scopo potrebbe essere il caso di valutare l’opzione successiva.

Se si adotta la soluzione ‘autonoma’ bisogna anche mettere in conto che a gennaio potrebbero esserci disservizi nei collegamenti al SDI a causa di sovraccarico dei server. Sarebbe frustrante non riuscire a collegarsi quando si hanno obblighi di invio dei documenti entro 5 giorni dall’emissione anche se per fortuna dovrebbe essere previsto un periodo di non sanzionabilità (forse tre o sei mesi) in caso di invii ritardati.

3) Utilizzo di un software di invio e conservazione
Visto che la connessione manuale al SDI può risultare per molti versi macchinosa, sono nati diversi software e servizi di interfacciamento diretto al SDI.
Si tratta per lo più di software che mettono a disposizione dell’utente, semplificandole, le operazioni più ricorrenti da e verso il SDI.
Non si tratta di veri gestionali perciò l’inserimento di una fattura risulta spesso un’operazione piuttosto laboriosa, ma mettono a disposizione una funzione di importazione del file XML creato dal gestionale permettendo anche di modificarlo.
Le operazioni di firma ed invio sono rese più fluide e la conservazione dei documenti è una funzione opzionale di cui è bene disporre.
In senso inverso, le fatture passive vengono prelevate dal SDI e rese consultabili. Se si tiene la contabilità in azienda, possono essere esportate in XML per poi importarle nel gestionale.
L’unico lato negativo di questa soluzione potrebbe essere il costo visto che il più delle volte si paga in base al numero di fatture emesse/ricevute, ma per il resto presenta una serie di vantaggi operativi non irrilevanti.

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Creare in pochi secondi una app Gea.Net per Android

Trasformare Gea.Net Web in una App Android è un’operazione molto semplice, veramente alla portata di tutti.
L’unica cosa che ci serve è Hermit, una app gratuita scaricabile da Google Play Store che permette di reinterpretare il contenuto di un sito web trasformandolo in una vera e propria app. Tra le altre cose Hermit include anche la configurazione per i social più usati ma non è lo scopo di questo articolo.
Non mi dilungo a parlare di Hermit perchè sulla rete si possono trovare tutte le informazioni necessarie. Consiglio a chi non lo conosce già di accedere a YouTube cercando "Hermit Android" o similari. Verranno proposti diversi tutorial che spiegano come creare una app partendo da un URL.

In pratica l’unica informazione necessaria per creare la nostra nuova app è l’URL (nel nostro caso "http://www.geanetweb.com/default.aspx") il cui inserimento viene richiesto appena si procede alla creazione, mentre il nome e il logo possono essere modificate a discrezione dell’utente.
Una volta creata la app suggerisco di fare tap sui tre puntini e selezionare "Aggiungi alla schermata Home" per avere un link diretto senza dovere aprire Hermit tutte le volte. Per rendere l’esperienza d’uso in tutto simile ad una vera app è bene anche accedere alle Impostazioni e selezionare "Schermo Intero" e "Senza Cornice".
Il risultato che si ottiene è il seguente :

HERMIT

Purtroppo anche l’operazione più semplice svolta all’interno di un gestionale (si pensi ad un ordine o ad una fattura) necessita di tutta una serie di informazioni che poco si addice a schermi di ridotte dimensioni e forse questo è il vero motivo per cui non si è mai sviluppato un mercato riservato esclusivamente ai nuovi devices, il cui uso è sempre visto come di supporto a soluzioni "in office".
Tuttavia Gea.Net Web è responsivo e si adatta egregiamente anche a schermi di 5 pollici pur se l’utilizzo ottimale lo si ottiene su un tablet o su un PC che rappresenta il suo ambiente nativo. Lo scotto che da pagare sugli schermi più piccoli è la necessità di fare un po’ di scroll nelle funzioni di gestione delle schede.

Altro vantaggio non irrilevante di questa soluzione è la possibilità di avere una interfaccia identica anche se ci si sposta su smartphone/tablet con Windows o iOS, per i quali Hermit al momento non è disponibile ma dove è pur sempre possibile sfruttare il browser integrato.

Distinta Base variabile

Ci si potrebbe trovare nella condizione di essere impossibilitati a determinare a priori la distinta base di un prodotto finito oppure, pur essendo possibile, potrebbe essere variabile in determinate condizioni.

E’ un caso molto frequente nel settore dell’abbigliamento o delle calzature dove a fronte di taglie o di colori diversi cambiano le quantità utilizzate. A volte si risolve creando un codice diverso per ogni combinazione taglia/colore ma spesso per ragioni pratiche si decide di soprassedere e creare un codice unico.

Anche in altri settori artigianali potrebbe essere impossibile sapere a priori la quantità di materiale necessaria. Si pensi ad esempio allo scarto/sfrido di materiale (pezzi inutilizzabili creati dai processi di lavorazione) come possono essere barre di ferro o di legno troppo corte per essere riadattate o montato su utensili per la lavorazione, oppure lo scarto sulle lamine e sui tessuti tagliati per realizzare il disegno di un prodotto o di un componente.

In tutti questi scenari è impossibile calcolare esattamente la quantità di materiale o di componenti utilizzati e non rimane che cercare di calcolare una media ben sapendo che in fase di inventario si verificheranno necessariamente delle differenze.

Così in caso di articoli di taglie diverse dovremo mettere la quantità necessaria per le taglie mediane (oppure un valore congruente in base alle taglie che si presume di produrre) , nel calcolo dell’uso delle barre o delle lastre dovremo inserire una quantità maggiorata necessaria a coprire gli scarti di lavorazione. Sono valori medi di scarto calcolati sul lungo periodo ben conosciuti dai responsabili di produzione, così ad esempio se normalmente lo scarto di materiale è del 7% , nella distinta base la quantità inserita dovrebbe essere il 107% di quella realmente necessaria.

Pur non potendo garantire la precisione assoluta, sul lungo periodo queste tecniche ci permetteranno di avere un ottimo grado di approssimazione fino a sfiorare la rilevazione puntuale delle giacenze.

Cicli di lavorazione variabili

In questo articolo voglio analizzare un problema piuttosto ricorrente soprattutto nelle aziende che producono articoli su commessa e spesso ci si trova ad integrare uno o più componenti che assumono valore diverso in base alla lavorazione necessaria per adattarlo al prodotto.

Si aprono tre scenari diversi. Vediamo come gestirli, non solo in Gea.Net ma anche nella maggior parte dei software gestionali in commercio :

1) La casistica più semplice è quella di adattare un componente ad una serie di prodotti diversi in base alle caratteristiche di questi. In sostanza sullo stesso componente avremo una lavorazione diversa a seguito dell’uso che ne dovremo fare e del prodotto finito (o componente) in cui dovrà essere assemblato. Potrebbero esserci diverse soluzioni ma la migliore spesso consiste nel creare un codice articolo (componente) diverso per ognuno dei casi differenziando per ogni scheda articolo (componente) il ciclo di lavorazione previsto. Infatti in questo contesto si presume che i tipi di lavorazione possibile siano pochi (forse 2 o 3) e che per ogni prodotto finito si dovrà procedere sempre con la stessa. Dunque avremo tanti articoli (componenti) con valore diverso in base al loro ciclo. Nella distinta base del prodotto finito andremo ad associare quello corretto (con valore già prestabilito) che di conseguenza determinerà anche il valore del PF.

2) Se invece il costo del componente è variabile in base al prodotto finito in cui sarà assemblato pur essendo possibile stabilirlo a priori, si presume per logica che esso sia da imputare al prodotto finito. In pratica si richiede una lavorazione particolare per adattare il componente a quel determinato prodotto. Ne consegue che l’operazione più corretta è inserire la lavorazione direttamente nel ciclo del prodotto finito.

3) Più problematico è quando il costo non è neanche imputabile al prodotto finito in quanto tale, ma la lavorazione necessaria può avere costi diversi imputabile a fattori esterni (urgenza, lavorante, costo a consuntivo, ecc.). Infatti in questo scenario non è possibile determinare a priori il valore puntuale del prodotto finito e non rimane che fare una media dei costi di lavorazione, cioè nel ciclo di lavorazione del componente dovremo mettere un costo “medio” di lavorazione. In sostanza siamo in una delle due condizioni precedenti ma non possiamo determinare il costo preciso del componente (e il valore del prodotto finito) se non a consuntivo. E’ pratica scorretta, seppur spesso adottata, modificare il valore del prodotto finito solo una volta realizzato perchè questo potrebbe influire sul prezzo applicato a future offerte – che verranno prodotte in condizioni diverse – ma soprattutto perchè in una valorizzazione al costo corrente è più corretto associare un costo medio (o presunto) piuttosto che l’ultimo costo (che potrebbe essere anche notevolmente più alto o più basso di quello comunemente pagato).

 

Queste tre condizioni sono quelle che normalmente si dovrebbero presentare ma non mancano casi particolari che sarebbe bene analizzare più in dettaglio con un consulente qualora dovessero verificarsi.

Rintracciabilità Alimentare e Lotti

La gestione della rintracciabilità alimentare e farmaceutica è un tema caldo da quando è stato emanato il Regolamento CE 178/2002
Il ritardo degli stati membri nell’adozione e la mancanza iniziale di sanzioni ha fatto si che fino al 2007 fosse per lo più ignorato, ma da allora ha tolto il sonno a diversi responsabili di produzione fino a diventare uno dei moduli più importanti per le aziende di questi settori.
Negli anni su questo blog abbiamo trattato l’argomento nelle varie sfaccettature analizzando via via le nuove funzioni che si andavano ad aggiungere nel modulo produzione di Gea.Net.

In questo articolo analizzeremo i processi interni da seguire per consentire una corretta rintracciabilità dei componenti e al termine vedremo come la tecnologia potrà supportare il responsabile della produzione.

Gestione della Rintracciabilità Alimentare e Farmacovigilanza

La gestione della rintracciabilità comporta che l’azienda adotti scrupolosamente procedure nella gestione e nell’archiviazione del magazzino che possono essere riassunti nei seguenti di seguito. Le operazioni che vedremo devono essere mantenute su un registro (anche cartaceo) e/o su database aziendale ma la legge impone che in caso di emergenza sanitaria vengano date risposte certe entro un tempo minimo pertanto l’utilizzo di un software gestionale sia di fatto obbligatorio anche per aziende di piccole dimensioni. L’ideale sarebbe archiviare i dati su gestionale e stampare giornalmente anche un registro e mantenere entrambi efficienti e rapidamente consultabili per almeno sei mesi.

Accettazione Merci in Arrivo

Al momento della ricezione della merce occorre :

  • verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a numero colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico
  • verificare l’integrità delle confezioni e l’etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale
  • separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori
  • informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti precedenti che deciderà l’azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti, e-mail, ecc.)
  • inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono a compilare la registrazione dei lotti acquistati
  • archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate

Stoccaggio delle merci

Gli addetti allo stoccaggio devono :

  • mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici
  • mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi
  • ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione si provvede a :

  • prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso
  • garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle distinte base (ricette), del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi
  • registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto deve essere annotato, per quella partita di prodotto, le materie prime utilizzate (fornitore/lotto di acquisto)
  • in alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto, pratica consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente, ma che risulta essere meno immediata in caso di emergenza oltre ad essere meno precisa (nello stesso istante potrebbero essere in via di utilizzo diversi lotti dello stesso componente)

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice lotto può contenere la data nel formato [GGMMAA] quindi un prodotto confezionato Martedì 19 Gennaio 2018 avrà il lotto AS190618, ma per brevità si potrebbe anche registrare il giorno giuliano o la sola settimana.

Etichettatura degli articoli

L’addetto al packaging dovrà verificare che :

  • ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti riportando quantomeno il lotto in caso non vi siano altri obblighi
  • il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita
  • accantonare i prodotti non correttamente etichettati avvisando il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità
Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza, quindi al momento della vendita si deve :

  • compilare i documenti di vendita con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
  • gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
  • stampare l’apposito registro della merce venduta

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve comunicarlo tempestivamente al Responsabile del Sistema di Rintracciabilità o all’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità deve attivarsi tempestivamente in ottemperanza alle normative vigenti, per il ritiro dei prodotti e per la segnalazione dei componenti che potrebbero esserne la causa dell’emergenza. I tempi possono essere diversi in base alla gravità e alla tipologia del prodotto ma normalmente devono essere date risposte entro 6 ore, tempo che lascia poco spazio di manovra.

Gestione della rintracciabilità con Gea.Net

In questo articolo non possiamo entrare nel dettaglio di come viene gestita tutta la rintracciabilità dal modulo produzione di Gea.Net , pertanto si rimanda il lettore a consultare il capitolo E3 della Guida Utente E , Produzione, CRM, Risorse Umane, Controllo Gestione o in alternativa a visionare il tutorial Produzione, Lotti e Tracciabilità . In particolare questa seconda opzione non richiede più di dieci minuti ed affronta complessivamente il tema (pur senza approfondirlo come la guida utente) e rappresenta un ottimo punto di partenza.

Bentornato SMAU

Era da qualche giorno che mi ripromettevo di scrivere due righe riguardo a SMAU.

Chi ha qualche anno di più identificherà SMAU con la fiera dell’informatica che si teneva a Milano a fine settembre (se ricordo bene).
Nei primi anni un evento per nerds che con il passare del tempo si era trasformato in un grande baraccone.
Pochi affari, costi alti per gli espositori, flotte di ragazzini alla ricerca di gadget. Il giusto mix per fare collassare il tutto.
Ricordo di avere partecipato come espositore uno degli ultimi anni. Sei giorni nelle vicinanze dello stand Mediaworld il cui business si basava sulla vendita di PC multimediali.
SMAU morì senza rimpianti nel giro di due anni ad inizio di questo secolo.

Ora SMAU è rinato da qualche anno ma di quella fiera mantiene solo il nome.
Niente più hardware (e poco software), solo servizi.
Gli espositori sono per lo più piccole aziende che hanno un know-how da proporre o Start Up alla ricerca di finanziatori.
Piccoli stand con una sedia, una scrivania e un PC, workshop di 50 minuti, diretta streaming per chi si vuole fare conoscere in tre minuti.
Durata dell’evento 2-3 giorni, visitatori in continua crescita, tutta sostanza e poco fumo negli occhi.
Si può andare alla ricerca di un idea da riproporre su larga scala o di uno stimolo per svilupparne una nuova.
Ma il vero punto di forza credo sia che si tratta di una fiera itinerante che si muove sia in Italia che all’estero, riservando ad ogni evento la centralità ai settori che sono maggiormente presenti sul territorio limitrofo.

Ringrazio la Regione Emilia Romagna per l’opportunità che mi è stata riservata e invito tutti a consultare https://www.smau.it . Un giro merita di essere fatto.

Fattura Elettronica tra Privati : Facciamo il punto

Ci stiamo avvicinando a grandi passi ad una scadenza epocale che cambierà il modo di lavorare delle organizzazioni italiane dal 1 Gennaio 2019 e che sarà anche un banco di prova di digitalizzazione dei documenti per tutta l’Europa.
Infatti i partner europei guardano con favore al tentativo di eliminare i documenti cartacei (non più considerati validi dal 2019), non solo per combattere l’evasione in Italia ma anche e soprattutto per snellire le burocrazie.

Sarà così semplice ? Molti addetti ai lavori nutrono qualche dubbio. Non tanto sulla riuscita, ma sui tempi di applicazione. Raccogliere la mole di documenti generati da 4 milioni di aziende, in un primo momento rischia di fare saltare il sistema creando disservizi o blocchi operativi.

Un primo test lo avremo il 1 Luglio quando scatterà la fatturazione elettronica obbligatoria per le cessioni di benzina e carburanti con la conseguente eliminazione della scheda carburanti. A fronte di un relativamente piccolo numero di documenti, come destinatari saranno coinvolte la maggior parte di aziende e professionisti.
A settembre si potrà correggere il tiro e rendere obbligatoria la e-fattura tra privati in modo graduale, magari per dimensione aziendale, o esentare alcune categorie (al momento risultano esenti le partite IVA in regime dei minimi).

Ma dal momento dell’entrata in vigore, qualsiasi fattura prodotta diversamente (in carta o altri formati) o che non viene inviata secondo i canali stabiliti sarà da considerare "non emessa".

Ma cosa cambierà in concreto ?
Per tutte le aziende che già lavorano con la PA cambierà solo il volume delle attività perchè nel peggiore dei casi potranno utilizzare lo stesso processo anche se saranno possibili anche modalità più dirette e semplificate.
Inoltre riceveranno le fatture passive nel proprio cassetto fiscale e questo dovrebbe essere un vantaggio in termini operativi.

Quelle che invece non hanno ancora operato con il Sistema Di Interscambio, cioè la piattaforma dell’AdE che gestisce le fatture elettroniche, potranno cominciare a documentarsi leggendo la circolare n.8/2018 dell’AdE del 30 Aprile 2018

Sono contenute regole e modalità che quasi certamente saranno riviste ma è già apprezzabile il tentativo di semplificazione che si cerca di dare.
Saranno resi disponibili strumenti gratuiti (una procedura web, una app e un software da installare su pc) oltre ai software di mercato che si dovranno adeguare alle nuove direttive. Sul sito dell’AdE è già disponibile e sarà potenziato il servizio di ricerca, consultazione e acquisizione (SdI).
Ogni soggetto abilitato all’inoltro e alla consultazione dovrà essere identificato attraverso protocolli sicuri per poter accedere alla propria area di competenza.
I servizi saranno resi accessibili identificandosi con lo SPID, usando le credenziali Fisconline/Entratel tramite la Carta Nazionale dei Servizi (Cns), mentre per accedere all’app occorrerà essere abilitati a Fisconline/Entratel.
Questo significa che, chi ancora non l’avesse, potrebbe anticipare i tempi richiedendo lo SPID presso Poste Italiana o attraverso diversi operatori on line.

Tra i servizi che saranno particolarmente graditi vi è la possibilità di adesione alla conservazione dei documenti (anch’esso gratuita) che avrà validità non solo fiscale ma anche civilistica.
Nella propria area autenticata sarà possibile generare un QR-Code contenente i dati necessari dei fornitori (probabilmente a partire dal codice fiscale), funzionalità che dovrebbe migliorare l’operatività soprattutto in aziende della grande distribuzione.

Un’altra importante novità è la possibilità di inviare le fatture emesse via PEC.
Per inoltrare le fatture via PEC sarà sufficiente inoltrare una richiesta via email scrivendo ad un indirizzo di posta elettronica dell’AdE che sarà reso pubblico nei prossimi mesi. Come risposta si riceverà un secondo indirizzo a cui dovranno essere inviate le fatture semplicemente allegandole ad un messaggio.
Questa procedura, che può sembrare farraginosa, è necessaria per evitare sovraccarichi permettendo di bilanciare le attività su più server.
La possibilità di invio tramite PEC sarà certamente apprezzata soprattutto da professionisti o piccole aziende perchè più snella per chi emette poche fatture e si eviterebbe di firmare digitalmente il file inviato, essendo la PEC uno strumento considerato sicuro.

Un’ultima considerazione è doverosa e riguarda un punto che deve certamente essere migliorato. Dalla prima bozza l’AdE si prende un tempo tecnico eccessivamente lungo per accettare/rifiutare il file ricevuto (fino a 5 giorni). Anche se a regime i tempi miglioreranno, non sono tollerabili attese che superano i pochi secondi. Infatti in caso di rifiuto del sistema, le fatture sono da considerare “non emesse” e pertanto non possono essere eseguiti ne i pagamenti ne le scritture contabili. Facile immaginare quali frustrazioni, disservizi e perdite economiche si verificherebbero nel caso il flusso, magari contenente l’intera fatturazione mensile, fosse rifiutato 4-5 volte.

Al momento queste sono le poche notizie trapelate ma si tratta di un work in progress che presumibilmente terminerà negli ultimi giorni di dicembre.

Per concludere
Molta è la preoccupazione originata dalla novità che ci attendono e questo articolo era doveroso per cercare di fare un po’ di chiarezza agli utenti di Gea.Net che si può considerare già conforme nella versione attuale (5.3).
Infatti, salvo modifiche di legge degli ultimi giorni che auspicabilmente non ci saranno, non sussistono incompatibilità con il tracciato XML delle fatture elettroniche emesse verso privati già in vigore dal 2018.
Dal punto di vista operativo creare il flusso XML si traduce in un clic esattamente come creare un PDF o una stampa.

In ultima analisi possiamo dire che molti saranno i benefici a discapito di qualche cambio operativo necessario.
Cercando di semplificare, le nuove incombenze si concretizzano in due soli punti :

  1. le fatture attive dovranno essere inviate via PEC allegando un file XML invece che un PDF, sempre che non risultino più comodi altri sistemi
  2. le fatture passive si riceveranno sulla propria area del SdI (e presumibilmente anche via PEC) invece che su normale posta elettronica e via posta

Ci saranno procedure da affinare e alcuni ostacoli da superare ma forse non tanti come potrebbe sembrare.

Novità sui servizi Gea.Net per i partner

Nell’ambito della revisione periodica dei servizi di collaborazione, da Aprile 2018 saranno introdotte interessanti novità.

Il servizio di Assistenza Partner includerà la possibilità di ricevere i sorgenti dell’ultima versione dei moduli base di Gea.Net Pro e degli aggiornamenti di versione che saranno rilasciati durante il periodo.
Si tratta di un notevole vantaggio economico per le piccole aziende che non intendono impegnarsi per diversi anni pur necessitando di un software sempre aggiornato.

Il servizio Pro4 è stato potenziato dando diritto ad uno sconto del 20% (invece del 10%) sull’Assistenza Partner per gli anni successivi alla scadenza qualora si decidesse di continuare la collaborazione.

Ma la maggiore novità è certamente la nascita di PRO2, il nuovo servizio di assistenza e aggiornamento dei sorgenti di Gea.Net Pro della durata di soli due anni ma con la possibilità di essere protratto agli anni successivi.
Il nuovo servizio è dedicato a Sviluppatori, a Partner e a Punti di Assistenza Gea.Net. Alla scadenza, come per gli altri servizi di assistenza pluriennale, è possibile decidere di passare al servizio "Assistenza Partner" con uno sconto del 20% sul prezzo di listino e con differimento di anno in anno. Pertanto se si decide di proseguire la collaborazione, si ha un impegno minimo che può sempre essere interrotto in qualunque momento.
Pro2 offre numerosi vantaggi rispetto ad altri servizi fino ad ora disponibile :

  • Rispetto alla richiesta diretta dei sorgenti è possibile lavorare sulla versione più recente e rimanere aggiornati per tutta la durata del servizio.
  • Se paragonato ad “Assistenza Partner", il costo è lo stesso che si dovrebbe sostenere per due anni di questo e anche il pagamento è dilazionato in modo da non esserci prossochè nessuna differenza. Ma rispetto all’opzione annuale sono inclusi maggiori servizi – tra cui anche 8 ore di formazione – e la possibilità di usufruire di forti sconti alla scadenza. Inoltre la durata non è sull’anno solare ma dalla data di sottoscrizione con ulteriori vantaggi in caso di attivazione in corso d’anno.
  • Rispetto a Pro4 e Pro6 il costo è sensibilmente inferiore e l’impegno è di solo due anni, durante i quali si ha comunque diritto agli aggiornamenti di versione.
    Nonostante questo, alla scadenza non si perde il diritto ai forti sconti qualora si intenda proseguire con la collaborazione.

Per maggiori info si veda http://www.fborghi.it/Sorgenti.htm#PARTNER

E per finire alcune offerte speciali valide per il solo mese di Aprile 2018. Fino al 30 Aprile sarà possibile richiedere i moduli base di Gea.Net Pro 5.2 al prezzo di 750 Euro (invece di 990) o 3 add-in al prezzo di 2 (in omaggio l’add-in con costo più basso).

Registrazione Fatture Passive 2017

Con D.L. 50/2017 è stato modificato il termine entro cui le fatture di acquisto devono essere registrate al fine di detrarre l’IVA. In particolare :

  • il diritto alla detrazione dell’imposta relativa ai beni e servizi acquistati o importati sorge nel momento in cui l’imposta diviene esigibile ed è esercitato al più tardi con la dichiarazione IVA relativa all’anno in cui il diritto alla detrazione è sorto; (prima di tali modifiche, il diritto alla detrazione veniva esercitato entro la dichiarazione IVA relativa al secondo anno successivo a quello di costituzione del diritto).
  • le fatture di acquisto devono essere annotate nel relativo registro IVA anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale IVA relativa all’anno di ricezione della fattura con riferimento al medesimo anno.

In ultima analisi viene richiesto di registrare le fatture di acquisto del 2017 in modo che l’imposta sia inclusa nella dichiarazione annuale IVA relativa all’anno 2017. Pertanto tutte le fatture passive dovranno essere registrate entro il termine della liquidazione IVA del quarto trimestre 2017 e comunque non oltre il 30/04/2018, data ultima per la presentazione della dichiarazione annuale IVA 2017.

Occorre precisare che per evitare complicazioni contabili tutte le fatture passive dovrebbero essere registrate entro la data del 31 dicembre. Qualora questo termine non fosse rispettato, ovvero si registrasse una fattura 2017 con data registrazione superiore al 1 gennaio 2018, si dovrebbe :

  • modificare la causale del movimento di prima nota al fine di evitare che essa venga riportate sui registri IVA del 2018. Pertanto la causale Vs.Fattura (cod. 20) usata abitualmente dovrà essere sostituita con altra causale non compresa tra i codici usati per identificare le fatture passive (per impostazione predefinita quelli compresi tra 20 e 2z). Inoltre dovrebbe essere ripreso il movimento contabile sostituendo la riga relativa all’IVA acquisti sostituendone il codice  (che per default è 30.01.003) con uno neutro.
  • al fine di poter detrarre l’importo relativo all’IVA, si dovrebbe poi intervenire in modo manuale sulla stampa del registro IVA , sulle stampe di liquidazione e sul processo per l’invio telematico della liquidazione.

Ne consegue che le operazioni da svolgere sarebbero diverse e tutt’altro che semplici. Di seguito riporto alcuni suggerimenti validi al momento ma che potrebbero non essere più corretti dopo eventuali successivi interventi chiarificatori diramati dall’Agenzia delle Entrate relativi alla nuova normativa. Dunque per evitare errori al momento si consiglia :

  • di sensibilizzare i fornitori alla consegna tempestiva di tutte le fatture 2017 (non sarebbe male inviare fin da ora una email a tutti i fornitori in elenco contenente una richiesta esplicita)
  • di attendere il più possibile prima di stampare li registro IVA di dicembre e il Libro Giornale al 31/12
  • prima di stampare definitivamente Registro IVA e Libro Giornale, assicurarsi di avere ricevuto tutte le fatture a chiusura dei Documenti di Trasporto e dei Contratti relativi all’anno precedente
  • se si riceve solo successivamente una fattura passiva, non registrarla nel modo classico (attraverso le funzioni “Inserimento Fatture Passive” o “Fatture e DDT Passivi”) ma registrare un movimento contabile manuale con causale Giroconto (o altra generica) senza movimentare il conto IVA. Se ad esempio si riceve una fattura di 122 Euro, registrare tale somma in Dare sul conto “Acquisti” e in Avere sul conto del “Fornitore”. Questo al fine di evitare che venga riportata per errore sul registro IVA del nuovo anno.

Facendo un po’ di attenzione la ricezione fuori tempo massimo delle fatture passive dovrebbe essere scongiurata ma se dovesse capitare o comunque per ulteriori chiarimenti contattate il servizio di assistenza o il vostro consulente aziendale prima di procedere.

Perchè Microsoft Access si corrompe

Microsoft Access è uno dei database più diffuso a livello mondiale, è molto semplice da manutenere, è compatto, garantisce buone prestazioni soprattutto se confrontate a database di pari livello come Mysql e ci sono tanti altri molti buoni motivi per usarlo. Ma come tutti i database, o i documenti in genere che non sono gestiti da un servizio, è più fragile di quelli il cui accesso è possibile solo attraverso un servizio che gira sul computer.

Ho deciso di scrivere questo breve articolo perchè mi confronto spesso con utenti che mi chiedono se vale la pena migrare a database come SqlServer o portare il database in cloud. Facendo un po’ di attenzione e conoscendo le possibili cause si possono prevenire situazioni spiacevoli e continuare ad usare la soluzione più leggera. Se poi questo non basta, migrare a qualcosa di più robusto è sempre possibile anche con tempi e costi estremamente contenuti.

A volte il database può danneggiarsi e gli utenti non ne riescono a capire il motivo ma spesso le cause sono da ricercare tra le seguenti :

  • Arresto improvviso : Di solito è il classico calo di corrente il cui picco alle volte è talmente breve da non essere sufficiente a spegnere il PC e quindi di fatto è impercettibile. In questa categoria possiamo annoverare anche difetti delle batterie del notebook. Il modo per prevenirlo è utilizzare un gruppo di continuità o verificare lo stato delle batterie dei notebook.
  • Problemi al disco rigido : Naturalmente il guasto o il malfunzionamento del disco rigido è tra le cause più difficili da prevedere ed è comune anche a database più robusti, anzi in questo caso le dimensioni solitamente più ridotte di Access sono un vantaggio. La prevenzione è sempre e solo una : fare le copie regolarmente.
  • Hardware di rete difettoso : Se c’è qualche difetto nel dispositivo di rete il database può agire in modo improprio e di conseguenza danneggiarsi. Questo problema può essere causato da una qualunque periferica come cavi di rete, hub, schede di rete, ecc. e se si aggiunge che la struttura di una rete negli ultimi tempi è composta da sempre più oggetti, il panorama diventa più inquietante. Con l’avvento delle reti wireless poi, il problema è cresciuto esponenzialmente e ora tra le cause troviamo anche le interferenze con altri apparecchi. Insomma capire dove sta il problema è un vero rompicapo e il più delle volte occorre affidarsi all’esperienza di un tecnico perchè anche gli strumenti non sono in grado di aiutarci. Al momento questa è di gran lunga la causa principale dei possibili danneggiamenti o non sono al riparo neppure le installazioni monoutente (solo su un PC). Prevenire queste situazioni è praticamente impossibile se non spostando il database in cloud e il problema di questa gestione sulle spalle del provider.
  • Problema al motore Jet : Sullo stesso PC possono essere presenti più versioni dello stesso motore (che in pratica è il software che permette di colloquiare con il database) installati da software diversi. Se si hanno motori non compatibili eseguiti su un’unica rete, l’errore che si presenta è piuttosto grave e non è facile recuperare il database. Spesso alla fine della ricostruzione si possono riscontrare perdite di alcune registrazione. Per fortuna questa situazione è piuttosto remota ma se si verifica occorre individuare i software incompatibili e spostarli su computer diversi.
  • Dimensione del file : Per quanto le specifiche tecniche rilasciate da Microsoft siano più stringenti, per esperienza posso dire che database fino a 300 MB e su cui lavorano anche 7-8 utenti contemporaneamente, si comportano egregiamente. Oltre questi limiti si ha un rallentamento notevole e il rischio di danneggiare il database cresce esponenzialmente. Una soluzione per ridurre le dimensioni del database sarebbe quella di eliminare le registrazioni degli anni precedenti e compattare frequentemente il database. Spesso i movimenti di magazzino degli anni precedenti sono inutili perchè l’informazione è sempre presente anche sui documenti. Rimuoverli significa recuperare fino al 40% dello spazio. Ma se ancora si superano questi limiti migrare verso Sql Server è la scelta migliore.
  • Virus : Negli ultimi anni il capitolo virus e malware in genere è diventato una causa da non sottovalutare soprattutto da quando i ramsonware di nuova generazione hanno iniziato a colpire anche i database (i primi si limitavamo a criptare documenti Word, Excel e poco altro). Personalmente sconsiglio sempre di pagare il riscatto richiesto anche per un fattore etico, ma se ci si trova in questa situazione occorre valutare anche quelli che sono i costi conseguenti alla perdita dei dati. Certamente se si è lavorato bene in precedenza installando firewall e antivirus adeguati e si fanno regolarmente le copie il problema non si pone.

 

La buona notizia è che spesso non è sufficiente una singola situazione a danneggiare il database ma è il reiterato presentarsi di situazioni anomale che ne corrompe la struttura. Inoltre nella maggior parte dei casi i dati non vengono quasi mai alterati rendendo possibile il recupero al 100%.

Altra buona notizia è che solitamente il recupero va a buon fine in pochi minuti ma se ci si trova di fronte a problemi hardware la ricostruzione del database potrebbe essere necessaria anche una o più volte al giorno e alla lunga questa diventa una soluzione insostenibile.

Ricostruire un database Access è molto semplice. Il supporto Microsoft come al solito è esaustivo e consiglio a tutti di leggere

https://support.office.com/it-it/article/Compattare-e-ripristinare-file-di-database-f20401f5-d39d-414c-bfbd-def1bc707324

Prima di procedere alla ricostruzione è sempre bene fare una copia del database anche se danneggiato, situazione da cui ripartire se l’operazione fallisse o si verificassero altri problemi.