Creare in pochi secondi una app Gea.Net per Android

Trasformare Gea.Net Web in una App Android è un’operazione molto semplice, veramente alla portata di tutti.
L’unica cosa che ci serve è Hermit, una app gratuita scaricabile da Google Play Store che permette di reinterpretare il contenuto di un sito web trasformandolo in una vera e propria app. Tra le altre cose Hermit include anche la configurazione per i social più usati ma non è lo scopo di questo articolo.
Non mi dilungo a parlare di Hermit perchè sulla rete si possono trovare tutte le informazioni necessarie. Consiglio a chi non lo conosce già di accedere a YouTube cercando "Hermit Android" o similari. Verranno proposti diversi tutorial che spiegano come creare una app partendo da un URL.

In pratica l’unica informazione necessaria per creare la nostra nuova app è l’URL (nel nostro caso "http://www.geanetweb.com/default.aspx") il cui inserimento viene richiesto appena si procede alla creazione, mentre il nome e il logo possono essere modificate a discrezione dell’utente.
Una volta creata la app suggerisco di fare tap sui tre puntini e selezionare "Aggiungi alla schermata Home" per avere un link diretto senza dovere aprire Hermit tutte le volte. Per rendere l’esperienza d’uso in tutto simile ad una vera app è bene anche accedere alle Impostazioni e selezionare "Schermo Intero" e "Senza Cornice".
Il risultato che si ottiene è il seguente :

HERMIT

Purtroppo anche l’operazione più semplice svolta all’interno di un gestionale (si pensi ad un ordine o ad una fattura) necessita di tutta una serie di informazioni che poco si addice a schermi di ridotte dimensioni e forse questo è il vero motivo per cui non si è mai sviluppato un mercato riservato esclusivamente ai nuovi devices, il cui uso è sempre visto come di supporto a soluzioni "in office".
Tuttavia Gea.Net Web è responsivo e si adatta egregiamente anche a schermi di 5 pollici pur se l’utilizzo ottimale lo si ottiene su un tablet o su un PC che rappresenta il suo ambiente nativo. Lo scotto che da pagare sugli schermi più piccoli è la necessità di fare un po’ di scroll nelle funzioni di gestione delle schede.

Altro vantaggio non irrilevante di questa soluzione è la possibilità di avere una interfaccia identica anche se ci si sposta su smartphone/tablet con Windows o iOS, per i quali Hermit al momento non è disponibile ma dove è pur sempre possibile sfruttare il browser integrato.

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Budget e Progetti, la scelta vincente

In questo articolo approfondiamo una funzione che molti utenti Gea.Net Pro sottovalutano ma che negli ultimi tempi si sta rivelando vitale per molte organizzazioni : la possibilità di pianificare e verificare l’andamento del proprio business associandolo alla gestione dei progetti
 
La gestione del budget di Gea.Net Pro prevede di pianificare i ricavi e i costi sostenuti in un dato periodo. Il più delle volte riscontro che il budget non è gestito con Gea.Net oppure esso è indipendente dai progetti anche laddove questi sono utilizzati nei cicli attivi e passivi. Ne consegue che si ottiene una fotografia relativa all’intero processo aziendale, certamente meno granulare di quella che si avrebbe associandola ad ogni singolo progetto.

Se invece si volesse collegare il budget ad un progetto questo deve essere identificato nella tabella progetti (da gestione tabelle nel modulo archivi di base) e ogni fattura emessa o ricevuta dovrebbe essere associata al progetto di riferimento. Questa operazione è piuttosto semplice perchè si deve solo valorizzare la proprietà progetto nella scheda della fattura. E allora perchè non sfruttare questa potenzialità ? 

La voce di budget può anche essere abbinata ad una singola voce di ricavo e/o di spesa (costi vivi di acquisto di beni o servizi) ma anche ai costi di lavorazione (gestione lavorazioni del modulo Risorse Umane). 

Per ogni attività può anche essere associata una spesa/ricavo a preventivo solitamente derivata da contratti di commesse oppure (ma non necessariamente) calcolata dalle offerte e dagli ordini emessi e ricevuti. Le spese e i ricavi a consuntivo invece sono associati alle fatture, come già detto, oppure alla scheda di lavorazione giornaliera della funzione “Gestione Presenze e Tempi Lavoro”.

Sia per le attività a preventivo che per quelle a consuntivo sulla barra comandi sono disponibili funzioni per estrarre griglie di dettaglio dei documenti da cui viene derivato il calcolo. L’importo calcolato può sempre essere rielaborato e modificato dall’operatore che in questo modo potrebbe prevedere altre note di spesa o di ricavo che non sono incluse in fattura o in lavorazione. Le attività concluse possono essere segnalate come chiuse in modo da essere visualizzate solo quando richiesto espressamente. 

Per la gestione dei ricavi è possibile associare uno specifico cliente e in questo caso il budget di ricavo si intende sul singolo cliente, cosa peraltro quasi normale nella gestione delle commesse. Per contro se non viene indicato il cliente il calcolo del budget si applica all’intero fatturato sul periodo (associato al progetto o alla voce di ricavo indicata). 
Allo stesso modo, per la gestione dei costi può essere associato un solo fornitore e anche in questo caso, se indicato, verranno esaminati solo gli acquisti da quel fornitore. Per quanto riguarda la gestione delle lavorazioni si può associare  i tempi di lavorazione svolti in un solo centro di costo o da un solo collaboratore.   

Insomma la gestione Budget proposta da Gea.Net Pro è uno strumento flessibile che contiene già una buona impostazione di base e riesce a soddisfare certamente le PMI con una struttura standard. Per i palati più esigenti invece rappresenta una buona base di partenza da cui muovere per una customizzazione eccellente.

Cicli di lavorazione variabili

In questo articolo voglio analizzare un problema piuttosto ricorrente soprattutto nelle aziende che producono articoli su commessa e spesso ci si trova ad integrare uno o più componenti che assumono valore diverso in base alla lavorazione necessaria per adattarlo al prodotto.

Si aprono tre scenari diversi. Vediamo come gestirli, non solo in Gea.Net ma anche nella maggior parte dei software gestionali in commercio :

1) La casistica più semplice è quella di adattare un componente ad una serie di prodotti diversi in base alle caratteristiche di questi. In sostanza sullo stesso componente avremo una lavorazione diversa a seguito dell’uso che ne dovremo fare e del prodotto finito (o componente) in cui dovrà essere assemblato. Potrebbero esserci diverse soluzioni ma la migliore spesso consiste nel creare un codice articolo (componente) diverso per ognuno dei casi differenziando per ogni scheda articolo (componente) il ciclo di lavorazione previsto. Infatti in questo contesto si presume che i tipi di lavorazione possibile siano pochi (forse 2 o 3) e che per ogni prodotto finito si dovrà procedere sempre con la stessa. Dunque avremo tanti articoli (componenti) con valore diverso in base al loro ciclo. Nella distinta base del prodotto finito andremo ad associare quello corretto (con valore già prestabilito) che di conseguenza determinerà anche il valore del PF.

2) Se invece il costo del componente è variabile in base al prodotto finito in cui sarà assemblato pur essendo possibile stabilirlo a priori, si presume per logica che esso sia da imputare al prodotto finito. In pratica si richiede una lavorazione particolare per adattare il componente a quel determinato prodotto. Ne consegue che l’operazione più corretta è inserire la lavorazione direttamente nel ciclo del prodotto finito.

3) Più problematico è quando il costo non è neanche imputabile al prodotto finito in quanto tale, ma la lavorazione necessaria può avere costi diversi imputabile a fattori esterni (urgenza, lavorante, costo a consuntivo, ecc.). Infatti in questo scenario non è possibile determinare a priori il valore puntuale del prodotto finito e non rimane che fare una media dei costi di lavorazione, cioè nel ciclo di lavorazione del componente dovremo mettere un costo “medio” di lavorazione. In sostanza siamo in una delle due condizioni precedenti ma non possiamo determinare il costo preciso del componente (e il valore del prodotto finito) se non a consuntivo. E’ pratica scorretta, seppur spesso adottata, modificare il valore del prodotto finito solo una volta realizzato perchè questo potrebbe influire sul prezzo applicato a future offerte – che verranno prodotte in condizioni diverse – ma soprattutto perchè in una valorizzazione al costo corrente è più corretto associare un costo medio (o presunto) piuttosto che l’ultimo costo (che potrebbe essere anche notevolmente più alto o più basso di quello comunemente pagato).

 

Queste tre condizioni sono quelle che normalmente si dovrebbero presentare ma non mancano casi particolari che sarebbe bene analizzare più in dettaglio con un consulente qualora dovessero verificarsi.

Rintracciabilità Alimentare e Lotti

La gestione della rintracciabilità alimentare e farmaceutica è un tema caldo da quando è stato emanato il Regolamento CE 178/2002
Il ritardo degli stati membri nell’adozione e la mancanza iniziale di sanzioni ha fatto si che fino al 2007 fosse per lo più ignorato, ma da allora ha tolto il sonno a diversi responsabili di produzione fino a diventare uno dei moduli più importanti per le aziende di questi settori.
Negli anni su questo blog abbiamo trattato l’argomento nelle varie sfaccettature analizzando via via le nuove funzioni che si andavano ad aggiungere nel modulo produzione di Gea.Net.

In questo articolo analizzeremo i processi interni da seguire per consentire una corretta rintracciabilità dei componenti e al termine vedremo come la tecnologia potrà supportare il responsabile della produzione.

Gestione della Rintracciabilità Alimentare e Farmacovigilanza

La gestione della rintracciabilità comporta che l’azienda adotti scrupolosamente procedure nella gestione e nell’archiviazione del magazzino che possono essere riassunti nei seguenti di seguito. Le operazioni che vedremo devono essere mantenute su un registro (anche cartaceo) e/o su database aziendale ma la legge impone che in caso di emergenza sanitaria vengano date risposte certe entro un tempo minimo pertanto l’utilizzo di un software gestionale sia di fatto obbligatorio anche per aziende di piccole dimensioni. L’ideale sarebbe archiviare i dati su gestionale e stampare giornalmente anche un registro e mantenere entrambi efficienti e rapidamente consultabili per almeno sei mesi.

Accettazione Merci in Arrivo

Al momento della ricezione della merce occorre :

  • verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a numero colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico
  • verificare l’integrità delle confezioni e l’etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale
  • separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori
  • informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti precedenti che deciderà l’azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti, e-mail, ecc.)
  • inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono a compilare la registrazione dei lotti acquistati
  • archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate

Stoccaggio delle merci

Gli addetti allo stoccaggio devono :

  • mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici
  • mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi
  • ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione si provvede a :

  • prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso
  • garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle distinte base (ricette), del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi
  • registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto deve essere annotato, per quella partita di prodotto, le materie prime utilizzate (fornitore/lotto di acquisto)
  • in alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto, pratica consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente, ma che risulta essere meno immediata in caso di emergenza oltre ad essere meno precisa (nello stesso istante potrebbero essere in via di utilizzo diversi lotti dello stesso componente)

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice lotto può contenere la data nel formato [GGMMAA] quindi un prodotto confezionato Martedì 19 Gennaio 2018 avrà il lotto AS190618, ma per brevità si potrebbe anche registrare il giorno giuliano o la sola settimana.

Etichettatura degli articoli

L’addetto al packaging dovrà verificare che :

  • ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti riportando quantomeno il lotto in caso non vi siano altri obblighi
  • il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita
  • accantonare i prodotti non correttamente etichettati avvisando il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità
Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza, quindi al momento della vendita si deve :

  • compilare i documenti di vendita con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
  • gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
  • stampare l’apposito registro della merce venduta

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve comunicarlo tempestivamente al Responsabile del Sistema di Rintracciabilità o all’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità deve attivarsi tempestivamente in ottemperanza alle normative vigenti, per il ritiro dei prodotti e per la segnalazione dei componenti che potrebbero esserne la causa dell’emergenza. I tempi possono essere diversi in base alla gravità e alla tipologia del prodotto ma normalmente devono essere date risposte entro 6 ore, tempo che lascia poco spazio di manovra.

Gestione della rintracciabilità con Gea.Net

In questo articolo non possiamo entrare nel dettaglio di come viene gestita tutta la rintracciabilità dal modulo produzione di Gea.Net , pertanto si rimanda il lettore a consultare il capitolo E3 della Guida Utente E , Produzione, CRM, Risorse Umane, Controllo Gestione o in alternativa a visionare il tutorial Produzione, Lotti e Tracciabilità . In particolare questa seconda opzione non richiede più di dieci minuti ed affronta complessivamente il tema (pur senza approfondirlo come la guida utente) e rappresenta un ottimo punto di partenza.

Bentornato SMAU

Era da qualche giorno che mi ripromettevo di scrivere due righe riguardo a SMAU.

Chi ha qualche anno di più identificherà SMAU con la fiera dell’informatica che si teneva a Milano a fine settembre (se ricordo bene).
Nei primi anni un evento per nerds che con il passare del tempo si era trasformato in un grande baraccone.
Pochi affari, costi alti per gli espositori, flotte di ragazzini alla ricerca di gadget. Il giusto mix per fare collassare il tutto.
Ricordo di avere partecipato come espositore uno degli ultimi anni. Sei giorni nelle vicinanze dello stand Mediaworld il cui business si basava sulla vendita di PC multimediali.
SMAU morì senza rimpianti nel giro di due anni ad inizio di questo secolo.

Ora SMAU è rinato da qualche anno ma di quella fiera mantiene solo il nome.
Niente più hardware (e poco software), solo servizi.
Gli espositori sono per lo più piccole aziende che hanno un know-how da proporre o Start Up alla ricerca di finanziatori.
Piccoli stand con una sedia, una scrivania e un PC, workshop di 50 minuti, diretta streaming per chi si vuole fare conoscere in tre minuti.
Durata dell’evento 2-3 giorni, visitatori in continua crescita, tutta sostanza e poco fumo negli occhi.
Si può andare alla ricerca di un idea da riproporre su larga scala o di uno stimolo per svilupparne una nuova.
Ma il vero punto di forza credo sia che si tratta di una fiera itinerante che si muove sia in Italia che all’estero, riservando ad ogni evento la centralità ai settori che sono maggiormente presenti sul territorio limitrofo.

Ringrazio la Regione Emilia Romagna per l’opportunità che mi è stata riservata e invito tutti a consultare https://www.smau.it . Un giro merita di essere fatto.

Previsioni rosee per il software gestionale

La legge di stabilità 2018 e le precedenti direttive emanate dall’AE comportano che i documenti di vendita emessi in versione cartacea non saranno più da considerare conformi a partire dall’ 1 gennaio 2019. In particolare la fatturazione elettronica tra privati, che nel 2019 diventerà obbligatoria, renderà obsoleti la maggior parte dei software gestionali attualmente utilizzati.

I prossimi mesi si preannunciano come una nuova età dell’oro per il software e sembra che anche il pacato e sonnolento settore informatico se ne stia accorgendo. Mai come nelle ultime settimane ho attivato nuove collaborazioni e riscontrato tanto interesse da parte dei colleghi. Molti si trovano nella condizione di dover salvaguardare un parco clienti che opera su pacchetti obsoleti la cui manutenzione comporta un costo notevole e si rischia di andare fuori tempo massimo nella consegna. Ma si stanno anche affacciando nuovi attori che che fiutano le prospettive e sono pronti a reinventarsi.

Per tutti loro la GN Suite si propone come la soluzione più vantaggiosa perchè permette la distribuzione senza dover sostenere alcun costo ma anche la creazione in piena autonomia di una soluzione proprietaria e personalizzata partendo da uno standard preconfezionato. Quello che viene richiesto spesso coincide proprio con quelli che sono i punti si forza di Gea.Net :

  • Sviluppo open source in ambiente Microsoft .Net
  • Integrazione tra contabilità, magazzino e produzione (in particolare Industria 4.0)
  • Disponibilità in versione Desktop o Web utilizzabile anche da smartphone e tablet
  • Possibilità di fork del software come salvaguardia dell’investimento
  • Possibilità di partnership pluriennale con rilascio costante dei sorgenti

Agli sviluppatori chiedo sempre di valutare in via preliminare se preferiscono rendersi autonomi nel minor tempo possibile o se sono più propensi ad una collaborazione continuativa nel tempo. Consigliando ai primi di orientarsi sullo sviluppo sostenendo un costo una tantum (i sorgenti e i servizi basilari per acquisire know-how è fornito a partire da 530 Euro, offerta Marzo 2018) mentre ai secondi di instaurare un servizio di partnership pluriennale che include nel costo il rilascio dei sorgenti stessi e degli aggiornamenti per tutta la durata della collaborazione.

Per tutti il passo iniziale è scaricare una versione aggiornata di Gea.Net Pro dalla pagina https://sourceforge.net/projects/geanetprov5/ per poi valutare anche i vari GN Web, Basic o Small di cui sono disponibili gratuitamente anche i sorgenti.

Perchè Microsoft Access si corrompe

Microsoft Access è uno dei database più diffuso a livello mondiale, è molto semplice da manutenere, è compatto, garantisce buone prestazioni soprattutto se confrontate a database di pari livello come Mysql e ci sono tanti altri molti buoni motivi per usarlo. Ma come tutti i database, o i documenti in genere che non sono gestiti da un servizio, è più fragile di quelli il cui accesso è possibile solo attraverso un servizio che gira sul computer.

Ho deciso di scrivere questo breve articolo perchè mi confronto spesso con utenti che mi chiedono se vale la pena migrare a database come SqlServer o portare il database in cloud. Facendo un po’ di attenzione e conoscendo le possibili cause si possono prevenire situazioni spiacevoli e continuare ad usare la soluzione più leggera. Se poi questo non basta, migrare a qualcosa di più robusto è sempre possibile anche con tempi e costi estremamente contenuti.

A volte il database può danneggiarsi e gli utenti non ne riescono a capire il motivo ma spesso le cause sono da ricercare tra le seguenti :

  • Arresto improvviso : Di solito è il classico calo di corrente il cui picco alle volte è talmente breve da non essere sufficiente a spegnere il PC e quindi di fatto è impercettibile. In questa categoria possiamo annoverare anche difetti delle batterie del notebook. Il modo per prevenirlo è utilizzare un gruppo di continuità o verificare lo stato delle batterie dei notebook.
  • Problemi al disco rigido : Naturalmente il guasto o il malfunzionamento del disco rigido è tra le cause più difficili da prevedere ed è comune anche a database più robusti, anzi in questo caso le dimensioni solitamente più ridotte di Access sono un vantaggio. La prevenzione è sempre e solo una : fare le copie regolarmente.
  • Hardware di rete difettoso : Se c’è qualche difetto nel dispositivo di rete il database può agire in modo improprio e di conseguenza danneggiarsi. Questo problema può essere causato da una qualunque periferica come cavi di rete, hub, schede di rete, ecc. e se si aggiunge che la struttura di una rete negli ultimi tempi è composta da sempre più oggetti, il panorama diventa più inquietante. Con l’avvento delle reti wireless poi, il problema è cresciuto esponenzialmente e ora tra le cause troviamo anche le interferenze con altri apparecchi. Insomma capire dove sta il problema è un vero rompicapo e il più delle volte occorre affidarsi all’esperienza di un tecnico perchè anche gli strumenti non sono in grado di aiutarci. Al momento questa è di gran lunga la causa principale dei possibili danneggiamenti o non sono al riparo neppure le installazioni monoutente (solo su un PC). Prevenire queste situazioni è praticamente impossibile se non spostando il database in cloud e il problema di questa gestione sulle spalle del provider.
  • Problema al motore Jet : Sullo stesso PC possono essere presenti più versioni dello stesso motore (che in pratica è il software che permette di colloquiare con il database) installati da software diversi. Se si hanno motori non compatibili eseguiti su un’unica rete, l’errore che si presenta è piuttosto grave e non è facile recuperare il database. Spesso alla fine della ricostruzione si possono riscontrare perdite di alcune registrazione. Per fortuna questa situazione è piuttosto remota ma se si verifica occorre individuare i software incompatibili e spostarli su computer diversi.
  • Dimensione del file : Per quanto le specifiche tecniche rilasciate da Microsoft siano più stringenti, per esperienza posso dire che database fino a 300 MB e su cui lavorano anche 7-8 utenti contemporaneamente, si comportano egregiamente. Oltre questi limiti si ha un rallentamento notevole e il rischio di danneggiare il database cresce esponenzialmente. Una soluzione per ridurre le dimensioni del database sarebbe quella di eliminare le registrazioni degli anni precedenti e compattare frequentemente il database. Spesso i movimenti di magazzino degli anni precedenti sono inutili perchè l’informazione è sempre presente anche sui documenti. Rimuoverli significa recuperare fino al 40% dello spazio. Ma se ancora si superano questi limiti migrare verso Sql Server è la scelta migliore.
  • Virus : Negli ultimi anni il capitolo virus e malware in genere è diventato una causa da non sottovalutare soprattutto da quando i ramsonware di nuova generazione hanno iniziato a colpire anche i database (i primi si limitavamo a criptare documenti Word, Excel e poco altro). Personalmente sconsiglio sempre di pagare il riscatto richiesto anche per un fattore etico, ma se ci si trova in questa situazione occorre valutare anche quelli che sono i costi conseguenti alla perdita dei dati. Certamente se si è lavorato bene in precedenza installando firewall e antivirus adeguati e si fanno regolarmente le copie il problema non si pone.

 

La buona notizia è che spesso non è sufficiente una singola situazione a danneggiare il database ma è il reiterato presentarsi di situazioni anomale che ne corrompe la struttura. Inoltre nella maggior parte dei casi i dati non vengono quasi mai alterati rendendo possibile il recupero al 100%.

Altra buona notizia è che solitamente il recupero va a buon fine in pochi minuti ma se ci si trova di fronte a problemi hardware la ricostruzione del database potrebbe essere necessaria anche una o più volte al giorno e alla lunga questa diventa una soluzione insostenibile.

Ricostruire un database Access è molto semplice. Il supporto Microsoft come al solito è esaustivo e consiglio a tutti di leggere

https://support.office.com/it-it/article/Compattare-e-ripristinare-file-di-database-f20401f5-d39d-414c-bfbd-def1bc707324

Prima di procedere alla ricostruzione è sempre bene fare una copia del database anche se danneggiato, situazione da cui ripartire se l’operazione fallisse o si verificassero altri problemi.

Usare i Ticket di Assistenza con Gea.Net Pro

L’uso dei ticket di assistenza telefonica sta diventando uno strumento di uso comune per gli utenti di Gea.Net infatti tutti i servizi, ad eccezione di PREMIUM PACK MINI, ne includono almeno uno da utilizzare in caso di emergenza. In realtà se si è attivata Assistenza Telefonica o superiore si ha accesso diretto privilegiato incluso nel servizio pertanto non si deve per forza seguire la modalità di richiesta descritta di seguito.

Oltre a quello incluso nel pacchetto è possibile acquistarne altri, per i quali però è previsto pagamento anticipato con la stessa logica adottata dagli operatori telefonici per il traffico prepagato. Tuttavia occorre considerare che i ticket sono agganciati al servizio che scade a fine anno e pertanto anch’essi devono essere utilizzati necessariamente entro il 31 Dicembre. Di conseguenza è conveniente tenerne sempre uno a disposizione da usare in caso di necessità e acquistarne un secondo solo dopo averlo utilizzato.

Ricordiamo che ogni ticket è valido per una sola giornata e relativo ad un singolo argomento.

Ma vediamo come usarli.

Nelle versioni più recenti di Gea.Net Pro, nella sezione in alto a destra della Home Page, sono presenti alcuni pulsanti di colore arancione che permettono di accedere a diversi servizi.

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Il primo a sinistra (telefono bianco su sfondo arancione) permette di inoltrare la richiesta di assistenza telefonica. Facendovi click viene predisposto un messaggio email che riporta alcune informazioni presenti nelle impostazioni (Cod.Id, versione, utente, telefono, ecc.) che non devono essere modificate perchè servono ad identificare in modo univoco ed evadere la richiesta. Il messaggio deve essere completato con una breve descrizione dell’argomento che si vuole approfondire o dell’inconveniente riscontrato ed inviato a info@geanetweb.com .

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Nel più breve tempo possibile sarete ricontattati da un tecnico che evaderà la richiesta.

Nelle versioni più datate non è prevista la compilazione automatica del messaggio ma è sufficiente crearne uno indicando azienda e problema riscontrato.

Rilasciato Gea.Net Pro 5.3

Da oggi, 2 novembre 2017, è disponibile Gea.Net Pro 5.3 che cambia il modo di interpretare il gestionale, sempre più strumento aperto verso l’esterno. Il 2017 è l’anno che più di ogni altro segna un punto di rottura con il passato dell’amministrazione fiscale, con l’affacciarsi di sistemi di comunicazione massivi come l’obbligo di inoltro trimestrale dei totali di liquidazione IVA e l’elenco delle fatture e corrispettivi (spesometro). Proprio il tanto bistrattato spesometro, senz’altro nato nel peggiore dei modi con errori anche molto gravi dell’AE, per i prossimi anni rappresenterà lo strumento più efficiente per la lotta all’evasione. Al contrario dei precedenti, il nuovo tracciato include pochi dati ma facilmente verificabili, rendendo possibile accertamenti incrociati automatici e con scarse possibilità di errore. Ne consegue che non sono più possibili approssimazioni, o meglio le registrazioni approssimative si pagano a ridosso della scadenza degli invii, con l’evidenziarsi di tutta una serie di errori da risolvere pena la mancata accettazione della comunicazione. Gea.Net Pro 5.3 blocca la registrazione di documenti che poi sarebbero scartati, anche se in qualche modo è possibile ignorare gli alert evidenziati e forzarne la scrittura.

Ma il 2017 è stato anche l’anno di Industria 4.0 con l’integrazione tra l’ufficio e la produzione. Chi ha saputo cogliere l’occasione ora si trova tra le mani un sistema da cui trarrà benefici per molti anni a venire. Gea.Net Pro era predisposto per produzione e MRP già dalla versione 4.0 e non sono stati necessari grossi interventi sulla struttura di base potendosi concentrare sui dettagli o direttamente sulle personalizzazioni. Chi lo utilizzava già ha potuto riscontrare che con pochi sforzi ci si è trovati ad avere in casa una soluzione unica, mentre altri utenti vi si sono approcciati dopo una completa revisione dei processi produttivi aziendali traendone enormi risparmi. Sono nate soluzioni ibride dove a volte il gestionale controlla le macchine, altre volte è il sistema CNC a riportare le attività svolte all’interno di Gea.Net, ma il più delle volte i due mondi collaborano pariteticamente in modo virtuoso.

Non poteva mancare il consolidarsi delle esperienze cloud su cui ci si è mossi a partire dalla versione 5.0. Qui le principali novità riguardano il miglioramento del sistema di sicurezza che ora prevede un doppio strato. Alle password criptate per poter accedere a DbService gestite direttamente dal sistema Gea.Net, è stato affiancato per impostazione predefinita anche il certificato SSL DV o HTTPS. Anche se non si possiede una VPN si possono dormire sonni tranquilli.

Un ringraziamento particolare va ai numerosi utenti registrati che hanno voluto contribuire con consigli per migliorie a volte anche banali ma che solo un utente smart che opera costantemente su un processo è in grado di elaborare.

La nota dolente è che ancora una volta non è stato possibile mantenere la compatibilità del database con le versioni precedenti quindi per migrare dalla 5.2 occorre la conversione del database. Ma se si proviene da versioni 5.0 o successive la procedura è semplice e consolidata da tempo : basta comunicare la versione di origine e attendere di ricevere i files di script. La grande novità invece riguarda gli utenti cloud che hanno depositato il database in remoto per i quali l’aggiornamento è completamente automatizzato e comporta l’attesa di pochi secondi al primo avvio delle nuova versione.

E per i nuovi utenti un paio di regali che saranno certamente graditi : Premium Pack 2017 Medium viene attivato gratuitamente a tutti gli utenti che eseguiranno la registrazione entro il 31 Dicembre, ma anche senza registrazione è possibile usare liberamente le funzioni Premium fino a fine anno. Inoltre sono disponibili funzioni semplici e gratuite per migrare da altri software o catturare i dati da fonti esterne, importando le tabelle clienti, fornitori, articoli, distinta base, documenti (ordini, ddt, fatture) del ciclo attivo e passivo e anche il piano dei conti. Le specifiche di formattazione dei file sono ampiamente documentate .

Per avere una lista completa delle funzionalità disponibili si consulti la pagina di Gea.Net Pro .

Spesometro : gli errori da evitare

Sono tante, troppe, le problematiche emerse con la generazione dello spesometro del primo semestre 2017.
Volendo tralasciare gli ovvi e più volte rimarcati errori dell’AE apparsi addirittura sui telegiornali nazionali a sottolinearne la gravità, è altresì importante sottolineare tutte le cose che possono e devono essere migliorate per la prossima scadenza.
Si tratta perlopiù di piccole accortezze che i singoli utenti dovrebbero adottare per evitare di trovarsi ‘imbottigliati’ a ridosso delle scadenze.

  • Non aspettare gli ultimi giorni. Questo è stato un errore generato soprattutto dai consulenti fiscali che, presi dalla scadenza della liquidazione IVA e confidando in una ulteriore proroga, hanno dato poche indicazioni ai propri clienti. In molti casi non hanno neppure comunicato le specifiche basilari e l’approssimarsi della scadenza.
  • Aggiornare il software. E’ vero che fino ai primi giorni di settembre i software gestionali non erano pronti per la funzione di creazione del flusso (l’ultima revisione tecnica dell’AE è datata 11 agosto), ma le modifiche fondamentali per eseguire le registrazioni erano pronte già da diverso tempo. Nella fattispecie Gea.Net Pro aveva predisposto i controlli basilari già a marzo, quando erano state rilasciate le prime linee guida. Non avere mantenuto aggiornato il software ha comportato la necessità di rivedere molte registrazioni fatte nell’arco del semestre. Soprattutto ha permesso di inserire anagrafiche e documenti incompleti che successivamente si sono dovuti rielaborare.
  • Caricare le tabelle Nazioni. Se si hanno collaborazioni con soggetti esteri, per generare correttamente il flusso delle ‘fatture e corrispettivi’ è fondamentale venga riconosciuto lo stato estero attraverso la sigla ISO 3166-1 alpha 2 (IT, FR, DE, ecc.) valorizzato nella tabella Nazione. Nelle versioni più vecchie questa sigla non serviva e quindi non era neppure predisposta in tabella, quindi gli utenti che utilizzano Gea.Net da più tempo la avrebbero dovuta valorizzare almeno per gli stati a cui appartiene anche un solo cliente/fornitore.
  • Indicare lo stato nella anagrafica del fornitore. In relazione al punto precedente, ci si è accorti che molti utenti non hanno mai valorizzato neppure la proprietà "Nazione" dell’anagrafica cliente/fornitore. Questo in molti casi ha comportato il dover riprendere e modificare le schede. Per evitare la revisione massiva delle schede, gli ultimi rilasci di Gea.Net Pro riescono a ricavare lo stato correttamente anche se si è avuta l’accortezza di indicare il prefisso paese nella partita IVA (esempio indicando ‘ESB12345678’ per il contribuente spagnolo con VAT ‘B12345678’).
  • Codice Fiscale non valido. Capita spesso che alcune aziende cambiano regime fiscale e di conseguenza il vecchio codice fiscale viene sostituito. E’ prassi comune e sbagliata notificare solo il cambio di partita IVA. Infatti in questo modo sulla scheda rimane inserito un codice fiscale non più attivo che può essere causa del blocco dell’intero flusso.
  • Tipo Documento non valorizzato. Nella tabella "Tipo fattura" è stato aggiunto da qualche anno la proprietà "Tipo Documento". Chi lavora con la PA e ha obbligo di emettere fattura elettronica questa informazione dovrebbe averla già valorizzata. Ma nello spesometro ne sono state previste altre (TD10 e TD11 ad esempio) che avrebbero richiesto la creazione di altri tipi documenti. Nella quasi totalità dei casi questo non è stato fatto e anche qui ci si sarebbe trovati a rincorrere. Anche in questo caso è stata rilasciata una versione di Gea.Net Pro per poter bypassare il problema.
  • Natura dell’operazione. Questo valore è disponibile nella tabella "Esenzioni" da almeno un paio di anni ma anche qui si è riscontrato che questa proprietà era valorizzata solamente presso aziende con obbligo di emettere fattura elettronica.
  • Le specifiche non sono le stesse del vecchio spesometro. La maggior parte degli utenti ha dato per scontato che i documenti da inoltrare fossero gli stessi richiesti nello spesometro precedente ma non è così. La differenza è sostanziale perchè nel 2016, ad esempio, non erano richieste fatture con un certo tipo di esenzione o fatture a privati sotto un certo importo. Nello spesometro attuale, salvo poche eccezioni, sono richiesti tutti i documenti emessi e ricevuti. Per non incorrere in scarti non dovuti bisogna togliere la selezione di "Escludi da spesometro" presente in anagrafica e nella tabella esenzioni. L’esclusione della singola fattura continua ad essere possibile ma deve essere spuntata solo nei pochi casi in cui è consentito. Si ricorda anche che il non essere obbligati non significa divieto di comunicare perciò nel dubbio è sempre meglio inserire un documento.

I primi due punti sono stati quelli che hanno scatenato la maggior parte dei problemi e se solo si fossero evitati questi tutto sarebbe stato gestito senza grosse difficoltà.
Ma essendo ormai a ridosso della scadenza molte aziende si sono trovate nell’impossibilità di modificare decine o centinaia di registrazioni pertanto è stato necessario intervenire sul software per riadattarlo a database incompleti.
Solo questo ha comportato sei nuovi rilasci di versione in due settimane generando confusione negli utenti ma purtroppo a qual punto era inevitabile.

Queste linee guida dovrebbero essere adottate anche e soprattutto per evitare di reiterare gli stessi problemi alla prossima scadenza del 28 febbraio 2018. Infatti bisogna considerare che per quella data dovranno essere inviate le comunicazioni delle fatture dal 1 Luglio al 31 Dicembre 2017. E’ probabile che tutte quelle registrate fino ad oggi contengano le stesse anomalie di cui ci si è accorti solo in questi giorni.