Inoltro Fatture Attive da Gea.Net Pro al SDI

La maggior parte dei contribuenti ha scelto di inoltrare i file attraverso il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”) o con altro software dedicato. L’operazione manuale per importare un file XML sulla propria piattaforma è solitamente molto semplice e non richiede più di qualche secondo. Il più delle volte è previsto una funzione “Importa XML” che chiede il nome del file da importare e procede all’invio in modo diretto. Se invece si vuole inviarlo, e magari monitorarne l’esito, direttamente da Gea.Net ci sono altre tre possibilità :

Invio tramite PEC

Il file XML di fattura elettronica generato può essere inviato direttamente all’Agenzia delle Entrate oppure al proprio provider che lo tratterà per l’inoltro. E’ possibile usare questa funzione solo in alternativa all’importazione del file sulla piattaforma scelta altrimenti si incorre in un doppio invio e di conseguenza nello scarto del flusso. Per adottare questa soluzione occorre indicare nelle Impostazioni di Gea.Net, la casella PEC dell’Agenzia (o del provider) a cui devono essere recapitati i files XML (si veda https://www.agenziaentrate.gov.it per maggiori dettagli), ricordando che la fattura è da considerarsi emessa solo se si riceve esplicito messaggio di accettazione o si verifica l’esito positivo sul cruscotto del provider/SDI.

Per inviarlo direttamente all’Agenzia delle Entrate occorre inserire l’indirizzo PEC fornito, oppure ‘sdi01@pec.fatturapa.it’ valido solo per il primo invio. Bisogna ricordare che l’Agenzia accetta messaggi solo se il mittente usa un indirizzo PEC attivo, in caso contrario il messaggio verrebbe ignorato inoltre non vengono accettate fatture verso la PA se non firmate digitalmente. Una volta inviata la email, per conoscere l’esito (scarto o accettazione) occorre monitorare la propria casella PEC. La risposta dovrebbe presumibilmente arrivare entro pochi minuti anche se il SDI si può prendere fino a 5 giorni di tempo.

Se invece si è attivato un servizio a pagamento e se questo dispone di un servizio di accettazione tramite posta elettronica, è possibile inviare il file XML al proprio provider tramite una semplice email. Quasi tutti i maggiori servizi  hanno disposto un sistema di ricezione via PEC e il messaggio non deve essere formattato in modo particolare ma è sufficiente che vi sia allegato il file XML anche non firmato (la sicurezza è gestita dalla PEC). La procedura è spesso simile a quella dell’Agenzia delle Entrate tuttavia le modalità possono variare da servizio a servizio e quindi è bene consultare l’assistenza del provider quantomeno per richiedere l’indirizzo email a cui devono essere inviati i files.

Invio tramite Servizio Locale

Alcuni provider mettono a disposizione dei clienti un piccolo servizio che monitora una cartella locale alla ricerca di file da inviare. Questa procedura è del tutto trasparente a Gea.Net. E’ sufficiente istruire questo servizio affinché controlli ad intervalli regolari la cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE . Personalmente non ritengo essere questa la migliore soluzione perchè nel caso si depositasse per errore un file nella cartella verrebbe inviato senza rendersene conto ed inoltre renderebbe più complicata una verifica prima dell’inoltro, ma indubbiamente è la soluzione più rapida perchè non richiedere neanche un semplice click.

Invio tramite Web Service

Se non si accetta il piccolo fastidio causato dal dover usare un sistema esterno (che si tratti di mail, sito o software) ma si vuole che tutto venga gestito all’interno di Gea.Net non rimane che fare colloquiare i due sistemi tramite Web Services. I vantaggi sono quelli di inviare la fattura con un click, monitorare lo stato della richiesta direttamente sull’elenco delle fatture di Gea.Net, importare in automatico in contabilità le fatture passive non ancora registrate.

Gea.Net non impone necessariamente un proprio sistema per l’inoltro della fattura elettronica ma lascia libero l’utente di scegliere la piattaforma preferita per l’invio al SDI. L’azienda utente dovrà chiedere al proprio provider se prevede la possibilità di integrazione con altri software tramite Web Services o API. La maggior parte di questi dispone di questa funzione anche se attivarla richiederà un costo supplementare.

Nel caso sia disponibile questo servizio e si voglia sfruttarlo, occorre richiedere le proprie credenziali e comunicare al team di sviluppo di Gea.Net che si intende procedere a stabilire una connessione tra i due sistemi. Gea.Net prevede già funzioni di comunicazione con alcune piattaforme ma in caso contrario sarà di competenza dei due team attivarsi per lo scambio informazioni tecniche al fine di renderla possibile.

 

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Fatturazione Elettronica e rischio Privacy

Molte voci si sono levate negli ultimi mesi per denunciare un elevato rischio di fuga di informazioni legato alla fatturazione elettronica.
Ma sarà tutto vero ? In buona parte si, il rischio è molto elevato ma si possono adottare alcune contromisure per minimizzarlo, dando per scontato di avere già attivato tutte le norme GDPR e le soluzioni tecniche previste (antivirus, firewall).
Iniziamo a vedere il percorso che fa una fattura elettronica e gli operatori che potenzialmente possono accedere a questi dati.

  1. Spesso la fattura viene generata da un gestionale e viene comunicata allo studio che dovrà tenere la nostra contabilità. Quindi la software house e il commercialista sono a conoscenza di queste informazioni. In realtà non cambia tanto rispetto a prima e soprattutto si presume che siano soggetti fidati in quanto li abbiamo scelti e spesso c’è un rapporto diretto.
  2. La fattura viene spedita al Sistema di interscambio (SDI) attraverso un intermediario che fa da “postino digitale” e se lo richiediamo conserva i dati per almeno 10 anni.
  3. I dati arriva alla Agenzia delle Entrate che ha facoltà di verificarli e di conservarli per anni.
  4. L’SDI la trasmette al destinatario per mezzo del “postino digitale” da questo indicato.
  5. La fattura viene ricevuta dal destinatario, i dati sono a disposizione del suo studio e possono essere letti dal gestore del suo sistema informatico.

In pratica i nostri dati possono essere esaminati da almeno 7 soggetti commerciali e da un numero imprecisato di persone.
Fino ad ora non esistevano i postini digitali e soprattutto i soggetti autorizzati vedevano transitare al massimo totali mensili o un totale del fatturato verso un determinato cliente (spesometro).
Da gennaio cambierà tutto perchè sulla fattura elettronica dovremo riportare articoli, servizi, prezzi, modalità di pagamento, ecc.
Sono dati che faranno gola a tanti, in primis ai nostri concorrenti. Se pensiamo che i soli nostri dati anagrafici, numero di telefono e indirizzo email possono valere qualche Euro, cosa saranno disposti a pagare per avere un quadro completo e dettagliato di tutti i nostri rapporti commerciali ?
Vista sotto questa ottica dovremmo parlare di potenziale rischio di (piccolo) spionaggio industriale. Sia chiaro che i soggetti coinvolti sono spesso grosse società o enti pubblici che dovrebbero presentare adeguate garanzie di riservatezza ma fidarsi è bene … (Facebook docet).
E chi può garantire che all’interno di queste organizzazioni non ci siano dipendenti infedeli ? Chi ha lavorato all’interno di grossi data center sa che la riservatezza non è tra le prime priorità ma anche se fosse ci sarà sempre qualcuno che potrà avere accesso ai nostri dati.

Non è il caso di entrare in paranoia ma è utile pensare ad alcune strategie per potersi tutelare.

Scegliere un “Postino digitale” fidato
Premesso che per i punti 3, 4 e 5 non è possibile fare granchè, occorre valutare molto bene il punto 2 ovvero la scelta del soggetto delegato alla trasmissione.
Scartiamo l’inoltro diretto via PEC, anche se è il più sicuro in assoluto, perchè al momento la consultazione degli scarti/accettazioni risulterebbe molto farraginosa.
Nella valutazione sono da prendere in esami diversi fattori e la riservatezza è certamente tra le prime se non la prima in assoluto. Se la fattura viene generata da un gestionale interno in formato XML, tutte le proposte sul mercato hanno una funzione di “Importa” che acquisisce il documento e lo inoltra in pochi secondi, quindi la velocità operativa dovrebbe passare in secondo piano. Anche la continuità del servizio e relativi frequenza di blocchi operativi non possiamo essere in grado di valutarla ora e dobbiamo darla per scontata.
Bisogna anche sapere che gli operatori che possono operare in questo ruolo e spartirsi il mercato sono solo poche decine (soggetti accreditati dall’Agenzia) e di conseguenza tratteranno milioni di rapporti commerciali. Infatti i produttori di software, gli studi ma anche le associazioni nazionali sono spesso soggetti non autorizzati all’invio diretto al SDI e pertanto rivendono o consigliano un servizio di terzi. Le informazioni che passano per queste organizzazioni sono rilevanti e da qui i tanti allarmi che si sono susseguiti.
L’anello debole per i nostri dati potrebbe essere proprio il nostro “Postino” perchè conosce tutto di noi anche se non ci ha mai visto.
Personalmente sono per privilegiare aziende di proprietà pubblica meglio ancora se la scelta cade sulla piattaforma ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi. Tra le altre cose ‘Fatture e Corrispettivi’ offre tre caratteristiche che nessun altra piattaforma garantisce :

  • Elimina il rischio privacy legato un soggetto terzo delegato al trasporto perchè l’organizzazione delegata all’invio è la stessa che deve verificare i dati (AdE)
  • Trattandosi della piattaforma dell’AdE stessa, in caso di disservizi non vi saranno sanzioni alle imprese
  • E’ gratuito

Delegare la conservazione ad un solo soggetto, meglio se pubblico
Non possiamo rinunciare alla conservazione perchè è un servizio molto comodo. Ma accettandolo, oltre a vincolarci ad una piattaforma, diamo l’autorizzazione a mantenere i nostri dati e implicitamente consentiamo di conservare e trattare legittimamente le nostre informazioni per almeno 10 anni. E’ vero che il porting tra piattaforme diverse è sempre possibile, è un diritto, ma è anche abbastanza complicato. Per non essere vincolati “psicologicamente” ad una piattaforma è bene  conservare sempre e comunque i documenti anche presso la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate (‘Fatture e Corrispettivi’).
Tra i tanti suggerimenti che ho sentito mi ha particolarmente colpito quello che in caso si dia mandato all’Agenzia delle Entrate, sarebbe bene attivarsi per la conservazione anche presso un soggetto terzo. Questo consiglio che sembra sottintendere un certo grado di inaffidabilità del gestore pubblico, non lo ritengo valido se si sceglie di inviare direttamente con ‘Fatture e Corrispettivi’ perchè comporta costi e lavoro extra, mentre in caso contrario è certamente la cosa migliore.

Indicare meno dati possibili
La fattura elettronica prevede la possibilità di inserire tante informazioni ma solo una minima parte è obbligatoria.
Compilando il minimo indispensabile, oltre a risparmiare tempo, divulghiamo anche meno informazioni commerciali. In particolare sarebbe bene proteggere soprattutto le righe di dettaglio.
E’ molto grave se un concorrente avesse accesso all’elenco dei totali delle nostre fatture, ma sarebbe molto più grave se venisse a conoscenza dei prezzi applicati ad ogni bene o servizio venduto.
L’ideale sarebbe riportare una sola riga di dettaglio con le informazioni più generiche possibile, ma se dobbiamo riportare le singole voci sarebbe bene quantomeno non riportare codici o altre informazioni tecniche che un robot potrebbe facilmente interpretare.

Riportare solo il riferimento ai documenti di trasporto
Fino ad oggi siamo stati abituati a non riportare sul documento di trasporto i prezzi dei prodotti per paura che l’informazione si divulgasse tra i collaboratori.
Da adesso il vero nemico non è più interno e occorre ripensare il modo di lavorare.
L’obiettivo sarebbe quello di riportare in fattura una sola riga con “Rif.DDT n. del” è un prezzo totale, se possibile.
Ma questo comporta di indicare il prezzo dei beni su un altro documento affinchè il cliente li possa analizzare. Si potrebbe indicarli proprio sul documento di trasporto oppure creare un documento interno con le singole voci di costo da recapitare direttamente al cliente in via confidenziale (email).

Aggiornare Gea.Net Pro

Nelle versioni più recenti di Gea.Net Pro è stata introdotta la funzione di aggiornamento semiautomatico che vedremo di seguito. E’ molto semplice e parte con un click.

Come prima cosa occorre conoscere la versione installata per sapere se integra già la nuova funzione. Dalla Home Page di Gea.Net Pro fare click sull’icona ‘Informazioni’ (‘i’ bianca su sfondo blu) in alto a destra. Chi sta utilizzando una versione precedente alla 5.3b dovrà aggiornare secondo il vecchio metodo quindi ignori il resto dell’articolo e legga https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2017/03/02/aggiornamento-gea-net-pro/ 

Se invece abbiamo una versione più recente possiamo procedere sapendo che a differenza degli aggiornamenti automatici a cui siamo abituati e che si installano senza che l’operatore debba farne richiesta (ad esempio Windows), l’aggiornamento di Gea.Net Pro deve essere richiesto esplicitamente. Questo soprattutto per tre motivi :

  1. per evitare di andare a ricoprire eventuali personalizzazioni
  2. per poter utilizzare anche versioni diverse se tra esse compatibili dando la possibilità ad ogni utente di decidere quando aggiornare
  3. per evitare che Gea.Net diventi inutilizzabile nel caso sia necessario aggiornamento del database e l’utente non abbia attivato il servizio di conversione

Inoltre un gestionale è un software che ha un forte impatto sull’operatività aziendale per cui l’aggiornamento dovrebbe sempre essere pianificato.

 

Premessa

Come azione preliminare bisogna fare le copie dello status quo.

Prima di procedere occorre anche verificare che il database che si sta utilizzando sia compatibile con la nuova versione. Questa informazione si trova nella home page del sito www.geanetweb.com (oppure nella pagina dei download).

ATTENZIONE !! Nel caso di incompatibilità tra versioni non procedere all’aggiornamento senza avere letto e compreso l’intero articolo 

Se è attivo un servizio di assistenza telefonica la conversione non avrebbe costi, ma potrebbe richiedere tempi di adeguamento dovuti alla necessità di un intervento tecnico fino al termine del quale il gestionale sarebbe inutilizzabile.
Se invece non si è attivato alcun supporto o il servizio attivato non include la conversione del database, oltre ai tempi di inoperatività del sistema, bisogna valutare anche i costi di conversione.
Per pianificare la conversione contattare info@geanetweb.com

 

Ok, procediamo

1) Dalla Home Page di Gea.Net Pro accedere a Configurazione, Dati Anagrafici.

2) Dalla finestra di gestione dei Dati Anagrafici selezionare Utility, GN_Update ..
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3) Confermando che precedentemente è stato fatto il backup, verranno scaricati gli aggiornamenti e veniamo avvisati che Gea.Net verrà chiuso per consentire l’aggiornamento.
In uno scenario di installazione in rete locale, procedere solo dopo essersi assicurati che nessun altro utente stia operando o abbia aperto Gea.Net Pro.

4) Si apre una nuova finestra che dopo pochi secondi inizia ad aggiornare la versione.
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5) Se non sono stati segnalati errori il processo è terminato e riavviando Gea.Net Pro si potrà operare con la nuova versione

 

Aggiornamento database

Qualora fosse necessario e solo per gli utenti che hanno attivato il servizio di conversione, al primo accesso a Gea.Net Pro si riceveranno gli script che permettono di convertire il database in automatico.
Questa operazione potrebbe durare diversi secondi e si dovrebbe vedere scorrere il nome delle tabelle. E’ importante non interrompere questo processo.
Il database è unico per tutta l’azienda quindi in caso di aggiornamento di più computer, solo il primo eseguirà anche la conversione del database.
L’operazione di conversione automatica ha successo solo se la versione di Gea.Net Pro da cui si proviene è quella immediatamente precedente. Saltando anche solo una versione, la conversione dovrà essere eseguita da un tecnico e si potrebbe andare incontro a costi supplementari. Anche per questo motivo è bene tenere sempre aggiornato il software.

 

E se qualcosa va storto ?

In casi particolari in cui antivirus o firewall bloccassero il download o il computer fosse particolarmente lento, il processo potrebbe non partire o evidenziare degli errori.
Anche se non viene data alcuna segnalazione, rientrando in Gea.Net potrebbe essere ancora operativa la vecchia versione. In questo caso l’operazione di copia deve essere eseguita a mano.
Nella cartella GeaNet\bin\UPDATE si dovrebbe trovare il file GN_Update.zip. Se lo si apre si vedranno i file geanet.exe, alcune file con estensione .dll e qualche altro file o immagine.
Tutti questi file dovranno essere copiati nella cartella geanet\bin sovrascrivendo quelli presenti.

Esportare/Importare il file XML di fattura elettronica con Gea.Net Pro

La scadenza del 1 Gennaio 2019 si avvicina ma si riscontrano ancora tanti interrogativi sulla emissione di fatture elettroniche.
Vediamo di affrontare in modo schematico come occorre operare con Gea.Net Pro per inoltrare i documenti.
Va detto che questa breve guida non può ancora considerarsi definitiva perchè in queste settimane si stanno susseguendo nuove disposizioni in modo frenetico.
L’obiettivo di questo articolo è dare delle indicazioni di massima che non possono essere considerate definitive e sarà rivisto ed aggiornato anche nelle prossime settimane per cui si invita il lettore a memorizzare il link per rivisitarlo anche in seguito.

Premesso che è sempre possibile avere informazioni aggiornate in tempo (quasi) reale alla pagina http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm (anche questo è un link che dovrebbe essere inserito nei preferiti del proprio browser), va anticipato che al momento non è possibile inviare alcun documento se non è firmato digitalmente.
Detto ciò ne consegue che il gestionale genera un file XML che non può essere inviato direttamente ma dovrà essere ritrattato (firmato ed inviato al SDI secondo le modalità anticipate in https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/09/20/fattura-elettronica-che-fare/).
Probabilmente in futuro la procedura di inoltro verrà semplificata e forse sarà possibile spedire l’XML via PEC ma per ora non vi è altra possibilità se non firmare digitalmente uno più file XML affinchè possano essere accettati da SDI (o in alternativa utilizzare un software dedicato o inoltrare il file attraverso un soggetto terzo riconosciuto dall’AdE come può essere il proprio commercialista).
Per quanto riguarda le fatture passive (quelle ricevute dai propri fornitori) occorre prelevare dal proprio cassetto fiscale il file XML ricevuto (tramite SDI o altro software) ed importarlo nel gestionale.

Fino ad ora abbiamo analizzato lo scenario comune a tutti i gestionali ma in seguito andiamo ad affrontare le modalità operative da adottare con Gea.Net.
Come operazione preliminare bisogna installare l’ultima versione di Gea.Net Pro che può essere scaricata da https://sourceforge.net/projects/geanetpro/
Come altra condizione preliminare bisogna assicurarsi che tutte le schede anagrafiche dei clienti/fornitori riportino dati corretti. Può sembrare una banalità ma se anche un solo dato non è conforme verrebbe rifiutato l’intero flusso comportando una notevole perdita di tempo e qualche mal di pancia (si ricorda che per essere considerato valido l’inoltro deve avvenire entro 5 giorni).

Anagrafiche Clienti/Fornitori

Per essere sicuri che tutti i dati siano corretti è sufficiente aprire la scheda (da “Archivi di Base”, “Anagrafiche”) e confermarla. Nelle ultime versioni sono stati inseriti nuove proprietà e controlli non presenti nelle versioni precedenti quindi aprendo schede inserite tempo addietro si avranno delle sorprese non piacevoli e si dovranno integrare le informazioni mancanti.

Ogni dato fiscale relativo alla fattura deve essere indicato e valido. Errori sul codice fiscale o su altri dati comportano il rifiuto del file da parte del sistema. Per ogni ente della PA destinatario di fattura deve essere indicato il Codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato come riportato nella rubrica Indice PA pena il rifiuto del sistema. Si tratta di un codice di 6 caratteri che può essere ricavato dal sito http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php

Se questa attività di inserimento delle nuove informazioni viene demandata a tempi successivi ci si troverà in una situazione di continua rincorsa. Infatti se si tenterà di emettere una fattura ad un cliente con dati errati o incompleti non sarà possibile generare un file XML di fattura elettronica fintanto che non saranno inseriti questi dati.
Qualora anche il file venisse generato sarà il SDI a rifiutarlo con una conseguente perdita di tempo.
Tra tutti i dati che devono essere inseriti in anagrafica rivestono importanza fondamentale il Codice di Identificazione e la PEC. Sono dati che fino ad ora non erano importanti e probabilmente non sono riportati nella maggior parte delle schede inserite in precedenza.

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Da adesso però sono fondamentali e almeno uno dei due deve essere inserito. In questi giorni sarà capitato di ricevere da alcuni clienti/fornitore una email che ci invitava a memorizzare il loro Codice di Identificazione. Si tratta di un codice di 7 caratteri (6 per la PA) con cui il contribuente è riconosciuto dall’ AdE.
Se il soggetto non si è registrato, cioè non possiede il Cod.ID, può essere identificato tramite la PEC che in Italia da diversi anni è obbligatoria per ogni contribuente.
Se mancano entrambi (in questo caso il Cod.ID dovrebbe essere caricato con il valore ‘0000000’) lo stakeholder verrebbe interpretato come soggetto privato o estero. Ma se non lo fosse veramente si tratterebbe di un errore operativo piuttosto grave in quanto la fattura non potrà essere ricevuta/scaricata dalla controparte.

Verificare le tabelle

Verificare le tabelle Esenzioni, Pagamenti e altre utilizzate dalla fattura elettronica agganciando ad ogni codice di Gea.Net utilizzato il corrispondente codice indicato dalle specifiche dell’AdE. Se si proviene da una versione recente di Gea.Net è probabile che le tabelle siano già configurate correttamente. Di conseguenza Gea.Net propone già un codice e il più delle volte è solamente da verificarne la correttezza.

Se invece si è cominciato ad utilizzarlo prima del 2016 le tabelle dovrebbero essere integrate con queste informazioni.

I codici si trovano riportati sul fondo del documento

http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.2.1/Rappresentazione_tabellare_del_tracciato_FatturaPA_versione_1.2.1.pdf

 

Attenzione ai Caratteri Speciali

Facendo alcune prove sugli invii dei flussi di fattura elettronica, ci siamo accorti che alcuni utenti usano parecchio i caratteri speciali (non standard ASCII) sia nelle descrizioni degli articoli (diametro o altri simboli tecnici) che negli indirizzi delle anagrafiche clienti. Alle volte si tratta di testo copiato (copia e incolla) da Internet o da una mail ricevuta del cliente ma la causa potrebbe essere anche l’importazione di listini fornitori. Bisogna sapere che il sistema UTF-8 (che prevede i caratteri speciali) è un’estensione del formato ASCII ma è compatibile solo in parte. Il sistema dell’AdE, come parecchi sistemi, sembra che al momenti accetti solo caratteri ASCII e non UTF-8, questo almeno per quanto riguarda i dati anagrafici mentre sembra essere tollerato nella descrizione degli articoli.

ATTENZIONE perchè l’uso anche di un solo carattere speciale comporta lo scarto dell’intero flusso di Fattura Elettronica. Per chi non è tecnico forse è difficile da capire ma se si usano i caratteri standard, cioè quelli su tastiera, si avranno meno problemi in seguito. Lo stesso discorso vale anche sugli altri flussi (spesometro, liquidazione IVA). Senza andare a modificare tutto ora, anche perchè si spera che l’AdE trovi una soluzione, si cerchi quantomeno di non usarli più da ora in avanti, sistemandoli man mano che dovessero verificarsi i problemi.

Fatture Attive

Fino ad ora era prassi comune stampare la fattura ed inviarla, magari in formato PDF, al cliente. Dal 2019 questa pratica diventerà obsoleta ma non potrà essere rifiutata una esplicita richiesta di documento in formato cartaceo.
Tuttavia l’inoltro via SDI e la conservazione digitale diventano obbligatori e non possono essere omessi neppure in questo caso.
Va detto che nelle Impostazioni di Gea.Net Pro (Tab “Documenti”, proprietà “Inserisci allegato PDF su XML Fattura Elettronica”) è possibile istruire Gea.Net affinchè includa il PDF nell’XML in modo che lo stakeholder lo possa ricevere direttamente sul proprio cassetto fiscale. Ma anche in questo caso, al momento, non è possibile rifiutare l’invio in seguito ad una specifica richiesta.
A proposito dell’allegato, occorre precisare che se il PDF contiene spesso loghi o immagini molto definite e di grandi dimensioni. Questo avrà un effetto anche sulla dimensione del file XML che sarebbe rifiutato se superiore ai 5 MB. Questa dimensione sembra piuttosto grande ma bisogna considerare che se viene inviato un file compresso contenente più fatture, potrebbe contenere solo circa 5 fatture con un logo di 1 MB. Inoltre si deve considerare che files di grandi dimensioni richiedono più tempo per essere inviati e una immagine con alta definizione non darà alcun vantaggio in una presentazione a video.
Dal 2019, a maggior ragione, sui documenti sarà bene usare solo loghi poco definiti oppure nessun logo.

Ma come possiamo creare il file XML ? Al momento in un paio di modi :

  1. Entrando nella fattura e da barra comandi eseguire “Funzioni”, “Genera”, “File XML Fattura Elettronica”
  2. Dall’elenco fatture selezionando da barra comandi “Documenti”, “Crea Fatture Elettroniche”

In entrambi i casi verranno generato uno o più files nella cartella geanet\bin\DATI\Archivio\E-FATTURE con nome “IT[Partita IVA]_[progressivoAnno][Numero].XML
Questi saranno i files da firmare digitalmente ed inviare al SDI.

Tipi Documenti e Numerazione delle fatture

La legge impone di tenere le fatture elettroniche su sezionale diverso dalle fatture cartacee. Per gli anni fiscali precedenti il 2019 questa alternanza era piuttosto frequente ma dal 2019 le fatture cartacee diventeranno una rarità o forse spariranno del tutto. Nella versione Gea.Net Pro 5.3 esistono due Tipi di Fattura che possono essere definiti nelle “Impostazioni” : Fattura (codice FA) e Fattura Elettronica (Codice FE). Durante la generazione delle fatture dai Documenti di Trasporto, l’uno o l’altro tipo sono acquisiti in automatico in base alla presenza o meno del Codice Destinatario della fattura elettronica (6 caratteri per la PA, 7 per i privati). Dal 2019 questa differenza non ha più senso di esistere perchè sono tutte fatture elettroniche ma soprattutto perchè i privati potrebbero non avere tale codice perchè identificati da PEC. Questa discriminante andrà a sparire nelle versioni successive ma se ancora presente sarebbe bene bypassarla ed usare una sola serie di numerazione.

Per utilizzare una sola serie di numerazione accedere alle Impostazioni, tab “Documenti” e impostare “FA” sia nella cella “Fattura” che nella cella “Fattura Elettronica”.

E’ preferibile usare il tipo Fattura “FA” anziché “FE” (vedi tabella Tipo Fattura) perchè per impostazione predefinita non utilizza una serie di numerazione, quindi i numeri documento emessi saranno 1,2,3,ecc. invece che E/1, E/2, E/3, ecc.

Al tempo stesso potrebbe essere necessario creare un nuovo tipo “Fattura cartacea” da utilizzare eventualmente con i clienti privati o esteri. Si consiglia in questo caso di utilizzare il nuovo codice ‘FH’ (‘NH’ per la nota di credito cartacea) associandoli alla serie ‘H’.

Fatture Passive

Le fatture passive saranno ricevute direttamente sul proprio cassetto fiscale e da qui potranno essere prelevate sempre in formato XML.
Sarà possibile importarle in contabilità con la funzione “Contabilità”, “Acquisti”, “Inserimento Fatture Passive”.
Dalla barra comandi selezionare “Funzioni”, “Importa File XML Fattura Elettronica”.
Ma non tutte le informazioni necessarie alla contabilità sono presenti sul file. Ad esempio manca il conto con cui identifichiamo il fornitore sul piano dei conti e il conto acquisti da movimentare.
Gea.Net Pro cerca di ricavare queste informazioni nel miglior modo possibile, ad esempio riconoscendo il fornitore in base alla partita IVA o al codice fiscale e da questo ricavando il conto di acquisti normalmente associato ad esso e così via.
Possiamo affermare che questa operazione opera correttamente nella maggior parte dei casi ma non ha la possibilità di gestire le eccezioni (ad esempio se si acquistano beni o servizi associati ad un conto diverso dallo standard associato al fornitore).
In questi casi sarà possibile riprendere la fattura passiva (o il movimento contabile) in un secondo tempo riportando le modifiche.

Controllo del file XML

Per ultimo vi lascio un consiglio che credo sia il caso di seguire almeno per i primi tempi.
Nel momento in cui si emette una fattura ci sono 5 giorni di tempo per inoltrarla dopodichè si incorre in sanzioni.
Ora non è dato sapere i tempi di risposta del SDI per l’accettazione ma è possibile che un eventuale rifiuto arrivi anche 4 giorni dopo e a quel punto i tempi sarebbero piuttosto stretti.
Per scremare gli errori più banali, come potrebbe essere un errore formale o la mancanza di un dato, il SDI ha messo a disposizione una pagina per verificare la correttezza del file che si vuole inoltrare.
Non sarebbe male verificare sempre il file prima di inviarlo tramite la pagina

http://sdi.fatturapa.gov.it/SdI2FatturaPAWeb/AccediAlServizioAction.do?pagina=controlla_fattura

Il controllo comporta solo pochi secondi e ci potrebbe risparmiare qualche guaio.

Gea.Net Pro tradotto in varie lingue

Da qualche giorno è disponibile una funzione di Gea.Net Pro la cui traduzione nelle diverse lingue è estremamente fluida. La differenza con una versione standard in italiano (cioè senza il lavoro supplementare della traduzione) è addirittura impercettibile.

Dalla pagina http://www.geanetweb.com/Download.htm è possibile scaricare le traduzioni per inglese, tedesco, francese e spagnolo rese disponibili anche agli utenti che non hanno attivato le funzioni Premium. Chi invece avesse bisogno di una lingua diversa può richiederla pagando un piccolo contributo per la traduzione.

Al momento la versione 5.3 disponibile presente sul suddetto link gestisce solo parzialmente le traduzioni ma è possibile richiedere gratuitamente a info@geanetweb.com una versione completa. Dalla successiva versione (5.4) tutte le funzioni di traduzione saranno integrate anche nella versione base.

Un ulteriore valore aggiunto sta nel fatto che ognuno è libero di personalizzare la traduzione o per meglio dire affinarla secondo le differenze presenti in diverse regioni che parlano la stessa lingua. Ad esempio, pur parlando lo stesso tedesco, Germania, Austria e Svizzera usano termini tecnici diversi in materia fiscale. La stessa cosa avviene nei diversi Stati in cui si parla spagnolo ed in misura minore anche con francese ed inglese.

Ma entriamo nel dettaglio e vediamo esattamente come funziona.

Per prima cosa occorre scaricare dal sito la versione per la lingua desiderata. Si riceverà un file in formato ZIP contenente il file TRANLATE.TXT e alcuni files immagini. Tutto il contenuto deve essere copiato nella cartella GEANET\bin sovrascrivendo eventuali files già presenti con lo stesso nome.

Se questa operazione viene eseguita prima del primo avvio di Gea.Net Pro (ovvero prima dell’inserimento dei propri dati aziendali) la traduzione delle label si attiverà in modo automatico altrimenti occorre accedere alla Configurazione, Impostazioni presente sulla barra comandi della Home Page e spuntare l’opzione Traduzioni. Se si attivano le traduzioni verrà messa a disposizione una funzione, presente sulla barra comandi, con cui è possibile tradurre anche le voci in tabelle (si veda di seguito).

Configurazione , Impostazioni

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Per ripristinare la lingua italiana è sufficiente rimuovere il file TRANLATE.TXT o disattivare la spunta.

Cosa succede dietro le quinte

All’avvio vengono caricate in memoria tutte le voci tradotte presenti nel file e questo rende l’utilizzo del software estremamente veloce. A fronte di un impercettibile ritardo in fase di avvio, il caricamento delle schermate risulta molto più fluido delle versioni precedenti.

Ma cosa succede esattamente ? Il file TRANSLATE.TXT è un file di testo che contiene tante righe quante sono le voci da tradurre. Su ogni riga sono presenti due voci separate da “:”. La prima voce lunga 40 caratteri è una chiave e pertanto non deve essere in alcun modo modificata. La seconda è il testo tradotto che verrà riportato a video. Se si vuole procedere a modificare la traduzione basta aprire il file con un qualsiasi Text Editor (Blocco Note va benissimo) e sostituire la seconda voce.

Trattandosi di un file presente sulla cartella dell’applicazione ogni PC potrà avere una propria versione che può essere facilmente trasportata anche su altri. Questo consente di lavorare con persone che parlano lingue diverse all’interno di una stessa organizzazione.

Come aggiornare la versione di Gea.Net Pro

Quando sarà disponibile una nuova versione di Gea.Net Pro potrebbe succedere che il file TRANSLATE.TXT utilizzato risulti insufficiente a causa delle nuove voci inserite. A questo punto ci sono due possibilità :

1) Se non si è proceduto a personalizzare il file la soluzione più immediata è quella di scaricare la nuova versione del file di traduzione.

2) Se invece si vogliono mantenere le modifiche apportate è possibile continuare ad utilizzare lo stesso file. Durante l’utilizzo di Gea.Net noterete che le nuove voci saranno aggiunte in fondo. Quindi potrete procedere a tradurle.

Una soluzione intermedia potrebbe essere quella di aggiungere le voci (con copia e incolla) presenti sul file scaricato e non presenti sul file personalizzato (le nuove voci si troveranno in fondo al file).

Traduzione delle tabelle

Nota : questo comando è disponibile solo nella versione completa (cioè non è presente nella 5.3 standard scaricabile dal sito).

Il database di Gea.Net viene fornito con alcune tabelle precaricate la cui descrizione è in italiano. Dalla funzione di Configurazione, Impostazioni è possibile eseguire un comando di traduzione anche di queste descrizioni attraverso il comando presente a barra comandi.

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E’ importante sapere che questa operazione funziona solo una volta. Sarebbe inutile lanciarla più volte e nel caso il risultato non fosse quello sperato occorrerebbe intervenire sulla tabella.

E’ importante eseguire la traduzione delle tabelle tra le prime operazioni dopo l’installazione di Gea.Net. La traduzione delle voci in tabella è sconsigliata una volta che si sono registrati i primi documenti altrimenti si potrebbero avere le stesse voci replicate in lingue diverse.

GDPR per le PMI

Dal 25 maggio 2018 sarà applicato in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation) – relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali.
Il regolamento generale sulla protezione dei dati è un regolamento con il quale la Commissione europea intende rafforzare e rendere più omogenea la protezione dei dati personali di cittadini dell’Unione europea e dei residenti. Esso andrà a sostituire la Legge sulla privacy del 2003 (d.lgs.vo n.196/2003).
Lo scopo principale è riassunto in poche righe estratte dal GDPR : “è opportuno che le persone fisiche abbiano il controllo dei dati personali che li riguardano e che la certezza giuridica e operativa sia rafforzata tanto per le persone fisiche quanto per gli operatori economici e le autorità pubbliche”
In pratica si deve creare un rapporto di fiducia e consapevolezza tra azienda e stakeholder.
Fino ad ora la questione è stata sottovalutata da molte aziende ma ormai che siamo a ridosso della scadenza con il rischio di sanzioni salate e svantaggi competitivi, si stanno mobilitando anche le aziende ritardatarie.

Ma vediamo in concreto come devono comportarsi le PMI che spesso basano il proprio business su una base dati utilizzata da un gestionale.
La prima cosa da fare è identificare in azienda una persona (o più di una se si hanno diverse sedi) con ruolo di Data Protection Officer che avrà il compito di monitorare lo stato di protezione dei dati e prevenire i rischi di accesso non autorizzato.
Non ci sono regole particolarmente stringenti e non ci sono obblighi di documentazione per le aziende sotto i 250 dipendenti, anche se è consigliabile avere un regolamento scritto a cui i vari addetti dovranno attenersi e almeno un registro che regolamenta i trattamenti e le finalità, oltre all’accesso a grosse moli di dati.
Occorre poi stilare una corretta valutazione dei rischi di Data Breach (di che natura sono i dati che potrebbero essere violati ? con quanta facilità potrebbero essere trafugati/persi ? quanto gravi potrebbero essere i danni causati ?) e le linee guida da tenere in caso di violazione.
Ma la regola che credo sia veramente importante è la "Privacy by design", cioè pensare SEMPRE come prima cosa allo spirito che ha portato a redigere il GDPR e far si che ogni addetto si comporti come il buon padre di famiglia. Se si ragiona in questo modo tutto diventa più semplice e lineare.

Andando più nello specifico occorre valutare quali sono i dati che bisogna difendere.
La maggior parte delle aziende mantiene su database aziendale solo dati fiscali e dati per la comunicazione (numeri di telefono, indirizzi email, ecc.).
Non sono dati particolarmente sensibili anche se disponendone di una grossa quantità potrebbero diventare appetibili ad eventuali malintenzionati.
Le regole basilari per proteggersi sono :

  1. Conservare il database in luogo accessibile solo alle persone autorizzate e protetto da password
  2. Conservare solo i dati strettamente necessari (ad esempio rimuovere il numero di una carta di credito nel momento in cui si è avuto riscontro del pagamento)
  3. Mantenere sempre aggiornate le versioni dei software e dei sistemi operativi
  4. Tenere un registro delle persone che hanno avuto accesso ad una grossa mole di dati siano essi interni o esterni (tecnici)

Cosa diversa se si conservano sistemi di pagamenti (n. di carte di credito) o dati relativo allo stato di salute, alla politica o alla religione. In questo caso occorre maggiore riservatezza e occorre memorizzare questi dati in modo criptato.

In ultima analisi è bene sottolineare che il regolamento vuole intervenire soprattutto sugli abusi delle grandi multinazionali e per le quali le sanzioni possono essere molto pesanti (fino a 20 milioni o al 4% del fatturato mondiale annuo, se superiore)
Soprattutto il GDPR è comune in tutto i mercati della UE e per tutte le aziende (anche extra-UE) che vi operano.
Se paragonato alla vecchia legge del 2003, per la piccola azienda ci sono forse più vantaggi che svantaggi.
Non vi è più l’obbligo di richiesta di consenso al trattamento e l’interesse legittimo del titolare (anche quello per finalità di marketing diretto) può costituire una base giuridica sufficiente per consentire il trattamento.
Naturalmente è sempre vietato l’abuso (vendita o cessione della profilazione) e l’interessato potrà sempre richiederne la cancellazione.

Aggiorniamo Gea.Net al più presto

Mi preme tornare ancora sugli aggiornamenti di versione di Gea.Net Pro perchè la campagna di sensibilizzazione fatta a Gennaio non ha avuto i risultati sperati.

Di seguito ripropongo nella sostanza il messaggio che diversi utenti Gea.Net si sono trovati nella propria casella di posta :

La legge di stabilità 2018 e le precedenti direttive emanate dall’AE comportano che i documenti di vendita emessi con Gea.Net Pro 5.2 e precedenti non saranno più da considerare conformi a partire dall’ 1 gennaio 2019. In particolare la fatturazione elettronica, che nel 2019 diventerà obbligatoria anche tra privati, è stata introdotta con la versione 5.2b del novembre 2016. Se state utilizzando la versione 5.2 si prega di verificare facendo clic sul pulsante delle informazioni (in alto a destra nella Home Page) se disponete già della variante "b" o successive.

Pur non essendovi al momento una particolare urgenza, per procedere all’aggiornamento si consiglia di non attendere gli ultimi mesi. Infatti a causa dell’alto numero di richieste previste, da settembre non potrà essere garantita la conversione del database in tempi utili, nonostante sia data priorità agli utenti con un servizio di assistenza in essere.

Come ho avuto modo di ricordare ai tanti con cui mi sono confrontato, ritengo che la scadenza al 2019 sia molto “impegnativa” e personalmente concordo con quanto diverse associazioni di categoria dicono a denti stretti. Sappiamo tutti come sono andate a finire le scadenze fissate negli ultimi anni e siamo tutti consapevoli che probabilmente il sistema non reggerebbe se oltre 4 milioni di contribuenti, da un giorno all’altro, cambiassero il modo di lavorare. Anche i risultati elettorali del prossimo mese potrebbero cambiare la prospettiva. Insomma ci sono tante piccole variabili in gioco ma fare finta di niente non è il modo corretto di affrontare il problema.

Il sasso è stato lanciato e sicuramente qualcosa deve succedere. Forse per qualche tempo saranno esentati i professionisti o le piccole aziende sotto ad un certo fatturato, ma buona parte dei contribuenti si dovranno adeguare.

E’ dovere di tutti comportarsi responsabilmente e il mio appello è indirizzato soprattutto ad aziende che lavorano ancora con versioni con forti personalizzazioni o vecchie di anni. In questi casi la conversione può richiedere molto tempo e attendere i mesi autunnali è un rischio che non si può correre.

Attivare il protocollo HTTPS su Aruba

Al momento Gea.Net Pro e Gea.Net Web possono accedere a DbService sia attraverso il protocollo standard ( HTTP ) che attraverso certificato SSL DV ( HTTPS ). Per ragioni di sicurezza, tra poche settimane il protocollo HTTP verrà abbandonato definitivamente e per poter continuare ad utilizzare il software è bene attivare gratuitamente fin da ora il certificato SSL DV .

Per fare ciò occorre accedere all’ AREA CLIENTI dal link

https://managehosting.aruba.it/areautenti.asp

Quindi accedere al Pannello di Controllo e selezionare l’opzione Certificato SSL DV dal menù Hosting Windows come in figura.  Leggere bene le condizioni e dopo averle accettate premere sul pulsante RICHIEDI in fondo alla pagina.

L’attivazione avverrà nel giro di pochi minuti e in qualunque momento potrà essere annullata.

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Gea.Net Channel

E’ nato il nuovo canale YouTube   Gea.Net Channel a cui è possibile iscriversi e sul quale sono già disponibili diversi video che mostrano come svolgere le attività più ricorrenti con Gea.Net.

Si tratta di pillole che non durano più di 10 minuti, limite oltre il quale non sarebbero apprezzati. Ognuno di essi affronta un argomento specifico trattandolo in modo sintetico ma completo. Sicuramente dedicati a chi vuole conoscere funzioni ancora non utilizzate, devono anche essere uno spunto per approfondire modalità operative che si credono ormai conosciute ma che possono essere affrontate in modo più produttivo.

Il canale si propone di essere un valido sostituto ai corsi base ma anche un punto di riferimento per utenti più esperti. Vuole anche essere un contenitore di esperienze pertanto gli utenti che hanno creato processi produttivi importanti sono invitati ad inviare contributi a info@geanetweb.com . Se l’iniziativa avrà successo, nei prossimi mesi verranno trattati anche argomenti a richiesta in modo più approfondito.

Riporto di seguito il collegamento ai video di maggior interesse già disponibili :

Ciclo Attivo e Documenti

Magazzino e Produzione

Contabilità

Auguri per un Sereno Natale e un Felice Anno Nuovo

Valorizzazione degli articoli con Gea.Net

Oggi affrontiamo un argomento fondamentale per chi utilizza il modulo di produzione di Gea.Net Pro : la valorizzazione degli articoli.

Spesso ci si trova ad utilizzare articoli che hanno particolari caratteristiche produttive o che hanno un ciclo di vita differente pur trattandosi dello stesso articolo. Ci possiamo trovare a dover gestire articoli che possono essere acquistati o prodotti a seconda delle diverse disponibilità operative, possono essere lavorati internamente o esternamente, possono avere un valore che dipende prettamente dalla materia prima che può subire notevoli sbalzi sulle quotazioni. Come possiamo gestire tutto questo ?

Lo scopo di questo breve articolo è di focalizzarsi sul solo valore corrente tralasciando modalità di valorizzazione più complesse come possono essere Costo Medio, LIFO, FIFO per il cui calcolo occorre esaminare i singoli movimenti di magazzino.

Nel caso di gestione mista (ad esempio se uno stesso articolo può essere acquistato o prodotto) occorre determinarne un valore e trattandosi di oggetti con le stesse caratteristiche, il suo valore deve essere il medesimo  indipendentemente che sia stato acquistato o prodotto. Ovvero a differenza di Costo Medio,LIFO,FIFO dobbiamo tralasciarne la storia. Se questo sotto molti aspetti è una notevole semplificazione, ci impone di dovere determinare delle regole di valorizzazioni comuni.

Quindi dobbiamo prendere in esame solo il contenuto della scheda dell’articolo. Vediamo per priorità come viene calcolato il valore dell’articolo in base ai dati in essa contenuti. Il calcolo avviene utilizzando nell’ordine le metodologie seguenti. Se la prima non riesce a calcolare un valore si passa alla seconda e così via e se nessuna di queste determina un risultato il valore associato sarà Zero. 

  1. Il prezzo di acquisto dal fornitore preferenziale dove questo non è necessariamente quello che applicherà il prezzo migliore ma quello da cui ci si fornisce più frequentemente. Il prezzo indicato sulla scheda è sempre il prezzo attuale.
  2. Il valore di un articolo potrebbe essere la somma del valore dei suoi componenti in distinta base. Qui dove devono essere indicati tutti i componenti materiali ma possono essere riportati per comodità anche componenti immateriali come la manodopera. Se alla distinta base è associata una serie di lavorazioni il valore sarà la somma dei componenti più le lavorazioni (punto 3).
  3. L’articolo potrebbe non essere ne acquistato ne assemblato ma prodotto partendo dalla trasformazione di un articolo o da una materia prima oltre che alla lavorazione necessaria ad assemblare più componenti per trasformarli in un prodotto finito. Il valore è la somma del materiale e delle lavorazioni.
  4. Nel caso delle materie prime la valorizzazione può essere agganciata ad un valore di mercato o Quotazione Materie Prime la cui definizione è possibile nella Gestione Listini. Il calcolo del valore viene determinato in base al costo attuale della materia prima moltiplicato per il peso sommato al Valore delle lavorazioni.

Per velocizzare il calcolo nelle impostazioni di Gea.Net è possibile definire un numero di giorni per il quale il valore calcolato risulta valido. Si consiglia di NON impostare questo valore a ZERO per evitare di eseguire ripetutamente il calcolo dei componenti. E’ sufficiente impostare questo valore a 1 per evitare di eseguire più volte il calcolo nello stesso processo anche se il valore più corretto dovrebbe essere determinato in base alla operatività aziendale. Per la maggior parte degli utenti 30 giorni potrebbe essere adeguato.