Fattura Elettronica, che fare ?

Dal 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica anche tra privati. L’obbligo di emissione di documento elettronico diventerà obbligatorio per quasi tutti gli scambi commerciali. Oltre a professionisti con regime forfettario o aziende operanti in settori specifici che sono esentate, gli altri contribuenti dovranno sempre emettere fattura elettronica salvo alcune eccezioni (esempio vendita a soggetti esteri o privati) ma per ragioni che non affronteremo in questa sede, potrebbe essere vantaggioso per il contribuente emettere SEMPRE e SOLO fattura elettronica.

Della fatturazione elettronica se ne è già parlato tanto e diamo per scontato che le informazioni basilari siano già arrivate a destinazione.
Diamo anche per scontato che già si disponga di un software gestionale che esporta/importa le fatture attraverso un file in formato XML conforme alle ultime specifiche tecniche emanate dall’AdE.
A questo punto bisogna mettere a punto la strategia di comunicazione che più si addice alle dimensioni di ogni contribuente. Ci sono tre strade maestre da poter scegliere :

1) Delega al commercialista
Una parte di professionisti e piccole aziende percorrerà questa strada limitandosi ad inviare al commercialista le fatture estratte dal gestionale in formato XML.
Sul sito dell’Agenzia occorre registrare il soggetto che deve emettere/ricevere le fatture elettroniche identificandolo con un “indirizzo telematico” (Pec o Codice Destinatario).
Affinchè questo compito possa essere svolto da terzi (commercialista) occorre conferire una delega compilando un modello da sottoscrivere con firma autenticata e allegandovi copia del documento d’identità. Occorre infine indicare i codici di accesso che legano l’incaricato e il contribuente. Però sono operazioni che svolge il consulente a cui il contribuente si limita a comunicare la parte del PIN che riceverà per posta ordinaria dall’AdE.

2) Accesso diretto a “Fatture e Corrispettivi” o invio via PEC
Se non si vuole ricorrere ad un soggetto terzo e non si emette un elevato numero di fatture, la strada migliore è quella di accedere direttamente al servizio reso disponibile in modo gratuito dall’Agenzia. Anche in questo caso è preferibile delegare al commercialista le incombenze per la registrazione invece che correre in Posta (o presso altre Certificate Authority) per autenticarsi. In alternativa si potrebbe inviare il file XML via Pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (solo la prima volta poi ne verrà assegnato un definitivo).

Per ragioni di sicurezza non sarebbe possibile inviare direttamente al SDI il file in formato XML ma prima occorre firmarlo digitalmente. Al momento sembra che ‘Fatture e Corrispettivi’ si faccia carico anche della firma mentre via PEC dal 2019 dovrebbero essere accettati anche XML non firmati se contengono documenti destinati a privati (per le PA occorre sempre firmarli). Se necessario ci si deve organizzare per richiedere un sistema di firma digitale.

Come fornitori di servizi di firma digitale, ogni Certificate Authority va bene quindi si possono utilizzare tranquillamente gli strumenti eventualmente già disponibili in azienda. Tuttavia se necessaria, questa operazione di firma di flussi può risultare laboriosa e inoltre non tutti hanno già una sistema attivo. Il solo sistema di firma digitale costerebbe quasi come uno dei software più economici perciò se deve essere acquistato solo per questo scopo potrebbe essere il caso di valutare l’opzione successiva.

Se si adotta la soluzione ‘autonoma’ bisogna anche mettere in conto che a gennaio potrebbero esserci disservizi nei collegamenti al SDI a causa di sovraccarico dei server. Sarebbe frustrante non riuscire a collegarsi quando si hanno obblighi di invio dei documenti entro 5 giorni dall’emissione anche se per fortuna dovrebbe essere previsto un periodo di non sanzionabilità (forse tre o sei mesi) in caso di invii ritardati.

3) Utilizzo di un software di invio e conservazione
Visto che la connessione manuale al SDI può risultare per molti versi macchinosa, sono nati diversi software e servizi di interfacciamento diretto al SDI.
Si tratta per lo più di software che mettono a disposizione dell’utente, semplificandole, le operazioni più ricorrenti da e verso il SDI.
Non si tratta di veri gestionali perciò l’inserimento di una fattura risulta spesso un’operazione piuttosto laboriosa, ma mettono a disposizione una funzione di importazione del file XML creato dal gestionale permettendo anche di modificarlo.
Le operazioni di firma ed invio sono rese più fluide e la conservazione dei documenti è una funzione opzionale di cui è bene disporre.
In senso inverso, le fatture passive vengono prelevate dal SDI e rese consultabili. Se si tiene la contabilità in azienda, possono essere esportate in XML per poi importarle nel gestionale.
L’unico lato negativo di questa soluzione potrebbe essere il costo visto che il più delle volte si paga in base al numero di fatture emesse/ricevute, ma per il resto presenta una serie di vantaggi operativi non irrilevanti.

Annunci

Come nasce il nome Gea.Net ?

Molti utenti hanno chiesto come nasce il nome Gea.Net. Vediamo di approfondire questa piccola curiosità.

Il prefisso GEA è un acronimo di GEstione Aziendale.
Come saprete le origini del gestionale risalgono alla fine del secolo scorso (Gea95, Gea98, Gea2002, Gea2004) e in quegli anni si usava molto battezzare i software attingendo dai nomi della mitologia. E GEA è anche il nome della dea primordiale, la Terra, madre di tutte le altre divinità.
In una trasposizione più terra terra, Gea voleva essere il software gestionale basico e standardizzato da cui derivare software personalizzati, per uso proprio o per la distribuzione a diverse aziende utenti.
Infatti in un primo periodo, gli accordi con i partner prevedevano che i software derivati e distribuiti localmente avessero nomi di dei greci discendenti da Gea.
Poi per motivi commerciali dei diversi distributori, questa usanza si è persa.

Di conseguenza diventa chiaro anche il motivo per cui il logo delle varie versioni è sempre rappresentato da un planisfero. Nelle prime versioni era la Pangea, in quelle attuali la disposizione dei continenti è quella che conosciamo.

Nel 2005 è stato aggiunto il suffisso .Net come tratto distintivo e punto di demarcazione tra due sistemi completamente diversi.
Infatti fino al 2004 il linguaggio era Visual Basic il cui sviluppo sarebbe stato abbandonato da Microsoft da lì a poco in favore della piattaforma .Net nata nel 2002.
Nel giro di un paio d’anni il gestionale fu completamente riscritto.

I marchi registrati Gea e Gea.Net rappresentano quindi due piattaforme diverse a tutti gli effetti seppur abbiano nomi simili per ricordarne la genealogia.

Creare in pochi secondi una app Gea.Net per Android

Trasformare Gea.Net Web in una App Android è un’operazione molto semplice, veramente alla portata di tutti.
L’unica cosa che ci serve è Hermit, una app gratuita scaricabile da Google Play Store che permette di reinterpretare il contenuto di un sito web trasformandolo in una vera e propria app. Tra le altre cose Hermit include anche la configurazione per i social più usati ma non è lo scopo di questo articolo.
Non mi dilungo a parlare di Hermit perchè sulla rete si possono trovare tutte le informazioni necessarie. Consiglio a chi non lo conosce già di accedere a YouTube cercando "Hermit Android" o similari. Verranno proposti diversi tutorial che spiegano come creare una app partendo da un URL.

In pratica l’unica informazione necessaria per creare la nostra nuova app è l’URL (nel nostro caso "http://www.geanetweb.com/default.aspx") il cui inserimento viene richiesto appena si procede alla creazione, mentre il nome e il logo possono essere modificate a discrezione dell’utente.
Una volta creata la app suggerisco di fare tap sui tre puntini e selezionare "Aggiungi alla schermata Home" per avere un link diretto senza dovere aprire Hermit tutte le volte. Per rendere l’esperienza d’uso in tutto simile ad una vera app è bene anche accedere alle Impostazioni e selezionare "Schermo Intero" e "Senza Cornice".
Il risultato che si ottiene è il seguente :

HERMIT

Purtroppo anche l’operazione più semplice svolta all’interno di un gestionale (si pensi ad un ordine o ad una fattura) necessita di tutta una serie di informazioni che poco si addice a schermi di ridotte dimensioni e forse questo è il vero motivo per cui non si è mai sviluppato un mercato riservato esclusivamente ai nuovi devices, il cui uso è sempre visto come di supporto a soluzioni "in office".
Tuttavia Gea.Net Web è responsivo e si adatta egregiamente anche a schermi di 5 pollici pur se l’utilizzo ottimale lo si ottiene su un tablet o su un PC che rappresenta il suo ambiente nativo. Lo scotto che da pagare sugli schermi più piccoli è la necessità di fare un po’ di scroll nelle funzioni di gestione delle schede.

Altro vantaggio non irrilevante di questa soluzione è la possibilità di avere una interfaccia identica anche se ci si sposta su smartphone/tablet con Windows o iOS, per i quali Hermit al momento non è disponibile ma dove è pur sempre possibile sfruttare il browser integrato.

Budget e Progetti, la scelta vincente

In questo articolo approfondiamo una funzione che molti utenti Gea.Net Pro sottovalutano ma che negli ultimi tempi si sta rivelando vitale per molte organizzazioni : la possibilità di pianificare e verificare l’andamento del proprio business associandolo alla gestione dei progetti
 
La gestione del budget di Gea.Net Pro prevede di pianificare i ricavi e i costi sostenuti in un dato periodo. Il più delle volte riscontro che il budget non è gestito con Gea.Net oppure esso è indipendente dai progetti anche laddove questi sono utilizzati nei cicli attivi e passivi. Ne consegue che si ottiene una fotografia relativa all’intero processo aziendale, certamente meno granulare di quella che si avrebbe associandola ad ogni singolo progetto.

Se invece si volesse collegare il budget ad un progetto questo deve essere identificato nella tabella progetti (da gestione tabelle nel modulo archivi di base) e ogni fattura emessa o ricevuta dovrebbe essere associata al progetto di riferimento. Questa operazione è piuttosto semplice perchè si deve solo valorizzare la proprietà progetto nella scheda della fattura. E allora perchè non sfruttare questa potenzialità ? 

La voce di budget può anche essere abbinata ad una singola voce di ricavo e/o di spesa (costi vivi di acquisto di beni o servizi) ma anche ai costi di lavorazione (gestione lavorazioni del modulo Risorse Umane). 

Per ogni attività può anche essere associata una spesa/ricavo a preventivo solitamente derivata da contratti di commesse oppure (ma non necessariamente) calcolata dalle offerte e dagli ordini emessi e ricevuti. Le spese e i ricavi a consuntivo invece sono associati alle fatture, come già detto, oppure alla scheda di lavorazione giornaliera della funzione “Gestione Presenze e Tempi Lavoro”.

Sia per le attività a preventivo che per quelle a consuntivo sulla barra comandi sono disponibili funzioni per estrarre griglie di dettaglio dei documenti da cui viene derivato il calcolo. L’importo calcolato può sempre essere rielaborato e modificato dall’operatore che in questo modo potrebbe prevedere altre note di spesa o di ricavo che non sono incluse in fattura o in lavorazione. Le attività concluse possono essere segnalate come chiuse in modo da essere visualizzate solo quando richiesto espressamente. 

Per la gestione dei ricavi è possibile associare uno specifico cliente e in questo caso il budget di ricavo si intende sul singolo cliente, cosa peraltro quasi normale nella gestione delle commesse. Per contro se non viene indicato il cliente il calcolo del budget si applica all’intero fatturato sul periodo (associato al progetto o alla voce di ricavo indicata). 
Allo stesso modo, per la gestione dei costi può essere associato un solo fornitore e anche in questo caso, se indicato, verranno esaminati solo gli acquisti da quel fornitore. Per quanto riguarda la gestione delle lavorazioni si può associare  i tempi di lavorazione svolti in un solo centro di costo o da un solo collaboratore.   

Insomma la gestione Budget proposta da Gea.Net Pro è uno strumento flessibile che contiene già una buona impostazione di base e riesce a soddisfare certamente le PMI con una struttura standard. Per i palati più esigenti invece rappresenta una buona base di partenza da cui muovere per una customizzazione eccellente.

Distinta Base variabile

Ci si potrebbe trovare nella condizione di essere impossibilitati a determinare a priori la distinta base di un prodotto finito oppure, pur essendo possibile, potrebbe essere variabile in determinate condizioni.

E’ un caso molto frequente nel settore dell’abbigliamento o delle calzature dove a fronte di taglie o di colori diversi cambiano le quantità utilizzate. A volte si risolve creando un codice diverso per ogni combinazione taglia/colore ma spesso per ragioni pratiche si decide di soprassedere e creare un codice unico.

Anche in altri settori artigianali potrebbe essere impossibile sapere a priori la quantità di materiale necessaria. Si pensi ad esempio allo scarto/sfrido di materiale (pezzi inutilizzabili creati dai processi di lavorazione) come possono essere barre di ferro o di legno troppo corte per essere riadattate o montato su utensili per la lavorazione, oppure lo scarto sulle lamine e sui tessuti tagliati per realizzare il disegno di un prodotto o di un componente.

In tutti questi scenari è impossibile calcolare esattamente la quantità di materiale o di componenti utilizzati e non rimane che cercare di calcolare una media ben sapendo che in fase di inventario si verificheranno necessariamente delle differenze.

Così in caso di articoli di taglie diverse dovremo mettere la quantità necessaria per le taglie mediane (oppure un valore congruente in base alle taglie che si presume di produrre) , nel calcolo dell’uso delle barre o delle lastre dovremo inserire una quantità maggiorata necessaria a coprire gli scarti di lavorazione. Sono valori medi di scarto calcolati sul lungo periodo ben conosciuti dai responsabili di produzione, così ad esempio se normalmente lo scarto di materiale è del 7% , nella distinta base la quantità inserita dovrebbe essere il 107% di quella realmente necessaria.

Pur non potendo garantire la precisione assoluta, sul lungo periodo queste tecniche ci permetteranno di avere un ottimo grado di approssimazione fino a sfiorare la rilevazione puntuale delle giacenze.

Cicli di lavorazione variabili

In questo articolo voglio analizzare un problema piuttosto ricorrente soprattutto nelle aziende che producono articoli su commessa e spesso ci si trova ad integrare uno o più componenti che assumono valore diverso in base alla lavorazione necessaria per adattarlo al prodotto.

Si aprono tre scenari diversi. Vediamo come gestirli, non solo in Gea.Net ma anche nella maggior parte dei software gestionali in commercio :

1) La casistica più semplice è quella di adattare un componente ad una serie di prodotti diversi in base alle caratteristiche di questi. In sostanza sullo stesso componente avremo una lavorazione diversa a seguito dell’uso che ne dovremo fare e del prodotto finito (o componente) in cui dovrà essere assemblato. Potrebbero esserci diverse soluzioni ma la migliore spesso consiste nel creare un codice articolo (componente) diverso per ognuno dei casi differenziando per ogni scheda articolo (componente) il ciclo di lavorazione previsto. Infatti in questo contesto si presume che i tipi di lavorazione possibile siano pochi (forse 2 o 3) e che per ogni prodotto finito si dovrà procedere sempre con la stessa. Dunque avremo tanti articoli (componenti) con valore diverso in base al loro ciclo. Nella distinta base del prodotto finito andremo ad associare quello corretto (con valore già prestabilito) che di conseguenza determinerà anche il valore del PF.

2) Se invece il costo del componente è variabile in base al prodotto finito in cui sarà assemblato pur essendo possibile stabilirlo a priori, si presume per logica che esso sia da imputare al prodotto finito. In pratica si richiede una lavorazione particolare per adattare il componente a quel determinato prodotto. Ne consegue che l’operazione più corretta è inserire la lavorazione direttamente nel ciclo del prodotto finito.

3) Più problematico è quando il costo non è neanche imputabile al prodotto finito in quanto tale, ma la lavorazione necessaria può avere costi diversi imputabile a fattori esterni (urgenza, lavorante, costo a consuntivo, ecc.). Infatti in questo scenario non è possibile determinare a priori il valore puntuale del prodotto finito e non rimane che fare una media dei costi di lavorazione, cioè nel ciclo di lavorazione del componente dovremo mettere un costo “medio” di lavorazione. In sostanza siamo in una delle due condizioni precedenti ma non possiamo determinare il costo preciso del componente (e il valore del prodotto finito) se non a consuntivo. E’ pratica scorretta, seppur spesso adottata, modificare il valore del prodotto finito solo una volta realizzato perchè questo potrebbe influire sul prezzo applicato a future offerte – che verranno prodotte in condizioni diverse – ma soprattutto perchè in una valorizzazione al costo corrente è più corretto associare un costo medio (o presunto) piuttosto che l’ultimo costo (che potrebbe essere anche notevolmente più alto o più basso di quello comunemente pagato).

 

Queste tre condizioni sono quelle che normalmente si dovrebbero presentare ma non mancano casi particolari che sarebbe bene analizzare più in dettaglio con un consulente qualora dovessero verificarsi.

Amarcord

Qualche settimana fa, sistemando il solaio, mi è capitato tra le mani un vecchio pieghevole di GEA98.
Ho deciso di pubblicare questo articolo proprio oggi che cade il ventennale della nascita.

AmarcordA1

Alcuni partner e utenti più affezionati hanno vissuto il susseguirsi delle versioni (GEA95,GEA98,GEA2002,GEA2004,Gea.Net) e anche per loro credo sia un tuffo al cuore rivisitare il passato. Un breve ricordo al link https://youtu.be/31bh39BE6Z8 .
Ma se GEA98 è il papà, Gea.Net aveva anche un nonno. Scritto in COBOL girava in ambiente DOS (quanti ricordi), non aveva un nome di battesimo perchè negli anni 80 non usava e purtroppo di lui sembra non essere rimasto niente.
Mi riprometto di cercare qualche vecchio documento o qualche vecchio PC per postare qualche memoria se possibile.
Ma com’era il mondo informatico nel 1998 ? Internet era agli albori e il software si distribuiva con il passaparola o facendo tanti KM in auto, partecipando alle fiere e facendo accordi con rivenditori locali.

Guardando il pieghevole la prima cosa che mi è saltata agli occhi sono i miei dati fiscali (Prodotto Da) presenti sul retro.
Internet esisteva da un paio d’anni ed era ancora un "gioco" per pochi smanettoni. Ad esempio .COMM, che sul pieghevole rappresenta l’azienda rivenditrice, non aveva ancora un sito e forse neanche un indirizzo email.
In particolare il link al sito web su IOL (Italia On Line) era troppo invitante per non andare a vedere se esistevano ancora quelle pagine.
Mi avrebbe fatto piacere raccontarvi che il sito era ancora al suo posto ma purtroppo il brand Digilander è stato venduto e le vecchie pagine si sono perse.
L’indirizzo email invece è ancora attivo ma non scrivetemi lì perchè non lo leggo da anni.
Anche il numero dello smartphone (allora si chiamava cellulare) è ancora lo stesso. Oggi c’è la portabilità del numero ma allora non esisteva e se sono riuscito a mantenerlo è solo perchè possedevo già un telefono per sistema GSM (i TACS con prefisso 0337 sarebbero morti nel giro di qualche anno) e non ho cambiato operatore per diversi anni.

 

AmarcordA2

Ma che dire del software. Fa tenerezza l’immagine del monitor sulla scheda articoli di magazzino ma all’epoca un file jpeg agganciato ad una registrazione era un tratto distintivo.
A chi utilizza regolarmente Gea.Net le schede risulteranno piuttosto familiari, sia come intestazione che come contenuti. Infatti tutte le tabelle popolate con le schede presenti sul volantino (clienti/fornitori, articoli/listino, documenti) sono perfettamente compatibili.
Un ultimo appunto è il fatto che questa versione ha resistito all’anno 2000 e al cambio Lira/Euro. Può sembrare banale ma l’analisi di base è del 1992 quando il cambio di secolo era abbastanza vicino ma del cambio di divisa ancora non si parlava e con la Lira i decimali non esistevano. La maggior parte dei software gestionali sono morti per l’uno o per l’altro motivo ma GEA ha resistito.

Avrei voluto postare un link per rendervi disponibile la versione di GEA98 ma mi sono accorto che su Windows 10 è piuttosto complicato farlo funzionare. Per chi fosse interessato potrei organizzare una visita guidata presso un paio di aziende che ancora utilizzano GEA2004 (un saluto ed un ringraziamento a loro per la fiducia). Infatti in un paio di realtà gira ancora in affiancamento a Gea.Net. Le schede anagrafiche e il ciclo passivo sono ancora attuali e soprattutto compatibili con le ultime versioni.
Purtroppo le modifiche di legge lo hanno reso in parte incompatibile per i moduli di magazzino e contabilità ma su vecchi PC in rete può fare ancora una parte del lavoro.
Morale : Una buona analisi paga sempre e garantisce la longevità del software.
Nel caso di GEA98 sono state solo le nuove versioni del sistema operativo a renderlo obsoleto.

Verifica Partita IVA comunitaria

La Commissione Europea mette a disposizione degli sviluppatori un servizio di verifica e controllo dell’esistenza degli operatori economici registrati presso un paese UE.
Questo permette di assicurarsi che un nuovo cliente o fornitore sia correttamente censito, evitando truffe o altri guai vendendo o comprando da aziende fantasma.
Il sistema si chiama VIES (VAT Information Exchange System – sistema di scambio di informazioni relative all’IVA).
Si tratta di uno strumento elettronico per la convalida del numero di partita IVA delle aziende registrati nell’UE per le transazioni transfrontaliere di beni e servizi.
Dal punto di vista tecnico l’interrogazione è piuttosto semplice e di seguito vediamo il codice VB.Net che restituisce le informazioni anagrafiche relative al VAT Number.
La variabile PIVA che deve essere passata alla funzione è il numero della Partita IVA con il codice dello stato che è un prefisso di due caratteri ("IT" per Italia)

 

Public ControllaPIVA_FromWebService_Dati As String = ""
Function ControllaPIVA_FromWebService(ByVal PIVA As String) As Boolean

    Try
        ControllaPIVA_FromWebService_Dati = ""

        Dim NAZIONE As String = "IT"
        NAZIONE = Mid(PIVA, 1, 2)
        PIVA = Mid(PIVA, 3)

        Dim requestUrl As String = "http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/services/checkVatService"
        Dim requestString As String = "<soapenv:Envelope xmlns:soapenv=""http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/"" xmlns:urn=""urn:ec.europa.eu:taxud:vies:services:checkVat:types"">
<soapenv:Header/>
<soapenv:Body>
  <urn:checkVat>
     <urn:countryCode>COUNTRY</urn:countryCode>
     <urn:vatNumber>VATNUMBER</urn:vatNumber>
  </urn:checkVat>
</soapenv:Body>
</soapenv:Envelope>"
        requestString = requestString.Replace("COUNTRY", NAZIONE)
        requestString = requestString.Replace("VATNUMBER", PIVA)

        Dim wc As New System.Net.WebClient()
        wc.Headers(System.Net.HttpRequestHeader.ContentType) = "application/x-www-form-urlencoded"
        Dim HtmlResult As String = wc.UploadString(requestUrl, requestString)

        If InStr(LCase(HtmlResult), "<valid>true</valid>") > 0 Then
            Try
                Dim P1 As Integer = InStr(LCase(HtmlResult), "<name>")
                Dim P2 As Integer = InStr(LCase(HtmlResult), "</name>")
                If P1 > 0 Then
                    ControllaPIVA_FromWebService_Dati = ControllaPIVA_FromWebService_Dati + Mid(HtmlResult, P1 + 6, P2 – P1 – 6) + vbCrLf
                End If
            Catch ex As Exception
            End Try
            Try
                Dim P1 As Integer = InStr(LCase(HtmlResult), "<address>")
                Dim P2 As Integer = InStr(LCase(HtmlResult), "</address>")
                If P1 > 0 Then
                    ControllaPIVA_FromWebService_Dati = ControllaPIVA_FromWebService_Dati + Mid(HtmlResult, P1 + 9, P2 – P1 – 9) + vbCrLf
                End If
            Catch ex As Exception
            End Try

            Return True
        Else
            Return False
        End If

    Catch ex As Exception
        Return False

    End Try

End Function

La funzione interroga il servizio e se trova il codice passato restituisce i dati anagrafici che permettono di verificare l’autenticità delle informazioni in nostro possesso.
Se il servizio non trova il VAT Number, dopo avere controllato di averlo scritto correttamente (senza spazi o altri caratteri speciali), si potrebbe essere in presenza di un soggetto passivo ai fini IVA o di eccezioni che possono essere varie per i diversi stati membri.
Sulla rete queste casistiche si trovano ben documentate nei siti istituzionali dei vari paesi.
Per l’Italia si veda https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/contatta
In particolare se si è certi che la partita IVA è formalmente corretta ma non viene riconosciuta, l’attività potrebbe essere cessata o trattarsi di azienda individuale o associazione no profit.

Possiamo concludere dicendo che il mancato riscontro non è garanzia di azienda non registrata mentre è vero il contrario, ovvero che se il servizio risponde fornendo i dati anagrafici del soggetto possiamo operare tranquillamente.

Rintracciabilità Alimentare e Lotti

La gestione della rintracciabilità alimentare e farmaceutica è un tema caldo da quando è stato emanato il Regolamento CE 178/2002
Il ritardo degli stati membri nell’adozione e la mancanza iniziale di sanzioni ha fatto si che fino al 2007 fosse per lo più ignorato, ma da allora ha tolto il sonno a diversi responsabili di produzione fino a diventare uno dei moduli più importanti per le aziende di questi settori.
Negli anni su questo blog abbiamo trattato l’argomento nelle varie sfaccettature analizzando via via le nuove funzioni che si andavano ad aggiungere nel modulo produzione di Gea.Net.

In questo articolo analizzeremo i processi interni da seguire per consentire una corretta rintracciabilità dei componenti e al termine vedremo come la tecnologia potrà supportare il responsabile della produzione.

Gestione della Rintracciabilità Alimentare e Farmacovigilanza

La gestione della rintracciabilità comporta che l’azienda adotti scrupolosamente procedure nella gestione e nell’archiviazione del magazzino che possono essere riassunti nei seguenti di seguito. Le operazioni che vedremo devono essere mantenute su un registro (anche cartaceo) e/o su database aziendale ma la legge impone che in caso di emergenza sanitaria vengano date risposte certe entro un tempo minimo pertanto l’utilizzo di un software gestionale sia di fatto obbligatorio anche per aziende di piccole dimensioni. L’ideale sarebbe archiviare i dati su gestionale e stampare giornalmente anche un registro e mantenere entrambi efficienti e rapidamente consultabili per almeno sei mesi.

Accettazione Merci in Arrivo

Al momento della ricezione della merce occorre :

  • verificare quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ricevuto relativamente a numero colli e dati ad essi collegati (data, scadenza, lotto) necessari alla gestione della rintracciabilità delle materie prime assunte in carico
  • verificare l’integrità delle confezioni e l’etichettatura dei prodotti come indicato nel piano di autocontrollo aziendale
  • separare adeguatamente le merci sfuse o senza lotto, attribuendogli un lotto simbolico che si identifica con la data di ricevimento da apporre sulle confezioni/contenitori
  • informare il Responsabile del sistema di rintracciabilità nel caso non sia possibile reperire alcune delle informazioni riportate ai punti precedenti che deciderà l’azione correttiva da intraprendere (restituzione merce, acquisizione dati mancanti, e-mail, ecc.)
  • inserire sul gestionale il carico della merce inserendo i dati (lotto, scadenza, ecc.) che servono a compilare la registrazione dei lotti acquistati
  • archiviare la documentazione di accompagnamento delle merci accettate

Stoccaggio delle merci

Gli addetti allo stoccaggio devono :

  • mantenere una separazione tra i diversi generi merceologici
  • mantenere la separazione tra le merci della stessa tipologia provenienti da fornitori diversi
  • ordinare le materie prime in magazzino in modo da consentirne una utilizzazione progressiva (prima i vecchi arrivi e poi i nuovi), in modo tale da garantire una opportuna rotazione delle scorte

Controllo e registrazione dello scarico merce

Al momento del prelievo delle materie prime per la loro immissione in produzione si provvede a :

  • prelevare le materie prime rispettandone il criterio di utilizzo progressivo (lotto di produzione, scadenza, ecc.), verificando sempre gli aspetti visivo-sensoriali che ne confermano l’idoneità all’uso
  • garantire l’utilizzo delle materie prime in applicazione delle distinte base (ricette), del programma di produzione giornaliero e/o degli ordinativi
  • registrare la produzione indicando il lotto di provenienza per tutti i componenti della ricetta. Ogni volta che si dispone la produzione di un determinato prodotto deve essere annotato, per quella partita di prodotto, le materie prime utilizzate (fornitore/lotto di acquisto)
  • in alternativa al punto precedente è possibile registrare la data di inizio e fine utilizzo per ogni lotto di acquisto, pratica consigliata anche se il punto precedente viene gestito puntualmente, ma che risulta essere meno immediata in caso di emergenza oltre ad essere meno precisa (nello stesso istante potrebbero essere in via di utilizzo diversi lotti dello stesso componente)

Assegnazione lotti

Ogni articolo prodotto dovrà essere associato ad un lotto di produzione. Il codice con cui viene identificato un lotto è a discrezione dell’azienda anche se è prassi comune identificare il giorno di produzione. Ad esempio il codice lotto può contenere la data nel formato [GGMMAA] quindi un prodotto confezionato Martedì 19 Gennaio 2018 avrà il lotto AS190618, ma per brevità si potrebbe anche registrare il giorno giuliano o la sola settimana.

Etichettatura degli articoli

L’addetto al packaging dovrà verificare che :

  • ogni prodotto confezionato per la vendita sia etichettato secondo quanto previsto dall’azienda anche sulla base delle norme vigenti riportando quantomeno il lotto in caso non vi siano altri obblighi
  • il lotto riportato sulla confezione sia quello identificativo della partita
  • accantonare i prodotti non correttamente etichettati avvisando il Responsabile del Sistema di Rintracciabilità
Scarico degli articoli prodotti

Al fine di una pronta rintracciabilità i documenti di trasporto devono riportare il lotto di produzione ed eventualmente la data di scadenza, quindi al momento della vendita si deve :

  • compilare i documenti di vendita con il nome commerciale del prodotto e il codice lotto ad esso collegato il documento di vendita/trasporto
  • gestire le registrazioni dei prodotti consegnati giornalmente (archiviazione documenti aziendali di vendita)
  • stampare l’apposito registro della merce venduta

Ritiro articoli dal mercato

L’operatore che è messo a conoscenza di una non conformità rilevata sul prodotto presente sul mercato deve comunicarlo tempestivamente al Responsabile del Sistema di Rintracciabilità o all’Addetto vendite perché si possano attivare per il ritiro dello stesso dal commercio.

In caso di sospetta o certa non conformità dei prodotti finiti ai requisiti di sicurezza ovvero dannosi per la salute, il responsabile del sistema di rintracciabilità deve attivarsi tempestivamente in ottemperanza alle normative vigenti, per il ritiro dei prodotti e per la segnalazione dei componenti che potrebbero esserne la causa dell’emergenza. I tempi possono essere diversi in base alla gravità e alla tipologia del prodotto ma normalmente devono essere date risposte entro 6 ore, tempo che lascia poco spazio di manovra.

Gestione della rintracciabilità con Gea.Net

In questo articolo non possiamo entrare nel dettaglio di come viene gestita tutta la rintracciabilità dal modulo produzione di Gea.Net , pertanto si rimanda il lettore a consultare il capitolo E3 della Guida Utente E , Produzione, CRM, Risorse Umane, Controllo Gestione o in alternativa a visionare il tutorial Produzione, Lotti e Tracciabilità . In particolare questa seconda opzione non richiede più di dieci minuti ed affronta complessivamente il tema (pur senza approfondirlo come la guida utente) e rappresenta un ottimo punto di partenza.

Bentornato SMAU

Era da qualche giorno che mi ripromettevo di scrivere due righe riguardo a SMAU.

Chi ha qualche anno di più identificherà SMAU con la fiera dell’informatica che si teneva a Milano a fine settembre (se ricordo bene).
Nei primi anni un evento per nerds che con il passare del tempo si era trasformato in un grande baraccone.
Pochi affari, costi alti per gli espositori, flotte di ragazzini alla ricerca di gadget. Il giusto mix per fare collassare il tutto.
Ricordo di avere partecipato come espositore uno degli ultimi anni. Sei giorni nelle vicinanze dello stand Mediaworld il cui business si basava sulla vendita di PC multimediali.
SMAU morì senza rimpianti nel giro di due anni ad inizio di questo secolo.

Ora SMAU è rinato da qualche anno ma di quella fiera mantiene solo il nome.
Niente più hardware (e poco software), solo servizi.
Gli espositori sono per lo più piccole aziende che hanno un know-how da proporre o Start Up alla ricerca di finanziatori.
Piccoli stand con una sedia, una scrivania e un PC, workshop di 50 minuti, diretta streaming per chi si vuole fare conoscere in tre minuti.
Durata dell’evento 2-3 giorni, visitatori in continua crescita, tutta sostanza e poco fumo negli occhi.
Si può andare alla ricerca di un idea da riproporre su larga scala o di uno stimolo per svilupparne una nuova.
Ma il vero punto di forza credo sia che si tratta di una fiera itinerante che si muove sia in Italia che all’estero, riservando ad ogni evento la centralità ai settori che sono maggiormente presenti sul territorio limitrofo.

Ringrazio la Regione Emilia Romagna per l’opportunità che mi è stata riservata e invito tutti a consultare https://www.smau.it . Un giro merita di essere fatto.