“Chi cerca trova” recita un detto popolare ma quando si entra per la prima volta in un nuovo ERP questa verità può risultare frustrante.
Gea.Net Start integra funzioni che solitamente non sono integrate in un gestionale di prima fascia, ma per la sua natura compatta tende a “nascondere” un po’ le funzioni non usate da tutte le categorie di utenti. In fase di valutazione si tende a scaricare subito il software e si inizia a smanettare, ma spesso non si dedica il tempo sufficiente a comprendere come operare.
Questo articolo vuole aiutare l’utente che deve valutare se Gea.Net Start fa al caso suo.
Come valutare correttamente Gea.Net Start
Il modo migliore per sapere subito cosa possiamo fare con Gea,Net Start è consultare la pagina http://www.fborghi.it/PPMINI.htm, sapendo che se nella lista non troviamo qualche funzione che riteniamo indispensabile, dovremo subito pensare di scalare a Gea.Net Pro.
Se si ha qualche minuto a disposizione, prima di scaricare il software, l’ideale sarebbe guardare i tutorial alla pagina http://www.geanetweb.com/download.htm#VIDEO
Sono tutti video che non durano più di 10 minuti e affrontano un argomento specifico. I primi due blocchi sono validi anche per Gea.Net Start mentre i blocchi successivi sono funzioni che si trovano solo in Gea.Net Pro.
Dopo aver dato uno sguardo ai tutorial vale la pena cominciare a “giocare” con il software, magari approfondendo gli argomenti di interesse attraverso le Guide Utente che si trovano alla pagina http://www.geanetweb.com/download.htm#DOCUMENTAZIONE
Le guide A e B trattano in buona parte argomenti di cui si ha riscontro anche in Start mentre le altre trattano funzioni presenti solo in Gea.Net Pro.
All’apparenza Gea.Net Start si propone per la gestione del solo ciclo attivo ma in realtà integra una selezione di funzioni di magazzino, produzione e contabilità che sono riproposte in modo semplificato, e in un qualche modo mascherate, per non intralciare il lavoro di chi non ne necessita.
Vediamo ora nello specifico come Gea.Net Start ripropone le funzioni che Gea.Net Pro integra in modo più completo negli add-in dedicati.
SCADENZIARIO
Gea.Net Pro dispone di una funzione dedicata per gestire le scadenze mentre l’obiettivo di Gea.Net Start è rendere questa operazione molto più semplice.
Si deve accedere alla funzione “Fatture” del modulo “Vendite” e selezionare l’opzione “Tipo Estrazione” = “Scadenze”.
Per registrare l’avvenuto pagamento è sufficiente aprire la fattura ed inserire l’importo nella cella “Anticipo Pagato o Compensazione”.
PROVVIGIONI
Gea.Net Pro gestisce gli agenti nel modulo CPM gestendo pratiche tipiche di imprese che si appoggiano a gruppi di agenti o ad agenzie commerciali.
Gea.Net Start rende l’operatività molto più immediata e in base ai dati inseriti in fattura (Agente, importo o percentuale provvigionale) espone una griglia riepilogativa delle provvigioni spettanti.
Anche in questo caso basta accedere alla funzione “Fatture” del modulo “Vendite” e selezionare l’opzione “Tipo Estrazione” = “Provvigioni Agenti”, selezionando poi il “Tipo di Rappesentazione”.
GIACENZE
Anche per conoscere le giacenze e la valorizzazione del magazzino, Gea.Net Pro propone una funzione dedicata che gestisce Impegnato, Ordinato a fornitore e Articoli in lavorazione. Insomma una logica che si riscontra in una organizzazione tipicamente produttiva ma che non ha riscontro all’interno di attività commerciali.
Tutto molto più immediato in Gea.Net Start. Si accede alla funzione “Magazzino” del modulo “Vendite” e si seleziona l’opzione “Tipo Estrazione” = “Valore (Costo)”.
Da premettere che il valore dei vari articoli sarà quello inserito nella scheda prodotto, solitamente corrispondente al prezzo di acquisto dal fornitore preferenziale.
DISTINTA BASE
Uno dei punti forti di Gea.Net Pro è l’MRP che però risulta complesso da gestire in una piccola realtà che svolge lavoro conto terzi.
Gea.Net Start permette in modo molto semplice di creare un movimento di assemblaggio presso il magazzino di lavorazione (o il magazzino del terzista), che scarica tutti i componenti di primo livello caricando il prodotto finito in base alla distinta base inserita nella scheda prodotto.
Dalla funzione “Magazzino“, riprendere un movimento di carico a magazzino prodotti finiti già presente (solitamente con causale conto lavorazione o altra che valorizzi sia il carico che lo scarico) dove sia presente almeno un articolo con distinta base, oppure crearne uno nuovo selezionando la “Causale” = “Conto Lavorazione” , inserendo poi una riga indicando il codice del prodotto finito e la quantità prodotta (sia in carico che in scarico). Per convenzione il “magazzino di provenienza” sarà quello di lavorazione (o terzista) e il “magazzino di destinazione” sarà quello dei prodotti finiti.
A questo punto si deve selezionare sulla barra comandi, “Funzioni”->”Crea Movimento di Assemblaggio Primo Livello (presso magazzino di provenienza)” e sul magazzino di lavorazione verrà creato un nuovo movimento su cui sarà esplosa la distinta e verranno scaricati i componenti.
Attenzione ! Se non si usano due magazzini differenti (“Prodotti Finiti” e “Lavorazione”) ma se ne tiene uno solo cumulativo, al termine del processo si può eliminare il movimento di origine che risulterà inutile in quanto carica/scarica gli stessi articoli sullo stesso magazzino.
INSERIMENTO MOVIMENTI DI PRIMA NOTA
Gea.Net Pro dispone di diverse funzioni che generano in automatico i movimenti di prima nota più complessi. Gea.Net Start ne riporta una piccola selezione di quelli più usati (inserimento di fatture, corrispettivi, incassi e pagamenti) per permettere di gestire la prima nota in tutta semplicità.
Le voci disponibili sono accessibili nella funzione “Prima Nota” del modulo “Vendite”, selezionando la voce “Inserimento” sulla barra comandi.
BILANCIO
Gea.Net Pro genera un bilancio che soddisfa l’azienda che tiene internamente la contabilità. Gea.Net Start invece mira a soddisfare esigenze di aziende che si appoggiano ad uno studio esterno che a fine trimestre/anno può richiedere un prospetto da rielaborare.
Si può ottenere questo con la funzione “Prima Nota” del modulo “Vendite”, selezionando l’opzione “Tipo Estrazione” = “Bilancio”.
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