Fattura Elettronica tra Privati : Facciamo il punto

Ci stiamo avvicinando a grandi passi ad una scadenza epocale che cambierà il modo di lavorare delle organizzazioni italiane dal 1 Gennaio 2019 e che sarà anche un banco di prova di digitalizzazione dei documenti per tutta l’Europa.
Infatti i partner europei guardano con favore al tentativo di eliminare i documenti cartacei (non più considerati validi dal 2019), non solo per combattere l’evasione in Italia ma anche e soprattutto per snellire le burocrazie.

Sarà così semplice ? Molti addetti ai lavori nutrono qualche dubbio. Non tanto sulla riuscita, ma sui tempi di applicazione. Raccogliere la mole di documenti generati da 4 milioni di aziende, in un primo momento rischia di fare saltare il sistema creando disservizi o blocchi operativi.

Un primo test lo avremo il 1 Luglio quando scatterà la fatturazione elettronica obbligatoria per le cessioni di benzina e carburanti con la conseguente eliminazione della scheda carburanti. A fronte di un relativamente piccolo numero di documenti, come destinatari saranno coinvolte la maggior parte di aziende e professionisti.
A settembre si potrà correggere il tiro e rendere obbligatoria la e-fattura tra privati in modo graduale, magari per dimensione aziendale, o esentare alcune categorie (al momento risultano esenti le partite IVA in regime dei minimi).

Ma dal momento dell’entrata in vigore, qualsiasi fattura prodotta diversamente (in carta o altri formati) o che non viene inviata secondo i canali stabiliti sarà da considerare "non emessa".

Ma cosa cambierà in concreto ?
Per tutte le aziende che già lavorano con la PA cambierà solo il volume delle attività perchè nel peggiore dei casi potranno utilizzare lo stesso processo anche se saranno possibili anche modalità più dirette e semplificate.
Inoltre riceveranno le fatture passive nel proprio cassetto fiscale e questo dovrebbe essere un vantaggio in termini operativi.

Quelle che invece non hanno ancora operato con il Sistema Di Interscambio, cioè la piattaforma dell’AdE che gestisce le fatture elettroniche, potranno cominciare a documentarsi leggendo la circolare n.8/2018 dell’AdE del 30 Aprile 2018

Sono contenute regole e modalità che quasi certamente saranno riviste ma è già apprezzabile il tentativo di semplificazione che si cerca di dare.
Saranno resi disponibili strumenti gratuiti (una procedura web, una app e un software da installare su pc) oltre ai software di mercato che si dovranno adeguare alle nuove direttive. Sul sito dell’AdE è già disponibile e sarà potenziato il servizio di ricerca, consultazione e acquisizione (SdI).
Ogni soggetto abilitato all’inoltro e alla consultazione dovrà essere identificato attraverso protocolli sicuri per poter accedere alla propria area di competenza.
I servizi saranno resi accessibili identificandosi con lo SPID, usando le credenziali Fisconline/Entratel tramite la Carta Nazionale dei Servizi (Cns), mentre per accedere all’app occorrerà essere abilitati a Fisconline/Entratel.
Questo significa che, chi ancora non l’avesse, potrebbe anticipare i tempi richiedendo lo SPID presso Poste Italiana o attraverso diversi operatori on line.

Tra i servizi che saranno particolarmente graditi vi è la possibilità di adesione alla conservazione dei documenti (anch’esso gratuita) che avrà validità non solo fiscale ma anche civilistica.
Nella propria area autenticata sarà possibile generare un QR-Code contenente i dati necessari dei fornitori (probabilmente a partire dal codice fiscale), funzionalità che dovrebbe migliorare l’operatività soprattutto in aziende della grande distribuzione.

Un’altra importante novità è la possibilità di inviare le fatture emesse via PEC.
Per inoltrare le fatture via PEC sarà sufficiente inoltrare una richiesta via email scrivendo ad un indirizzo di posta elettronica dell’AdE che sarà reso pubblico nei prossimi mesi. Come risposta si riceverà un secondo indirizzo a cui dovranno essere inviate le fatture semplicemente allegandole ad un messaggio.
Questa procedura, che può sembrare farraginosa, è necessaria per evitare sovraccarichi permettendo di bilanciare le attività su più server.
La possibilità di invio tramite PEC sarà certamente apprezzata soprattutto da professionisti o piccole aziende perchè più snella per chi emette poche fatture e si eviterebbe di firmare digitalmente il file inviato, essendo la PEC uno strumento considerato sicuro.

Un’ultima considerazione è doverosa e riguarda un punto che deve certamente essere migliorato. Dalla prima bozza l’AdE si prende un tempo tecnico eccessivamente lungo per accettare/rifiutare il file ricevuto (fino a 5 giorni). Anche se a regime i tempi miglioreranno, non sono tollerabili attese che superano i pochi secondi. Infatti in caso di rifiuto del sistema, le fatture sono da considerare “non emesse” e pertanto non possono essere eseguiti ne i pagamenti ne le scritture contabili. Facile immaginare quali frustrazioni, disservizi e perdite economiche si verificherebbero nel caso il flusso, magari contenente l’intera fatturazione mensile, fosse rifiutato 4-5 volte.

Al momento queste sono le poche notizie trapelate ma si tratta di un work in progress che presumibilmente terminerà negli ultimi giorni di dicembre.

Per concludere
Molta è la preoccupazione originata dalla novità che ci attendono e questo articolo era doveroso per cercare di fare un po’ di chiarezza agli utenti di Gea.Net che si può considerare già conforme nella versione attuale (5.3).
Infatti, salvo modifiche di legge degli ultimi giorni che auspicabilmente non ci saranno, non sussistono incompatibilità con il tracciato XML delle fatture elettroniche emesse verso privati già in vigore dal 2018.
Dal punto di vista operativo creare il flusso XML si traduce in un clic esattamente come creare un PDF o una stampa.

In ultima analisi possiamo dire che molti saranno i benefici a discapito di qualche cambio operativo necessario.
Cercando di semplificare, le nuove incombenze si concretizzano in due soli punti :

  1. le fatture attive dovranno essere inviate via PEC allegando un file XML invece che un PDF, sempre che non risultino più comodi altri sistemi
  2. le fatture passive si riceveranno sulla propria area del SdI (e presumibilmente anche via PEC) invece che su normale posta elettronica e via posta

Ci saranno procedure da affinare e alcuni ostacoli da superare ma forse non tanti come potrebbe sembrare.

Registrazione Fatture Passive 2017

Con D.L. 50/2017 è stato modificato il termine entro cui le fatture di acquisto devono essere registrate al fine di detrarre l’IVA. In particolare :

  • il diritto alla detrazione dell’imposta relativa ai beni e servizi acquistati o importati sorge nel momento in cui l’imposta diviene esigibile ed è esercitato al più tardi con la dichiarazione IVA relativa all’anno in cui il diritto alla detrazione è sorto; (prima di tali modifiche, il diritto alla detrazione veniva esercitato entro la dichiarazione IVA relativa al secondo anno successivo a quello di costituzione del diritto).
  • le fatture di acquisto devono essere annotate nel relativo registro IVA anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale IVA relativa all’anno di ricezione della fattura con riferimento al medesimo anno.

In ultima analisi viene richiesto di registrare le fatture di acquisto del 2017 in modo che l’imposta sia inclusa nella dichiarazione annuale IVA relativa all’anno 2017. Pertanto tutte le fatture passive dovranno essere registrate entro il termine della liquidazione IVA del quarto trimestre 2017 e comunque non oltre il 30/04/2018, data ultima per la presentazione della dichiarazione annuale IVA 2017.

Occorre precisare che per evitare complicazioni contabili tutte le fatture passive dovrebbero essere registrate entro la data del 31 dicembre. Qualora questo termine non fosse rispettato, ovvero si registrasse una fattura 2017 con data registrazione superiore al 1 gennaio 2018, si dovrebbe :

  • modificare la causale del movimento di prima nota al fine di evitare che essa venga riportate sui registri IVA del 2018. Pertanto la causale Vs.Fattura (cod. 20) usata abitualmente dovrà essere sostituita con altra causale non compresa tra i codici usati per identificare le fatture passive (per impostazione predefinita quelli compresi tra 20 e 2z). Inoltre dovrebbe essere ripreso il movimento contabile sostituendo la riga relativa all’IVA acquisti sostituendone il codice  (che per default è 30.01.003) con uno neutro.
  • al fine di poter detrarre l’importo relativo all’IVA, si dovrebbe poi intervenire in modo manuale sulla stampa del registro IVA , sulle stampe di liquidazione e sul processo per l’invio telematico della liquidazione.

Ne consegue che le operazioni da svolgere sarebbero diverse e tutt’altro che semplici. Di seguito riporto alcuni suggerimenti validi al momento ma che potrebbero non essere più corretti dopo eventuali successivi interventi chiarificatori diramati dall’Agenzia delle Entrate relativi alla nuova normativa. Dunque per evitare errori al momento si consiglia :

  • di sensibilizzare i fornitori alla consegna tempestiva di tutte le fatture 2017 (non sarebbe male inviare fin da ora una email a tutti i fornitori in elenco contenente una richiesta esplicita)
  • di attendere il più possibile prima di stampare li registro IVA di dicembre e il Libro Giornale al 31/12
  • prima di stampare definitivamente Registro IVA e Libro Giornale, assicurarsi di avere ricevuto tutte le fatture a chiusura dei Documenti di Trasporto e dei Contratti relativi all’anno precedente
  • se si riceve solo successivamente una fattura passiva, non registrarla nel modo classico (attraverso le funzioni “Inserimento Fatture Passive” o “Fatture e DDT Passivi”) ma registrare un movimento contabile manuale con causale Giroconto (o altra generica) senza movimentare il conto IVA. Se ad esempio si riceve una fattura di 122 Euro, registrare tale somma in Dare sul conto “Acquisti” e in Avere sul conto del “Fornitore”. Questo al fine di evitare che venga riportata per errore sul registro IVA del nuovo anno.

Facendo un po’ di attenzione la ricezione fuori tempo massimo delle fatture passive dovrebbe essere scongiurata ma se dovesse capitare o comunque per ulteriori chiarimenti contattate il servizio di assistenza o il vostro consulente aziendale prima di procedere.

Perchè Microsoft Access si corrompe

Microsoft Access è uno dei database più diffuso a livello mondiale, è molto semplice da manutenere, è compatto, garantisce buone prestazioni soprattutto se confrontate a database di pari livello come Mysql e ci sono tanti altri molti buoni motivi per usarlo. Ma come tutti i database, o i documenti in genere che non sono gestiti da un servizio, è più fragile di quelli il cui accesso è possibile solo attraverso un servizio che gira sul computer.

Ho deciso di scrivere questo breve articolo perchè mi confronto spesso con utenti che mi chiedono se vale la pena migrare a database come SqlServer o portare il database in cloud. Facendo un po’ di attenzione e conoscendo le possibili cause si possono prevenire situazioni spiacevoli e continuare ad usare la soluzione più leggera. Se poi questo non basta, migrare a qualcosa di più robusto è sempre possibile anche con tempi e costi estremamente contenuti.

A volte il database può danneggiarsi e gli utenti non ne riescono a capire il motivo ma spesso le cause sono da ricercare tra le seguenti :

  • Arresto improvviso : Di solito è il classico calo di corrente il cui picco alle volte è talmente breve da non essere sufficiente a spegnere il PC e quindi di fatto è impercettibile. In questa categoria possiamo annoverare anche difetti delle batterie del notebook. Il modo per prevenirlo è utilizzare un gruppo di continuità o verificare lo stato delle batterie dei notebook.
  • Problemi al disco rigido : Naturalmente il guasto o il malfunzionamento del disco rigido è tra le cause più difficili da prevedere ed è comune anche a database più robusti, anzi in questo caso le dimensioni solitamente più ridotte di Access sono un vantaggio. La prevenzione è sempre e solo una : fare le copie regolarmente.
  • Hardware di rete difettoso : Se c’è qualche difetto nel dispositivo di rete il database può agire in modo improprio e di conseguenza danneggiarsi. Questo problema può essere causato da una qualunque periferica come cavi di rete, hub, schede di rete, ecc. e se si aggiunge che la struttura di una rete negli ultimi tempi è composta da sempre più oggetti, il panorama diventa più inquietante. Con l’avvento delle reti wireless poi, il problema è cresciuto esponenzialmente e ora tra le cause troviamo anche le interferenze con altri apparecchi. Insomma capire dove sta il problema è un vero rompicapo e il più delle volte occorre affidarsi all’esperienza di un tecnico perchè anche gli strumenti non sono in grado di aiutarci. Al momento questa è di gran lunga la causa principale dei possibili danneggiamenti o non sono al riparo neppure le installazioni monoutente (solo su un PC). Prevenire queste situazioni è praticamente impossibile se non spostando il database in cloud e il problema di questa gestione sulle spalle del provider.
  • Problema al motore Jet : Sullo stesso PC possono essere presenti più versioni dello stesso motore (che in pratica è il software che permette di colloquiare con il database) installati da software diversi. Se si hanno motori non compatibili eseguiti su un’unica rete, l’errore che si presenta è piuttosto grave e non è facile recuperare il database. Spesso alla fine della ricostruzione si possono riscontrare perdite di alcune registrazione. Per fortuna questa situazione è piuttosto remota ma se si verifica occorre individuare i software incompatibili e spostarli su computer diversi.
  • Dimensione del file : Per quanto le specifiche tecniche rilasciate da Microsoft siano più stringenti, per esperienza posso dire che database fino a 300 MB e su cui lavorano anche 7-8 utenti contemporaneamente, si comportano egregiamente. Oltre questi limiti si ha un rallentamento notevole e il rischio di danneggiare il database cresce esponenzialmente. Una soluzione per ridurre le dimensioni del database sarebbe quella di eliminare le registrazioni degli anni precedenti e compattare frequentemente il database. Spesso i movimenti di magazzino degli anni precedenti sono inutili perchè l’informazione è sempre presente anche sui documenti. Rimuoverli significa recuperare fino al 40% dello spazio. Ma se ancora si superano questi limiti migrare verso Sql Server è la scelta migliore.
  • Virus : Negli ultimi anni il capitolo virus e malware in genere è diventato una causa da non sottovalutare soprattutto da quando i ramsonware di nuova generazione hanno iniziato a colpire anche i database (i primi si limitavamo a criptare documenti Word, Excel e poco altro). Personalmente sconsiglio sempre di pagare il riscatto richiesto anche per un fattore etico, ma se ci si trova in questa situazione occorre valutare anche quelli che sono i costi conseguenti alla perdita dei dati. Certamente se si è lavorato bene in precedenza installando firewall e antivirus adeguati e si fanno regolarmente le copie il problema non si pone.

 

La buona notizia è che spesso non è sufficiente una singola situazione a danneggiare il database ma è il reiterato presentarsi di situazioni anomale che ne corrompe la struttura. Inoltre nella maggior parte dei casi i dati non vengono quasi mai alterati rendendo possibile il recupero al 100%.

Altra buona notizia è che solitamente il recupero va a buon fine in pochi minuti ma se ci si trova di fronte a problemi hardware la ricostruzione del database potrebbe essere necessaria anche una o più volte al giorno e alla lunga questa diventa una soluzione insostenibile.

Ricostruire un database Access è molto semplice. Il supporto Microsoft come al solito è esaustivo e consiglio a tutti di leggere

https://support.office.com/it-it/article/Compattare-e-ripristinare-file-di-database-f20401f5-d39d-414c-bfbd-def1bc707324

Prima di procedere alla ricostruzione è sempre bene fare una copia del database anche se danneggiato, situazione da cui ripartire se l’operazione fallisse o si verificassero altri problemi.

Usare i Ticket di Assistenza con Gea.Net Pro

L’uso dei ticket di assistenza telefonica sta diventando uno strumento di uso comune per gli utenti di Gea.Net infatti tutti i servizi, ad eccezione di PREMIUM PACK MINI, ne includono almeno uno da utilizzare in caso di emergenza. In realtà se si è attivata Assistenza Telefonica o superiore si ha accesso diretto privilegiato incluso nel servizio pertanto non si deve per forza seguire la modalità di richiesta descritta di seguito.

Oltre a quello incluso nel pacchetto è possibile acquistarne altri, per i quali però è previsto pagamento anticipato con la stessa logica adottata dagli operatori telefonici per il traffico prepagato. Tuttavia occorre considerare che i ticket sono agganciati al servizio che scade a fine anno e pertanto anch’essi devono essere utilizzati necessariamente entro il 31 Dicembre. Di conseguenza è conveniente tenerne sempre uno a disposizione da usare in caso di necessità e acquistarne un secondo solo dopo averlo utilizzato.

Ricordiamo che ogni ticket è valido per una sola giornata e relativo ad un singolo argomento.

Ma vediamo come usarli.

Nelle versioni più recenti di Gea.Net Pro, nella sezione in alto a destra della Home Page, sono presenti alcuni pulsanti di colore arancione che permettono di accedere a diversi servizi.

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Il primo a sinistra (telefono bianco su sfondo arancione) permette di inoltrare la richiesta di assistenza telefonica. Facendovi click viene predisposto un messaggio email che riporta alcune informazioni presenti nelle impostazioni (Cod.Id, versione, utente, telefono, ecc.) che non devono essere modificate perchè servono ad identificare in modo univoco ed evadere la richiesta. Il messaggio deve essere completato con una breve descrizione dell’argomento che si vuole approfondire o dell’inconveniente riscontrato ed inviato a info@geanetweb.com .

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Nel più breve tempo possibile sarete ricontattati da un tecnico che evaderà la richiesta.

Nelle versioni più datate non è prevista la compilazione automatica del messaggio ma è sufficiente crearne uno indicando azienda e problema riscontrato.

Rilasciato Gea.Net Pro 5.3

Da oggi, 2 novembre 2017, è disponibile Gea.Net Pro 5.3 che cambia il modo di interpretare il gestionale, sempre più strumento aperto verso l’esterno. Il 2017 è l’anno che più di ogni altro segna un punto di rottura con il passato dell’amministrazione fiscale, con l’affacciarsi di sistemi di comunicazione massivi come l’obbligo di inoltro trimestrale dei totali di liquidazione IVA e l’elenco delle fatture e corrispettivi (spesometro). Proprio il tanto bistrattato spesometro, senz’altro nato nel peggiore dei modi con errori anche molto gravi dell’AE, per i prossimi anni rappresenterà lo strumento più efficiente per la lotta all’evasione. Al contrario dei precedenti, il nuovo tracciato include pochi dati ma facilmente verificabili, rendendo possibile accertamenti incrociati automatici e con scarse possibilità di errore. Ne consegue che non sono più possibili approssimazioni, o meglio le registrazioni approssimative si pagano a ridosso della scadenza degli invii, con l’evidenziarsi di tutta una serie di errori da risolvere pena la mancata accettazione della comunicazione. Gea.Net Pro 5.3 blocca la registrazione di documenti che poi sarebbero scartati, anche se in qualche modo è possibile ignorare gli alert evidenziati e forzarne la scrittura.

Ma il 2017 è stato anche l’anno di Industria 4.0 con l’integrazione tra l’ufficio e la produzione. Chi ha saputo cogliere l’occasione ora si trova tra le mani un sistema da cui trarrà benefici per molti anni a venire. Gea.Net Pro era predisposto per produzione e MRP già dalla versione 4.0 e non sono stati necessari grossi interventi sulla struttura di base potendosi concentrare sui dettagli o direttamente sulle personalizzazioni. Chi lo utilizzava già ha potuto riscontrare che con pochi sforzi ci si è trovati ad avere in casa una soluzione unica, mentre altri utenti vi si sono approcciati dopo una completa revisione dei processi produttivi aziendali traendone enormi risparmi. Sono nate soluzioni ibride dove a volte il gestionale controlla le macchine, altre volte è il sistema CNC a riportare le attività svolte all’interno di Gea.Net, ma il più delle volte i due mondi collaborano pariteticamente in modo virtuoso.

Non poteva mancare il consolidarsi delle esperienze cloud su cui ci si è mossi a partire dalla versione 5.0. Qui le principali novità riguardano il miglioramento del sistema di sicurezza che ora prevede un doppio strato. Alle password criptate per poter accedere a DbService gestite direttamente dal sistema Gea.Net, è stato affiancato per impostazione predefinita anche il certificato SSL DV o HTTPS. Anche se non si possiede una VPN si possono dormire sonni tranquilli.

Un ringraziamento particolare va ai numerosi utenti registrati che hanno voluto contribuire con consigli per migliorie a volte anche banali ma che solo un utente smart che opera costantemente su un processo è in grado di elaborare.

La nota dolente è che ancora una volta non è stato possibile mantenere la compatibilità del database con le versioni precedenti quindi per migrare dalla 5.2 occorre la conversione del database. Ma se si proviene da versioni 5.0 o successive la procedura è semplice e consolidata da tempo : basta comunicare la versione di origine e attendere di ricevere i files di script. La grande novità invece riguarda gli utenti cloud che hanno depositato il database in remoto per i quali l’aggiornamento è completamente automatizzato e comporta l’attesa di pochi secondi al primo avvio delle nuova versione.

E per i nuovi utenti un paio di regali che saranno certamente graditi : Premium Pack 2017 Medium viene attivato gratuitamente a tutti gli utenti che eseguiranno la registrazione entro il 31 Dicembre, ma anche senza registrazione è possibile usare liberamente le funzioni Premium fino a fine anno. Inoltre sono disponibili funzioni semplici e gratuite per migrare da altri software o catturare i dati da fonti esterne, importando le tabelle clienti, fornitori, articoli, distinta base, documenti (ordini, ddt, fatture) del ciclo attivo e passivo e anche il piano dei conti. Le specifiche di formattazione dei file sono ampiamente documentate .

Per avere una lista completa delle funzionalità disponibili si consulti la pagina di Gea.Net Pro .

Gea.Net Pro 5.3 in fase di definizione

Finalmente sta passando anche lo spauracchio dello spesometro che che ha drenato tante risorse e ora si può pensare con più tranquillità alla prossima versione di Gea.Net Pro.

La versione 5.3 consoliderà le funzionalità operative nei moduli base aumentandone il sistema di controllo ma soprattutto renderà disponibile tante nuove funzioni di importazione/esportazione di dati sia verso l’Agenzia delle Entrate sia verso i sistemi di produzione interni all’azienda. Soprattutto saranno riviste le modalità di archiviazione interna dei documenti generati (PDF,DOCX,CSV,XLSX) diventando uno strumento alternativo anche al modulo GED. In alcuni casi addirittura più ricco ma soprattutto operante senza che sia necessario alcun intervento o accorgimento da parte degli utenti.

Al modulo della produzione saranno aggiunti tanti piccoli accorgimenti, tra cui il più volte richiesto diagnostico che opera in fase di simulazione del piano di produzione e attraverso il quale risulterà più semplice la consultazione delle scelte fatte dalla funzione di simulazione. In caso si riscontri una valutazione non ottimale risulterà più facile intervenire sulle impostazioni per cambiare il sistema di calcolo.

Anche la gestione presenze si arricchirà di alcune piccole ma sostanziali modifiche. La maggiore novità è la completa revisione del sistema di calcolo del cartellino che riduce di almeno il 75% i tempi pur valorizzando quasi il doppio dei totalizzatori. Altra importante funzione sarà l’integrazione di un sistema di acquisizione timbrature da fogli Excel, quindi gli orologi marcatempo non sono più obbligatori in piccole realtà o in servizi dislocati sul territori.

Impossibile poi riportare tutte le piccole implementazioni sui documenti e sul magazzino. Sono veramente tante e non è possibile elencarle tutte ma per farsene un’ idea si veda la lista delle novità più significative incluse nella prossima versione

Spesometro : gli errori da evitare

Sono tante, troppe, le problematiche emerse con la generazione dello spesometro del primo semestre 2017.
Volendo tralasciare gli ovvi e più volte rimarcati errori dell’AE apparsi addirittura sui telegiornali nazionali a sottolinearne la gravità, è altresì importante sottolineare tutte le cose che possono e devono essere migliorate per la prossima scadenza.
Si tratta perlopiù di piccole accortezze che i singoli utenti dovrebbero adottare per evitare di trovarsi ‘imbottigliati’ a ridosso delle scadenze.

  • Non aspettare gli ultimi giorni. Questo è stato un errore generato soprattutto dai consulenti fiscali che, presi dalla scadenza della liquidazione IVA e confidando in una ulteriore proroga, hanno dato poche indicazioni ai propri clienti. In molti casi non hanno neppure comunicato le specifiche basilari e l’approssimarsi della scadenza.
  • Aggiornare il software. E’ vero che fino ai primi giorni di settembre i software gestionali non erano pronti per la funzione di creazione del flusso (l’ultima revisione tecnica dell’AE è datata 11 agosto), ma le modifiche fondamentali per eseguire le registrazioni erano pronte già da diverso tempo. Nella fattispecie Gea.Net Pro aveva predisposto i controlli basilari già a marzo, quando erano state rilasciate le prime linee guida. Non avere mantenuto aggiornato il software ha comportato la necessità di rivedere molte registrazioni fatte nell’arco del semestre. Soprattutto ha permesso di inserire anagrafiche e documenti incompleti che successivamente si sono dovuti rielaborare.
  • Caricare le tabelle Nazioni. Se si hanno collaborazioni con soggetti esteri, per generare correttamente il flusso delle ‘fatture e corrispettivi’ è fondamentale venga riconosciuto lo stato estero attraverso la sigla ISO 3166-1 alpha 2 (IT, FR, DE, ecc.) valorizzato nella tabella Nazione. Nelle versioni più vecchie questa sigla non serviva e quindi non era neppure predisposta in tabella, quindi gli utenti che utilizzano Gea.Net da più tempo la avrebbero dovuta valorizzare almeno per gli stati a cui appartiene anche un solo cliente/fornitore.
  • Indicare lo stato nella anagrafica del fornitore. In relazione al punto precedente, ci si è accorti che molti utenti non hanno mai valorizzato neppure la proprietà "Nazione" dell’anagrafica cliente/fornitore. Questo in molti casi ha comportato il dover riprendere e modificare le schede. Per evitare la revisione massiva delle schede, gli ultimi rilasci di Gea.Net Pro riescono a ricavare lo stato correttamente anche se si è avuta l’accortezza di indicare il prefisso paese nella partita IVA (esempio indicando ‘ESB12345678’ per il contribuente spagnolo con VAT ‘B12345678’).
  • Codice Fiscale non valido. Capita spesso che alcune aziende cambiano regime fiscale e di conseguenza il vecchio codice fiscale viene sostituito. E’ prassi comune e sbagliata notificare solo il cambio di partita IVA. Infatti in questo modo sulla scheda rimane inserito un codice fiscale non più attivo che può essere causa del blocco dell’intero flusso.
  • Tipo Documento non valorizzato. Nella tabella "Tipo fattura" è stato aggiunto da qualche anno la proprietà "Tipo Documento". Chi lavora con la PA e ha obbligo di emettere fattura elettronica questa informazione dovrebbe averla già valorizzata. Ma nello spesometro ne sono state previste altre (TD10 e TD11 ad esempio) che avrebbero richiesto la creazione di altri tipi documenti. Nella quasi totalità dei casi questo non è stato fatto e anche qui ci si sarebbe trovati a rincorrere. Anche in questo caso è stata rilasciata una versione di Gea.Net Pro per poter bypassare il problema.
  • Natura dell’operazione. Questo valore è disponibile nella tabella "Esenzioni" da almeno un paio di anni ma anche qui si è riscontrato che questa proprietà era valorizzata solamente presso aziende con obbligo di emettere fattura elettronica.
  • Le specifiche non sono le stesse del vecchio spesometro. La maggior parte degli utenti ha dato per scontato che i documenti da inoltrare fossero gli stessi richiesti nello spesometro precedente ma non è così. La differenza è sostanziale perchè nel 2016, ad esempio, non erano richieste fatture con un certo tipo di esenzione o fatture a privati sotto un certo importo. Nello spesometro attuale, salvo poche eccezioni, sono richiesti tutti i documenti emessi e ricevuti. Per non incorrere in scarti non dovuti bisogna togliere la selezione di "Escludi da spesometro" presente in anagrafica e nella tabella esenzioni. L’esclusione della singola fattura continua ad essere possibile ma deve essere spuntata solo nei pochi casi in cui è consentito. Si ricorda anche che il non essere obbligati non significa divieto di comunicare perciò nel dubbio è sempre meglio inserire un documento.

I primi due punti sono stati quelli che hanno scatenato la maggior parte dei problemi e se solo si fossero evitati questi tutto sarebbe stato gestito senza grosse difficoltà.
Ma essendo ormai a ridosso della scadenza molte aziende si sono trovate nell’impossibilità di modificare decine o centinaia di registrazioni pertanto è stato necessario intervenire sul software per riadattarlo a database incompleti.
Solo questo ha comportato sei nuovi rilasci di versione in due settimane generando confusione negli utenti ma purtroppo a qual punto era inevitabile.

Queste linee guida dovrebbero essere adottate anche e soprattutto per evitare di reiterare gli stessi problemi alla prossima scadenza del 28 febbraio 2018. Infatti bisogna considerare che per quella data dovranno essere inviate le comunicazioni delle fatture dal 1 Luglio al 31 Dicembre 2017. E’ probabile che tutte quelle registrate fino ad oggi contengano le stesse anomalie di cui ci si è accorti solo in questi giorni.

Operazioni preliminari per la conversione del database di Gea.Net

Se non si dispone di servizi di assistenza telefonica di Gea.Net (o se la versione di provenienza è troppo vecchia) occorre che la conversione venga eseguita da un tecnico.

Dopo essersi accordati sui tempi della conversione, occorre installare anche la nuova versione di Gea.Net Pro scaricandola da

http://www.geanetweb.com/Download.htm 

Le due versioni possono operare contemporaneamente sullo stesso computer, quindi per alcuni giorni rimarranno installate sia la versione più vecchia, sulla quale si continuerà a lavorare fino al giorno prestabilito per la conversione, sia la versione più nuova da installare su una nuova cartella, che nel frattempo potrà essere usata per fare alcune prove.

In questo periodo la nuova versione deve essere usata per fare tutti i test del caso o quantomeno per registrare alcune anagrafiche e documenti di prova. Solitamente ne bastano un paio ma è bene prendere familiarità perchè appena convertiti i dati si dovrà utilizzare solo questa.

Al momento stabilito dovrà essere inviato il file AZIENDA.MDB presente nella sottocartella geanet\bin\DATI della vecchia versione (per versioni precedenti la 5.0 occorre inviare tutta la cartella DATI). Il database ha dimensioni di oltre 10 MB quindi è fondamentale inviarlo in formato zip. Se anche compresso supera questa soglia occorre concordare una modalità di invio diversa dalla posta elettronica.

A distanza di massimo un paio di giorni (ma di solito si concorda l’invio nel tardo pomeriggio per riaverlo convertito la mattina dopo) si riceverà il database AZIENDA.MDB rielaborato che a questo punto dovrà essere copiato nella sottocartella geanet\bin\DATI della nuova versione. Naturalmente questa operazione ricoprirà i test fatti nei giorni precedenti per cui se lo si ritiene opportuno può essere fatta una copia.

Appena riavviata la nuova versione si dovrebbero ritrovare i propri documenti. Prima di ricominciare a lavorare occorre verificarne scrupolosamente la presenza. Naturalmente non sarà possibile verificare le registrazioni una ad una, ma un controllo eccellente è quello che verifica almeno le ultime registrazioni per ogni tipo di documento associato a controlli a campione. Se non si riscontrano anomalie la vecchia versione potrà essere dismessa (eliminata o archiviata) e da quel momento si deve usare solo la nuova.

Spesometro 2017 : Le cose da fare subito !!

Come al solito l’AE non comunica con sufficiente anticipo le direttive per adempiere agli obblighi di legge e anche per quanto concerne lo Spesometro 2017 si preannuncia l’ennesima corsa contro il tempo. E’ vero che mancano ancora più di due mesi ma al momento non c’è ancora niente di concreto : manca il sito, manca il software di controllo ma soprattutto mancano ancora le specifiche definitive su cui lavorare. Anche il rinvio è da escludere giacchè è già stato posticipato una volta.

Se poi consideriamo che luglio e agosto sono mesi dedicati alle ferie e la maggior parte delle aziende rimane chiusa per alcune settimane ecco che si intravede all’orizzonte l’ennesimo ingorgo di cose da fare nel giro di pochi giorni. Il carico da 11 lo mette poi lo stesso Gea.Net Pro visto che la nuova versione sarà incompatibile con il database attuale. Insomma è facile prevedere che anche i servizi di assistenza a Gea.Net subiranno questa situazione ed occorre prepararsi per tempo per essere sicuri di rispettare la scadenza.

Ma cosa si può fare ora ?

Da qualche giorno è stata resa disponibile una versione di "migrazione" che ha lo scopo di rendere possibile già da ora la conversione del database. In questo modo nei primi giorni di settembre si dovrà solo sostituire la versione. Sembra una banalità ma è l’unica soluzione concreta che possiamo adottare, quindi è fondamentale che tutte le aziende che utilizzano la contabilità o che dovranno predisporre lo spesometro, abbiano installato la nuova versione entro il 31 luglio . Questa versione non è presente sul sito ma è riservata solo ad utenti con assistenza attiva e deve essere richiesta scrivendo a info@geanetweb.com

Modifiche servizio via Forum

Dal 1 Luglio 2017 il servizio di supporto a Gea.Net tramite Forum cambia e non fornirà più assistenza relativamente alle funzioni e ai moduli Premium.

Gli utenti che hanno sottoscritto il servizio Premium Pack 2017 MEDIUM potranno continuare ad utilizzare il Forum per l’assistenza sui moduli Base ed usufruire gratuitamente fino al 31 Dicembre 2017 del servizio di assistenza diretta scrivendo a info@geanetweb.com per le richieste Premium.

Il depotenziamento del servizio tramite Forum è dettata principalmente dalla necessità di ottimizzare le risorse disponibili. Tuttavia non è di secondaria importanza la maggiore richiesta di privacy da parte degli utenti e la preferenza per un rapporto diretto.

Ritengo che il Forum continui ad essere una importante opportunità per la condivisione delle esperienze tra utenti e l’aiuto reciproco oltre che un importante canale di assistenza social, ma devo riscontrare che negli ultimi anni è stato abbandonato dalla maggior parte degli utenti.