Dal 2019 entrerà in vigore la fattura elettronica anche tra privati. L’obbligo di emissione di documento elettronico diventerà obbligatorio per quasi tutti gli scambi commerciali. Oltre a professionisti con regime forfettario o aziende operanti in settori specifici che sono esentate, gli altri contribuenti dovranno sempre emettere fattura elettronica salvo alcune eccezioni (esempio vendita a soggetti esteri o privati) ma per ragioni che non affronteremo in questa sede, potrebbe essere vantaggioso per il contribuente emettere SEMPRE e SOLO fattura elettronica.

Della fatturazione elettronica se ne è già parlato tanto e diamo per scontato che le informazioni basilari siano già arrivate a destinazione.
Diamo anche per scontato che già si disponga di un software gestionale che esporta/importa le fatture attraverso un file in formato XML conforme alle ultime specifiche tecniche emanate dall’AdE.
A questo punto bisogna mettere a punto la strategia di comunicazione che più si addice alle dimensioni di ogni contribuente. Ci sono tre strade maestre da poter scegliere :

1) Delega al commercialista
Una parte di professionisti e piccole aziende percorrerà questa strada limitandosi ad inviare al commercialista le fatture estratte dal gestionale in formato XML.
Sul sito dell’Agenzia occorre registrare il soggetto che deve emettere/ricevere le fatture elettroniche identificandolo con un “indirizzo telematico” (Pec o Codice Destinatario).
Affinchè questo compito possa essere svolto da terzi (commercialista) occorre conferire una delega compilando un modello da sottoscrivere con firma autenticata e allegandovi copia del documento d’identità. Occorre infine indicare i codici di accesso che legano l’incaricato e il contribuente. Però sono operazioni che svolge il consulente a cui il contribuente si limita a comunicare la parte del PIN che riceverà per posta ordinaria dall’AdE.

2) Accesso diretto a “Fatture e Corrispettivi” o invio via PEC
Se non si vuole ricorrere ad un soggetto terzo e non si emette un elevato numero di fatture, la strada migliore è quella di accedere direttamente al servizio reso disponibile in modo gratuito dall’Agenzia. Anche in questo caso è preferibile delegare al commercialista le incombenze per la registrazione invece che correre in Posta (o presso altre Certificate Authority) per autenticarsi. In alternativa si potrebbe inviare il file XML via Pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (solo la prima volta poi ne verrà assegnato un definitivo).

Per ragioni di sicurezza non sarebbe possibile inviare direttamente al SDI il file in formato XML ma prima occorre firmarlo digitalmente. Al momento sembra che ‘Fatture e Corrispettivi’ si faccia carico anche della firma mentre via PEC dal 2019 dovrebbero essere accettati anche XML non firmati se contengono documenti destinati a privati (per le PA occorre sempre firmarli). Se necessario ci si deve organizzare per richiedere un sistema di firma digitale.

Come fornitori di servizi di firma digitale, ogni Certificate Authority va bene quindi si possono utilizzare tranquillamente gli strumenti eventualmente già disponibili in azienda. Tuttavia se necessaria, questa operazione di firma di flussi può risultare laboriosa e inoltre non tutti hanno già una sistema attivo. Il solo sistema di firma digitale costerebbe quasi come uno dei software più economici perciò se deve essere acquistato solo per questo scopo potrebbe essere il caso di valutare l’opzione successiva.

Se si adotta la soluzione ‘autonoma’ bisogna anche mettere in conto che a gennaio potrebbero esserci disservizi nei collegamenti al SDI a causa di sovraccarico dei server. Sarebbe frustrante non riuscire a collegarsi quando si hanno obblighi di invio dei documenti entro 5 giorni dall’emissione anche se per fortuna dovrebbe essere previsto un periodo di non sanzionabilità (forse tre o sei mesi) in caso di invii ritardati.

3) Utilizzo di un software di invio e conservazione
Visto che la connessione manuale al SDI può risultare per molti versi macchinosa, sono nati diversi software e servizi di interfacciamento diretto al SDI.
Si tratta per lo più di software che mettono a disposizione dell’utente, semplificandole, le operazioni più ricorrenti da e verso il SDI.
Non si tratta di veri gestionali perciò l’inserimento di una fattura risulta spesso un’operazione piuttosto laboriosa, ma mettono a disposizione una funzione di importazione del file XML creato dal gestionale permettendo anche di modificarlo.
Le operazioni di firma ed invio sono rese più fluide e la conservazione dei documenti è una funzione opzionale di cui è bene disporre.
In senso inverso, le fatture passive vengono prelevate dal SDI e rese consultabili. Se si tiene la contabilità in azienda, possono essere esportate in XML per poi importarle nel gestionale.
L’unico lato negativo di questa soluzione potrebbe essere il costo visto che il più delle volte si paga in base al numero di fatture emesse/ricevute, ma per il resto presenta una serie di vantaggi operativi non irrilevanti.

Ci si potrebbe trovare nella condizione di essere impossibilitati a determinare a priori la distinta base di un prodotto finito oppure, pur essendo possibile, potrebbe essere variabile in determinate condizioni.

E’ un caso molto frequente nel settore dell’abbigliamento o delle calzature dove a fronte di taglie o di colori diversi cambiano le quantità utilizzate. A volte si risolve creando un codice diverso per ogni combinazione taglia/colore ma spesso per ragioni pratiche si decide di soprassedere e creare un codice unico.

Anche in altri settori artigianali potrebbe essere impossibile sapere a priori la quantità di materiale necessaria. Si pensi ad esempio allo scarto/sfrido di materiale (pezzi inutilizzabili creati dai processi di lavorazione) come possono essere barre di ferro o di legno troppo corte per essere riadattate o montato su utensili per la lavorazione, oppure lo scarto sulle lamine e sui tessuti tagliati per realizzare il disegno di un prodotto o di un componente.

In tutti questi scenari è impossibile calcolare esattamente la quantità di materiale o di componenti utilizzati e non rimane che cercare di calcolare una media ben sapendo che in fase di inventario si verificheranno necessariamente delle differenze.

Così in caso di articoli di taglie diverse dovremo mettere la quantità necessaria per le taglie mediane (oppure un valore congruente in base alle taglie che si presume di produrre) , nel calcolo dell’uso delle barre o delle lastre dovremo inserire una quantità maggiorata necessaria a coprire gli scarti di lavorazione. Sono valori medi di scarto calcolati sul lungo periodo ben conosciuti dai responsabili di produzione, così ad esempio se normalmente lo scarto di materiale è del 7% , nella distinta base la quantità inserita dovrebbe essere il 107% di quella realmente necessaria.

Pur non potendo garantire la precisione assoluta, sul lungo periodo queste tecniche ci permetteranno di avere un ottimo grado di approssimazione fino a sfiorare la rilevazione puntuale delle giacenze.