Su questo blog avevo scritto sull’argomento diversi anni fa, ma rileggendo l’articolo, ho notato che, seppure i concetti espressi non siano cambiati, l’evoluzione dell’ERP ne consiglia la riscrittura.
La contabilità semplificata può essere applicata da persone fisiche e da società di persone e assimiliate che esercitano attività commerciali con ricavi, conseguiti nell’anno precedente, non superiori a euro 400.000 se esercenti attività di prestazione di servizi, e a euro 700.000 se esercenti attività di cessione di beni. Si tratta di una possibilità fiscale in quanto le norme del codice civile impongono la contabilità ordinaria a chiunque eserciti una qualsiasi attività d’impresa. Essendo una possibilità offerta dalla normativa fiscale, deve essere opzionata in sede di presentazione della prima dichiarazione annuale Iva. Nel silenzio si presuppone sia stata scelta la contabilità ordinaria. Dal 1997 tutti i professionisti con qualsiasi volume d’affari rientrano nella contabilità semplificata. Per tali soggetti la contabilità ordinaria si applica solo su opzione.
La contabilità semplificata tende ad eliminare una buona parte di adempimenti ma alcuni registri restano comunque a carico dei contribuenti seppur in contabilità semplificata.
Si tratta dei registri Iva acquisti e Iva vendite in cui, a differenza della contabilità ordinaria, devono essere indicate tutte le operazioni, anche quelle non rilevanti ai fini dell’Iva ma che servirebbero comunque all’agenzia delle entrate per ricostruire il reddito imponibile. Devono essere riportate per esempio scritture di fine anno o di assestamento come ratei e risconti, rimanenze di magazzino e altro. Rimane obbligatorio anche il registro dei corrispettivi e dei beni ammortizzabili. Si devono anche tenere il registro degli incassi e dei pagamenti su cui annotare cronologicamente le entrate e le uscite entro 60 giorni dall’avvenuto incasso/pagamento.
I libri e registri da cui sono esonerati i contribuenti in contabilità semplificata sono il Libro Giornale, il Libro Inventari e le scritture ausiliarie come per esempio quelle di magazzino.
Per gestire la contabilità semplificata con Gea.Net predisporre le tabelle:
- Piano dei Conti: Stesse voci della contabilità ordinaria ovvero Clienti, Fornitori, IVA vendite, IVA acquisti, Costi, Ricavi, Acquisti, Spese, Banche, Cassa, ecc.
- Codici IVA: Per le operazioni di costo o ricavo che non sono fatture bisogna predisporre un codice IVA “fuori campo Iva” (codice “FC”).
Gea.Net non dispone di un particolare registro IVA per la contabilità semplificata, ma vengono utilizzate le stesse funzioni di stampa utilizzate nella contabilità ordinaria.
Di conseguenza vengono riportate sul registro IVA solo le scritture contabili con determinate caratteristiche:
- che hanno causale con codice compreso in un gruppo prestabilito nelle Impostazioni. Per impostazione predefinita questo range va dal codice “10” al codice “1Z” per il registro IVA Vendite e dal codice “20” al codice “2Z” per il registro IVA Acquisti.
- che presenta almeno una riga con conto “IVA Vendite” o “IVA Acquisti” anche questi presenti nelle Impostazioni
La registrazione del movimento contabile può avvenire registrando direttamente la scrittura di prima nota oppure creando una fattura virtuale. Per semplicità si consiglia di utilizzare la prima modalità ma in seguito vedremo anche come creare una fattura virtuale.
Se si sceglie di creare direttamente il movimento di prima nota senza intaccare l’archivio fatture occorre predisporre la tabella Causali di Contabilità prevedendo una o più causali con codice compreso nel range definito nelle Impostazioni. Nel database con le impostazione di base sono già presenti alcune voci come “Documento riepilogativo”. Per queste voci come eventuali altre si volessero aggiungere, devono essere inseriti i tre conti da movimentare (Dare, Avere, IVA) che per la Scheda Carburante ad esempio questi potrebbero essere:
- Conto Dare : Spese di Trasporto (5501002)
- Conto Avere : Cassa (1001001)
- Conto IVA : IVA Acquisti (3001003)
Se non si indicano queste voci si dovrà inserirle durante la creazione del movimento di prima nota. Relativamente al nostro esempio, anche se si procedesse a pagare il carburante con bonifico o assegno, converrebbe comunque prevedere un conto da usare in Avere (di norma il più utilizzato) per poi modificarlo durante la registrazione del movimento.
Per registrare il movimento vero e proprio si deve accedere alla funzione Movimenti di Prima Nota creando un nuovo movimento. Come prima operazione si deve selezionare la causale. Se nella tabella Causali di Contabilità sono presenti i 3 conti (Dare, Avere, IVA) Gea.Net chiederà l’importo della registrazione. A questo punto l’operatore è libero di modificare il movimento a piacere, movimentando anche altri conti rispetto ai tre proposti. Tuttavia bisogna ricordarsi di:
- Inserire una descrizione del movimento che verrà riportata sul registro IVA come causale
- Modificare il Conto IVA specificando l’Importo Imponibile e impostando il campo Esenzione a “Fuori campo IVA” (codice FC) ma lasciando importo uguale a zero sia in Dare che in Avere
Il numero di protocollo che verrà assegnato automaticamente al momento del salvataggio seguirà la serie di base mischiando di conseguenza fatture e voci di spesa o di ricavo. Per maggior chiarezza l’utente potrebbe decidere di riservare un sezionale separato per le voci di spesa o di ricavo inserendo la serie (ad esempio “V”) e il numero del protocollo ma in questo caso la corretta sequenza deve essere gestita manualmente.
Creare un movimento di prima nota con Fattura Virtuale
Questa prassi non è la più veloce ma può essere adottata se si vuole avere una corrispondenza diretta tra l’archivio fatture e i registri IVA. Occorre fare uno sforzo concettuale considerando ogni voce di ricavo o costo come un cliente o fornitore virtuale al fine di fare comparire sul registro IVA le diverse voci di ricavo o di costo.
Quindi devono essere codificati come clienti o fornitori anche i costi e ricavi che dovranno essere annotati sui registri IVA.
- Tipo Fattura: Per le operazioni di costo o ricavo che non sono fatture bisogna predisporre anche un tipo fattura “FATTURA VIRTUALE” (codice FV) la cui serie sia “V” al fine di non mischiare la numerazione dei protocolli con le fatture di vendita reali.
- Clienti e Fornitori: Bisogna inserire, oltre ai normali clienti e fornitori, costi e ricavi come fossero clienti o fornitori per poi farli comparire sui registri IVA. Per esempio, un cliente e fornitore “Banca” per registrare interessi e spese bancarie, un fornitore “Stipendi” per i costi del personale, un cliente “Ricavi diversi” per ricavi non derivati da fatture di vendita. Anche per i virtuali si deve impostare la contropartita vendite e/o acquisti. Per i virtuali ricordarsi anche di spuntare la voce Escludi da Comunicazione IVA all’AE.
Registrando una fattura virtuale nell’archivio delle fatture (attive o passive) si creerà in automatico anche il movimento di prima nota ma occorre ricordare di impostare sempre il campo Esenzione a “Fuori campo IVA” (codice “FC”).
Si ricorda che le fatture attive vengono registrate in contabilità solo al momento in cui sono stampate perciò occorre stamparle anche se non dovranno essere conservate. Per la registrazione delle spese di acquisto si consiglia di non usare la funzione Inserimento fatture passive che risulterebbe più veloce ma registrerebbe una fattura reale. Se fosse usata dovrebbe poi essere ripresa la fattura registrata modificando il tipo in “fattura virtuale”.
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