Facciamo una veloce premessa di come avviene l’accesso a Gea.Net, sia Web che Pro, in uno scenario Cloud.
Sul database utilizzato da Gea.Net è presente una tabella su cui sono archiviati gli utenti. Questa tabella è usata soprattutto da Gea.Net Web per offrire i servizi richiesti. Quindi se si usa Gea.Net Web è normale che siano presenti diversi utenti, ognuno dei quali viene profilato per le attività che dovrà svolgere.
Senza entrare troppo nello specifico Gea.Net Web tende a suddividere gli utenti i 4 macrogruppi (ADMIN, SELLER, CUSTOMER, EMPLOYEE) e tutte l’accessibilità alle funzioni è regolata in base a questi profili.

Gea.Net Pro invece è molto più granulare ed esistono diverse tabelle che permettono un definizione puntuale delle funzionalità messe a disposizione dell’utente per ogni singola funzione.
Per farla breve, la definizione di questa tabella in Gea.Net Pro non ha alcun valore se non per stabilire se si ha diritto di accedere al database stesso, che è la prima operazione che avviene all’avvio di Gea.Net Pro. In pratica, se non si è deciso di permettere l’accesso da Gea.Net Web anche ad operatori esterni all’azienda, in questa tabella potrebbe risiedere un solo utente con profilo “ADMIN”.
Per poter accedere al database, Gea.Net Pro deve conoscere il nome e password di questo utente. Queste due informazioni sono riportate nella DbConnectionString che solitamente viene comunicata all’azienda utente dal tecnico che esegue la configurazione Cloud di Gea.Net Pro. Successivamente l’azienda utente comunicherà la DbConnectionString a tutti i suoi collaboratori.

Come migliorare la sicurezza in Gea.Net Pro
Quindi se ci si ferma a questo punto tutti gli operatori che accedono a Gea.Net Pro hanno i diritti di Amministratore e quando c’è un molto turnover di personale questo scenario può creare diverse situazioni imbarazzanti.

Tra queste anche quello di cambiare la password ed estromettere gli altri colleghi rimanendo l’unico a poter accedere. Infatti in questo modo la vecchia DbConnectionString non sarebbe più corretta e l’accesso ai dati verrebbe inibito. Non è un evento particolarmente disastroso anche se fatto in malafede, perchè un rapido intervento tecnico ripristinerebbe le cose, ma potrebbe creare un disservizio di qualche ora.
L’altro punto debole è che gli operatori che cessano la collaborazione con l’azienda non devono più essere in grado di accedere ai dati. Se non esiste un secondo filtro, tutte le volte che ciò accade si rende necessario cambiare la password. Ma questa operazione implica che la nuova password venga poi ridistribuita a tutti gli altri operatori che avranno l’obbligo di aggiornare la DbConnectionString sui loro PC.

Per ragioni di maggior sicurezza non riporto in questo articolo come cambiare la password dell’ADMIN , così come non è riportato in nessuna altra documentazione, ma vi assicuro che è un’operazione molto semplice.
Va detto anche che la funzione di “Cambio Password” capisce che è necessario cambiare anche la DbConnectionString (compare il messaggio “L’Utente e la Password modificati sono quelli che consentono l’accesso ai dati pertanto è stata modificata anche la ConnectionString”) e procede di conseguenza, ma solo sul PC da cui si sta lavorando, naturalmente.
Ecco allora che si verificherebbe lo scenario in cui da quel momento l’accesso diventa possibile da un solo PC a meno che non venga ridistribuita la password agli altri operatori (o ripristinato la vecchia).

Il secondo filtro in Gea.Net Pro : Utenti e Profili
Per prevenire questa condizione è bene organizzarsi per tempo e consentire l’accesso alle Impostazioni e alle Tabelle ad un numero ristretto di addetti e questo lo si ottiene con la funzione Utenti e Profili.
La gestione degli Utenti e dei Profili è riportata in diversi documenti e tutorial ma il punto di riferimento rimane la guida in linea : http://www.geanetweb.com/help/USER02.htm

La scorsa settimana si è chiusa la finestra delle proposte fatte dagli utenti per arricchire di funzionalità la nuova versione di Gea.Net Pro.
Tra le tante proposte, molte scartate perchè apportavano scarso valore aggiunto oppure erano estremamente personalizzate o fuori contesto, alcune si sono dimostrate interessanti quand’anche non particolarmente innovative.
Insomma hanno centrato lo spirito dell’iniziativa che era quella di estrapolare idee o carenze, forse anche banali, ma che rivestono una importanza notevole per chi opera sul campo.
Ho provveduto personalmente a comunicarne l’accettazione ai proponenti ma colgo l’occasione per condividere le novità in arrivo anche con gli altri utenti.

Personalizzazione del colore di sfondo delle finestre
Questa è forse la proposta più banale e concreta, quella a cui nessuno sviluppatore pensa e che, in un certo senso, vorrebbe evitare perchè costa tanto lavoro. Eppure per l’utenza Multi (gestione multiaziendale) è fondamentale perchè saltando frequentemente da una azienda all’altra, prima o poi si incappa nell’errore di inserire documenti sul database sbagliato.
E’ vero che nella home page il nome della società è piuttosto evidente, ma quando si abbandona il computer per qualche minuto, magari con la finestra di gestione ordini aperta, tornando non è così scontato ricordare dove si stava operando e l’errore è dietro l’angolo.
Nella 6.2 saranno disponibili oltre un centinaio di colori di sfondo e una decina di colori per il testo. Per la vista è sempre bene usare un testo scuro su sfondo chiaro ma c’è anche la possibilità di fare l’inverso. Spazio alla fantasia.

Importazione Ordini da NSO
NSO (Nodo Smistamento Ordini) è una piattaforma a cui si appoggiano le PA dal febbraio 2020 per trasmettere gli ordini di acquisto, per cui tutte le aziende che operano con il settore pubblico già fanno riferimento ad essa per ogni comunicazione (accettazione e rettifica).
NSO permette ai fornitori di scaricare i vari documenti tramite file XML su cui, oltre alle condizioni di vendita, vengono riportati anche i codici con cui i vari articoli sono conosciuti dall’ERP del fornitore (Gea.Net).
Con la stessa logica dell’importazione delle fatture passive da SDI, anche il caricamento degli ordini non richiederà più di pochi secondi.

Controlli Date con dimensioni ridotte
Io stesso sono sempre stato perplesso nel mostrare anche il giorno della settimana nel controllo di gestione delle date e una soluzione in parte esisteva già : attivare “Date: Nascondi giorno della settimana” nelle Impostazioni.
Ma non tutti gli utenti ne sono al corrente e lo spazio guadagnato a video non poteva essere riutilizzato per mostrare altre info in modo dinamico. Coglieremo l’occasione del dover rifare le schermate per razionalizzare anche le dimensioni dei controlli Date, lasciando il formato esteso (con giorno della settimana) solo nei punti in cui questo è un valore aggiunto come la data dei documenti, le scadenze o la gestione presenze.
Ma nella maggior parte dei casi non sarà più visibile, neppure a richiesta, anche se rimane la possibilità di ricavare facilmente questa informazione facendo click sul calendario sempre presente a fianco.

Fatture e Scadenze, Gestito BIC/SWIFT
Il codice BIC/SWIFT diventa importante nei rapporti commerciali fuori dall’Unione Europea, in tutti gli altri casi è bene non indicarlo neppure. Inoltre, da diverse versioni questa info è già presente nella scheda anagrafica del cliente/fornitore e viene ripreso nella creazione del flusso del bonifico SEPA.
La mancanza era nel gestire con difficoltà la disponibilità di più banche per lo stesso cliente/fornitore, problema che verrà risolto riportando il codice BIC/SWIFT sulle singole scadenze.

Prezzi a scaglioni su Listini Acquisti
Nei listini vendite sono presenti i prezzi a scaglioni di quantità da diversi anni, sia nei listini comuni che in quelli personalizzati.
La mancanza degli scaglioni nei rapporti passivi non è tanto nell’inserimento dei documenti, in quanto il prezzo viene stabilito dal fornitore, quanto nella verifica che questi applichi migliori condizioni.

Fatturazione diretta Interventi Tecnici
Anche questa è una agevolazione sostanziale in quanto formalmente era già possibile nella funzione “Genera Fatture”.
Ma la realtà è che nella stragrande maggioranza dei casi, ad un intervento segue subito fattura, almeno nei rapporti commerciali con i privati. Ecco allora che emettere direttamente la fattura dalla finestra di gestione “Interventi” permette di risparmiare qualche click e diversi secondi.

Gestione Documenti e Movimenti, Evidenziate le righe in caso di anomalia
Chi emette documenti di poche righe non lo sente come una necessità, ma se si verifica una segnalazione di alert su un articolo presente in un ordine di diverse righe, trovarlo può essere difficoltoso. Da sempre, in questo caso, viene mostrato l’articolo e il numero di riga oggetto di alert, quindi occorre fare click su “Cerca In Elenco” del menù contestuale, inserendo parte del codice o della descrizione, ma se lo stesso è presente più volte ci vuole un po’ di pazienza.
Con la 6.2 tutto sarà più semplice perchè le righe in oggetto verranno evidenziate in giallo e saranno di facile individuazione scorrendo la lista.

Taglie e Colori, maggiore velocità
In base a quanto definito nelle Impostazioni, un articolo che prevede diverse taglie e colori può essere inserito una sola volta, gestendo le quantità sulla griglia di popup, oppure creare tanti articoli quante sono le diverse possibilità.
La seconda opzione è preferita dall’impresa più strutturata perchè è meno facile sbagliarsi oltre ad essere più chiaro già a prima vista, ma è innegabile che la seconda soluzione è preferita per le aziende commerciali, cioè quelle che non usano il modulo produzione e che hanno un magazzino più leggero.
Tra le due, la soluzione per griglia è sempre stata la più veloce (cioè quella che accede meno al database) in quanto su una riga confluiscono più combinazioni, anche se a parità di numero di righe è decisamente più lenta. Con la 6.2 tutto diventa più rapido.
La differenza non si nota tanto nella gestione, soprattutto se non si è soliti avere documenti con diverse decine di righe, ma diventa importante soprattutto nelle stampe, che spesso sono estrazioni stagionali e di conseguenza sempre molto pesanti.

Gestione Automezzi
Le aziende che dispongono di una flotta sanno quanto è rognoso gestire tutte le scadenze, ma anche per la consegna ai dipendenti i fogli Excel si sprecano. Nel modulo CPM – Controllo Gestione, sarà presente la nuova voce “Automezzi”.
Il primo obiettivo sarà gestire le incombenza aziendale come le scadenze (revisione, tagliandi, interventi, ecc.) e le consegna ad un referente responsabile che avrà poi cura di gestire eventuali prestiti ad altri collaboratori.
In base all’uso che ne verrà fatto e alle successive richieste degli utenti, questa funzione potrebbe evolvere in un vero e proprio planner per la disponibilità della flotta aziendale.

Il rilascio di Gea.Net Pro 6.2 è previsto per fine estate 2023, quando si dovrebbero già conoscere le novità fiscali per il 2024, ma tutte queste nuove funzionalità potrebbero essere disponibili già prima, magari integrate in una delle ultime sottoversioni targate 6.1.

Come tutti gli anni sono molte le aziende che approfittano della fine dell’anno per passare ad un nuovo ERP.
Gea.Net Pro ha sempre cercato di assecondare le migrazioni in entrata ma anche quelle in uscita rendendo facilmente disponibile l’esportazione delle entità principali (documenti, movimenti di magazzino e di contabilità, ecc.) che spesso vengono riportate sul nuovo gestionale solo con finalità di consultazione.
Da quest’anno c’è una soluzione ancora più semplice e totalmente gratuita: Gea.Net Start.

Per iniziare si deve scaricare la versione di Gea.Net Start da http://www.geanetweb.com/Download.htm e installarlo.
L’operazione richiede solo pochi secondi e al primo avvio vengono richiesti i dati anagrafici.
A questo punto il gestionale è operativo ma il database risulterà completamente vuoto.
Per ripristinare i propri dati sarà sufficiente sostituire il database geanet\bin\DATI\AZIENDA.MDB del nuovo Gea.Net Start con quello prelevato da Gea.Net Pro, ma le strutture devono essere compatibili.
Nessun problema con lo stesso numero di versione del software ma se si proviene da una vecchia versione occorre verificare la compatibilità della struttura.

In versione monoutenza, questa soluzione può essere utilizzata per anni senza nessun costo e permette anche di fare qualche piccola modifica ai dati.
Di solito la monoutenza va più che bene se lo scopo è la consultazione saltuaria, ma se si desidera mantenere la configurazione in cloud si tratta comunque di una ottima soluzione in quanto il servizio di supporto è decisamente economico e permette di utilizzare il software in tutte le sue funzioni.

Dove trovo il database di Gea.Net Pro?
Affrontiamo per ultimo un argomento più tecnico. Dove devo prelevare il database usato fino a quel momento con Gea.Net Pro?
Se anche Gea.Net Pro era usato in monoutenza il database dovrebbe risiedere nella cartella geanet\bin\DATI di Gea.Net Pro, mentre se è su LAN lo si ricava dalla ConnectionString presente nella scheda Profilo oppure bisogna chiedere all’amministratore.
Se invece risiede su cloud abbiamo due possibilità:

• Volendo mantenere la configurazione cloud basta copiare la ConnectionString presente nella scheda Profilo
• Se si passa alla monoutenza il database deve essere scaricato dal proprio spazio FTP utilizzando un normalissimo client FTP come Filezilla. Gli utenti che hanno attivato Hosting Basic di Aruba troveranno il database nella cartella mdb-database del proprio spazio ftp.

Un altro anno è finito e come al solito l’inizio di Gennaio porta alcune novità dal punto di vista fiscale e di conseguenza anche una nuova versione del sistema gestionale.
Cominciamo col dire che se confrontiamo le modifiche che si sono rese necessarie per la versione di fine 2022 con quelle dei Capodanni dell’ultimo decennio l’impatto è di gran lunga minore. Insomma, forse abbiamo scavallato quella mole di nuovi adempimenti digitali che l’Agenzia delle Entrate richiede ai contribuenti e che negli anni passati hanno creato diversi malumori.
Anzi possiamo cercare di sintetizzare dicendo che quest’anno le novità maggiori riguardano l’emissione di autofatture per i documenti passivi ricevuti da fornitori esteri o italiani che ancora possono emettere documenti cartacei. Novità che peraltro non tocca tutti gli utenti e che dovrebbe già essere stata digerita visto che è in essere ormai da un semestre.

La conclusione è che l’obbligo di aggiornamento alla versione 6.1e di Gea.Net Pro, già disponibile da Novembre, riguarda soprattutto gli utenti che usano il modulo contabilità o che acquistano anche da fornitori esteri.
Per tutti gli altri è consigliata ma non immediatamente necessaria. In sostanza si potrebbe anche rimandare di qualche settimana se non si riscontra una evidente necessità.

Da un paio di settimane è stata resa disponibile una versione aggiornata di Gea.Net Start e sarà solo la prima di una lunga serie negli anni a venire, quindi è venuto il momento di affrontare il tema di come devono essere eseguiti gli aggiornamenti per gli utenti già attivi.

Prima di aggiornare il software, per non combinare un disastro, bisogna verificare ed essere sicuri di operare con Gea.Net Start (non Pro o altre versioni di Gea.Net). Per farlo è sufficiente aprire il software e controllare nome e versione dalla Home page.
Facendo click sull’icona ‘Informazioni’ (‘i’ bianca su sfondo blu in alto a destra) si apre il popup che notifica la versione e la revision usata

Dopo essersi assicurati di operare effettivamente con Gea.Net Start e che la revision in uso sia precedente a quella disponibile (se fosse la stessa l’aggiornamento sarebbe inutile) possiamo procedere.
Se invece la versione usata fosse Gea.Net Pro bisogna ignorare il seguito di questo articolo e seguire le istruzioni riportate in
https://fabrizioborghi2.wordpress.com/2018/10/16/aggiornare-gea-net-pro/

Procediamo
Prima di ogni altra operazione assicuriamoci di avere fatto una copia di sicurezza. Di solito questo si espleta copiando la cartella \geanet con tutte le sue sottocartelle ma in caso di configurazione di rete o cloud non dimentichiamo di copiare anche il database o altri files distribuiti.

Quindi eseguiamo il download dell’ultima versione disponibile di Gea.Net Start da http://www.geanetweb.com/Download.htm
Verificate che sulla pagina del download non siano presenti note di incompatibilità con vecchie versioni e nel caso non procedete ma chiedete istruzioni scrivendo info@geanetweb.com .
Nel caso ci fossero controindicazioni sarebbero riportate in modo molto evidente in prossimità del comando di DOWNLOAD .

Dopo avere scaricato GeaNetStart[**]Setup.zip è sufficiente aprirlo (o scompattarlo in una cartella temporanea) e copiare tutti i files presenti nella cartella geanet\bin nella omologa cartella presente sul proprio pc sovrascrivendo i vecchi.

Subito dopo potete aprire Gea.Net Start come avete sempre fatto e ricominciare a lavorare.

Può capitare che i file XML generati da Gea.Net Pro e relativi alle autofatture elettroniche vengano scartati dalla piattaforma di SDI per Nome File Errato.
Il caso non è particolarmente frequente, anzi si verifica in casi molto particolari e più precisamente quando si riceve una fattura con un numero documento ‘molto grande’.
Questo può succedere solo se si collabora con grandi organizzazioni che creano centinaia di migliaia di fatture in un anno, quindi la maggior parte degli utenti non riscontrerà mai questo problema, tuttavia, nel caso, vediamo come è possibile risolverlo in pochi secondi.

Bisogna premettere che secondo le indicazioni puntuali dell’Agenzia Delle Entrate, il nome del file XML delle fatture elettroniche dovrebbe essere formattato con ‘[PartitaIVA]_[progressivoDi5Caratteri].XML’ ma in verità questo vale solo se si invia il file direttamente alla piattaforma ‘Fatture e Corrispettivi‘ dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece si usa il software di un Intermediario i controlli formali dipendono da esso e non è detto che questa regola debba essere rispettata. Anzi, la maggior parte dei software di Intermediari assegnano un loro progressivo dopo avere importato i dati contenuti nel file XML, per cui, di solito, accettano anche formattazioni libere. Nel caso non sia così, è difficile comprendere i motivi di uno scarto causato dal nome del file o quantomeno bisogna fare riferimento alla documentazione tecnica del software in questione.

Comunque sia, per evitare di inviare due volte lo stesso documento, l’algoritmo di Gea.Net assegna un nome che identifica univocamente Anno/Tipo/Numero Fattura. L’algoritmo prevede che il numero possa essere superiore a 1.650.000 (oppure 46.500 se si usa la serie) rimanendo nello standard imposto da SDI (5 caratteri).
Questa soluzione è più che sufficiente per le fatture emesse ma per le autofatture può risultare problematica se ci si imbatte in grandi organizzazioni o multinazionali che emettono molte migliaia di fatture in un anno.

Nel caso di una autofattura n.134457, ad esempio, viene generato il nome ‘…_8X34Z5.XML’ che non sarebbe formalmente corretto perché, essendo troppo lungo il numero della fattura, crea il nome del file con 6 caratteri invece che 5 come richiesto da SDI.
Quindi per rientrare nelle indicazioni di SDI il nome dovrebbe essere modificato ad esempio in ‘…_8X34Z.XML’ perché ‘…_8X34Z5.XML’, essendo più lungo del previsto, sarebbe oggetto di scarto.
Ma forzando l’algoritmo a togliere un carattere nel caso si eccedesse, si otterrebbe un falso negativo nel caso si ricevessero due file con numerazione seguente oppure sarebbe impossibile bloccare un eventuale doppio invio.
Per questo motivo la scelta progettuale di identificare univocamente il numero con il nome del file non può essere messa in discussione in quanto potrebbe causare criticità maggiori, ed inoltre, se il flusso viene inviato attraverso Intermediari, potrebbe essere inutile.

Ma se si invia il file attraverso ‘Fatture e Corrispettivi‘ si potrebbe rendere necessario modificare manualmente il nome del file verificando prima di non avere già inoltrato il documento.
La soluzione più veloce sarà pertanto quella di togliere l’ultimo carattere dal nome file ma solo se si incorre in uno scarto del flusso, oppure assegnare alle autofatture una numerazione progressiva interna.
Il problema è facilmente gestibile quando parliamo di un piccolo numero di autofatture in anno, soprattutto perché, come detto, si dovrà intervenire solo nel caso in cui il file non venga accettato.

Oggi voglio soffermarmi sulla funzione di Importazione Dati, voce presente in Utilità Database.
Questa funzione permette di importare dati da un flusso XML, che deve essere strutturato come previsto dai tecnici di Gea.Net Pro, oppure in formato CSV.
In pratica, utilizzando il formato XML è possibile valorizzare ogni tipo di parametro della tabella interessata, ma la struttura è dinamica e si arricchisce con il susseguirsi delle versioni dell’ERP.
Per questo motivo non esiste una documentazione univoca e il modo migliore per acquisire i requisiti tecnici necessari consiste nell’esportare un XML di esempio dell’entità che si desidera trattare.
Cioè se ad esempio si desidera creare una funzione che genera un XML correttamente strutturato per importare un ordine, la cosa migliore è creare un ordine con Gea.Net Pro, esportarlo usando la voce “Esporta XML” e ricavare le informazioni facendo reverse engineering sul file generato.
Insomma, per un tecnico non è una attività particolarmente complessa ma per un utente diventa piuttosto ostico.

La possibilità di importare dati attraverso un flusso CSV, che può essere generato anche da un foglio Excel o da un comune text editor, è molto più semplice ed immediato, soprattutto se si deve creare un file da utilizzare una sola volta come può accadere in fase di migrazione da altro ERP.
E qui arriva la buona notizia perché con Gea.Net Pro 6.1e la struttura del CSV è molto più ricca. Sia chiaro che anche con versioni precedenti tutte le proprietà principali erano presenti tant’è vero che fino ad oggi si è sempre operato ugualmente, magari tralasciando informazioni di secondaria importanza che non pregiudicavano la lavorazione successiva.
Ma oggi anche con un file CSV è possibile valorizzare la quasi totalità delle informazioni necessarie a Gea.Net Pro per operare sulle varie entità.
E questo può solo fare piacere all’utente finale perché rende possibile una migrazione o la collaborazione con altri software senza doversi avvalere per forza di un tecnico.

Per saperne di più consulta http://www.geanetweb.com/help/UTIL91.htm dove è possibile ricavare anche la documentazione tecnica.

Per quanto si possano scrivere articoli e fare prediche per sensibilizzare gli utenti ad eseguire le copie dei dati presenti sui propri PC, quotidianamente abbiamo riscontri negativi e, personalmente, da tempo ho preso atto che una parte di utenti non le farà mai con la dovuta costanza.
In seguito ad una perdita parziale del proprio lavoro, capita anche che vi sia chi dedica la giusta attenzione per qualche tempo salvo poi disinteressarsene una volta passata la paura.
Per fortuna la maggior parte delle aziende è sensibile a questo tema e anche la legge prevede responsabilità civili e penali sulla salvaguardia dei dati, ma purtroppo quando si entra nelle aziende a gestione familiare lo scenario cambia.

Per offrire una soluzione che potesse essere apprezzata in diversi scenari, nel nuovo Gea.Net Pro 6.1e è stato introdotto un sistema di backup locale temporizzato.
Uno degli obiettivi era rendere l’operazione semplice, automatica e pianificata (cioè farla partire quando serve) senza creare disagi all’utente.
Ma l’obiettivo principale era soprattutto quello di prevenire due potenziali “disastri” di cui abbiamo scritto in passato :

• Il database Access che si corrompe a causa di una LAN instabile
• Disdetta involontaria del proprio spazio cloud

Dovendo creare un processo senza interazione con l’utente, non era possibile trovare una soluzione che avesse le caratteristiche di sicurezza previste dalla normativa vigente, che per forza di cosa devono prevedere uno scenario specifico e diversi parametri da impostare.
Di fatto quello adottato deve essere visto come un processo che si affianca ma non sostituisce le normali copie pianificate dall’amministratore. Insomma è “meglio che niente” ma non deve essere vista come una soluzione che declina le responsabilità dell’amministratore.
Inoltre si ritiene che le aziende “vulnerabili”, cioè quelle che nonostante tutte le raccomandazioni non fanno correttamente i backup, siano quelle che utilizzano il database standard usato da Gea.Net, quindi questo processo è pensato solo per Microsoft Access.

Premesso ciò, vediamo nello specifico come opera la soluzione adottata.
Come anticipato non è per nulla invasiva, infatti non ha bisogno di impostare variabili, parte alla chiusura di Gea.Net Pro ed esegue una copia del database senza che l’operatore debba ricordarsene o eseguire alcuna operazione.
Chiudendo l’ERP, se il sistema ritiene sia necessario, archivia il database nella cartella

[cartella \GeaNet]\bin\DATI\Backup[nome azienda]

Al termine dell’operazione, se tutto è andato a buon fine, un algoritmo calcola la data (tra i 7 e i 30 giorni) in cui verrà pianificato il backup successivo.
Quindi l’unica accortezza richiesta all’utente è quella di non spegnere il PC prima della fine del processo di copia. Il tempo di attesa può essere nell’ordine dei secondi se i dati si trovano su rete locale o in cloud ed è disponibile la fibra ottica, mentre può essere anche di un paio di minuti se deve essere eseguito il download attraverso una ADSL.
Lo spazio su disco richiesto è pari alle dimensioni del database stesso, anche se in realtà nella cartella di Backup viene sempre mantenuta la copia precedente in un file in formato ZIP, mentre le copie più vecchie vengono spostate nel Cestino di Windows e lì rimangono fintanto che l’utente non decide di rimuoverle.
Il processo di backup non può essere disattivato. Al massimo può essere posticipato intervenendo sulla data pianificata nelle Impostazioni che però non può andare oltre i 3 mesi.

Errore causato dalla dimensione del database (cloud)
Se si sta lavorando su una installazione monoutente o con database presente su rete locale non ci sono problemi ma se il database risiede in cloud la sua dimensione potrebbe causare qualche grattacapo.
Alla base di questo potenziale problema c’è il fatto che il download non viene frazionato in tempi diversi ma avviene in un’unica soluzione, quindi si deve avere sufficiente RAM per poterlo gestire.
Nella configurazione standard, Gea.Net Pro può scaricare correttamente database di circa 200 MB, che per un database Microsoft Access cominciano ad essere volumi importanti.
Di solito quando si raggiunge quella dimensione si dovrebbe pensare a rimuovere i documenti degli anni precedenti o passare a database più performanti come SQL Server.
Ma non è raro vedere database Access anche di 500 MB che continuano ad offrire prestazioni soddisfacenti quindi vediamo come risolvere, anche se il consiglio è di confrontarsi prima con un tecnico di Gea.Net. Naturalmente non proseguite oltre senza avere prima fatto una copia dei dati.

La dimensione della RAM che vogliamo dedicare al servizio Gea.Net DbService, che è quello che colloquia con il database in cloud, è parametrizzabile dal file geanet\bin\GeaNet.exe.config
Dalla immagine seguente possiamo vedere che aprendo il file di configurazione dovreste ritrovarvi i parametri interessati allo scopo (sottolineati in rosso) valorizzati a circa 222 Milioni di Byte.

La soluzione per andare oltre al limite prefissato è piuttosto semplice: basta modificare anche solo la prima cifra di ognuno di questi valori, inserendo 5 invece di 2 renderemmo possibile il download di un database di oltre 500 MB.
Ma come per tutte le cose non bisogna esagerare, infatti Windows gestisce le app in modo che non possano usare troppa RAM perché questo potrebbe creare un crash del sistema quindi se avete 8GB di RAM non dovreste riuscire a destinarne più di 2 a Gea.Net.
Personalmente non ho mai visto un azienda mettere in produzione un database Access di 2GB ma se questo fosse il vostro caso non rimane che fare il download con FileZilla o altri client FTP.

Una piccola raccomandazione: Framework.Net è un po’ permaloso per queste cose e se si inseriscono valori fuori scala o non previsti, Gea.Net non riuscirà ad accedere al database in cloud (e forse neppure ad avviarsi). Per esempio “maxBufferSize” e “maxReceivedMessageSize” devono necessariamente avere lo stesso valore.
Quindi salvare il file di configurazione prima di manipolarlo è cosa buona e giusta.

Per quanto si possa sollecitare gli utenti a fare costantemente le copie dei propri dati, cosa che peraltro non tutti si prendono la briga di fare, in un paio di occasioni ho riscontrato a malincuore che c’è chi è riuscito a stupirmi. Allora ho pensato di scrivere questo breve articolo per invitarvi a fare un viaggio nell’orrore, sperando che sia di monito a tutti.

Partiamo da un punto fermo. Spostare il database in cloud è grosso vantaggio per l’utente perchè si incarica il provider di fare una copia dei dati quotidianamente. Questo però non deve essere un alibi a non fare mai le copie. Certo, ci si può permettere di farle con una minor frequenza, ma una copia in locale, seppur della settimana prima, deve sempre esserci.
Ma volete una statistica fatta su due piedi: oltre la metà degli utenti non ha una copia locale, neppure vecchia di sei mesi.
Già questo sarebbe una grave mancanza ma purtroppo non è la cosa peggiore. A distanza di qualche mese, l’abitudine a non fare mai le copie, comporta che l’utente non abbia più idea di dove risiedono i propri dati.

Ecco allora che quando la web agency di turno si propone di fare un nuovo sito sfavillante il disastro si sta per compiere.
Il primo passo è la ricerca di un nome adeguato per il nuovo dominio, operazione che spesso è di competenza di un ragazzo che lavora in azienda da pochi mesi. Egli trova un nome che suona proprio bene e (guarda il caso fortunato) appartiene proprio all’azienda cliente. Non si pone alcuna domanda ma chiede al cliente di usare proprio quel nome.
Peccato che quel dominio è proprio quello che ospita il database aziendale con tanto di servizi annessi e peccato che il responsabile dell’azienda cliente, a cui quel nome non dice niente e preso da mille incombenze, dia subito il consenso a cuor leggero.
Ma anche la web agency è presa da mille incombenze per cui l’ultima cosa che viene in mente è di fare una copia preventiva del contenuto del dominio o anche solo guardare cosa vi è contenuto.
Anzi, per accelerare la migrazione verso il provider con cui opera solitamente, manda subito la disdetta al vecchio provider.
A questo punto il disastro è completo perchè il vecchio provider (su cui risiede il database aziendale) viene sollevato da ogni obbligo e l’azienda utente non ha una copia locale dei dati.

Il giorno seguente il nostro utente cerca di fare le fatture come ha sempre fatto e solo allora si accorge di averla combinata grossa. Ora l’unica soluzione è cercare di trovare un accordo commerciale con il vecchio provider, sperando sia possibile recuperare un vecchio backup, ma il conto da pagare sarà molto salato.

E’ vero, in questo scenario dell’orrore siamo in presenza di diverse gravi leggerezze, ma la realtà è che mi si è presentato già in un paio di occasioni.
In un caso siamo stati fortunati perchè un paio di settimane prima avevo dovuto eseguire operazioni di manutenzione sul database, per cui sono riuscito a recuperare una copia dal mio PC.
Nel secondo caso l’utente è dovuto ripartire da zero e per fortuna, avendo pochi clienti e articoli e non tenendo la contabilità, se lo è potuto permettere.

Dopo avere letto questo, c’è ancora qualcuno che pensa che fare la copia dei dati sia solo una inutile perdita di tempo ?

Sempre più provider richiedono l’utilizzo del protocollo di sicurezza TLS (Transport Layer Security) in versione 1.2 per poter accedere ai dati presenti sui loro server pertanto, con la prossima versione 6.1d, che sarà rilasciata nei prossimi giorni, si è ritenuto di includere questa funzione in modo nativo in Gea.Net Pro.

Purtroppo versioni più datate di Windows, nate prima di Tls1.2, non consentono il suo utilizzo oppure richiedono che venga installato un Service Pack o aggiornato il Framework .Net.
Per sapere se il nostro sistema supporta Tls 1.2 basterà avviare Gea.Net Pro e nel caso fossero riscontrati problemi, all’avvio verrà segnalato l’impossibilità di utilizzare Tls1.2 .
A questo punto possiamo provare a risolvere semplicemente installando Framework .NET 4.6.1 che può essere scaricato da:
https://www.microsoft.com/it-it/download/details.aspx?id=49982

Se il Framework .NET 4.6.1 non si installa o al successivo avvio Gea.Net Pro presenta ancora la notifica, bisogna sporcarsi le mani con Windows.
In particolare Windows Vista SP2, Windows Server 2008 SP2 o sistemi più datati non supportano le versioni del protocollo TLS più recenti rispetto alla 1.0. Le applicazioni .NET Framework 2.0 SP2 gestite in esecuzione in Windows Vista SP2 o Windows Server 2008 SP2 non possono usare TLS 1.2 o TLS 1.1, anche se questi protocolli sono impostati nella proprietà ServicePointManager.SecurityProtocol.
Va leggermente meglio con Windows 7 e 8 che devono essere configurati a dovere come documentato negli articoli :
https://docs.microsoft.com/it-it/mem/configmgr/core/plan-design/security/enable-tls-1-2-client

https://support.microsoft.com/it-it/topic/aggiornamento-per-abilitare-tls-1-1-e-tls-1-2-come-protocolli-sicuri-predefiniti-in-winhttp-in-windows-c4bd73d2-31d7-761e-0178-11268bb10392

Le cose dovrebbero andare decisamente bene se si utilizza Win8.1, Win10 e Win11 dove si ritiene che non sia necessario intervenire a meno che in precedenza il protocollo non sia stato volutamente inibito.

Ma perchè Gea.Net Pro 6.1d deve integrare Tls 1.2 ?
Se si possiede una installazione monoutenza (o con database su rete locale) e non si è soliti inviare email ai clienti attraverso Gea.Net Pro, in effetti Tls 1.2 non serve.
Più in generale, nell’utilizzo di Gea.Net Pro, il protocollo di sicurezza è del tutto ininfluente se non si deve accedere (in lettura o in scrittura) a dati esterni.
In questi casi, anche se si possedesse una versione meno recente di Windows, l’errore segnalato in apertura che notifica l’impossibilità di usare Tls 1.2, può tranquillamente essere ignorato.

Ma in tutti gli altri scenari potrebbero essere dolori. Usiamo il condizionale perchè il problema è legato soprattutto dal provider che si utilizza e su cui risiedono i dati da inviare o ricevere.
Tuttavia bisogna considerare che negli ultimi tempi molti provider configurano i nuovi server per colloquiare solo con Tls 1.2, mentre prima veniva lasciata libera scelta all’utente che di conseguenza poteva decidere di usare un protocollo piuttosto dell’altro. Certo, la sicurezza non era la stessa, ma in molti casi Tls 1.0 è tuttora più che accettabile, soprattutto perchè Gea.Net DbService integra già un proprio sistema di crittografia dei dati inviati/ricevuti.

Se invece parliamo delle funzionalità usate nell’ERP, forse la posta elettronica è marginale e si potrebbe ovviare perdendo un paio di secondi ed inviando attraverso il proprio client di posta la email già impostata.
Insomma, si tratterebbe di fare solo 4 click in più, però è una piccola scomodità e anche Gmail (il più utilizzato dagli utenti Gea.Net) ha annunciato maggiori controlli sulla sicurezza.
Il problema grosso nasce quando il proprio database risiede in cloud, magari su un server condiviso di Aruba. In questo caso non ci sono altre possibilità perchè se il provider decide, giustamente, che un sistema di sicurezza più blando mette a rischio anche i dati degli altri clienti, ci si può solo adeguare.
Ma quando sarà il D-Day? Quando il provider che mi fornisce il servizio alzerà il livello di sicurezza? La risposta è laconica: Non si sa!
Non si può sapere perchè il provider agisce arbitrariamente nella fornitura di un servizio, per cui da un giorno all’altro può decidere di spostare i dati di un determinato gruppo di utenti da un server all’altro senza dare preavviso.
Quindi può capitare di arrivare in ufficio alla mattina e di non riuscire ad accedere ai dati. Certo, se già si possiede una versione recente di Windows, la soluzione si trova velocemente aggiornando la versione dell’ERP, ma forse è meglio prevenire e installare fin da subito Gea.Net Pro 6.1d.